Jak śledzić wolny czas swojego zespołu

Opublikowany: 2022-08-11

Śledzenie urlopów zespołu i innych urlopów może być dość trudne bez odpowiednich narzędzi. Jeśli nadal korzystasz z arkuszy kalkulacyjnych i innych przestarzałych metod, być może nadszedł czas, aby rozważyć bardziej skuteczne alternatywy — takie jak Clockify.

Oprócz śledzenia godzin pracy, możesz również zarządzać czasem wolnym swojego zespołu, płatnym lub niepłatnym, w Clockify.

Zgadza się — Clockify jest również świetnym narzędziem do śledzenia PTO i urlopów, co ułatwia tworzenie i zarządzanie różnymi politykami urlopowymi.

W tym artykule przedstawimy szczegółowe instrukcje dotyczące śledzenia czasu wolnego pracownika w aplikacji Clockify.

Przedstawimy szczegółowe instrukcje dotyczące zarządzania:

  • Wakacje
  • Zwolnienie lekarskie
  • Święta (dni wolne od pracy)
  • Inne rodzaje przystawki odbioru mocy (nieograniczona przystawka odbioru mocy, dni religijne, pół dnia itp.)

Zanurzmy się.

Jak śledzić czas wolny zespołu - okładka

Spis treści

Znaczenie posiadania jasno określonej polityki WOM

Śledzenie WOM dla pracowników etatowych nie powinno być zbyt trudne, jeśli jesteś dobrze zorganizowany.

Najpierw musisz zdefiniować politykę PTO, aby móc zarządzać czasem wolnym swoich pracowników.

Twoja polisa może mieścić się w dowolnym miejscu pomiędzy:

  • Tradycyjny (z ustaloną liczbą dni lub godzin) oraz
  • Nieograniczony (gdzie pracownicy mogą wziąć tyle dni wolnych, ile chcą).

Ważne jest, aby jasno to zdefiniować, aby:

  • Pracownicy wiedzą, jak najlepiej wykorzystać swój WOM.
  • Możesz łatwo zarządzać czasem wolnym swojego zespołu.

Po zdefiniowaniu polityki możesz polegać na płatnym monitorze czasu wolnego, aby ją obsługiwać.

Wskazówka Clockify Pro

Jeśli nadal nie masz zdefiniowanej polityki PTO, oferujemy kilka różnych szablonów PTO, które możesz dostosować do potrzeb swojej firmy.

Funkcja Time Off Clockify pozwala śledzić wszystkie rodzaje urlopów

Funkcja Time Off Clockify pozwala łatwo zarządzać urlopami, urlopami i dowolnym rodzajem urlopu, o którym możesz pomyśleć, bezpośrednio w aplikacji.

Aby uzyskać dostęp i korzystać z funkcji Czas wolny, musisz uaktualnić swoje miejsce pracy do jednego z następujących płatnych planów:

  • STANDARD
  • ZAWODOWIEC
  • PRZEDSIĘBIORSTWO

Gdy to zrobisz, musisz aktywować tę funkcję w ustawieniach obszaru roboczego, wykonując następujące czynności:

  • Otwórz ustawienia swojego miejsca pracy.
  • Przewiń w dół do strony i znajdź „Czas wolny”.
  • Aktywuj funkcję za pomocą przycisku przełączania.
1. Włącz czas wyłączenia

Gdy włączysz tę funkcję w ustawieniach obszaru roboczego, pojawi się ona na pasku bocznym.

Tutaj możesz tworzyć, uzyskiwać dostęp i zarządzać wszystkimi swoimi politykami urlopowymi.

2. Czas wolny na pasku bocznym

W kolejnych sekcjach wyjaśnimy szczegółowo, jak korzystać z funkcji Czas wolny Clockify, aby tworzyć różne zasady urlopów i z łatwością śledzić czas wolny zespołu.

Jak używać Clockify jako swojego zespołu do śledzenia wakacji

Ponieważ urlop zwykle zajmuje większość PTO pracowników, zilustrujemy, jak śledzić czas urlopu zespołu w 7 krokach. Zawierają:

  1. Tworzenie polityki
  2. Zarządzanie polityką
  3. Dodanie salda
  4. Żądanie czasu wolnego
  5. Zarządzanie prośbami
  6. Wyświetlanie wolnego czasu drużyny
  7. Zarządzanie saldem

Zanurzmy się.

Wskazówka Clockify Pro

Jeśli nie masz pewności co do różnicy między przystawką odbioru mocy a urlopem, zapoznaj się z naszym źródłem na ten temat:

  • WOM a wakacje: jaka jest różnica?

Krok #1: Tworzenie polityki

Aby utworzyć zasadę pierwszego czasu wolnego, przejdź do funkcji Czas wolny na pasku bocznym.

Kliknij przycisk „Utwórz politykę” na ekranie i rozpocznij.

3. Utwórz politykę czasu wolnego

Jak zobaczysz, tworzenie polityki czasu wolnego jest proste i intuicyjne — wystarczy wypełnić lub zaznaczyć pola, które pojawiają się na ekranie.

Klikając na przycisk powyżej, będziesz mógł zdefiniować swoją politykę.

4. Utwórz politykę czasu wolnego (szczegóły)

Będziesz mógł zdefiniować wszystkie istotne elementy swojej polityki urlopowej, w tym:

  • Nazwa — w naszym przypadku „Wakacje”, „Wakacje zbiorowe” lub podobne
  • Przypisani — kto może korzystać z polityki
  • Jednostka czasu — czy czas urlopu można wykorzystać w dniach czy godzinach
  • Zatwierdzenie — czy czas wolny wymaga zatwierdzenia i przez kogo

Jeśli ten czas wakacji dotyczy wszystkich w Twojej organizacji, możesz po prostu wybrać wszystkie w menu rozwijanym w sekcji „Cesjonariusze”.

Alternatywnie, jeśli różne działy mają różne zasady urlopów, możesz wybrać konkretny zespół lub zespoły, których dotyczy ta zasada.

5. Czas wolny cesjonariuszy polisy

Możesz nawet utworzyć politykę dotyczącą określonych członków zespołu, wybierając tylko ich z sekcji „Użytkownicy” w menu rozwijanym.

Jak już powiedzieliśmy, możesz skonfigurować system zatwierdzania urlopu, zaznaczając pole „Wymaga zatwierdzenia”.

6. Zatwierdzenie wniosku o czas wolny

Po zaznaczeniu tego pola otrzymasz kilka opcji, kto może zatwierdzić czas wolny Twojego zespołu.

Możesz sprawić, że odpowiedzialność za to będą administratorzy lub liderzy zespołów — lub jedno i drugie.

Jeśli wybierzesz opcję „Kierownicy zespołu”, wszyscy użytkownicy z rolą menedżera zespołu w Clockify będą mogli zatwierdzić żądanie.

Jeśli jednak chcesz, aby tylko konkretny lider zespołu użytkownika mógł zatwierdzić prośbę, zaznacz opcję „Określeni członkowie” i wybierz lidera zespołu z listy.

Pamiętaj, że poza administratorami tylko użytkownicy pełniący rolę menedżera zespołu w Twoim miejscu pracy mogą zatwierdzać wnioski o urlop.

7. Rola kierownika zespołu

Po wprowadzeniu wszystkich szczegółów kliknij „Utwórz” — i wszystkie zasady są ustawione.

Krok #2: Zarządzanie polityką

Po utworzeniu możesz uzyskać dostęp do swojej polityki urlopowej, klikając ikonę ustawień w prawym górnym rogu strony Czas wolny.

Otrzymasz możliwość zarządzania swoimi zasadami.

8. Zarządzanie polityką czasu wolnego

Znajdziesz tam wszystkie utworzone przez siebie zasady urlopów, w tym politykę urlopową.

9. Zasady

Klikając trzy kropki obok nazwy polisy, masz dwie opcje:

  • Edytuj politykę
  • Archiwizuj politykę

Po zarchiwizowaniu zasad będzie ona wyświetlana jako przekreślona w sekcji Zasady. Na przykład możesz użyć tej opcji, aby zarchiwizować zeszłoroczny czas wakacji.

10. Zasady archiwizacji

Po zarchiwizowaniu polityki nadal możesz przeglądać jej historię — kto wykorzystał, ile czasu i kiedy. Ale Twój zespół nie będzie już mógł go wybrać, gdy prosi o urlop.

Jeśli przypadkowo zarchiwizujesz polisę, nie martw się, ponieważ możesz ją łatwo przywrócić, wybierając tę ​​opcję z menu z trzema kropkami.

Oprócz przywrócenia go możesz także:

  • Edytuj zarchiwizowane zasady lub
  • Usuń to.

Pamiętaj, że jeśli wybierzesz tę drugą opcję, usuniesz całą historię polisy — tj. wszystkie prośby, wypłaty i zatwierdzenia.

Krok #3: Dodanie salda

Po skonfigurowaniu zasad musisz dodać dokładną liczbę dni lub godzin, które Twój zespół może wykorzystać zgodnie z zasadami.

Aby dodać saldo wszystkich, przejdź do zakładki Saldo na stronie Czas wolny i wybierz swoją politykę urlopową z menu rozwijanego.

11. Saldo - zasady wyszukiwania

Gdy to zrobisz, otrzymasz przegląd wszystkich pracowników, którzy mają prawo do Twojej polityki urlopowej.

Stamtąd możesz dodać indywidualne salda, klikając „Dodaj” dla każdego członka.

12. Dodawanie indywidualnego salda

Pojawi się okno z prośbą o wprowadzenie dokładnej liczby dni do dodania do salda danej osoby.

Zobaczysz tam również pole, w którym możesz dodać dowolne notatki dotyczące salda.

13. Dodaj do równowagi

Alternatywnie, jeśli wszyscy członkowie zespołu otrzymają taką samą liczbę dni na początek, możesz zbiorczo dodać ich salda.

Możesz to zrobić, wybierając całą drużynę i wybierając opcję „Dodaj do salda”.

14. Masowe dodawanie salda

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, istnieje również możliwość zbiorczego usunięcia salda, jeśli popełniłeś błąd lub musisz zmienić saldo z jakiegokolwiek powodu.

Możesz to zrobić również dla poszczególnych członków zespołu, wybierając tę ​​opcję z menu z trzema kropkami obok salda użytkownika.

Z czasem, gdy ludzie zaczną wykorzystywać swoje dni urlopu, na karcie bilansu będziesz mógł zobaczyć ich:

  • Naliczony czas
  • Zużyty czas
  • Czas wolny, który wyjechali
15. Przeglądanie salda

Na karcie salda możesz również wyświetlić indywidualne saldo swojego zespołu, wybierając konkretnego członka zespołu z menu rozwijanego.

Tam będziesz mógł zobaczyć ich saldo dla wszystkich zasad aktywnego urlopu w Twoim miejscu pracy.

16. Przeglądanie salda poszczególnych użytkowników

Krok 4: Prośba o zwolnienie

Po skonfigurowaniu zasad i dodaniu salda dla każdego członka zespołu, mogą oni łatwo poprosić o urlop.

Na swojej stronie profilu Clockify będą mieli tę samą opcję czasu wolnego na pasku bocznym.

Po kliknięciu i przejściu na stronę Czas wolny mogą kliknąć przycisk prośby w prawym górnym rogu ekranu.

17. Żądanie czasu wyłączenia przycisku

Otrzymają formularz z prośbą o wypełnienie następujących informacji:

  • Polityka urlopowa, z której chcą skorzystać
  • Zakres dat dla ich czasu wolnego
  • Opcjonalna uwaga dotycząca korzystania z czasu wolnego
18. Żądanie czasu wolnego

Po wybraniu zasad będą mogli zobaczyć liczbę dostępnych dni.

Po wybraniu zakresu dat formularz obliczy łączną liczbę dni, o które chcą poprosić, z wyłączeniem weekendów i świąt z zakresu.

Pamiętaj, że weekendy automatycznie liczą się jako dni wolne od pracy — ale możesz to zmienić w ustawieniach miejsca pracy.

Po wypełnieniu formularza naciskają „Prześlij”, a Ty otrzymujesz ich prośbę.

Krok #5: Zarządzanie wnioskami o urlop

Gdy członek zespołu poprosi o czas wolny, osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie wniosku (administratorzy miejsca pracy, wszyscy kierownicy zespołów w miejscu pracy lub określeni menedżerowie zespołu) otrzymają powiadomienie e-mail.

Możesz uzyskać dostęp do wniosku za pośrednictwem wiadomości e-mail z wnioskiem lub przechodząc do zakładki „Wniosek” na stronie Czas wolny.

19. Przeglądanie wniosków o urlop

Tam możesz zobaczyć szczegółowo wszystkie prośby, a także ich status:

  • Zatwierdzony
  • W oczekiwaniu
  • Odrzucony

Możesz także filtrować swoje prośby według statusu — na przykład, jeśli chcesz zobaczyć tylko oczekujące prośby.

20. Filtruj wnioski o zwolnienie czasu

Możesz również sprawdzić, kiedy wniosek został zatwierdzony i przez kogo, najeżdżając kursorem na stan „Zatwierdzone”.

21. Zobacz, kto i kiedy zatwierdził wniosek o urlop

Aby zatwierdzić wniosek, po prostu kliknij „Zatwierdź” obok wniosku.

Jeśli chcesz odrzucić lub wycofać prośbę, możesz to zrobić, klikając trzy kropki z boku i wybierając odpowiednią opcję.

Gdy prośba zostanie zaakceptowana, członek zespołu, który ją wysłał, otrzyma powiadomienie e-mailem. Lider zespołu otrzyma również powiadomienie e-mail o urlopie swojego członka zespołu.

22. Czas wolny zatwierdzony e-mail

Jeśli prośba zostanie odrzucona lub wycofana, członek zespołu zostanie również powiadomiony e-mailem.

Krok #6: Wyświetlanie wolnego czasu drużyny

Aby mieć wyraźniejszy przegląd czasu wolnego swojego zespołu i sprawdzić, czy się pokrywają, możesz przejść do zakładki Oś czasu na stronie Czas wolny.

23. Widok osi czasu

Możesz tam sprawdzić, kto będzie miał urlop w następnym tygodniu, lub przefiltrować wyszukiwanie, stosując określony zakres dat.

W każdym razie zostaną wyświetlone tylko osoby, które mają wolny czas w wybranym okresie.

Czas wolny będzie wyświetlany jako linie w kalendarzu w różnych kolorach:

  • Zielony — jeśli urlop jest zatwierdzony
  • Żółty — jeśli wakacje oczekują na zatwierdzenie

Jest też szary na święta (o nich później).

Domyślnie administratorzy w miejscu pracy widzą czas wolny wszystkich, podczas gdy liderzy zespołów widzą tylko urlopy swoje i członków zespołu.

Zwykli użytkownicy (ci bez ról i uprawnień administratora lub menedżera zespołu) mogą również zobaczyć swój wolny czas, a także czas członków swojego zespołu (tj. użytkowników swojego menedżera zespołu).

Możesz jednak umożliwić wszystkim użytkownikom wyświetlanie czasu wolnego w ustawieniach miejsca pracy.

24. Zwykli użytkownicy mogą oglądać czas wolny

Krok #7: Wyświetlanie historii czasu wolnego

Jeśli chcesz zobaczyć historię czasu wolnego członka zespołu jako administrator, możesz to zrobić:

  • Przechodzenie do zakładki Saldo
  • Kliknięcie trzech kropek obok członka zespołu
  • Wybór Historii z menu

Tam będziesz mógł zobaczyć:

  • Wszystkie ich przeszłe i obecne wnioski o zwolnienie, wraz z ich statusem i wszelkimi dodatkowymi uwagami
  • Wszystkie zmiany w ich saldzie, kto je wprowadził, kiedy, a nawet dlaczego (zobaczysz „dlaczego” w sekcji notatek — np. „Dodano dzień z powodu nadgodzin”)
25. Historia salda

Oprócz administratorów nikt inny nie może zobaczyć historii naliczania wszystkich.

Poszczególni członkowie zespołu, którzy są zwykłymi użytkownikami, widzą tylko własne saldo i historię salda. Liderzy zespołów (osoby pełniące rolę menedżera zespołu w aplikacji) widzą saldo i historię sald swoich członków zespołu — ale nie mogą ich edytować.

Jak śledzić zwolnienia lekarskie zespołu w Clockify

Sposób śledzenia zwolnień lekarskich zespołu zależy od polityki dotyczącej zwolnień lekarskich.

Jeśli Twoja polisa zezwala na predysponowaną liczbę dni chorobowych w okresie rozliczeniowym (powiedzmy, 10 dni w roku), możesz wprowadzić politykę zwolnień chorobowych w Clockify w taki sam sposób, jak w przypadku polityki urlopowej.

Jeśli jednak Twój zespół może wykorzystać nieograniczoną liczbę dni chorobowych w zależności od swoich potrzeb, możesz włączyć ujemne saldo w swojej polisie.

26. Zwolnienie chorobowe

Gdy saldo ujemne jest wyłączone, Twój zespół może korzystać tylko ze wstępnie określonej naliczonej liczby dni na zasadę.

Tak więc, jeśli Twoja polityka zwolnień lekarskich zezwala wszystkim na 10 dni w roku, zbiorczo dodajesz 10 dni do salda wszystkich i wyłączasz opcję ujemnego salda.

W ten sposób, gdyby ktoś chciał użyć więcej – po prostu nie byłby w stanie. Aplikacja na to nie pozwalała.

Jednak w przykładzie nieograniczonej polisy możesz włączyć saldo ujemne, aby ludzie mogli prosić o tyle dni, ile potrzebują.

Pozostałe kroki są takie same jak w przykładzie polityki urlopowej.

Śledzenie wakacji w Clockify

Święta to dni wolne od pracy, które często przypadają na szczególny dzień w kalendarzu, taki jak Nowy Rok czy Dzień Niepodległości.

Zanim zaczniesz zarządzać urlopami swojego zespołu, ważne jest, aby zdefiniować standardowe dni robocze w ustawieniach miejsca pracy.

Krok #1: Definiowanie dni roboczych

Domyślnie dni robocze są ustawione od poniedziałku do piątku, gdzie soboty i niedziele są wolne od pracy.

Jeśli jednak Twój zespół stosuje inny harmonogram, możesz zmienić standardowe dni robocze w ustawieniach.

27. Dni robocze

Wskazówka Clockify Pro

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak stworzyć najbardziej efektywny harmonogram dla swojego zespołu, zapoznaj się z następującym artykułem:

  • Jak zrobić harmonogram pracy (+ szablony harmonogramów pracy)

Krok #2: Dodawanie świąt

Dodawanie urlopów jest podobne do dodawania czasu urlopowego.

Wchodzisz na stronę Czas wolny, klikasz ustawienia i wybierasz „Zarządzaj świętami”.

Stamtąd będziesz mógł zdefiniować dowolną liczbę świąt, klikając „Utwórz nowy” i wprowadzając odpowiednie informacje.

28. Tworzenie świąt

Informacje, które musisz określić w odniesieniu do wakacji, obejmują:

  • Nazwa święta (np. Boxing Day)
  • Przypisani (wybierz wszystkich, różne działy lub różne osoby)
  • Okres (dzień lub dłuższy okres)
  • Jeśli święto ma miejsce co roku

Dzięki ostatniej opcji, jeśli twoje wakacje się powtarzają, wystarczy je założyć tylko raz, a będą tam przez kolejne lata.

29. Przykłady z wakacji

Możesz edytować lub usuwać święta, klikając trzy kropki obok ich daty i wybierając odpowiednią opcję.

Krok #3: Przeglądanie wakacji

W widoku osi czasu święta będą wyświetlane jako ciemnoszare obszary w kalendarzu wszystkich osób. W ten sposób możesz odróżnić ich od innych rodzajów czasu wolnego (który będzie zielony, jeśli zostanie zatwierdzony, lub żółty, jeśli będzie w toku).

Natomiast weekendy odznaczają się jaśniejszym odcieniem szarości.

Unosząc się nad ciemnoszarym obszarem, możesz zobaczyć, które to święto.

30. Przeglądanie wakacji

Ważne jest, aby pamiętać, że kiedy ludzie proszą o czas wolny, święta i weekendy (lub inne dni wolne od pracy) się nie liczą.

Rozważmy na przykład następujący scenariusz:

  • Ktoś prosi o urlop od 30 grudnia do 4 stycznia.
  • 31 grudnia i 1 stycznia przypadają w weekend.
  • 3 stycznia to święto.
  • Chociaż technicznie rzecz biorąc, osoba nie będzie pracować przez 6 kolejnych dni, 3 z nich to dni wolne od pracy, więc prosi tylko o 3 dni urlopu.
31. Święta i weekendy nie liczą się jako wakacje

Jak śledzić inne rodzaje urlopów

Jak widać, narzędzie do śledzenia czasu pracy, takie jak Clockify, to najlepszy sposób na śledzenie czasu wolnego pracownika, bez względu na politykę urlopową.

To powiedziawszy, oprócz wakacji, świąt i dni chorobowych, możesz zarządzać wieloma innymi specyficznymi rodzajami urlopów, takimi jak:

  • Urlop macierzyński,
  • urlop żałobny,
  • Urlop bezpłatny lub
  • Urlop ślubny.

Możesz utworzyć dowolną z tych zasad urlopowych w taki sam sposób, jak w przypadku polityki urlopowej opisanej powyżej.

Przyjrzyjmy się teraz bardziej szczegółowym typom czasu wolnego i sposobom ich konfiguracji w Clockify.

Omówimy następujące kwestie:

  • Dni religijne
  • Pół dnia wolnego
  • Nieograniczony WOM
  • Czas wolny w zamian (TOIL)

Jak śledzić dni religijne swojego zespołu?

Ponieważ ludzie mają tendencję do obchodzenia świąt rodzinnych w różnych religiach, firmy czasami decydują się dać swoim pracownikom dzień wolny od religii — poza tymi, które firma już zdefiniowała jako święta.

W ten sposób pracownicy mogą wybrać konkretny dzień, który chcą wykorzystać w ramach polityki „religijnego dnia wolnego”.

Aby wdrożyć tę politykę, masz dwie możliwości.

Pierwszą opcją jest stworzenie polityki dotyczącej dni religijnych w taki sam sposób, jak tworzy się politykę urlopową.

Gdy to zrobisz, przydziel wszystkim członkom zespołu jeden dzień (lub więcej) w ramach polityki i pozwól im wziąć ten dzień wolny, kiedy tylko zechcą.

32. Dni religijne

Inną opcją jest poproszenie wszystkich członków zespołu, aby wybrali konkretną datę, którą mają liczyć jako dzień religijny.

Następnie należy dodać do kalendarza święta specyficzne dla użytkownika, które będą automatycznie liczone jako dni wolne od pracy dla tych pracowników.

33. Tworzenie świąt religijnych

Jak śledzić wolne pół dnia swojego zespołu

Firmy często pozwalają pracownikom wziąć pół dnia wolnego, aby promować lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Może się to przydać, gdy ludzie muszą załatwić pewne sprawy lub zająć się sprawami osobistymi.

Clockify daje możliwość umożliwienia pracownikom wykorzystania urlopu lub innego rodzaju urlopu w ciągu pół dnia.

Aby umożliwić pół dnia wolnego, wystarczy włączyć tę opcję podczas tworzenia odpowiedniej polityki czasu wolnego.

34. Pół dnia wolnego

Jak śledzić nieograniczony WOM swojego zespołu?

Nieograniczony płatny czas wolny to polityka urlopowa, która nie przydziela każdemu pracownikowi określonej liczby dni. Zamiast tego mogą wziąć tyle dni urlopu, ile chcą, o ile ich praca nie ucierpi.

Ta dość liberalna polityka daje każdemu pracownikowi duże zaufanie.

Jednak w praktyce pracownicy zwykle nie mogą po prostu wystartować bez uprzedzenia. Mogą poprosić o czas wolny według własnego uznania. Ale ktoś (zazwyczaj liderzy zespołu) musi ocenić, czy czas wolny pracowników wpłynie na wydajność zespołu.

Dlatego dwie rzeczy są krytyczne podczas tworzenia nieograniczonej polityki PTO w Clockify:

  • Zezwalanie na saldo ujemne
  • Włączanie zatwierdzania wniosków o czas wolny
35. Nieograniczony WOM

W przypadku tego typu zasad nie musisz dodawać określonej liczby dni do salda swoich pracowników — po prostu zezwól na saldo ujemne.

W ten sposób pracownicy będą mogli poprosić o tyle dni, ile chcą, a odpowiednia osoba może następnie zatwierdzić lub odrzucić wniosek.

Jak śledzić czas wolny zespołu (TOIL)

Time off in lieu (TOIL) to polityka czasu wolnego oparta na pracy w godzinach nadliczbowych.

Innymi słowy, jest to rozwiązanie, które umożliwia pracownikom, którzy przepracowali nadgodziny, wzięcie dodatkowego czasu wolnego zamiast otrzymywania wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach.

Zazwyczaj czas wolny pracownika może odpowiadać dokładnemu czasowi, jaki spędził pracując poza normalnymi godzinami.

Załóżmy na przykład, że pracownik ma 7-godzinny dzień pracy i jednego dnia przepracował 9 godzin.

36. Śledzenie nadgodzin

Oznacza to, że tego dnia pracownik przepracował 2 godziny nadliczbowe. Dzięki temu otrzymują 2 godziny TOILI, z których mogą korzystać, kiedy jest im wygodnie.

Kiedy członkowie Twojego zespołu są zobowiązani do śledzenia czasu pracy w Clockify, łatwo jest stworzyć polisę TOIL:

  • Utwórz regularną politykę na swojej stronie Time Off i nazwij ją Time off in lieu (TOIL)
  • Ustaw jednostkę czasu na „Godziny”
  • Ustaw osoby odpowiedzialne za zatwierdzanie wniosków TOIL
  • Zezwól na saldo ujemne
37. Czas zastępstwa (TOIL)

Podobnie jak w przypadku nieograniczonej polityki PTO, nie musisz dodawać żadnej z góry określonej liczby godzin na użytkownika.

Po prostu zezwól na opcję ujemnego salda i pozwól pracownikom zażądać odpowiedniej liczby godzin w oparciu o ich nadgodziny.

Gdy pracownicy poproszą o TOIL, możesz po prostu przejść do ich grafiku i sprawdzić, czy ich przepracowane godziny odpowiadają żądaniu TOIL.

38. Sprawdzanie nadgodzin w grafiku

Jeśli grafik potwierdzi ich prośbę, możesz ją zatwierdzić.

Alternatywnie możesz poprosić pracowników o powiadomienie Cię o nadgodzinach — które możesz następnie dodać ręcznie do ich zasad TOIL po sprawdzeniu ich grafiku. W tej opcji nie musisz dopuszczać do ujemnego salda.

Wskazówka Clockify Pro

Jeśli wolisz płacić swoim pracownikom za nadgodziny zamiast zapewniać im dodatkowy czas wolny, możesz skorzystać z naszych kalkulatorów, aby w łatwy sposób ustalić ich wynagrodzenie:

  • Kalkulatory wynagrodzenia za nadgodziny

Podsumowanie: śledzenie czasu wolnego zespołu jest łatwe dzięki Clockify

Bez względu na to, jak szczegółowe są Twoje zasady PTO, możesz łatwo śledzić czas wolny swojego zespołu w Clockify. Dzieje się tak, ponieważ aplikacja zapewnia różnorodne opcje i funkcje, które pozwalają dostosować politykę do konkretnych potrzeb.

Niezależnie od tego, czy chcesz śledzić czas wolny swoich pracowników w godzinach, dniach, a nawet pół dnia, możesz to zrobić.

Możesz tworzyć dowolną liczbę polityk, a nawet dostosowywać je do konkretnych działów i poszczególnych użytkowników.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pokazał Ci, jak najlepiej używać Clockify jako narzędzia do śledzenia czasu wolnego dla Twojego zespołu.

️ Czy odliczasz czas wolny swojego zespołu? Czy wypróbowałeś Clockify do śledzenia urlopów Twoich pracowników? Chcielibyśmy usłyszeć twoje myśli. Napisz do nas na [email protected], a my możemy zamieścić Twoje komentarze w tym lub innym poście na blogu.