Jak napisać idealny biznesowy e-mail? (Proces i wskazówki)

E-maile stały się nieodłączną częścią Twojego codziennego życia osobistego i zawodowego.

Jeśli o tym pomyślisz, nie ma dnia, w którym nie otrzymasz e-maila. Badania pokazują nawet, że przeciętna osoba otrzymuje ponad 100 e-maili dziennie!

Ponieważ ponad 4 miliardy ludzi codziennie korzysta z poczty e-mail, można śmiało powiedzieć, że e-maile są kluczowym elementem komunikacji. Tak, nawet jeśli chodzi o biznes! Prawie każda firma na świecie musi wysyłać e-maile, aby komunikować się z członkami zespołu, klientami, potencjalnymi klientami, partnerami, dostawcami i nie tylko.

Pisanie e-maila do znajomego lub rodziny może być dla Ciebie łatwe. Jednak pisanie biznesowego e-maila do klienta lub szefa może wydawać się nieco onieśmielające w zależności od sytuacji. Jedno złe słowo lub zdanie może spowodować nieporozumienie.

Więc jeśli chcesz napisać idealny biznesowy e-mail, to jest to właściwe miejsce! W tym poście na blogu przeprowadzimy Cię krok po kroku przez proces pisania skutecznego biznesowego e-maila i pomożemy poprawić ogólną komunikację biznesową!

Czy jesteś gotowy, żeby zacząć? Następnie wskocz do akcji!

Co to jest firmowy adres e-mail?

Firmowy adres e-mail to po prostu adres e-mail używany przez określoną organizację lub firmę. Jest to kluczowe narzędzie komunikacji dla pracowników, klientów, interesariuszy, subskrybentów i innych organizacji zewnętrznych.

Zazwyczaj e-maile biznesowe są jasne, zwięzłe i napisane w jasnym celu. Mają na celu informowanie, angażowanie i inspirowanie czytelników. Biznesowe wiadomości e-mail są wykorzystywane głównie do marketingu produktów, obsługi klientów, zarządzania reklamacjami, udostępniania aktualizacji i informacji i nie tylko. Krótko mówiąc, jest to komunikacyjna siła napędowa organizacji.

Typowy biznesowy e-mail składa się z pięciu podstawowych części:

1. Wiersz tematu
2. Formalne powitanie
3. Treść e-maila
4. Fraza zamykająca/zatwierdzenie
5. Podpis

Postępowanie zgodnie z powyższym formatem pisania e-maili pomoże Ci uporządkować i napisać biznesową wiadomość e-mail szybko i skutecznie w ciągu kilku minut.

Teraz, gdy już wiesz, czym dokładnie jest firmowy adres e-mail, przyjrzyjmy się, jak go stworzyć!

Jak napisać profesjonalny biznesowy e-mail? (Kroki)

1. Poznaj swoich odbiorców

Pierwszą i najważniejszą rzeczą, którą musisz zrobić przed rozpoczęciem pisania biznesowego e-maila, jest poznanie swoich odbiorców. JAK piszesz swój e-mail zależy wyłącznie od KOGO piszesz. Musisz więc zadać sobie pytanie – kim jest moja publiczność?

Twoi odbiorcy określą wszystko o Twoim e-mailu, od jego tonu po treść. Dlatego upewnij się, że wykonałeś odpowiednie badania na temat czytelnika wiadomości e-mail, jego pochodzenia, wiedzy i wszystkiego, co da ci wyobrażenie o tym, kim są. Pomoże to również napisać do nich bardziej przekonujący e-mail.

2. Dołącz wiersz tematu

Nie można zaprzeczyć, że temat mówi dużo. W końcu jest to prawie pierwsza rzecz, którą zobaczy Twój czytelnik, zanim otworzy Twój biznesowy adres e-mail. Więc to, czy zdecydują się otworzyć Twój e-mail, zależy wyłącznie od tego, jaki jest Twój temat i jak jest napisany.

Upewnij się, że temat w Twojej firmowej wiadomości e-mail jest prosty, konkretny, wyraźny i przyciągający uwagę . Musi zawierać słowa kluczowe, które za jednym spojrzeniem streszczają i przekazują treść Twojej wiadomości.

3. Zacznij od powitania

Każdy e-mail musi zaczynać się od powitania. Powinien być ostry, zwięzły i formalny. W zależności od kontekstu wiadomości, którą wysyłasz, możesz zwrócić się do osoby konkretnie po imieniu. Ale są chwile, kiedy nie wymienisz nazwiska, jeśli wysyłasz je do nieokreślonej osoby.

Niektóre z najczęstszych przykładów pozdrowień, które można umieścić w firmowej wiadomości e-mail, to Pozdrowienia, Dzień dobry, Dzień dobry, Dzień dobry lub po prostu Szanowny Panie/Panie/Pani itp.

4. Dołącz krótką przyjemność

Następną rzeczą, którą powinieneś zrobić, to rozpocząć swój biznesowy e-mail od krótkiej uprzejmości. Dołącz linię otwierającą, która łączy Ciebie z odbiorcą wiadomości e-mail.

Może to obejmować linię mówiącą o tym, w jaki sposób nawiązałeś kontakt z czytelnikiem, aby przypomnieć mu o Twojej interakcji i mieć kontekst wiadomości e-mail.

Na przykład – Wspaniale było spotkać Cię na spotkaniu networkingowym ostatniego dnia.

Jeśli otrzymałeś coś od odbiorcy, możesz zacząć swoją uprzejmość od podziękowania mu za radę lub pomoc lub za przesłanie informacji lub treści.

Na przykład : Dziękujemy za udostępnienie artykułu na temat strategii biznesowych. Były niezwykle przydatne i doceniam czas i wysiłek, jaki wkładasz, aby pomóc mi w moim projekcie.

Jeśli chcesz, aby Twój biznesowy adres e-mail był ogólny, możesz po prostu sobie tego życzyć, mówiąc coś w stylu – mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku.

5. Napisz treść e-maila

Czas przejść do sedna sprawy – treści e-maila.

Treść wiadomości e-mail musi być zgodna z praktyką e-mail zwaną „ regułą jednej rzeczy ” i koncentrować się tylko na jednej akcji zamiast na wielu. Gdy w wiadomości e-mail wymieniono kilka działań, powoduje to zamieszanie. Zawsze powinieneś podać tylko jedną rzecz, aby czytelnik szybko zrozumiał.

Już na samym początku określ cel swojego e-maila. Opowiedz konkretnie i bezpośrednio, o czym jest e-mail.

Na przykład – ten e-mail odnosi się do spotkania budżetowego, które mieliśmy w ubiegłą środę. Stworzyłem przybliżony zarys budżetu w oparciu o przewidywane wydatki i dodatkowe koszty. Prosimy o przesłanie opinii na temat budżetu.

Musisz zrozumieć, że nikt nie lubi długich e-maili. Im dłuższy e-mail, tym mniejsze szanse na przeczytanie go przez czytelników. Upewnij się więc, że piszesz krótkie akapity z kilkoma zdaniami. Po prostu krótko, słodko i prosto. Możesz nawet dodać ponumerowane listy lub wypunktowane punkty, aby ułatwić czytelnikom zrozumienie.

6. Dołącz dodatkowe informacje

Czasami czytelnicy mogą wymagać dodatkowych informacji na temat pewnych rzeczy, takich jak linki do zasobów , wyjaśnienia dotyczące zadań i działań, próbki itp. Dlatego należy uwzględnić wszystkie istotne treści lub szczegóły w firmowej wiadomości e-mail.

7. Napisz wezwanie do działania (CTA)

Zwykle głównym celem wysyłania biznesowej wiadomości e-mail jest wykonanie zadania lub działania. Tak więc na końcu e-maila musisz jasno określić, czego oczekuje się od czytelnika.

Upewnij się, że napisałeś konkretne wezwanie do działania lub wezwanie do działania, aby nie było miejsca na zamieszanie lub błędną interpretację, a czytelnik miał pełne zrozumienie tego, co mają robić. Pozwoli im to skuteczniej reagować, a Ty również uzyskasz pożądany rezultat.

8. Zapakuj wiadomość e-mail

Teraz już prawie skończyłeś z firmowym adresem e-mail, pozostało Ci tylko dodać do niego dobrze skonstruowaną linię zamykającą . Możesz zacząć od podziękowania czytelnikowi, aby zakończył wiadomość pozytywną nutą.

Na przykład – Dziękuję za poświęcony czas LUB Dziękuję za uwagę, czekam na Twoją odpowiedź/mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.

Na koniec możesz użyć końcowej linii lub frazy, aby zakończyć całość. Niektóre z najczęstszych i najbardziej odpowiednich zwrotów końcowych to „ Pozdrawiam/Pozdrawiam”, „Z poważaniem”, „Najlepsze życzenia”, „Serdecznie” itp.

9. Nazwij i podaj dane kontaktowe

Na koniec podpisz swoje imię i nazwisko na końcu e-maila i podaj pod nim swoje dane kontaktowe. Możesz podać swoje imię i nazwisko w przypadku oficjalnego e-maila lub tylko imię, jeśli jest to nieformalne. Dołącz również swoje informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres lub witryna internetowa.

Teraz, gdy znasz już kroki związane z pisaniem biznesowego e-maila, oto kilka wskazówek i wskazówek, o których musisz pamiętać podczas tego procesu. Spójrzmy!

Czytaj więcej: 9 najlepszych narzędzi do generowania podpisów e-mail w 2022 r.

Wskazówki dotyczące pisania profesjonalnej biznesowej wiadomości e-mail

1. Użyj formalnego tonu

Twój biznesowy e-mail musi zawsze mieć profesjonalny i formalny ton. Powinien być uprzejmy , bezpośredni i pewny siebie. Staraj się więc unikać używania wszelkiego rodzaju nieformalnego języka, fraz emocjonalnych, skrótów lub skrótów. Nie wspominając, używaj pełnych fraz lub zdań, aby wyglądać bardziej formalnie.

2. Skoncentruj się na formacie

Rzecz w e-mailach polega na tym, że nie każdy ma czas na uważne lub dokładne przeczytanie ich. Więc większość ludzi przegląda to. Z tego powodu musisz upewnić się, że Twoje wiadomości e-mail są formatowane bez rozpraszania uwagi i bezproblemowe .

Upewnij się, że wokół jest wystarczająco dużo wolnego miejsca, skróć akapity, dołącz wypunktowania i listy oraz podziel koncepcje za pomocą nagłówków i tytułów. Umożliwi to czytelnikom łatwe przeglądanie wiadomości e-mail.

3. Korekta. Czytać korektę. Czytać korektę.

Wreszcie, żaden tekst nie jest kompletny bez rundy korekty. W końcu popełnianie błędów i błędów leży w ludzkiej naturze. Upewnij się więc, że Twój e-mail jest wolny od słabej gramatyki , błędów ortograficznych, literówek, niezgrabnych struktur zdań, błędów interpunkcyjnych i nie tylko. Skorzystaj z programu do sprawdzania gramatyki lub oprogramowania do sprawdzania pisania, aby upewnić się, że Twój e-mail jest na najwyższym poziomie!

… i voila – jesteś gotowy do napisania biznesowego e-maila! Jesteśmy pewni, że masz ochotę zacząć i zadziwić publiczność niesamowitymi treściami.

Teraz, gdy jesteś profesjonalistą w tworzeniu profesjonalnego biznesowego e-maila, mamy dla Ciebie dodatkową wskazówkę!

DODATKOWA WSKAZÓWKA: Czy kiedykolwiek musiałeś utworzyć firmową wiadomość e-mail zawierającą przyciski, nagłówki, obrazy, rozbudowane linki i nie tylko? Rozumiemy, że czasami trzeba wysyłać e-maile z ogłoszeniami biznesowymi, aktualizacjami PR, cotygodniowymi podsumowaniami zespołu, e-mailami dotyczącymi klientów i nie tylko.

Mamy platformę, która zrobi wrażenie na Twoich odbiorcach i pozwoli Ci w kilka minut stworzyć piękne, profesjonalne, interaktywne e-maile! Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Elink: idealne narzędzie do tworzenia biznesowych wiadomości e-mail!

Jeśli prowadzisz firmę, prawdopodobnie jesteś bardzo zajęty i potrzebujesz pomocy w szybkim tworzeniu pięknych, interaktywnych biznesowych wiadomości e-mail!

Na szczęście mamy coś, co pomoże Ci stworzyć niesamowite biznesowe e-maile oparte na HTML – elink.io. To najszybszy i najłatwiejszy sposób na tworzenie i wysyłanie pięknie wyglądających i responsywnych e-maili w kilka minut!

elink jest oszczędny, łatwy w użyciu i zawiera wszystkie funkcje potrzebne do tworzenia i udostępniania wspaniałych biznesowych e-maili, które ludzie chcą klikać.

Platforma posiada ogromną kolekcję w pełni responsywnych szablonów! Możesz wybrać szablon, dodać linki do treści, którą chcesz udostępnić, a elink od razu stworzy dla Ciebie oszałamiający, w pełni responsywny interaktywny biznesowy e-mail!

Spójrz na te szablony e-linków, aby zorientować się, o czym mówimy!

Najlepsze w tych szablonach jest to, że możesz je dowolnie dostosowywać. Oznacza to, że możesz dodawać obrazy, tekst, listy punktowane, listy numerowane, przyciski, ikony społecznościowe i separatory do nagłówka i stopki firmowej wiadomości e-mail.

A najbardziej niesamowitą funkcją elink jest automatyzacja treści! Pozwala zautomatyzować tworzenie treści dla firmowych wiadomości e-mail. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać źródła i dodać filtry, aby Twoje treści były bardziej skuteczne i trafne.

Niezależnie od tego, czy chodzi o tworzenie ogłoszenia firmowego, czy dzielenie się wiadomościami branżowymi z klientami, elink jest idealnym narzędziem dla Ciebie!

Czytaj więcej: Twórz profesjonalnie wyglądające biuletyny za pomocą Elink! Szablony i przykłady

Wniosek

E-maile biznesowe są kluczowym elementem w osiąganiu celów biznesowych. Używaj ich we właściwy sposób, a zobaczysz, jak zdziałają cuda dla Twojej firmy!

Pisanie e-maili biznesowych mogło nie być Twoją specjalizacją, ale mamy nadzieję, że ten wpis na blogu zmienił to dla Ciebie!

Teraz wszystko, co musisz zrobić, to przejść do e-linków, stworzyć swój biznesowy adres e-mail i zacząć je wysyłać! Miłego e-maila, ludzie! Cześć!

Dalsze lektury:

7 rodzajów wiadomości e-mail, które musisz wysłać do swoich klientów!

Popraw wskaźnik otwarć poczty e-mail dzięki tym 11 skutecznym wskazówkom i wskazówkom!

Dostarczanie wiadomości e-mail: co to jest, dlaczego ma znaczenie i narzędzia, których możesz użyć!

11 narzędzi do weryfikacji poczty e-mail do wyewidencjonowania w 2022 r.