Jak napisać ofertę: najlepsze praktyki poparte danymi na rok 2022

Celem tego przewodnika jest przedstawienie jasnego zestawu zasad dotyczących przygotowania, formatowania i wdrożenia udanej, bezstresowej propozycji sprzedaży.

Zagłębimy się w elementy, które należy uwzględnić, dlaczego te elementy są niezbędne do odniesienia sukcesu i jak skutecznie ustrukturyzować Twoją propozycję, aby Twoi klienci mogli łatwo zrozumieć ich problem, proponowane rozwiązanie i dokonać są chętni do rozpoczęcia współpracy z Tobą.

Czym jest propozycja biznesowa?

Propozycja biznesowa to oferta od sprzedawcy do potencjalnego klienta. Jest to dokument określający zakres prac, koszty i rezultaty projektu. W przeciwieństwie do szacunków i faktur, propozycje biznesowe są pisane przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac i służą do pozyskiwania nowych klientów.
Propozycje biznesowe mogą się różnić; jednak łączy je jedno: ich celem jest przekonanie potencjalnych klientów do zakupu Twoich produktów lub usług.

Można je podzielić na dwie kategorie:

Zamówione propozycje:

Jest to również znane jako RFP (zapytanie ofertowe). Jest wysyłany w odpowiedzi na prośbę istniejącego klienta lub podczas kontaktu z firmą, którą już znasz. Ten rodzaj oferty opiera się na specyfikacji dostarczonej przez klienta i musi zawierać wszystkie wymagane informacje.

Propozycje niezamówione:

Niezamówione oferty są wysyłane do firm, z którymi nie masz stałych relacji. Ten rodzaj propozycji jest bardziej jak promocja sprzedaży, ponieważ nie masz żadnych specyfikacji do naśladowania. W takim przypadku musisz podać jak najwięcej informacji o swoich produktach lub usługach, aby potencjalny klient mógł ocenić, czy pasujesz do niego.

Dlaczego poświęcenie czasu i wysiłku na twoją propozycję biznesową się opłaci

Jeśli właśnie zdobyłeś nową perspektywę, prawdopodobnie zarówno jesteś podekscytowany tą szansą, jak i chcesz iść naprzód.

Dobrze przygotowana propozycja biznesowa to krok w kierunku zawarcia transakcji. Z drugiej strony, kiepsko wykonany egzemplarz może dać im powód do przeniesienia firmy gdzie indziej.

Najtrudniejszą częścią pisania propozycji biznesowej jest przedstawienie przekonującego argumentu za twoją pracą.

Musisz pokazać, że:

• dobrze rozumiesz potrzeby klienta
• masz odpowiednie umiejętności i doświadczenie, aby podjąć się realizacji projektu
• Twoje pomysły są oryginalne i świeże
• masz siłę woli i determinację, aby dotrzymać obietnic
• masz osobowość! (Nikt tu nie ma nudnych spraw biznesowych)

Ponieważ informacje z całego świata zawsze są szybko wyszukiwane, klienci chcą wiedzieć, dlaczego jesteś absolutnie najlepszym rozwiązaniem ich problemów i że warto w ciebie zainwestować.

Aby mieć pewność, że zawsze wysyłasz najwyższej jakości oferty, które zdobędą klientów, skorzystaj z tych sprawdzonych metod opartych na danych dotyczących pisania ofert biznesowych w 2022 r.

Najlepsze praktyki: co powinna zawierać propozycja projektu?

Struktura i przebieg propozycji jest jak historia: ma początek, środek i koniec. Podobnie jak dobra narracja, jest zorganizowana i opowiada przekonującą historię, mającą na celu zniewolenie klientów.

Większość propozycji jest zgodna z podobnymi wzorcami, ale każda propozycja będzie inna w zależności od firmy, branży, wielkości transakcji oraz danego produktu lub usługi.

Poniższe sekcje szczegółowo opisują sekcje zwykle występujące w propozycjach biznesowych, a także wyjaśniają, jak je uwzględnić.

1. Strona tytułowa

Trudno ocenić książkę po okładce, ale można się domyślać, jak dobrze się sprzeda. Strona tytułowa oferty sprzedaży, która jest przejrzysta i zawiera informacje, zawierające imię i nazwisko klienta, Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe i datę przesłania, jest kluczem do przyciągnięcia i utrzymania uwagi klienta. Rozważ dołączenie spisu treści, aby ułatwić klientowi przejście do obszaru, który musi przejrzeć.

2. Podsumowanie wykonawcze

Streszczenie wykonawcze nie jest krótkim przerobieniem całej propozycji, ale podkreśleniem najważniejszych elementów Twojej propozycji biznesowej. Celem jest pokazanie klientowi, że rozumiesz jego podstawowe informacje, biznesplan i unikalne wyzwania – i że jesteś tylko tym, który je rozwiąże. Wzbudź ich zainteresowanie i daj powód do dalszej lektury.

Aby uzyskać inspirację do pisania streszczeń, spójrz na te trzy przykłady streszczeń, które możesz ukraść.

3. Podejście/rozwiązanie

Jak rozwiązujesz problemy potencjalnych klientów lepiej niż konkurencja? Jak Twoja firma może rozwiązywać problemy klientów w sposób wyjątkowy i przekonujący do czytelnika? Kluczem do udanego pisania propozycji jest nakreślenie sposobów dostarczania rozwiązań i dokonywania zwycięskiego wyboru.

4. O nas/naszym zespole

Przedstaw swój zespół kierowniczy, założycieli firmy i członków zespołu, którzy będą pracować z Twoimi nowymi klientami nad ich projektem. Jeszcze lepiej, pokaż, jak członkowie Twojego zespołu odnieśli sukces w radzeniu sobie z podobnymi sytuacjami w przeszłości.

Celem tej sekcji jest zapewnienie Twojemu klientowi pewności, że będzie pracował z kompetentnym, profesjonalnym zespołem i zminimalizowanie wszelkich wątpliwości, jakie mogą mieć w związku z zatrudnieniem Ciebie.

Porada dla profesjonalistów: w marketingu dobrze wiadomo, że uwzględnienie prawdziwych, ludzkich zdjęć zwiększa zaufanie do klienta, a co za tym idzie, wyższe współczynniki konwersji. Zastosuj tę wiedzę do swojej sekcji o nas / naszym zespole, aby stworzyć niezapomniane wrażenie na czytelniku.

5. Artykuły

Sekcja dotycząca rezultatów propozycji biznesowej jest prawdopodobnie najważniejszą sekcją, ponieważ określa dokładnie, co zostanie dostarczone klientowi.

Ważne jest, aby zawsze uwzględniać tę sekcję w swoich propozycjach biznesowych, ponieważ daje ona potencjalnemu klientowi jasny obraz tego, co zamierzasz zrobić i jak zamierzasz to zrobić.

Sekcja dostarczanych produktów powinna zawierać szczegóły, takie jak:

• Zakres projektu obejmuje rekomendacje oparte na badaniach i analizach.
• Co zapewnisz (treść, projekt, strategia itp.)
• Jak to zapewnisz (online, na miejscu itp.)
• Kiedy to dostarczysz (oś czasu)
• Kto będzie odpowiedzialny za jakie zadania i kiedy zostaną wykonane.

6. Ceny

Staraj się, aby sekcja cenowa była zwięzła i prosta. Wyjaśnij, ile będzie kosztować ich całkowita inwestycja. Wymień i opisz wszystkie opłaty za projekt, podatki, rabaty i opcjonalne dodatki. Jeśli Twój klient ma jakiekolwiek wątpliwości lub obawy związane z ukrytymi dodatkowymi opłatami, będzie bardziej prawdopodobne, że będzie Ci mniej ufał, co prowadzi do większej szansy na odrzucenie.

Podkreśl wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstać w trakcie cyklu życia projektu. Klienci są zwykle wrażliwi na dodatkowe koszty, które nie zostały wymienione w ofercie. Im bardziej przejrzysz się z nimi, tym większe prawdopodobieństwo, że ci zaufają i będą skłonni zapłacić dodatkowe koszty, jeśli pojawią się później w projekcie. Upewnij się, że jest to jasne w sekcji cenowej propozycji biznesowej, aby nie było zamieszania co do tego, co obejmuje, a czego nie obejmuje Twoja cena

Porada dla profesjonalistów: zamiast odnosić się do cen jako opłat lub prowizji, oznacz sekcję cenową jako Twoja inwestycja. To przypomni ludziom, że inwestują we własny rozwój oraz rozwój swojego zespołu i organizacji.

7. Regulamin/Rezygnacja

Jeśli dotarłeś tak daleko, jesteś na dobrej drodze. Zamknięcie propozycji biznesowej powinno być najłatwiejszą częścią jej tworzenia. Wykonałeś już ciężką pracę na początku i przez cały czas, więc czas się wyciszyć i przepchnąć wszystko do mety.

Przejrzysta, dobrze zaprojektowana strona to świetny sposób na śmiałe zamknięcie propozycji. Po prostu upewnij się, że zawierasz wszystkie niezbędne informacje: miejsce, w którym nowy klient może zawrzeć jasne, aktualne warunki i wszelkie inne szczegóły z ostatniej chwili, które mogą być konieczne do sprawdzenia przed oficjalnym zawarciem umowy partnerskiej.

8. Bonus: Studia przypadków

Studium przypadku to dogłębne spojrzenie na pojedynczy przykład historii sukcesu. Zwykle służy do wykazania, w jaki sposób Twoja oferta pomogła klientowi przezwyciężyć kluczowe wyzwanie, z którym się zmierzył, i w jaki sposób przyniosła wymierne rezultaty.

Studia przypadków i referencje są szczególnie przydatne w końcowych etapach cyklu transakcji, gdy kupujący próbują ustalić, czy proponowane rozwiązanie jest dla nich odpowiednie. Dowód społeczny od klienta, który odniósł sukces z Twoim rozwiązaniem, może znacznie pomóc w przekonywaniu kupującego.

Jak powinna wyglądać propozycja biznesowa?

Biorąc pod uwagę wysoką stawkę zdobycia nowego biznesu, nie możesz sobie pozwolić na źle wyglądającą propozycję. Musisz sprawić, żeby wyglądało dobrze i szybko.

Zbyt wiele osób skupia się na treści i zapomina o projekcie. Prawda jest taka, że ​​obie są równie ważne dla powodzenia Twojej propozycji.

Jeśli nie projektujesz, tracisz.

Dobrze zaprojektowana propozycja z angażującymi, wysokiej jakości obrazami, grafiką i filmem wyróżnia się na tle konkurencji i szybko przekazuje wartość decydentom. Propozycje biznesowe, które wyróżniają się bliskimi transakcjami.

Propozycje z obrazami zamykają się szybciej

W rocznym raporcie Stan propozycji Proposify przeanalizowaliśmy dane z ponad miliona propozycji biznesowych przesłanych za pośrednictwem naszego oprogramowania w 2021 roku.

Jeśli chodzi o obrazy, przesłanie jest jasne. Propozycje zawierające obrazy działają znacznie lepiej niż te bez. Prawdopodobieństwo zamknięcia propozycji projektów zawierających obrazy było o 72% większe i było to o 20% szybsze.

Jeśli szukasz sposobu na podkreślenie blasku swoich propozycji, dodanie zdjęć może zmienić reguły gry. Mogą pomóc przyciągnąć uwagę potencjalnego klienta, jednocześnie pozwalając Twojej firmie pochwalić się swoją wiedzą i skuteczniej przekazywać pomysły.

Ale które obrazy powinieneś dołączyć? Oto parę sugestii:

Zdjęcia w głowę członków Twojego zespołu:

Jeśli oferujesz usługi, dobrze jest poinformować potencjalnego klienta, z kim będzie współpracował. Pomaga także budować zaufanie — jeśli wiedzą, kim jesteś i potrafią przypisywać imionami twarze, poczują, że mają z Tobą ugruntowaną relację, zanim otworzą propozycję.

Zdjęcia produktów, aby pokazać, co sprzedajesz:

Jeśli oferujesz konkretny produkt lub usługę, dołączenie zdjęć daje potencjalnemu klientowi lepsze wyobrażenie o tym, z czym on się wiąże. Zdjęcia produktów są szczególnie przydatne, jeśli sprzedajesz za pośrednictwem internetowego rynku, takiego jak Amazon lub Etsy, ponieważ klienci będą już przyzwyczajeni do ich oglądania.

Obrazy ilustrujące Twoje usługi w akcji:

Na przykład, jeśli prosiłeś o pracę przy myciu okien, pokazywanie zdjęć z poprzednich projektów służyłoby jako studia przypadków, które pomogłyby pochwalić się twoimi umiejętnościami i przekonać potencjalnego klienta, że ​​możesz stworzyć dla niego coś podobnego.

Dodanie wideo do ofert zwiększa stawki zbliżone

Zamiast tylko mówić o tym, jak została skonstruowana oferta, filmy z ofertą mogą pokazać uzasadnienie ich wyceny. To sprawia, że ​​zamknięcie jest o wiele bardziej efektywne i znacznie pomaga w zamykaniu transakcji.

(Potrzebujesz pomocy z wideo? Sprawdź Vidyard.)

Gdy klient udostępnia Twoją propozycję wewnętrznie, wideo ułatwia prowadzenie rozmów, w których Twój głos jest zawsze obecny. Twój klient cię pokocha, ponieważ sam wyjaśniasz umowę. Decydenci i komisje zakupowe pokochają Cię, ponieważ możesz zademonstrować, jak rozwiążesz ich problem w 5 minut, asynchronicznie, zamiast 30 minut podczas zaplanowanej rozmowy.

Z rocznego raportu o stanie propozycji Proposify:

„Wideo wideo szybko staje się krytyczną częścią procesu zamykania wniosków. W 2021 r. nastąpił wzrost wykorzystania wideo z propozycjami o 40,5% rok do roku. Jest to wzrost w porównaniu z 31% wzrostem rok do roku w 2020 r. Pomimo tego wzrostu, jednak tylko 21% wszystkich propozycji zawiera wideo”.

Ponieważ firmy szukają kreatywnych sposobów na zaangażowanie potencjalnych nabywców, możesz teraz wykorzystać tę strategię, aby wyróżnić swoje oferty.

Aby uzyskać inspirację, zapoznaj się z poniższymi przykładami zwycięskiego projektu propozycji.

Kontynuacja propozycji sprzedaży

Najlepszym sposobem na śledzenie potencjalnych klientów jest wykorzystanie danych, a nie domysłów.

Profesjonalna wytrwałość jest ważnym elementem dobrej sprzedaży — a jeśli zostanie to zrobione właściwie, może zajść daleko. Opłaca się ostrożne podejście i mądra strategia, nie wspominając o osobistej wiarygodności.

Sposób, w jaki kontynuujesz po wysłaniu oferty, jest tak samo ważny jak sama propozycja, a czas, w którym będziesz kontynuować, może być czynnikiem decydującym o zamknięciu transakcji, dlatego ważne jest, aby wiedzieć, kiedy najlepiej się z nim skontaktować.

Bardziej prawdopodobne jest, że odniesiesz sukces, gdy zdobędziesz ważne informacje oparte na zachowaniu potencjalnego klienta. Na przykład, jeśli wiesz, że potencjalni klienci otwierają ofertę średnio pięć razy, zanim podejmą decyzję, wbuduj w swój proces bardzo ważne zadania, aby przedstawiciele mogli zająć się propozycją, gdy tylko zostanie ona otwarta po raz piąty.

Aby efektywnie korzystać z procesu monitorowania, musisz znać podstawowe wskaźniki swojego zespołu. Znając te liczby, możesz zidentyfikować wzorce, które wskazują, że transakcja może być w tarapatach i działać, zanim przegapisz swoją szansę.

Gotowy do rozpoczęcia, ale potrzebujesz inspiracji?

Bezpłatne szablony propozycji Proposify zawierają wszystko, czego potrzebujesz, aby zdominować oferty Twojej marki i zdobyć więcej klientów. W zestawie znajdują się dziesiątki szablonów propozycji biznesowych dla firm, od firm księgowych, agencji kreatywnych i firm architektonicznych po indywidualne szablony propozycji pracy budowlanej. Jeśli jest firma, która to robi, prawdopodobnie w środku czeka na Ciebie szablon.

Zwycięska propozycja biznesowa ma większą szansę na sukces i może stanowić różnicę między pozyskaniem klienta, dokonaniem sprzedaży lub przegapieniem tej okazji. Aby Twoja propozycja została zauważona w morzu konkurentów, musisz popracować nad stworzeniem dokumentu, który będzie łatwy i przyjemny do czytania.

Nasza najlepsza wskazówka? Zachowaj zwięzłość i zwięzłość, ale nie wahaj się podać szczegółów w najistotniejszych sekcjach.

Długa historia, krótko: stwórz propozycję, którą zachwycisz.