Jak napisać propozycję projektu (z przykładami)

Czym jest propozycja projektu?

Propozycja projektu jest wysyłana przez firmę projektową, konsultingową lub inny rodzaj do potencjalnego klienta w celu przedstawienia ważnych szczegółów projektu, takich jak rezultaty, terminy, oczekiwane wyniki i koszty. Po uwzględnieniu warunków świadczenia usług podpisana propozycja projektu może pełnić funkcję umowy o ochronę prawną obu stron.

Propozycji projektu nie należy mylić z zapytaniem ofertowym (RFP), które jest wysyłane przez korporację lub agencję rządową do wielu firm konsultingowych w celu otrzymania maksymalnej liczby propozycji i opcji cenowych dla projektu, które już mają zdefiniowane wewnętrznie.

Z drugiej strony propozycja projektu jest tworzona w ramach procesu sprzedaży konsultacyjnej i może przynieść korzyści klientowi, nawet jeśli nie posuwa się do przodu z powodu przydatnego podziału projektu.

Rodzaje propozycji projektów

Istnieje wiele różnych rodzajów propozycji projektów, od różnych długości po struktury opłat.

Długość projektu:

• Krótki, jednorazowy projekt

• Dłuższy, etapowy projekt

• Retainer lub trwający projekt

• Płatny projekt odkrycia lub audytu

Typ płatności:

• Ryczałt

• Godzinowo z szacowanymi godzinami

• Godzinowo z minimalnym i maksymalnym zakresem godzin

• Hybrydowa stawka ryczałtowa i godzinowa (powszechna w projektowaniu wnętrz, planowaniu wydarzeń i innych dziedzinach z kosztami twardymi i kosztami godzinowymi)

Branże:

• Projekt strony internetowej

• Projekt graficzny

• Architektura i inżynieria

• Usługi budowlane i nieruchomości

• Leasing komercyjny

• Projektowanie wnętrz

• Żywnościowy

• Planowanie wydarzenia

• Subskrypcje oprogramowania

• Księgowość

• Zarządzanie administracyjne

• Zarządzanie płacami i kadrami

• Marketing

• Badania i analizy rynku

• Rozwój oprogramowania

• Rozwój produktu

Rodzaje pozyskiwania:

• Zamówione oferty wysłane w odpowiedzi na zapytanie ofertowe

• Niezamówione oferty wysłane bez uprzedniego zapytania ofertowego

Co zawrzeć w propozycji projektu

Udana propozycja projektu będzie zawierać wszystkie lub większość z tych ważnych sekcji. Możesz je mieszać i dopasowywać, aby stworzyć idealny zarys propozycji projektu.

Okładka

Strona tytułowa jest najłatwiejszą do napisania.

Zwykle obejmuje:

• Nazwa Twojej firmy

• Nazwa klienta lub nazwa projektu

• Data

• Fotografia lub projekt graficzny

Możesz również umieścić swoje dane kontaktowe na stronie tytułowej, ale zwykle jest to zarezerwowane dla strony O nas lub dedykowanej strony kontaktowej.

Streszczenie lub list wykonawczy

Streszczenie to miejsce, w którym przedstawiasz przegląd swojej metodologii i proponowanego projektu. Rozważ to skok windy. Strzelaj, aby napisać około 75 - 200 słów.

Wiele innych części propozycji zostanie napisanych jako wypunktowania lub bardzo krótkie frazy, więc skorzystaj z tej sekcji, aby naprawdę namalować pełny obraz projektu za pomocą języka, który jest zgodny z marką.

Cele lub zadania

Możesz zawrzeć cele projektu i zadania klienta w streszczeniu wykonawczym, w podsumowaniu projektu lub w sekcji przeznaczonej tylko do tego celu.

Możesz napisać od 75 do 150 słów opisujących cele lub skorzystać z wypunktowanej listy 3-8 celów.

Zbliżać się

Sekcja podejścia może mieć wiele różnych nazw, takich jak „rozwiązanie” lub „metodologia”. W tej sekcji opisujesz strategię stojącą za twoim podejściem. Ustawia scenę dla szczegółów projektu i budżetu do naśladowania.

Jest to szczególnie ważne przy pozyskiwaniu nowych klientów, którzy nie wiedzą, co wyróżnia Twój biznes na tle konkurencji.

Firma cateringowa może użyć tej strony propozycji, aby porozmawiać o rodzaju doświadczenia lub jakości dostarczanej żywności.

Tymczasem firma marketingowa może tutaj umieścić swój etos marki lub podstawowe przekonania.

Podsumowanie projektu i rezultaty

Podczas gdy poprzednia część dotyczy strategii, ta część dotyczy szczegółów. Prześlij dokładnie, co zrobisz dla klienta.

Oto, co możesz zawrzeć w podsumowaniu projektu:

• Szybki opis projektu

• Lista rezultatów projektu

• Opis etapów projektu z ich własnymi produktami

• Oś czasu projektu lub mapa drogowa

• Twój proces zarządzania projektem

• Oprogramowanie do współpracy lub komunikacji, którego zamierzasz używać

• Mierzalne lub konkretne kamienie milowe w projekcie

• Opis zespołu projektowego i zawartego talentu

O firmie

Możesz napisać stronę O nas, stronę Nasz zespół lub obie. Strona O nas powinna zawierać opis tego, czym zajmuje się Twoja firma, docelowych odbiorców i dostarczanych przez Ciebie wyników. Strona Nasz zespół będzie zawierać biografie ważnych osób w Twoim zespole.

cennik

Musisz określić koszty projektu. W zależności od charakteru Twojej firmy możesz wyświetlić łączną stawkę projektu, stawkę godzinową wraz z szacowaną liczbą godzin lub różne opcje pakietów do wyboru przez klienta.

Zasady i warunki

Dalej: regulamin. W przypadku korzystania z oprogramowania do zarządzania ofertami z podpisami elektronicznymi Twoja oferta może działać jako wiążąca umowa. Dołącz swoją główną umowę o świadczenie usług i pozwól, aby podsumowanie projektu służyło jako zestawienie pracy.

Dowód społeczny i próbki

Potencjalni klienci będą potrzebować pewnych zapewnień, aby pomóc im zaufać Twojej firmie.

Rozważ uwzględnienie:

• Referencje

• Opinie

• Średnia ocen w gwiazdkach

• Kawałki portfela

• Próbki pracy

• Mini studia przypadków

Jak napisać propozycję projektu

Gotowy do zaprezentowania nowego projektu? Oto krok po kroku proces tworzenia zwycięskiej propozycji projektu.

1. Poznaj potrzeby klienta

Pierwszym krokiem jest zrozumienie aktualnych wyzwań i celów klienta. W ramach procesu wykrywania możesz przeprowadzić jedną rozmowę sprzedażową lub kilka.

Niektóre firmy faktycznie pobierają opłaty za dłuższy proces wykrywania lub audytu i wykorzystują propozycję sprzedaży tej wstępnej usługi. Następnie sprzedają tego klienta w ramach projektu na podstawie ich ustaleń z niestandardową ofertą. Jednak większość firm przeprowadza proces odkrywania za darmo, a następnie przedstawia rekomendacje projektowe w swojej pierwszej propozycji.

2. Zdefiniuj ich główny problem i cele

Następnie będziesz chciał wydestylować wszystko, co klient ci udostępnił. Możesz poświęcić trochę czasu na zebranie notatek, omówienie ich z kolegą, a następnie określenie najważniejszych celów. Te cele projektu będą kierować wszystkimi dalszymi decyzjami.

3. Określ najlepsze podejście do ich obsługi

Teraz nadszedł czas, aby zdecydować, która metoda lub podejście doprowadzi do sukcesu projektu. Jeśli masz szablonowy proces projektowy i zawsze obsługujesz podobnych klientów, możesz zaoferować swoje zwykłe rozwiązanie.

Ale jeśli oferujesz indywidualną pracę indywidualną dla każdego klienta, musisz zdecydować o podejściu. Na przykład planista wydarzeń może zdecydować się na oferowanie usług marketingu wydarzeń, rejestracji, konfiguracji i awarii, jeśli klient nie ma żadnych wewnętrznych zasobów, ale może oferować konfigurację i usługę tylko wtedy, gdy klient ma własny marketing i specjaliści od sprzedaży biletów.

4. Podziel projekt na rezultaty, ramy czasowe itp.

Teraz, gdy wykonałeś już swoje badania i zdecydowałeś, co przedstawić klientowi, nadszedł czas, aby podzielić projekt.

Określ koszty projektu lub opcje cenowe, podziel pracę na etapy i wyjaśnij rezultaty. Możesz to zapisać na kartce papieru lub pracować bezpośrednio w szablonie oferty.

5. Dodaj wszystkie niezbędne sekcje i szczegóły do ​​swojej propozycji

Napisz swoją propozycję i upewnij się, że omówiłeś wszystkie podstawy. Warto zauważyć, że dłuższy czas niekoniecznie jest lepszy. Dzięki naszej analizie 1 miliona wniosków stwierdziliśmy, że zwycięskie wnioski mają średnio 7 sekcji i 11 stron.

Najpopularniejsza struktura propozycji to:

1. Okładka

2. Podsumowanie wykonawcze

3. Podejście lub rozwiązanie

4. O firmie

5. Artykuły

6. cennik

7. Zasady i warunki

Pamiętaj, że możesz zmieniać i zmieniać nazwy tych sekcji, aby pasowały do ​​Twoich usług i niepowtarzalnego głosu marki.

6. Wyślij propozycję do klienta (z e-podpisami)

Teraz nadszedł czas na przesłanie propozycji. Możesz zaoszczędzić czas i zmniejszyć zapotrzebowanie na oprogramowanie, korzystając z jednego oprogramowania zarówno dla ofert, jak i umów. Upewnij się tylko, że dołączyłeś swoje warunki.

Oferty z podpisami elektronicznymi przypisanymi zarówno do nadawcy, jak i odbiorcy mają o 426% wyższy wskaźnik zamknięcia. A jeśli najpierw podpiszesz ofertę (zanim klient ją otworzy), zwiększysz swoje szanse na zamknięcie o kolejne 36,8%.

7. Szybko obsługuj prośby o zmianę

Bądź pod ręką, aby wprowadzać zmiany na żądanie klientów, niezależnie od tego, czy chcą zmienić zakres projektu, czy dostosować język umowy ze względu na ich wybredny zespół prawny.

Proszenie o zrewidowanie propozycji niekoniecznie jest czymś złym. W rzeczywistości propozycje, które są kilkakrotnie poprawiane, mają większe szanse na zamknięcie.

5 przykładów propozycji projektu

Potrzebujesz inspiracji? Te propozycje projektów zawierają przykłady tego, co należy uwzględnić w następnej prezentacji.

1. Drukowanie projektu z opcjonalnymi elementami

Ta propozycja drukowania stanowi doskonały przykład jasnego przedstawiania cen i oferowania opcji interaktywnych. Po przeanalizowaniu miliona ofert wysłanych za pomocą naszej platformy okazało się, że oferty z tabelami opłat mają o 35,8% wyższy wskaźnik zamknięcia niż te bez, a oferty z edytowalną ilością mają o 18,5% wyższy wskaźnik zamknięcia.

Możesz użyć tego szablonu propozycji z bezpłatną wersją próbną Proposify i łatwo dostosować go do swoich unikalnych ofert biznesowych.

Ten przykładowy szablon propozycji projektu zawiera następujące sekcje:

• Cele

• O nas

• Nasz zespół

• Nasze Usługi

• Przykładowa praca

• Referencje

• Pakiety

• Twoja inwestycja

• Podpisanie

2. Propozycja marketingowa z harmonogramem projektu

Harmonogram projektu jest ważną częścią każdej propozycji projektu. Ten szablon propozycji marketingowej stanowi doskonały przykład udostępniania tej osi czasu w prostym formacie.

Podziel swój projekt na odrębne etapy, aby klient dokładnie wiedział, czego się spodziewać.

Ten przykładowy szablon oferty zawiera następujące sekcje:

• Przegląd i cele

• Zakres usług

• Ramy czasowe

• Twoja inwestycja

• Dlaczego my?

• Nasz zespół

• Studium przypadku

• Kontrakt

• Podpis

3. Projekt księgowy z celami i partiami pracy

Naszym kolejnym przykładem jest propozycja księgowa.

Ta propozycja wyróżnia się, ponieważ zawiera cele klienta w sekcji Podsumowanie projektu. Widzisz te krótkie i słodkie wypunktowania? Służą jako sprytny sposób na poinformowanie klienta, że ​​rozumiesz jego cele i będziesz w stanie je zaspokoić.

Ta propozycja obejmuje również podział pracy, która jest podzielona na cztery różne partie lub fragmenty: Uruchamianie QuickBooks, migracja danych, kompilacja danych QuickBooks, ogólnie (w całym projekcie). Możesz użyć tego przykładu, dzieląc projekt na różne etapy lub usługi.

Uzyskaj dostęp do tego szablonu propozycji księgowania za pomocą płatnej subskrypcji lub bezpłatnej wersji próbnej Proposify.

Szablon zawiera następujące sekcje:

• Okładka

• List

• O nas

• Zespół

• Podsumowanie projektu

• Propozycja pracy

• cennik

• Następne kroki

• Kontakt

4. Projekt budowlany z podsumowaniem i wyłączeniami projektu

Czy w swoich propozycjach musisz uwzględniać wyłączenia? Jeśli rodzaj pracy, którą oferujesz, zależy od innych usługodawców lub powoduje komplikacje, możesz zacząć dodawać wykluczenia. Może to pomóc chronić Twoją firmę przed wieloma zagrożeniami związanymi z pomyłką zakresu projektu lub niedopasowanymi oczekiwaniami.

Ten szablon propozycji budowy, dostępny w Proposify, stanowi doskonały przykład sekcji wykluczeń, która jest zgodna z treścią projektu.

Szablon propozycji projektu zawiera następujące sekcje:

• List motywacyjny

• O nas

• Poznaj Naszą Drużynę

• Referencje

• Poprzednie projekty

• Podsumowanie projektu

• Harmonogram projektu

• Podpisanie

5. Projekt zarządzania wydarzeniami z godzinowymi szacunkowymi pracami

Planowanie wydarzeń jest skomplikowane — właśnie dlatego branża eventowa jest doskonałym przykładem tego, jak jednocześnie pobierać opłaty za pracę godzinową i koszty stałe.

Możesz uzyskać dostęp do tego szablonu propozycji planowania wydarzeń za pomocą swojego konta Proposify (sprawdź go za pomocą bezpłatnego okresu próbnego).

W sekcji Budżet oferta pakietowa rozpoczyna się od tabeli opłat zawierającej wszystkie koszty godzinowe .

Ta propozycja projektu zawiera również drugą tabelę opłat do oszacowania kosztów twardych , takich jak catering i fotografia, a koszty godzinowe i koszty stałe są następnie dodawane do pełnej sumy projektu.

Ten szablon zawiera następujące sekcje:

• Wstęp

• Kim jesteśmy

• Zespół

• Nasze zrozumienie Twoich potrzeb

• Nasze Usługi

• Budżet

• Kontrakt

• Podpis

Wskazówki dotyczące pisania propozycji projektu

Napisanie świetnej propozycji to dużo pracy.

Oto kilka najlepszych praktyk dotyczących propozycji projektów, które pomogą Ci zaoszczędzić czas i uzyskać lepsze wyniki:

1. Twórz szablony dla różnych usług, projektów lub klientów. Im szybciej wyślesz ofertę, tym większe prawdopodobieństwo jej zamknięcia. Spróbuj stworzyć kilka różnych szablonów, aby ułatwić generowanie nowej propozycji na podstawie unikalnych potrzeb klientów. Oczywiście zawsze możesz przyspieszyć ten proces, zaczynając od jednego z naszych szablonów.

2. Uzyskaj opinię klienta na temat swojego planu, zanim zamienisz go w propozycję. Spróbuj przedstawić swój pomysł na projekt klientowi po zakończeniu rozmowy sprzedażowej. Sprawdź ich reakcję. Jeśli podoba im się to, co zaproponowałeś, zamień to w swoją propozycję. Jeśli nie, zapytaj, co mają na myśli. W ten sposób utworzysz ofertę, która z większym prawdopodobieństwem zostanie zamknięta.

3. Zapytaj klienta, co ma zawierać propozycja. Jeśli Twój klient przekazał Ci szczegółowe zapytanie ofertowe, będziesz dokładnie wiedział, co zawrzeć w swojej ofercie. Jeśli nie, nie bój się zapytać. Zwłaszcza podczas pracy z dużymi korporacjami i agencjami rządowymi, Twój główny punkt kontaktowy powinien być w stanie podzielić się tym, czego wszyscy interesariusze będą oczekiwać w planie projektu.

4. Oferuj dynamiczne opcje cenowe. Oferty pakietowe z opcjonalnymi wierszami i edytowalnymi ilościami mają o 20,2% wyższy współczynnik zamknięcia. Rozważ dodatki i opcje, które zaspokoją potrzeby decydentów, jednocześnie dostosowując i doskonaląc zakres projektu. Klienci powinni mieć możliwość wyboru opcji bezpośrednio w propozycji biznesowej, aby utworzyć dokładną sumę projektu w czasie rzeczywistym, a następnie podpisać się pod nią.

5. Dołącz treści multimedialne do swojej propozycji. Treść propozycji nie powinna być tylko w formie pisemnej. Towarzysz swojemu pisaniu magami i filmami, aby pomóc im zwizualizować projekt. Prawdopodobieństwo zamknięcia propozycji zawierających obrazy jest o 72% większe, a ofert zawierających filmy o 41% większe. Spróbuj dołączyć zdjęcia swojego zespołu i wcześniejszej pracy oraz ilustracje procesu lub typowego zwrotu z inwestycji.

6. Pisz i automatyzuj kolejne e-maile. Oferty z tylko jednym automatycznym e-mailem uzupełniającym są o 35% bardziej prawdopodobne, że zostaną zamknięte. Jeśli korzystasz z Proposify, możesz łatwo włączyć automatyczne działania następcze dla każdej propozycji. Możesz skorzystać z naszych szablonów wiadomości e-mail uzupełniających lub stworzyć własne szablony dla różnych typów klientów lub projektów.

Kolejne kroki: napisz własną propozycję projektu

Doskonała propozycja projektu powinna zawierać mapę drogową projektu, kamienie milowe, budżet i wszelkie dodatkowe informacje, które pomogą klientowi naprawdę zrozumieć wartość projektu i zapewnić bezpieczne wejście.

Aby zwiększyć prawdopodobieństwo zamknięcia oferty, należy uwzględnić treści multimedialne, opcje cenowe i podpisy elektroniczne.

Szablony ofert Proposify , automatyczne kontynuacje i analizy wyświetlania mogą przenieść Twoją ofertę na zupełnie nowy poziom. Zarezerwuj demo już dziś.