Kompletny przewodnik po tym, jak w pełni wykorzystać wersje demonstracyjne produktów

Masz ograniczony czas, aby zobaczyć oprogramowanie w akcji przed zakupem. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby jak najlepiej wykorzystać prezentacje produktów.

Prezentacje oprogramowania na żywo są niezwykle cennym źródłem informacji przy rozważaniu nowego oprogramowania biznesowego. Jednak wiele osób ogląda prezentacje produktów jako pasywni widzowie i dlatego nie czerpie z nich zbytniej wartości.

Bądź aktywnym uczestnikiem i przygotuj się na demo, aby uzyskać z niego więcej. Zostawisz swoje wersje demonstracyjne z dodatkowymi informacjami o tym, jak oprogramowanie będzie działać w Twojej konkretnej firmie i może pomóc w zaspokojeniu Twoich potrzeb.

W tym artykule omówimy, co należy zachować na pierwszym miejscu w demach oprogramowania. Ustalając plan demonstracji, możesz mieć pewność, że dostawca odpowie na Twoje pytania i potrzeby, a Ty będziesz czuć się pewniej przy ostatecznym wyborze oprogramowania.

Stwórz plan prezentacji swoich produktów, który obejmuje te 4 kluczowe tematy

Prezentacje oprogramowania zabierają cenny czas i czasami może się wydawać, że nie masz kontroli nad procesem. Planując z wyprzedzeniem kluczowe tematy, które chcesz omówić, możesz poprowadzić dostawcę, aby pokazał Ci, jakie funkcje oprogramowania będą dla Ciebie najważniejsze, i zachęcić do bardziej dostosowanego doświadczenia.

Ustal wcześniej plan zawierający wszystkie kwestie, które chcesz uwzględnić, w tym:

1. Wyróżniki produktu

Pod koniec procesu demonstracyjnego najważniejsze pytanie, na które należy odpowiedzieć, brzmi: „Który produkt najlepiej pasuje do mojej firmy?” W tym celu musisz zobaczyć, które produkty wyróżniają się z tłumu w oparciu o Twoje potrzeby biznesowe.

• Łatwość użycia: Wybrane oprogramowanie powinno być stosunkowo łatwe do przyjęcia przez Twój zespół. Zwróć szczególną uwagę na projekt każdego rozwiązania i jego intuicyjność dla nowych użytkowników.
• Interfejs użytkownika: prawdopodobnie będziesz spędzać dużo czasu z tym oprogramowaniem, więc potrzebujesz intuicyjnego interfejsu użytkownika. Wielu użytkowników preferuje również oprogramowanie, które jest estetyczne.
• Integracje: Jeśli Twoja firma korzysta już z innego rodzaju oprogramowania, które chcesz połączyć z nowym produktem, koniecznie zapytaj dostawcę, jakie integracje obsługuje dany produkt. Zastanów się, jak działają integracje, zwłaszcza jeśli potrzebujesz wbudowanej integracji zamiast po prostu łączyć się za pomocą narzędzia integracyjnego innej firmy.
• Funkcje: Dostawcy oprogramowania będą rozmawiać o „najlepszych” funkcjach produktu, ale mogą one nie obejmować tego, do czego oprogramowanie jest potrzebne. Ważne jest, aby mieć listę funkcji, które dostawca oprogramowania powinien omówić w swojej prezentacji. Poproś, aby zobaczyć swoje niezbędne funkcje w akcji.
• Dostosowanie: W razie potrzeby dowiedz się, czy oprogramowanie można dostosować do Twoich potrzeb. Sprzedawcy mogą, ale nie muszą chcieć współpracować z Tobą w zakresie dostosowywania. Jeśli sprzedawca obiecuje, że doda coś dla ciebie, poproś go o umieszczenie tej obietnicy w umowie.

2. Całkowity koszt posiadania

Ceny to często pierwsze pytanie, jakie zadają firmy szukające oprogramowania. To zrozumiałe. Ale użyteczna odpowiedź to coś więcej niż tylko cena naklejki. Musisz znać całkowity koszt posiadania. Obejmuje to koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania oprogramowania.

• Zakupy: Zapytaj o ceny i, jeśli istnieją poziomy cenowe, co obejmuje każdy poziom. Zapytaj również o dodatkowe opłaty za zakup, takie jak opłaty za dodatkowych użytkowników lub pojemność danych. Wielu sprzedawców oferuje zniżki dla osób płacących rocznie (zamiast miesięcznych) lub dla organizacji non-profit, więc zapytaj o sposoby obniżenia ceny.
• Wdrożenie: Zapytaj o wszelkie przewidywane koszty wdrożenia, na przykład, czy dostawca pobiera opłaty za instalację (w przypadku rozwiązań lokalnych) lub szkolenie.
• Konserwacja: Zapytaj, czy sprzedawca pobiera opłaty za aktualizacje po zakupie lub za bieżącą obsługę klienta i wsparcie. Jeśli oprogramowanie będzie korzystało z serwera dostawcy, zapytaj o powiązane opłaty za energię lub użytkowanie. Musisz również wiedzieć, czy są jakieś inne koszty dla użytkowników końcowych, które powinieneś przewidzieć.

3. Wsparcie dostawcy

Czy po zakończeniu zakupu będziesz sam? Jeśli tak, czy czujesz się z tym komfortowo? Zdecyduj z wyprzedzeniem, jakiego poziomu obsługi klienta będzie potrzebować Twoja firma i czy chcesz za to dodatkowo zapłacić.

• Szkolenie: Zapytaj swojego lidera demonstracji, czy szkolenie jest uwzględnione, a jeśli tak, jak to działa i co obejmuje. Jeśli dostępne jest szkolenie, dowiedz się, czy dotyczy ono wybranych użytkowników, czy całego zespołu. Możesz również zapytać o typowe punkty sporne dotyczące onboardingu pracowników i jak im przeciwdziałać. Jeśli masz wewnętrzny zespół IT, porozmawiaj z nim przed prezentacjami, na wypadek gdyby mieli jakieś pytania techniczne dotyczące implementacji, które chcieliby, abyś zadał dostawcom.
• Wsparcie: Niektórzy dostawcy pobierają dodatkowe opłaty za różne poziomy obsługi klienta (takie jak tylko poczta e-mail lub pomoc telefoniczna). Zapytaj swojego lidera demonstracji o poziomy usług i ich koszt. Pamiętaj, aby wyjechać z poczuciem logistyki usługi, na przykład czy wsparcie jest dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, tylko w określonych godzinach lub w innej strefie czasowej.

4. Dane i prywatność

Firmy ryzykują utratę znacznej sumy pieniędzy z powodu naruszenia bezpieczeństwa danych, nie wspominając o znaczącym i trwałym wpływie na zaufanie klientów. Dlatego ważne jest, aby oprogramowanie, z którego korzystasz, poważnie podchodziło do bezpieczeństwa Twoich danych i danych klientów.

• Bezpieczeństwo: Zapytaj, jakiego rodzaju zabezpieczenia stosuje dostawca dla swoich baz danych i jakie procesy stosuje w celu ochrony Twoich informacji.
• Zgodność: Jeśli masz międzynarodową bazę klientów, zapytaj o zgodność z RODO. Jeśli prowadzisz działalność w Stanach Zjednoczonych, zapytaj, czy do 2020 r. zostanie złożona skarga CCPA, kiedy wejdzie w życie prawo stanu Kalifornia.

Nie przesadzaj z prezentacjami produktów

Uczestnictwo w zbyt wielu demonstracjach oprogramowania spowoduje, że będą one działać razem, a także zabierze cenny czas z dala od codziennych obowiązków zespołu. Demo najlepiej nadaje się do dokładnego poznania trzech do pięciu najlepszych programów.

Nie pakuj zbyt wielu dem w jeden dzień. Zaplanuj nie więcej niż dwa dema dziennie i nie więcej niż pięć w sumie. Skupiając się tylko na swojej krótkiej liście, będziesz lepiej przygotowany do dokonania ostatecznego wyboru po pokazach.