Jak skonfigurować zespół marketingowy do pracy zdalnej?

Opublikowany: 2022-06-12

W ciągu ostatniej dekady nastąpił duży wzrost liczby firm wykorzystujących pracę zdalną dla swoich pracowników w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin. Wiele firm jest obecnie tworzonych i działa całkowicie online.

Jednak nie każda firma jest przygotowana do pracy zdalnej. A ze względu na ogólnoświatowe środki ostrożności związane z koronawirusem, prawie każda branża musi liczyć się z pracą zdalną i telepracą, starając się utrzymać jak najsprawniejszą działalność biznesową.

To może być przerażający czas z dużą niepewnością, ale w większości miejsc nadal istnieje możliwość utrzymania względnie normalnego życia bez ryzyka dla zdrowia. Wymagana jest zmiana sposobu realizacji zadań.

W marketingu może to być dużym wyzwaniem. Częścią sukcesu jest ułożenie planu na to, z czym się zmagasz i jak go rozwiązać.

Oto niektóre z wyzwań, przed którymi stoją obecnie marketerzy, i niektóre narzędzia, których mogą używać (jeśli jeszcze tego nie robią), aby utrzymać swój zespół na tej samej stronie i produktywność.

Jakie są wyzwania związane z pracą zdalną?

Za każdym razem, gdy nastąpi przerwa w zwykłej rutynie, wszelkie niedociągnięcia lub dziury w procesie przepływu pracy zostaną ujawnione. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy zespół przechodzi od ścisłej współpracy w jednym miejscu do współpracy zdalnej.

Zdalne zarządzanie zespołem

Jeśli Twój zespół nie jest przyzwyczajony do widywania się na czacie, mądrym pierwszym krokiem dla menedżera będzie połączenie konferencyjne zespołu w celu ustalenia oczekiwań i przepływów pracy. Jaki jest nasz proces zatwierdzania? Na jakiej platformie współpracujemy?

Wiele z tego powinno być po prostu przeglądem obecnego procesu, ale gdy odchodzisz od interakcji twarzą w twarz, ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją, w jaki sposób pasują do przepływu pracy.

Produktywność i motywacja zespołu

Jeśli zespół przyzwyczaja się do pracy zdalnej jako nowej normy – przynajmniej na jakiś czas – ważne jest również, aby wszyscy byli na duchu i aby czuli się połączeni. Niech członkowie zespołu oprowadzą pokrótce, skąd pracują, lub opracują jeden czat grupowy, który jest tylko zabawą, dyskusją niezwiązaną z pracą, którą ludzie normalnie prowadziliby podczas lunchu.

Dla osób, które nie są przyzwyczajone do pracy zdalnej, może to być bardzo izolujące, a to uczucie ostatecznie ograniczy to, jak dobrze mogą wykonywać swoją pracę. Dla menedżerów ważne jest, aby oprócz wyzwań technologicznych, które przyniosła ta pandemia, wnieść jak najwięcej człowieczeństwa do nowego środowiska pracy.

Praca drużynowa

Wszystkie rozmowy muszą przejść online, a role i oczekiwania muszą być jasno określone. Jest to jeden obszar, który wymaga dużego wysiłku od kierowników zespołów i liderów, ponieważ jeśli wymaga zbyt wiele wysiłku, aby wszyscy byli na tej samej stronie, przepływ pracy całkowicie zwalnia.

W przypadku członków zespołu, którzy nie są przyzwyczajeni do pracy zdalnej, pierwsze pytanie brzmi, skąd chcą pracować? Wiele osób jest szczęśliwych i produktywnych, wylegując się cały dzień w domu w piżamie, ale dla innych może to być zbyt rozpraszające, aby cokolwiek osiągnąć.

Czy mają w domu pokój biurowy? Czy chcą iść do kawiarni lub biblioteki? To osobisty wybór, ale członkowie zespołu mogą udzielać sobie nawzajem porad i porównywać notatki na temat tego, jak lubią pracować poza biurem.

Przejrzyste procesy i dokumentacja

Jeśli jakakolwiek praca ma zostać wykonana, nadal potrzebne są solidne procesy. Czy wiesz, gdzie się udać, aby je znaleźć?

Według Content Marketing Institute ponad 60% marketerów B2B nie ma udokumentowanej strategii treści. Bez planu, gdzie Twój zespół się obraca w czasach kryzysu?

Jeśli nie wiesz, to jest czas, aby ułożyć plan i zmienić rzeczy na lepsze. Pomoże ci to nie tylko teraz, ale także w przyszłości, ponieważ to samo badanie cytuje te z najbardziej udanych marketerów, 65% ma udokumentowaną strategię treści.

Jakie są odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej?

Dzisiejszego marketingu nie da się skutecznie realizować bez technologii, więc marketerzy z pewnością znają niektóre narzędzia martech. Pytanie i główne wyzwanie w tej chwili brzmi: czy marketerzy są w stanie z powodzeniem korzystać z tych narzędzi w ściśle odległych warunkach?

Co więcej, czy zespoły mają wystarczającą liczbę miejsc dla użytkowników w swoich narzędziach? Czy są jasne uprawnienia? Czy członkowie zespołu mogą bezpiecznie łączyć się poza biurem?

To były już ważne pytania, ale teraz są konieczne. Ponieważ jeśli odpowiedzi brzmią „Nie” lub „Nie wiem”, to może nie być możliwe kontynuowanie działalności w normalnym tempie.

Więc jakich narzędzi potrzebujesz, aby korzystać?

Narzędzia komunikacyjne

Zaczynając od podstaw, jak zespoły komunikują się ze sobą? W tym miejscu każdy, kto ma swoją preferowaną opcję, może powodować problemy, ponieważ ta sama rozmowa może odbywać się w trzech różnych miejscach w tym samym czasie, bez wiedzy innych członków zespołu.

Niezależnie od używanego narzędzia ważne jest, aby zaangażować wszystkich na pokład, aby było jedno miejsce do rozmowy. Jedna opcja, Slack, doskonale nadaje się do łatwego zarządzania wieloma wątkami, zarówno czatami grupowymi, jak i jeden na jednego.

Jest też Google Talk – często określany jako Gchat – jako opcja, którą wiele osób już zna, a dla zespołów content marketingu, które mają narzędzie do publikowania, czy to Socialbakers, czy inna opcja, istnieje możliwość łatwego przedyskutowania pomysłu lub edytować w wydawcy.

W przypadku połączeń konferencyjnych lub innych potrzeb wideo, wiele osób pracujących w domu – #wfh – odkryło niedawno funkcję Zoom „Dostosuj mój wygląd”, która działa jako wbudowany filtr na Instagramie. Inną opcją wideo jest Google Hangouts, która łączy wiadomości wideo i czat i dobrze łączy się w przypadku zespołów już korzystających z G-Suite.

Narzędzia do zarządzania projektami

Po ustaleniu, gdzie i jak się komunikujesz, czy wiesz, gdzie śledzisz i monitorujesz swoją pracę?

Chociaż początkowo koncentrujemy się na kontynuowaniu i dokończeniu tego, co jest obecnie zaplanowane, wiele osób będzie pracować zdalnie na tyle długo, że będą musieli wdrożyć całkowicie nowe plany.

Ponownie, wiele z tych narzędzi martech może być czymś, o czym marketerzy już słyszeli lub trochę używali, ale teraz są one niezbędne. Kiedy lider zespołu nie może podejść do czyjegoś biurka, aby poprosić o aktualizację, musi wymyślić wersję cyfrową.

Dla tych, którzy mają solidne narzędzie, takie jak Socialbakers, możliwe jest monitorowanie aktualizacji statusu i wszystkiego na platformie. Istnieje jednak również wiele konkretnych narzędzi do tego celu.

Monday, Asana i Basecamp to opcje, które pozwalają zespołom tworzyć przepływy pracy i monitorować projekty krok po kroku, a także w razie potrzeby integrować się z innymi aplikacjami. Jak wspomniano wcześniej, ważne jest, aby menedżerowie upewnili się, że mają wystarczającą liczbę stanowisk użytkowników i odpowiednie uprawnienia dla całego zespołu.

Bezpieczeństwo

Zapewnienie bezpieczeństwa sieci jest o wiele łatwiejsze, gdy wszyscy pracują w jednym biurze w jednej sieci Wi-Fi. Ale kiedy zespół musi rozprzestrzenić się i korzystać z zewnętrznych sieci Wi-Fi, zwłaszcza tych publicznie dostępnych w kawiarniach lub sieciach domowych, które nie są prawidłowo skonfigurowane, bezpieczeństwo sieci staje się krytyczne, a uwierzytelnianie dwuskładnikowe jest koniecznością dla nowoczesnych technologii.

Aplikacja taka jak OneLogin lub Okta jest ważna, aby upewnić się, że nie jesteś zagrożony wirusem komputerowym, który może spowodować dalsze komplikacje. I, podobnie jak wiele z tych narzędzi, jest to coś, co powinno być już wcześniej zaimplementowane lub rozważone.

Więc jeśli tak nie było, teraz jest czas, aby to naprawić, aby przyszłość była bezpieczniejsza.

Platforma Socialbakers i praca zdalna

Dzięki Socialbakers zespoły mogą mieć przejrzysty dostęp i kontekstowe zrozumienie przepływów pracy, których są częścią, dzięki czemu mogą lepiej wykonywać swoją część zadań. Platforma pozwala również na dużą integrację z systemami i kanałami komunikacji, z których już korzystają zespoły.

Wszyscy zaangażowani w marketing w mediach społecznościowych mogą spotkać się z Socialbakers: kreatywni, projektanci, copywriterzy, menedżerowie mediów społecznościowych, zespoły ds. treści itp. Wiele marek podkreślało, że ważne jest, aby maszyny treści działały, ponieważ ich wyłączenie w tym czasie nie zapewnić każdemu bezpieczeństwo i szkodzić biznesowi.

Marketing zawsze był dziedziną otwartą na dostosowywanie się do wszystkiego, co jest potrzebne. W obecnej chwili oznacza to stworzenie planu pracy zdalnej, który utrzyma wszystko w ruchu bez narażania czyjegoś zdrowia.

Socialbakers to przyjazna dla użytkownika platforma i intuicyjna dla tych, którzy dopiero zaczynają, idealna do łatwego zwiększania liczby nowych użytkowników i osób niebędących użytkownikami/interesariuszami, którzy mogą po prostu chcieć praw do oglądania. Jest to świetne rozwiązanie dla działów marketingu, których zespoły są rozsiane po całym świecie, co oznacza, że jest również idealne dla zespołów, które nagle komunikują się wyłącznie cyfrowo.

Na wynos

Co zrozumiałe, obecnie skupiamy się głównie na tym, aby jak najlepiej wykorzystać obecną sytuację i jak najlepiej pracować. Może to jednak być również okazją do rozwoju i doskonalenia się jako zespół.

Na początek, wszelkie luki w przepływie pracy i ogólnych kanałach komunikacji powinny być naprawione w sposób, który działa, niezależnie od tego, czy ludzie znajdują się w tym samym budynku. To jedna z zalet pracy w branży cyfrowej.

Niezależnie od tego, czy chodzi o przyjęcie nowych narzędzi, czy zmianę metod zarządzania, każdy potencjalny chaos jest również okazją do poprawy.

Nic z tego nie jest łatwe, ale jeśli masz szczęście, że nie musisz bezpośrednio zajmować się chorobą, jest to bardziej niedogodność niż cokolwiek innego. I nie zapomnij poprosić o pomoc, ponieważ wiele osób, które znasz, od lat pracuje w domu i ma duże doświadczenie, którym możesz się podzielić.

Co do reszty, znajdź miejsce pracy, które najlepiej Ci odpowiada i postaraj się jak najlepiej wykorzystać nową normalność (przynajmniej na razie).