HubSpot: oprogramowanie CRM zgodne z HIPAA

W tym tygodniu HubSpot ogłosił przełomowe ogłoszenie!

Klienci HubSpot Enterprise mogą teraz bezpiecznie przechowywać osobiste, chronione informacje zdrowotne (PHI) w HubSpot i zarządzać swoim portalem zgodnie z przepisami HIPAA.

Zanim do tego przejdziemy, oto kilka informacji na temat tego, czym jest ustawa HIPAA i dlaczego jest ona ważna.

Zrozumienie zgodności z ustawą HIPAA

Co to jest zgodność z HIPAA?

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) została uchwalona w 1996 roku w celu poprawy wydajności i efektywności systemu opieki zdrowotnej. Głównym celem ustawy HIPAA jest ochrona wrażliwych danych pacjenta przed ujawnieniem bez jego zgody i wiedzy. To prawo federalne ma zastosowanie do każdej organizacji, która przetwarza chronione informacje zdrowotne (PHI).

Kluczowe elementy przepisów HIPAA

Ustawa HIPAA składa się z kilku zasad wyznaczających standardy ochrony PHI. Oto kluczowe komponenty:

1. Zasada prywatności:
   Zasada prywatności tworzy zasady mające na celu ochronę dokumentacji medycznej ludzi i informacji o ich zdrowiu. Ma wpływ na plany zdrowotne, izby rozliczeniowe opieki zdrowotnej i podmioty świadczące opiekę zdrowotną, które dokonują określonych transakcji elektronicznych. Organizacje muszą wdrożyć środki, aby zapewnić bezpieczeństwo tych informacji, a pacjenci mogą mieć wpływ na swoje informacje zdrowotne, na przykład uzyskać kopie swojej dokumentacji i poprosić o wszelkie poprawki.
   
   
2. Zasada bezpieczeństwa:
   Zasada bezpieczeństwa określa zasady zapewniające bezpieczeństwo elektronicznych chronionych informacji zdrowotnych (ePHI). Obejmuje to ePHI tworzone, otrzymywane, wykorzystywane lub przechowywane przez podmioty objęte, podobnie jak w przypadku Zasad dotyczących prywatności, ale koncentruje się na ochronie informacji elektronicznych. Organizacje muszą wdrożyć zabezpieczenia administracyjne, fizyczne i techniczne, aby zabezpieczyć ePHI. Obejmuje to konfigurowanie kontroli dostępu, szyfrowanie danych i regularne kontrole bezpieczeństwa.
   
   
3. Zasada powiadamiania o naruszeniu:
   Zasada powiadamiania o naruszeniu stanowi, że w przypadku wycieku niezabezpieczonych chronionych informacji zdrowotnych (PHI) zaangażowane grupy muszą poinformować zainteresowane osoby, Sekretarza Zdrowia, a czasami nawet media. Zarówno główne organizacje, jak i ich partnerzy muszą przestrzegać określonych kroków i harmonogramu wyświetlania tych alertów, aby wszyscy mogli szybko zorientować się w przypadku wycieku danych.

Znaczenie zgodności z HIPAA

Zgodność z ustawą HIPAA jest kluczowa z kilku powodów:

1. Ochrona prywatności pacjentów: Zapewnienie zgodności z ustawą HIPAA pomaga chronić wrażliwe informacje zdrowotne pacjentów przed nieupoważnionym dostępem i naruszeniami. Buduje to zaufanie między pacjentami a świadczeniodawcami, tworząc bezpieczniejsze i bardziej poufne środowisko.
   
   
2. Obowiązki prawne: Nieprzestrzeganie ustawy HIPAA może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym wysokimi grzywnami i karami. Mogą one wynosić od 100 do 50 000 dolarów za każde naruszenie, a maksymalna roczna kwota w przypadku powtarzających się naruszeń wynosi 1,5 miliona dolarów.
   
   
3. Zarządzanie reputacją: Naruszenie danych może poważnie zaszkodzić reputacji organizacji opieki zdrowotnej. Przestrzegając przepisów HIPAA, organizacje demonstrują swoje zaangażowanie w ochronę informacji o pacjentach, co może zwiększyć ich wiarygodność i reputację.
   
   
4. Wydajność operacyjna: wdrożenie wymaganych zabezpieczeń HIPAA często prowadzi do ulepszonych praktyk zarządzania danymi. Może to zwiększyć efektywność operacyjną i zmniejszyć ryzyko naruszeń danych, co ostatecznie prowadzi do lepszej opieki nad pacjentami i świadczenia usług.
   
   
5. Zaufanie i zaangażowanie pacjentów: Kiedy pacjenci wiedzą, że ich informacje są chronione na mocy rygorystycznych przepisów, są bardziej skłonni do pełnego zaangażowania się w opiekę zdrowotną. Może to prowadzić do lepszych wyników i satysfakcji pacjentów.

Dlaczego potrzebujesz oprogramowania CRM zgodnego z HIPAA?

Chociaż zgodność z ustawą HIPAA jest często kojarzona z opieką zdrowotną, ma ona również kluczowe znaczenie w innych branżach, takich jak finanse, ubezpieczenia i każdy sektor przetwarzający wrażliwe informacje. CRM zgodny z HIPAA uwzględnia kilka kluczowych problemów, z którymi borykają się organizacje z tych branż:

1. Złożone procesy compliance

Jednym z największych wyzwań dla organizacji jest przejście przez skomplikowane procesy zgodności, niezależnie od tego, czy chodzi o HIPAA, RODO, czy inne przepisy dotyczące ochrony danych. CRM zgodny z HIPAA upraszcza ten proces, integrując niezbędne funkcje i protokoły bezpieczeństwa bezpośrednio z systemem. Zmniejsza to obciążenie organizacji związane z ręcznym wdrażaniem i monitorowaniem środków zgodności, umożliwiając im większe skupienie się na swojej podstawowej działalności.

2. Łączenie odłączonych zespołów

Organizacje często współpracują z wieloma działami i zespołami, co prowadzi do luk komunikacyjnych i silosów danych. Zgodność z CRM zapewnia lepszą współpracę, zapewniając scentralizowaną platformę, na której wszyscy członkowie zespołu mogą bezpiecznie uzyskiwać dostęp do poufnych informacji i udostępniać je. Dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie i mogą efektywniej współpracować.

3. Poprawa doświadczenia klienta

Rozbieżne doświadczenia klientów mogą podważyć zaufanie i satysfakcję. CRM zgodny z HIPAA gwarantuje, że interakcje są spójne, spersonalizowane i bezpieczne. Dzięki całościowemu spojrzeniu na historię i preferencje klientów organizacje mogą zapewnić płynną i dostosowaną do ich potrzeb obsługę.

4. Wykorzystywanie szans wzrostu

Organizacje, które nie będą korzystać z systemów CRM, mogą utracić znaczące możliwości rozwoju. Zgodność z CRM nie tylko pomaga w utrzymaniu zgodności z przepisami, ale także zapewnia spostrzeżenia i analizy umożliwiające podejmowanie strategicznych decyzji. Może to prowadzić do poprawy oferty usług, utrzymania klientów i ogólnego wzrostu.

Czynniki wzrostu obejmują:

• Wgląd w dane oparty na lepszym podejmowaniu decyzji
• Identyfikacja trendów i potrzeb klientów
• Zwiększone wysiłki marketingowe i informacyjne

5. Ograniczanie ryzyka naruszenia danych

Naruszenia danych mogą mieć poważne konsekwencje, w tym kary finansowe i utratę zaufania. CRM zgodny z HIPAA minimalizuje to ryzyko poprzez wprowadzenie solidnych środków bezpieczeństwa zaprojektowanych w celu ochrony wrażliwych informacji.

6. Usprawnianie operacji

CRM zgodny z HIPAA usprawnia różne zadania administracyjne, zmniejszając obciążenie personelu pracą i poprawiając efektywność operacyjną. Automatyzując rutynowe procesy i zapewniając bezpieczną obsługę danych, organizacje mogą poświęcić więcej czasu na działania przynoszące wartość dodaną.

Ulepszenia wydajności obejmują:

• Automatyzacja przepływu pracy
• Scentralizowane zarządzanie danymi
• Integracja z innymi systemami

Czy HubSpot jest zgodny z HIPAA?

Ponieważ przedsiębiorstwa z różnych branż w coraz większym stopniu polegają na systemach zarządzania relacjami z klientami (CRM) do zarządzania poufnymi informacjami, potrzeba zapewnienia zgodności tych systemów z normami regulacyjnymi, takimi jak HIPAA, była już dawno oczekiwana. HubSpot poczynił znaczne postępy, upewniając się, że jego platforma spełnia rygorystyczne wymagania ustawy HIPAA, co czyni ją realną opcją dla organizacji zajmujących się chronionymi informacjami zdrowotnymi (PHI).

Włączanie wrażliwych danych chronionych ustawą HIPAA

HubSpot zapewnia teraz dedykowane ustawienia wspierające przechowywanie i zarządzanie danymi chronionymi ustawą HIPAA. Aby włączyć te funkcje, użytkownicy muszą włączyć ustawienia danych wrażliwych na swoim koncie HubSpot:

1. Nawigacja po ustawieniach: Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień na górnym pasku nawigacyjnym.
2. Prywatność i zgoda: W menu po lewej stronie przejdź do Prywatność i zgoda, a następnie kliknij Konfiguruj ustawienia poufnych danych.
3. Wybieranie kategorii HIPAA: W prawym panelu zaznacz pola wyboru, aby określić kategorie danych wrażliwych, w tym dane dotyczące zdrowia/medyczne. Ponadto potwierdź, że jesteś podmiotem lub współpracownikiem objętym ustawą HIPAA.
4. Akceptacja Warunków: Przeczytaj i zaakceptuj Warunki wersji beta danych wrażliwych oraz Umowę o partnerstwie biznesowym (BAA).
5. Tworzenie właściwości: Po włączeniu ustawień danych wrażliwych utwórz właściwości specjalnie oznaczone do przechowywania PHI. Te właściwości zapewniają dodatkową warstwę bezpieczeństwa i mogą być modyfikowane tylko przez superadministratorów.

Przechowywanie danych chronionych ustawą HIPAA

Po włączeniu ustawień danych wrażliwych na ustawę HIPAA możesz utworzyć niestandardowe właściwości w celu bezpiecznego przechowywania PHI i zarządzania nimi:

1. Tworzenie właściwości: Przejdź do Właściwości w menu ustawień i kliknij Utwórz właściwość.
2. Wyznaczanie jako wrażliwe: Podczas tworzenia usługi oznacz ją jako poufną i określ, że będzie w niej przechowywana informacja PHI. Ostrożnie wybieraj uprawnienia dostępu, zezwalając wszystkim lub ograniczając tylko do superadministratorów.
3. Bezpieczne załączniki: przesyłaj załączniki z dodatkową warstwą szyfrowania, dzięki czemu pliki zawierające PHI są chronione w bazie danych HubSpot.

Korzyści ze zgodności HubSpot z HIPAA

Zaangażowanie HubSpot w zgodność z ustawą HIPAA oferuje szereg korzyści organizacjom przetwarzającym wrażliwe dane:

1. Zwiększone bezpieczeństwo : solidne środki bezpieczeństwa HubSpot, w tym szyfrowanie danych i kontrola dostępu oparta na rolach, zapewniają ochronę PHI przed nieautoryzowanym dostępem i naruszeniami.
   
   
2. Kompleksowa zgodność: włączając ustawienia danych wrażliwych na ustawę HIPAA i akceptując BAA, organizacje mogą bez obaw korzystać z HubSpot, spełniając jednocześnie swoje obowiązki regulacyjne.
   
   
3. Usprawnione operacje: dzięki scentralizowaniu wszystkich wrażliwych danych na jednej bezpiecznej platformie zespoły mogą efektywniej współpracować i usprawniać swoje operacje bez uszczerbku dla bezpieczeństwa.
   
   
4. Lepsze zarządzanie danymi : Niestandardowe właściwości zaprojektowane dla PHI pomagają w efektywnym organizowaniu i zarządzaniu wrażliwymi danymi, zapewniając, że krytyczne informacje są zawsze dostępne dla upoważnionego personelu.

Wprowadzenie przez HubSpot narzędzi do przetwarzania danych wrażliwych zgodnie z ustawą HIPAA oznacza znaczący postęp dla branż wymagających rygorystycznych środków ochrony danych. Włączając określone ustawienia zgodności z ustawą HIPAA, tworząc bezpieczne właściwości i wykorzystując kompleksowe funkcje bezpieczeństwa HubSpot, organizacje mogą bezpiecznie zarządzać swoimi wrażliwymi informacjami. Rozwój ten nie tylko zapewnia zgodność z przepisami, ale także zwiększa ogólne bezpieczeństwo i efektywność operacji biznesowych.