7 prostych kroków, aby skonfigurować system telefoniczny VoIP w domu lub w biurze

Coraz więcej firm rozważa przejście na VoIP.
Tańsze miesięczne rachunki i bardziej zaawansowane funkcje są atrakcyjne, ale niektóre firmy wciąż wahają się, czy to zrobić.
Uważają, że koszty sprzętu są zbyt drogie lub że konfiguracja wszystkiego będzie czasochłonnym i trudnym procesem.
Ale jeśli przygotujesz się i wybierzesz odpowiedniego dostawcę, przejście na system telefoniczny w chmurze może być bezproblemowe.
Pokażemy Ci dokładnie, jak skonfigurować VoIP dla Twojej firmy, obniżyć koszty początkowe i jak najlepiej wykorzystać nowy system telefoniczny VoIP.
Dowiedz się, jak skonfigurować system telefoniczny VoIP, krok po kroku.

1. Przetestuj swoją sieć i połączenie internetowe
2. Zainwestuj w odpowiedni sprzęt VoIP
3. Znajdź dostawcę VoIP z odpowiednimi funkcjami
4. Jak uzyskać firmowy numer telefonu
5. Skonfiguruj swój system telefoniczny VoIP
6. Przetestuj swoje nowe linie VoIP
7. Wyszkol swój personel, aby jak najlepiej wykorzystać funkcje VoIP

Czym różni się system telefoniczny VoIP?

Zanim przejdziemy do szczegółów, musimy ustalić, co odróżnia telefon Voice over Internet Protocol ( VoIP ) od telefonu analogowego.
Telefon analogowy łączy się bezpośrednio z publiczną komutowaną siecią telefoniczną (PSTN) za pośrednictwem dedykowanych linii naziemnych. Rozmowy telefoniczne są ułatwiane przez lokalną firmę telekomunikacyjną, w rzeczywistości wymagają bezpośredniego podłączenia do gniazda telefonicznego.

Telefony IP łączą się z siecią telefoniczną za pośrednictwem operatora VoIP za pośrednictwem Internetu . Zamienia dźwięk w pakiety danych i przesyła je za pomocą protokołu internetowego (IP). Centrum danych dostawcy przekształca następnie sygnały na analogowe i przekazuje je do sieci PSTN.
Ponieważ telefony SIP nie wymagają dedykowanych linii stacjonarnych, łatwiej jest skalować biuro za pomocą VoIP. W przypadku tradycyjnego systemu telefonicznego, aby udostępnić usługę telefoniczną wielu pracownikom, wymagana jest lokalna centrala PBX .

Teraz, gdy już wiesz, czym jest VoIP, omówmy, jak rozpocząć konfigurację systemu telefonicznego VoIP. Jeśli nauczysz się lepiej.

1) Przetestuj swoją sieć i połączenie internetowe

Możesz być zaniepokojony tym, ile pasma wykorzystuje VoIP , ale praktyczna zasada to wysyłanie i pobieranie około 100 kb/s na linię.
Większość dostawców usług internetowych oferuje obecnie prędkości gigabitowe w swoich planach biznesowych. Twoje obecne połączenie jest więc najprawdopodobniej wystarczająco szybkie dla systemu telefonicznego VoIP. Jedynym zastrzeżeniem jest to, że niektóre połączenia domowe mają znacznie wolniejsze prędkości przesyłania , takie jak niektóre połączenia DSL.
Oprócz szybkości problemy wpływające na jakość połączeń VoIP są często związane z niestabilnością połączenia. Jitter i utrata pakietów to dwie metryki do zbadania. Preferowane jest przewodowe połączenie internetowe, takie jak światłowód lub kabel. Kuchenka mikrofalowa i inne opcje są zbyt niestabilne.
Twój sprzęt sieciowy może również stać się wąskim gardłem. Jeśli router lub sieć nie są w stanie obsłużyć ruchu szczytowego, mogą wystąpić zakłócenia dźwięku lub inne problemy, takie jak przerwane połączenia. Wi-Fi działa dobrze w większości przypadków, ale połączenie przewodowe jest zawsze lepsze.
Wykonaj test szybkości VoIP, aby przetestować swoją sieć i zidentyfikować potencjalne problemy. Wyniki dadzą Ci dobre wyobrażenie, czy Twoje połączenie może obsłużyć instalację VoIP.
Możesz również zapoznać się z konfiguracją Quality of Service (QoS) w celu nadania priorytetu pakietom i danym VoIP. W ten sposób ruch głosowy znajduje się nad ruchem takim jak YouTube czy Netflix, zapewniając mniejsze opóźnienia i utratę pakietów.

2) Zainwestuj w odpowiedni sprzęt VoIP

Jeśli masz już dostawcę VoIP, następnym krokiem w konfiguracji VoIP jest inwestycja w sprzęt VoIP. Ponieważ VoIP stał się standardem dla firm w ciągu ostatnich kilku lat, istnieje wiele najnowocześniejszych opcji. Obejrzyj poniższy film, aby zapoznać się z krótkim zestawieniem rodzajów sprzętu potrzebnego do uruchomienia i uruchomienia systemu VoIP.

Jeśli chcesz, aby Twoje rozmowy telefoniczne brzmiały świetnie, powinieneś zainwestować w wysokiej klasy telefon stacjonarny VoIP , taki jak Polycom VVX601. Dostępne są również tańsze opcje dla obu telefonów stacjonarnych, jeśli wszystko, czego potrzebujesz, to wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych.
Zestawy słuchawkowe VoIP doskonale uzupełniają Twój telefon biznesowy, dzięki czemu możesz chodzić podczas rozmów. Agenci będą mieć dostęp do swoich rąk, aby wyszukać informacje o klientach, porozmawiać ze swoim zespołem lub dodać notatki do CRM.

Chcesz zachować stare telefony stacjonarne? Użyj adaptera VoIP

Jeśli chcesz korzystać z istniejącego sprzętu telefonicznego w biurze, nadal możesz go używać z VoIP. Za pomocą adaptera telefonu analogowego (ATA) możesz przełączyć się na VoIP i zachować wszystkie telefony analogowe. Adapter VoIP działa między telefonami a siecią , digitalizując sygnały analogowe.
Ponieważ nie zmieniasz żadnego sprzętu, wszyscy pracownicy wiedzą już, jak obsługiwać telefony. Nie będziesz musiał szkolić swoich pracowników.

Zminimalizuj koszty sprzętu dzięki softfonom

Innym sposobem na obniżenie kosztów jest rozważenie użycia biznesowej aplikacji telefonicznej zamiast telefonu stacjonarnego. Te aplikacje są również znane jako telefony programowe. Softphone można pobrać na komputer lub smartfon.
Ponieważ VoIP korzysta z Internetu, nie potrzebujesz dedykowanego sprzętu. W ten sposób możesz pominąć niektóre etapy instalacji telefonu biurowego .
Softphone to oprogramowanie lub aplikacja mobilna, która umożliwia odbieranie i wykonywanie połączeń telefonicznych. Działa jak zwykły telefon do obsługi połączeń telefonicznych. Dzięki usłudze VoIP możesz wybierać numery w dowolnej sieci telefonicznej lub komórkowej.
Dzięki aplikacji Nextiva na komputer wszystko, czego potrzebujesz do efektywnej obsługi połączeń, to wysokiej jakości zestaw słuchawkowy USB lub Bluetooth. Jeśli korzystasz z laptopa, masz już mikrofon i głośniki gotowe do natychmiastowych połączeń telefonicznych. Aplikacja Nextiva jest również dostępna na dowolne urządzenie z systemem Android lub iOS, dzięki czemu Twój zespół może obsługiwać połączenia biznesowe na swoich telefonach komórkowych.

3) Znajdź dostawcę VoIP z odpowiednimi funkcjami

Przejście na VoIP oznacza nie tylko wymianę telefonu stacjonarnego. To także okazja do przeniesienia komunikacji biznesowej w XXI wiek bez dodatkowych kosztów.
Pod koniec 2019 r. przeprowadziliśmy ankietę wśród ponad 1000 profesjonalistów na temat komunikacji biznesowej i wykorzystaliśmy zebrane informacje do stworzenia Raportu o stanie komunikacji biznesowej 2020 . Jednym z kluczowych wniosków było stwierdzenie, że więcej niż jedna na trzy firmy straciła klientów z powodu błędów komunikacji wewnętrznej.
Odpowiedni dostawca VoIP pomoże Ci przezwyciężyć takie problemy. Twoja firma otrzyma funkcje, których potrzebujesz, aby wyeliminować silosy i stworzyć wydajną komunikację międzydziałową.
Możesz uzyskać CRM, analitykę połączeń i ujednoliconą komunikację, a nie tylko usługę telefoniczną. Więc zanim dokonasz wyboru, upewnij się, że dostawca ma odpowiednie funkcje, których potrzebuje Twoja firma.
Poniżej wymieniono niektóre funkcje VoIP, które oferuje Nextiva:

• Zaawansowane kierowanie połączeń: Kieruj połączenia przychodzące do dostępnych agentów w Twojej firmie dzięki elastycznym zasadom.
• Automatyczna sekretarka : powitaj połączenia przychodzące z nagraną wiadomością i opcjami, które pomogą im skierować ich do właściwego działu.
• Call Analytics : uzyskaj dostęp do szczegółowych raportów, które pokazują wydajność poszczególnych agentów i call center.
• Call Pop : wyświetlaj automatycznie istotne informacje o dzwoniących podczas odbierania połączeń przychodzących.
• Wbudowany CRM : wspieraj swoich klientów i wyposaż swoje zespoły sprzedażowe w jeden widok klienta.
• IVR : Interactive Voice Response wykorzystuje rozpoznawanie mowy, aby pomóc klientom dotrzeć do właściwego działu i rozwiązać proste problemy.
• Poczta głosowa na tekst : popraw efektywność odpowiadania na pocztę głosową, odbierając ją za pośrednictwem wiadomości SMS.
• Tanie połączenia międzynarodowe : Stawki za połączenia międzynarodowe Nextiva zaczynają się już od 0,01 USD za minutę.

Dla przedsiębiorstw oferujemy również ujednoliconą komunikację i bardziej zaawansowane funkcje, takie jak szyfrowanie połączeń. W szczególności sieć Nextiva posiada liczne redundantne centra danych, które zapewniają Twojej organizacji wysoką niezawodność i wydajność niezbędną do skalowania.

4) Jak uzyskać numer telefonu służbowego?

W zależności od dostawcy VoIP lokalny numer telefonu może być dołączony do dowolnego wybranego planu VoIP. Tak jest w przypadku Nextiva.
Masz kilka sposobów na uzyskanie numeru telefonu do swojej firmy. Jeśli już go masz, przeniesiesz go. W przeciwnym razie możesz wybrać dostępny numer lokalny lub numer bezpłatny.

Różne rodzaje numerów telefonów:

• Lokalne numery telefonów: lokalny numer telefonu jest idealny dla małych firm i firm o ograniczonym obszarze rynku. Numery lokalne są zwykle bezpłatne, ale mogą kosztować do 10 USD miesięcznie.
• Bezpłatne numery telefonów: Bezpłatny numer to numer 800 niezależny od lokalizacji i może wydawać się bardziej profesjonalny i godny zaufania dla Twoich klientów. Twoi klienci nie będą musieli płacić, dzwoniąc na Twoje linie wsparcia. Bezpłatny numer zazwyczaj kosztuje około 10 USD miesięcznie.
• Vanity Numbers: Vanity Numbers to zazwyczaj zapadające w pamięć bezpłatne numery, które zawierają określone słowa, na przykład 1-800-FLOWERS. Te liczby zwykle kosztują od 10 do 50 USD miesięcznie. Aby zapewnić rozpoznawalny numer, konieczne może być również kupienie numeru od zewnętrznego dostawcy.

Nextiva udostępnia lokalne numery firmowe dla wszystkich stanów USA, a także oferuje numery bezpłatne i wirtualne.
Powiązane: Jak uzyskać numer telefonu służbowego?
Jeśli nie chcesz nowego numeru, Nextiva zapewnia bezpłatne przeniesienie, dzięki czemu możesz zachować swoje dotychczasowe numery telefonów bez dodatkowych kosztów.

Zachowaj swój dotychczasowy numer biznesowy dzięki przeniesieniu

Przenoszenie numerów to sposób przenoszenia numerów telefonów od dotychczasowego usługodawcy do nowego. Przenoszenie numeru obsługujemy za darmo dla wszystkich klientów Nextiva.
Aby przenieść dowolny numer do Nextiva, wykonaj trzy proste kroki poniżej.

1. Wybierz swój biznesowy abonament telefoniczny. Wybierz plan pasujący do Twojej firmy dzięki zaawansowanym funkcjom.
2. Poproś o numery tymczasowe. Daj nam znać, że potrzebujesz numerów tymczasowych, a my przygotujemy je pierwszego dnia. Możesz skonfigurować przekierowanie połączeń ze swoim starym dostawcą i od razu zacząć korzystać z Nextiva.
3. Wypełnij list agencyjny (LOA). Podaj wszystkie niezbędne dane, aby nasz personel mógł obsłużyć proces przenoszenia u Twojego starego dostawcy.

Po zakończeniu tego procesu nasz zespół zajmie się przeniesieniem w ciągu 10-20 dni roboczych. Będziemy Cię informować o jego statusie, dzięki czemu przejście na VoIP jest łatwe i bezproblemowe.

5) Skonfiguruj swój system telefoniczny VoIP

Gdy masz już dostawcę i sprzęt, nadszedł czas, aby zakończyć konfigurację w Twoim biurze. Konkretne kroki zależą od sprzętu i liczby pracowników.

Sprzedajemy tylko telefony i aparaty gotowe do podłączenia. Poniżej przedstawiamy prosty proces uruchomienia i uruchomienia usługi VoIP. Jeśli korzystasz z usług innych dostawców lub kupujesz telefony od strony trzeciej, proces może wymagać dodatkowych kroków.

Jak skonfigurować telefony stacjonarne i słuchawki VoIP?

Niezbędne kroki zależą od zakupionego modelu i konfiguracji sieci. Po zainstalowaniu standardowego przełącznika sieciowego proces konfiguracji jest prosty. Jeśli masz Power over Ethernet (PoE), sygnał elektryczny jest przesyłany jednym przewodem, co oszczędza Ci konieczności korzystania z zasilacza sieciowego.

Telefony stacjonarne lub słuchawki VoIP bez PoE:

• Podłącz zasilacz sieciowy do gniazdka, a następnie podłącz go do bazy telefonu lub słuchawki.
• Podłącz telefon IP do przełącznika lub routera za pomocą kabla CAT5e lub CAT6.
• Poczekaj, aż telefon się zainicjuje, a następnie sprawdź sygnał wybierania.

Jeśli masz router obsługujący technologię Power over Ethernet (PoE), proces jest nieco inny, ale jest jeszcze szybszy.

Telefony stacjonarne VoIP do routerów obsługujących PoE:

• Połącz telefony z przełącznikiem lub routerem z obsługą PoE za pomocą kabli Ethernet. Zachowaj zalecaną maksymalną długość dla skrętki o długości 328 stóp.
• Po podłączeniu telefon powinien się włączyć. Powinien automatycznie nawiązać połączenie z operatorem VoIP.

Jak skonfigurować zestawy słuchawkowe VoIP

Nie wszystkie zestawy słuchawkowe oferują funkcję odpowiedzi jednym dotknięciem. Aby z niego korzystać, potrzebujesz nowoczesnego zestawu słuchawkowego z obsługą jednym dotknięciem i podłącz go za pomocą kabli Electronic Hook Switch (EHS).

Bezprzewodowe zestawy słuchawkowe i telefony VoIP z obsługą kabla EHS:

1. Podłącz zasilacz sieciowy do najbliższego gniazdka i do bazy zestawu słuchawkowego.
2. Podłącz kabel EHS do bazy zestawu słuchawkowego.
3. Podłącz drugi koniec do telefonu stacjonarnego do portu sieciowego zestawu słuchawkowego i portu EHS. Aby uzyskać bardziej szczegółowe instrukcje, postępuj zgodnie z instrukcją obsługi EHS.
4. Załóż zestaw słuchawkowy i naciśnij przycisk odbioru/zakończenia połączenia, aby sprawdzić połączenie.

W przypadku przewodowych zestawów słuchawkowych, które korzystają ze zwykłego gniazda telefonicznego, proces jest jeszcze prostszy.

Zestawy słuchawkowe i telefony stacjonarne z gniazdami/portami słuchawkowymi:

1. Podłącz gniazdo kabla słuchawkowego do oznaczonego portu zestawu słuchawkowego za pomocą kabla do bezpośredniego połączenia. Wiele modeli oznacza port zestawu słuchawkowego małą ikoną po lewej stronie.
2. Załóż zestaw słuchawkowy i naciśnij przycisk odbioru/zakończenia połączenia, aby sprawdzić sygnał wybierania.
3. Wykonaj połączenie testowe, aby potwierdzić głośność i jakość połączenia. Jeśli głośność zestawu słuchawkowego jest niska, możesz potrzebować wzmacniacza.

6) Przetestuj swoje nowe linie VoIP

Jeśli zrobiłeś wszystko dobrze i masz szybkie połączenie, nie będziesz mieć żadnych problemów. Lepiej jest kiedy ktoś jest bezpieczny niż kiedy jest mu przykro.
Rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas wykonywania połączeń:

• Jakość dźwięku : czy połączenia są wyraźne i spójne? Czy są jakieś statyczne lub inne oznaki niskiej jakości dźwięku?
• Opóźnienie: Czy występują znaczne opóźnienia między momentem, w którym coś mówisz, a usłyszeniem tego przez odbiorcę?
• Stabilność połączenia: Czy któreś z połączeń zostało tymczasowo przerwane? Niektóre ustawienia zapory mogą powodować całkowite zerwanie połączeń po 11 minutach, więc warto je przetestować przez co najmniej 15-30 minut.

Powinieneś także spróbować przetestować swoje linie, gdy jest dużo innej aktywności w sieci. Przeciążenie sieci może prowadzić do różnych problemów z liniami, od przerwanych połączeń po przerywany dźwięk i nie tylko.
Wskazówka dla profesjonalistów: przewodowe, bezpośrednie połączenie jest zawsze lepsze niż korzystanie z Wi-Fi. Aby uzyskać minimalne opóźnienia i inne problemy z VoIP, wybierz Ethernet, a nie połączenie Wi-Fi.
Możesz również zadzwonić pod numer serwisu diagnostycznego, aby potwierdzić swój identyfikator dzwoniącego, dzwoniąc pod numer (800) 444-4444.
Powiązane: 10 typowych problemów z VoIP (+Łatwe poprawki)

7) Szkol swój personel, aby jak najlepiej wykorzystać funkcje VoIP

Dla wielu małych firm przejście na VoIP stanowi pierwszy raz, kiedy mają znaczące funkcje telefonu biznesowego.
Te funkcje połączeń zwykle nie są dostępne w tradycyjnych planach telefonicznych. Dzięki Nextiva możesz zintegrować telefony bezpośrednio z CRM , tworzyć niestandardowe zasady routingu, przekazywać wiadomości głosowe na e-mail, przekierowywać połączenia, nagrywać połączenia w chmurze i wiele więcej.
Aby upewnić się, że Twoi pracownicy korzystają z tych funkcji, powinieneś zarezerwować czas na szkolenie swojego zespołu.
Możesz pomyśleć, że to nie jest konieczne. Ale to jest. 63% menedżerów odpowiedziało, że wdrażanie nowych technologii w ich biurze przebiega zbyt wolno. Pracownicy chcą korzystać ze sprzętu do komunikacji biznesowej, aby mogli skupić się na obsłudze klientów i finalizowaniu sprzedaży.
Dzięki Nextiva nie musisz tworzyć własnych materiałów szkoleniowych ani prezentacji. Możesz skorzystać z naszej obszernej biblioteki filmów szkoleniowych , instrukcji obsługi i przewodników online. Ułatwiają zrozumienie nowego interfejsu CRM i wszystkich jego funkcji.
Podobnie, możesz również skontaktować się z naszym zespołem obsługi klienta, jeśli potrzebujesz indywidualnych wskazówek i pomocy w razie jakichkolwiek problemów.

Bezproblemowa konfiguracja VoIP z Nextiva

Jednym z powodów, dla których nasi klienci nas kochają, jest łatwość rozpoczęcia pracy z Nextiva. Przetestowaliśmy wszystko i ręcznie wybraliśmy katalog wysokiej jakości telefonów i sprzętu. Udostępniamy wszystkie nasze telefony, więc wystarczy je podłączyć.
Nie musisz uzyskiwać dostępu do telefonów za pomocą ich adresu IP ani bałaganu z oprogramowaniem układowym, aby przypisać je do swojego konta VoIP. Zamiast tego wystarczy przypisać telefony swoim pracownikom z wygodnego interfejsu online.
Nasz podstawowy plan VoIP dla małych firm zaczyna się już od 20 USD za użytkownika miesięcznie. Posiada wszystkie funkcje, których potrzebuje rozwijający się biznes. Wszystkie nasze plany obejmują nieograniczone połączenia w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i Portoryko. To idealny system telefoniczny dla zdalnych zespołów . Sprawdzi się w biurze iw domu.
Zdobyliśmy wiele nagród za naszą niesamowitą usługę. Pomożemy Ci na każdym kroku. Pomogą Ci w instalacji, rozwiążą wszelkie problemy i podkreślą najbardziej przydatne funkcje dla Twojej firmy.