Czy Twoja firma jest gotowa na cyfrową transformację HR?

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czy Twój dział HR jest gotowy, aby stać się szczupłą, wredną, zautomatyzowaną maszyną.

HR, jaki znamy, nieustannie się zmienia i ewoluuje – tak bardzo, że niezwykle trudno jest śledzić każdy nowy trend, który się pojawia. Ale jeśli spojrzysz na szerszy obraz tego, co działo się w ciągu ostatniej dekady, wyłania się jedno główne zjawisko:

Stary dział HR, który opiera się na ręcznych procesach i intuicji, jest na odwrocie i jest zastępowany przez dział HR, który jest zautomatyzowany i oparty na danych.

Zjawisko to ma nawet nazwę: „cyfrowa transformacja HR”. I to się dzieje w dużych i małych firmach. Zgodnie z badaniem Top Technology Trends 2019 przeprowadzonym przez Capterra, 80% małych firm w USA korzysta obecnie z oprogramowania HR lub planuje używać go w ciągu najbliższego roku lub dwóch lat. Są to firmy, które jeszcze nie tak dawno opierały się wyłącznie na smarowaniu łokci i szafkach na akta, aby sprostać potrzebom talentów.

Jeśli ten fakt powoduje, że naciskasz przycisk paniki, ponieważ Twój dział HR pozostaje w tyle, weź głęboki oddech. Ta transformacja nie może nastąpić z dnia na dzień, a także wymaga wcześniejszego sprawdzenia kilku ważnych pól. Zanurzanie się w dużą inicjatywę cyfrowej transformacji HR bez odpowiedniego przygotowania jest niezawodnym sposobem, aby ta inicjatywa napotkała główne przeszkody lub całkowicie poniosła porażkę.

Wyjaśnimy, czym jest cyfrowa transformacja HR i przedstawimy kilka kroków, które każda mała firma powinna podjąć, aby się do niej przygotować.

Czym jest cyfrowa transformacja HR?

Cyfrowa transformacja HR to wdrożenie i wykorzystanie technologii w celu zwiększenia możliwości działu HR. Cel cyfrowej transformacji HR jest dwojaki: zautomatyzować procesy HR w celu zaoszczędzenia czasu i pieniędzy oraz zbierać i analizować dane z tych procesów, aby podejmować więcej decyzji opartych na danych.

Cyfrowa transformacja HR może przybierać różne formy:

• Zamiast czytać każde CV od osób poszukujących pracy, które aplikują do Twojej firmy, system śledzenia kandydatów (ATS) może automatycznie odfiltrować złych kandydatów za pomocą słów kluczowych i danych od Twoich wysoko wydajnych pracowników.
• Zamiast ręcznie przeprowadzać każdego nowego pracownika przez masę dokumentów związanych z wdrażaniem, oprogramowanie do wdrażania całkowicie automatyzuje i digitalizuje ten proces.
• Zamiast promować pracowników w oparciu o instynkt, systemy planowania sukcesji mogą łączyć dane dotyczące wydajności pracowników, osobistych celów kariery i braków w umiejętnościach organizacyjnych, aby zapewnić zespołom więcej informacji do podejmowania decyzji o awansie.

Masz sedno. Przekształca HR — płace, rekrutację, zgodność, uczenie się i zarządzanie wydajnością, wszystko — od tego, co kiedyś (na podstawie dokumentów papierowych, z decyzjami opartymi na instynkcie i opinii), po to, co jest potrzebne, aby wyróżniać się we współczesnym świecie biznesu (napędzane technologią, z decyzjami opartymi na twardych danych).

Jednak to, co w zasadzie wydaje się proste – cyfryzacja procesu HR – jest w rzeczywistości niezwykle złożone. Każde wdrożenie to osobna góra, na którą trzeba się wspiąć: zdefiniowanie celu, zidentyfikowanie potrzebnych osób i zasobów, uzyskanie poparcia dla kierownictwa, zbadanie i zakup technologii, przeprowadzenie konfiguracji, przygotowanie organizacji do zmiany, testowanie, optymalizacja i rozstrzygnięcie, czy projekt zakończył się sukcesem, czy porażką.

Musisz także wziąć pod uwagę, jak każda z tych gór pasuje do siebie, aby stworzyć swój ekosystem HR. W końcu technologie te informują się nawzajem — Twoje dane o frekwencji są wykorzystywane do obliczania listy płac, Twoje potrzeby związane z zatrudnieniem wpływają na potrzeby planowania siły roboczej itp. Bez solidnej strategii transformacji i dokładnego procesu integracji jedno nieudane wdrożenie może spowodować upadek całego ekosystemu .

Podsumowując, cyfrowa transformacja HR jest złożonym i wymagającym przedsięwzięciem, a wiele firm – pomimo pilności „podążania z duchem czasu” – po prostu nie jest przygotowanych na taką zmianę.

5 pól, które należy zaznaczyć przed cyfrową transformacją HR

W przypadku wielu firm czas na cyfryzację tyka. W ankiecie Gartnera 67% liderów biznesu stwierdziło, że gdyby ich firma nie stała się znacznie bardziej zdigitalizowana w tym roku, nie byłaby już konkurencyjna.

Biorąc to pod uwagę, firmy nie powinny się w to śpieszyć. Zanim podejmiesz się realizacji projektu cyfrowej transformacji HR, upewnij się, że zaznaczysz te pięć pól:

• Masz system informacji o zasobach ludzkich (HRIS). HRIS to fundament, na którym budowane są wszystkie inicjatywy transformacji cyfrowej HR. To podstawowe oprogramowanie HR służące do utrzymywania bazy danych Twoich pracowników. Poza jakimikolwiek systemami rekrutacyjnymi każde wdrożenie będzie opierać się na danych pracowników w Twoim HRIS. Jeśli nie masz obecnie HRIS, kliknij tutaj, aby zapoznać się z dostępnymi opcjami.
• Masz co najmniej 50 pracowników. Weź ten z przymrużeniem oka, bo każdy biznes jest inny. Ale zazwyczaj nie uzyskasz korzyści skali i zwrotu z inwestycji, których potrzebujesz, w przypadku dużej inicjatywy cyfrowej transformacji HR, dopóki nie osiągniesz poziomu 50 pracowników. To nie przypadek, że jest to ten sam rozmiar, w którym w grę wchodzi wiele wymagań dotyczących świadczeń pracowniczych — firmy mają do czynienia z większą liczbą przeszkód administracyjnych i potrzeb, które cyfrowa transformacja mogłaby zniwelować.
• Masz formalny dział IT. Między potrzebami w zakresie integracji, środkami ostrożności w zakresie bezpieczeństwa danych i tysiącem innych przeszkód logistycznych, które trzeba wziąć pod uwagę przy transformacji cyfrowej, dział IT — nawet samodzielny dyrektor IT lub CIO — jest koniecznością. Będą Twoim partnerem w określaniu Twojej strategii i procesu transformacji.
• Jesteś wygodny z danymi. Gromadzenie ton danych pracowników jest bezcelowe, jeśli nie masz umiejętności ich interpretacji lub nie czujesz się komfortowo w podejmowaniu decyzji na podstawie tego, co mówią dane. Jest to powszechny problem: tylko 33% pracowników czuje się pewnie w zakresie umiejętności posługiwania się danymi.
• Masz jasny cel wewnętrzny. Dążenie do cyfrowej transformacji HR tylko po to, by „zmodernizować” lub dlatego, że robią to Twoi konkurenci, jest złym posunięciem. Każdy projekt transformacji powinien mieć jasny cel wewnętrzny związany z procesami HR lub doświadczeniem pracownika z wymiernymi wynikami, które można wykorzystać do uznania transformacji za udaną lub nie (np. skrócenie czasu do zatrudnienia o 10 dni).

Cyfrowa transformacja nigdy się nie kończy

Nawet jeśli zainwestujesz w kompleksowy pakiet do zarządzania talentami, aby zdigitalizować cały dział HR, wiedz, że: Twoja transformacja jeszcze się nie skończyła. Prawda jest taka, że ​​nigdy nie jest. Bardziej zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja (AI) i rzeczywistość wirtualna (VR), które przynoszą mnóstwo korzyści i wykorzystują to, co było przedtem, są cały czas unowocześniane.

To jeszcze jeden powód, aby dziś zbudować solidny fundament. Jeśli nadal polegasz na plikach papierowych lub arkuszach kalkulacyjnych dla większości swoich potrzeb HR, przejdź do naszej strony oprogramowania HR, aby porównać najwyżej oceniane opcje w przystępnej cenie.

Jeśli szukasz innych zasobów, takich jak ten, które pomogą Ci przygotować firmę, zapoznaj się z poniższymi informacjami:

• Czym jest zarządzanie talentami i czym różni się od HR?
• 3 sposoby, w jakie pracownicy mogą wykoleić wdrożenie nowego systemu w miejscu pracy
• Czy technostres wypala twoją siłę roboczą? 5 rzeczy, które można z tym zrobić

Informacje o ankiecie Capterra 2019 Top Technology Trends

Firma Capterra przeprowadziła tę ankietę od czerwca do sierpnia 2019 r. wśród 539 amerykańskich liderów małych i średnich firm. Firmy przebadano pod względem wielkości pod kątem tych, które zatrudniają od 2 do 249 pracowników, a roczne przychody całego przedsiębiorstwa wynoszą mniej niż 100 mln USD. Wykwalifikowani respondenci musieli być zaangażowani w zakup technologii dla organizacji oraz piastować w firmie stanowisko kierownicze lub wyższe.