Jak napisać godny nagrody komunikat prasowy? (Rodzaje i kroki)

Czy zauważyłeś kiedyś, że oficjalne oświadczenia są wydawane zawsze, gdy dzieje się coś „wartego opublikowania”? Niezależnie od tego, czy chodzi o wyjaśnienie plotek, czy o ich potwierdzenie, gdy dzieje się coś niezwykłego i wywołuje poruszenie wśród ogółu mas, zawsze pojawia się oficjalne oświadczenie w celu wyjaśnienia sprawy. Może się to wydawać kolejnym publicznym ogłoszeniem, ale nie jest to takie proste.

Tematyka może być różna, a charakter powagi będzie różny. Mimo to, jeśli stwierdza się, że jest to „oficjalne oświadczenie”, zwykle jest postrzegane jako wiarygodne źródło informacji na dany temat.

Jeśli jesteś zaznajomiony z public relations lub pracujesz w mediach, prawdopodobnie dobrze znasz termin „komunikat prasowy”. Jeśli jednak słyszysz o tym po raz pierwszy i chcesz dowiedzieć się więcej, jesteś we właściwym miejscu, ponieważ podzielimy całe know-how związane z komunikatami prasowymi i sposobami pisania gwiezdny.

Co to jest komunikat prasowy i dlaczego jest ważny?

Mówiąc najprościej, komunikat prasowy to oficjalne oświadczenie, które organizacja lub podmiot przekazuje mediom do publicznego użytku. Komunikat prasowy jest ważny, ponieważ zawiera wszystkie istotne informacje na dany temat w jednym źródle, czyli jest zwięzłym i wygodnym źródłem informacji.

Komunikat prasowy ma również charakter formalny i do pewnego stopnia niesie ze sobą poczucie autorytetu. Służy do przyciągnięcia uwagi mediów (niezależnie od intencji). Komunikaty prasowe są uważane za podstawowe źródło informacji, ponieważ są oryginalnymi informatorami informacji.

Są doskonałym narzędziem do kontrolowania narracji dowolnego dyskursu. Tradycyjnie komunikaty prasowe były rozsyłane do serwisów informacyjnych, które następnie przekazują je dziennikarzom, dlatego komunikaty prasowe mają standardowy format.

Jaki jest właściwy czas na stworzenie komunikatu prasowego?

Jak wspomniano wcześniej, komunikaty prasowe są skutecznym sposobem kształtowania i kontrolowania narracji w mediach. Komunikat prasowy jest zwykle dokonywany przez firmę lub podmiot, gdy podlega kontroli lub jest przedmiotem krytyki w sądzie opinii publicznej. Ale komunikaty prasowe nie zawsze służą do zwalczania negatywnych nastrojów; można je wykorzystać do przyciągnięcia uwagi opinii publicznej, gdy firma lub organizacja ma zorganizować ważne wydarzenie.

Wymienimy niektóre wydarzenia, w których komunikat prasowy może zostać wykorzystany do przyciągnięcia uwagi mediów i zwiększenia siły oddziaływania:

Najświeższe wiadomości — wszelkie najświeższe wiadomości związane z organizacją można upublicznić za pomocą komunikatów prasowych.

Wprowadzanie produktów na rynek — firma może opublikować komunikat prasowy, aby promować zbliżające się wprowadzenie na rynek produktu lub usługi.

Wielkie Otwarcia – Wkrótce otwarcie nowego showroomu lub kina? Komunikaty prasowe świetnie się do tego nadają.

Wydarzenia – Wszelkie publiczne lub prywatne wydarzenia wymagające uwagi mogą być ogłaszane w komunikatach prasowych.

Zmiany w przywództwie – jeśli mają nastąpić jakiekolwiek zmiany na szczeblu kierowniczym, wówczas komunikat prasowy jest formalnym i skutecznym sposobem ich ogłoszenia.

Czym komunikat prasowy różni się od ogłoszeń publicznych?

Być może zastanawiasz się, czym komunikaty prasowe różnią się od innych ogłoszeń publicznych. Ustaliliśmy, że są one oficjalne, ale można argumentować, że wiadomości, które otrzymujesz z oficjalnych źródeł medialnych, również są. Główna podstawowa różnica polega na formalnościach. Komunikaty prasowe są nie tylko bardziej formalne, ale także mają określony format.

Kolejna różnica polega na tym, że historycznie są one uważane za podstawowe źródła informacji, co oznacza, że ​​są oryginalnymi dokumentami zawierającymi oficjalne informacje. Poza tym komunikaty prasowe różnią się od innych komunikatów publicznych tym, że są tworzone w określonym celu – aby przyciągnąć uwagę mediów, tj. zostać podchwycone i przekazane przez źródła informacyjne.

Jakie są różne rodzaje komunikatów prasowych?

Pisaliśmy już wcześniej, że komunikaty prasowe mają podwójną funkcję kontrolowania narracji (kontrola szkód) i przyciągania uwagi (w pozytywnym sensie). Istnieją różne rodzaje komunikatów prasowych; wyróżnimy dla Ciebie najbardziej znane i najczęściej używane typy

1. Zaproszenia

Przez zaproszenia rozumiemy również zapowiedzi wydarzeń. Niezależnie od tego, czy jest to prywatna impreza z ograniczoną liczbą osób, czy impreza publiczna zorganizowana w celu przyciągnięcia wielu osób, komunikaty prasowe są skutecznym sposobem informowania i rozdawania zaproszeń na imprezy. Te zaproszenia i ogłoszenia odgrywają rolę w rozpoznawalności i wizerunku marki, więc musisz je dobrze przygotować.

Przykłady:

• Pełny harmonogram Volkswagena na koncert charytatywny
• Blunt – Salon Premium – Otwarcie sklepów w Londynie.

2. Premiery produktów

To nie do pomyślenia. To za pośrednictwem komunikatów prasowych znane firmy informują ludzi o nadchodzących premierach produktów. Informacja prasowa to także świetny sposób na przekazanie aktualnych informacji o produktach. Marki mogą również kontrolować rodzaj i zakres informacji, które będą przekazywane opinii publicznej, wywołując emocje i budując napięcie.

Przykłady:

• Lenovo prezentuje nową serię składanych laptopów.
• Audible oferuje nowe funkcje dzięki najnowszym aktualizacjom.

3. Nagrody

Wykorzystanie komunikatów prasowych w celu poinformowania opinii publicznej o osiągnięciach i nagrodach, jakie otrzymała marka, to najpłynniejszy krok, jaki firma może podjąć w celu zbudowania reputacji. To także świetny sposób na wywołanie szumu wśród opinii publicznej, jeśli marka lub firma otrzymała ostatnio finansowanie.

Przykłady:

• Dyson Air Wrap to narzędzie do włosów nr 1 w 2022 roku
• Happy Hearts zajęło w tym roku pierwsze miejsce w rankingach organizacji pozarządowych.

4. Najświeższe wiadomości

Komunikaty prasowe są skutecznym sposobem informowania opinii publicznej o najświeższych wiadomościach. Ze względu na zwięzły i precyzyjny format komunikaty prasowe dostarczają jasnych informacji i przedstawiają fakty w tonie formalnym i niezbyt emocjonalnym, ale przekazującym sedno sprawy.

Przykłady:

• Sydney wznowi turystykę do lipca przyszłego roku.
• Huragan Cathy – ma dotrzeć do wybrzeży Indii w drugim tygodniu stycznia.

Głównym celem komunikatu prasowego jest przyciągnięcie uwagi mediów. Komunikaty prasowe mają lepszą opcję odebrania, gdy są przygotowane w określony sposób.

Postępuj zgodnie ze wskazówkami, które wyjaśniliśmy poniżej, abyś mógł napisać komunikat prasowy, który zagwarantuje zainteresowanie mediów.

Jak napisać informację prasową?

1. Urzekający nagłówek

Pomyśl o tym w ten sposób – informacje są wszędzie. Za każdym razem, gdy przeglądasz jakąkolwiek formę mediów społecznościowych, czy to na Instagramie, Facebooku, Twitterze itp., czy otwierasz dowolną aplikację, a nawet włączasz telewizor, jest on zalewany wszelkiego rodzaju najświeższymi wiadomościami. Aby więc przyciągnąć uwagę czytelnika, komunikat prasowy musi mieć jasny, urzekający nagłówek.

Nagłówek komunikatu prasowego powinien przyciągać uwagę i przekazywać sens artykułu, tzn. nie powinieneś po prostu wymyślać przypadkowego tytułu, który nie ma nic wspólnego z Twoją historią. Powinieneś dobrze znać treść i opracować chwytliwy i urzekający nagłówek. Tak więc świetną wskazówką jest używanie czasowników czynnościowych i nie wydłużanie ich.

2. Wyczyść szczegóły

Komunikat prasowy ma być zwięzłym i rzetelnym źródłem informacji. Musisz podać odpowiednie szczegóły dotyczące omawianego tematu. Jeśli jest to wydarzenie, podaj daty, lokalizację, czas, osobę kontaktową itp.

Podobnie, jeśli jest to wprowadzenie na rynek lub aktualizacja produktu, wyraźnie podkreśl wszystkie ważne szczegóły. Jeśli to najświeższe wiadomości, musisz przekazać wszystkie istotne informacje, aby Twoja historia miała sens.

3. Nadaj priorytet 5 W

Akapit otwierający informację prasową powinien zawierać 5 W: O kim jest ta historia? Co się dzieje? Gdzie to się stanie? Kiedy to nastąpi? i dlaczego jest to ważne?

Nadanie priorytetu 5 W sprawi, że dziennikarze będą mieli jasność, że temat Twojego komunikatu prasowego jest istotny i warty upublicznienia w mediach.

4. Podaj kuszącą ofertę

Po zwróceniu uwagi mediów i przekazaniu dziennikarzom odpowiednich szczegółów, mądrze jest zaoferować kuszący cytat, z którego reporterzy mogą skorzystać, przekazując informacje opinii publicznej.

Cytat powinien jednak zawierać kontekst; nie powinieneś oferować cytatu tylko dlatego, że „brzmi świetnie”; powinien być związany z tematem i pomóc w namalowaniu obrazu dla słuchaczy.

Najlepiej byłoby uzyskać cytat od osoby bezpośrednio zaangażowanej w historię, ale nie oznacza to, że należy uwzględniać wszelkie wypowiedzi osób zaangażowanych w historię.

5. Podstawowe informacje

Podanie niezbędnych informacji ogólnych związanych z Twoją notatką prasową zapewni odbiorcom Twoich treści bardzo potrzebny kontekst. Zaproponuj szczegóły, które wzmocnią Twoją narrację i pozytywnie namalują Twoją historię.

Załóżmy, że piszesz komunikat prasowy dla firmy na temat wprowadzenia nowego produktu na rynek. Jeśli możesz dołączyć historię kreatywnego rozwoju produktu i podkreślić jego wpływ, wtedy twoja informacja prasowa będzie miała większe szanse na to, że zostanie podchwycona przez media.

6. Pomiń użycie żargonu

Trzeba pamiętać, że informacja prasowa jest przygotowywana do użytku publicznego. Ludzie muszą przede wszystkim zrozumieć, co jest im przekazywane. Upewnij się więc, że nie używasz żargonu branżowego ani słów i zwrotów, które są zbyt skomplikowane. Prostota jest kluczem podczas pisania komunikatu prasowego.

7. Odpowiednio się wyloguj

Zawsze należy odpowiednio zakończyć komunikat prasowy. Unikaj nagłych zakończeń i napisz informację prasową w taki sposób, aby czytelnik płynnie wciągnął się w zakończenie. Sposób podpisywania będzie się różnił w zależności od tego, gdzie jesteś, ale kluczem jest podpisanie się w sposób wskazujący, że informacja prasowa się zakończyła.

8. Podsumowanie

Pisząc informację prasową, powinieneś zawrzeć streszczenie historii na dole (akapit końcowy). Pamiętaj też, aby w tym podsumowaniu zawrzeć szablon, czyli krótką biografię biznesową, czyli innymi słowy informacje na temat, który rzadko się zmienia.

Teraz, gdy już wiesz, jak napisać komunikat prasowy, przyjrzyjmy się kilku kluczowym elementom, których nigdy nie powinieneś zaniedbywać w swoim komunikacie prasowym.

Jakie są kluczowe elementy komunikatu prasowego?

1. Nagłówek

Wspominaliśmy już o tym w części „Jak napisać informację prasową”, ale wspominamy o tym jeszcze raz, ponieważ jest to kluczowy element. Twój komunikat prasowy musi zawsze mieć nagłówek. Musi przykuwać uwagę czytelnika i przekazywać istotę historii w urzekający sposób.

2. Data publikacji

Każda informacja prasowa powinna zawierać jasno opisaną datę publikacji. Należy uważać na daty, ponieważ błędne wprowadzenie może spowodować utratę wiarygodności firmy lub marki.

3. Ustęp wprowadzający

Twoja informacja prasowa powinna zawsze mieć format akapitu wprowadzającego. Ten akapit wprowadzający musi zawierać 5 W (odnieś się do powyższego fragmentu „Jak napisać informację prasową”).

4. Informacje kontaktowe

Nigdy nie zapomnij podać informacji kontaktowych w komunikacie prasowym. Rozsądnie będzie podać co najmniej dwa numery kontaktowe, ponieważ jeden może nie przejść.

5. Podsumowanie

Wspomniano również wcześniej, że komunikat prasowy powinien mieć określony format, co oznacza, że ​​akapit końcowy jest akapitem podsumowującym. Podsumowanie to powinno zawierać szablon, czyli krótką biografię biznesową.

Zakończyć!

Teraz, gdy jesteś dobrze wyposażony we wszystko, co musisz wiedzieć o pisaniu komunikatu prasowego, zakończymy ten blog jeszcze tylko dwoma wskazówkami.

Po pierwsze, pisz komunikat prasowy tylko wtedy, gdy masz coś wartego opublikowania, ponieważ jeśli tego nie zrobisz, to bez względu na to, ile wysiłku w to włożysz, jest mało prawdopodobne, że media to podchwycą.

Po drugie, po wysłaniu komunikatów prasowych ważne jest monitorowanie ich wpływu, ponieważ pomoże to ocenić, czy są skuteczne. Jeśli zostanie dobrze przyjęty, idziesz we właściwym kierunku.

Jeśli nie, nadszedł czas, aby usiąść i ocenić zmiany, które należy wprowadzić, aby komunikat prasowy dotarł do zamierzonej grupy docelowej.

Dalsze lektury:

Jak dodać kanały informacyjne do swojej witryny w kilka minut

Jak utworzyć stronę z wiadomościami dla dowolnej witryny?

Ponad 30 pomysłów na biuletyny dla wyselekcjonowanych treści!

7 wskazówek, jak stworzyć niesamowitą stronę prasową!

Najlepsze narzędzie do wycinania prasy online: Elink

35 najlepszych stron internetowych z wiadomościami ze świata i kanałów RSS do obserwowania!