Jak skonfigurować efektywne zarządzanie wydatkami

Optymalizacja zarządzania wydatkami pomoże Ci zaoszczędzić czas i pieniądze. Jeśli planujesz skalować swoją firmę lub rozszerzyć działalność na wiele lokalizacji, dobra struktura wydatków zapewni solidne podstawy do dalszego rozwoju.

Rozmawialiśmy z Patricią MacCarthy, starszym współpracownikiem ds. planowania finansowego i rozwoju w firmie Juni, która dzieli się przewodnikiem krok po kroku, jak stworzyć efektywne zarządzanie wydatkami w firmie zajmującej się handlem cyfrowym.

‍

Stwórz solidną strukturę zasad

Ustanowienie dobrze znanej polityki wydatków w firmie jest kluczem do dobrego zarządzania. Standaryzowany proces w łatwo dostępnym formacie, takim jak dokument, wewnętrzna strona internetowa lub oprogramowanie, takie jak Notion, ułatwi Twoim pracownikom przestrzeganie zasad.

W strukturze polisy możesz wymienić rekomendowanych dostawców i limity wydatków na wydatki, takie jak diety na podróże służbowe. Niezbędne jest również wyjaśnienie, co jest, a co nie jest dopuszczalne, na przykład w przypadku podróży pierwszą klasą lub klasą biznes. Powinieneś również zawrzeć informacje o tym, w jaki sposób pracownicy powinni pokrywać wydatki i jak uzyskać zwrot kosztów, jeśli to konieczne. Niezależnie od tego, co zawiera Twoja polisa, upewnij się, że jest ona łatwa do znalezienia, dobrze znana i zrozumiała.

‍

Dystrybucja firmowych kart kredytowych

Wręczanie kart firmowych pracownikom może zmniejszyć ilość wydawanych przez administracyjne zespoły finansowe na zarządzanie wydatkami. Kiedy pracownicy mogą po prostu korzystać z karty i przesyłać własne paragony, nie ma potrzeby dodatkowej pracy administracyjnej związanej ze zwrotem kosztów, śledzeniem paragonów lub wypełnianiem formularzy.

Kartom firmowym zazwyczaj towarzyszy możliwość ustawienia limitów wydatków oraz łatwej aktywacji lub dezaktywacji kart, dzięki czemu zautomatyzowana kontrola jest znacznie płynniejsza.

Dzięki Juni możesz utworzyć tyle wirtualnych kart w SEK, GBP, EUR lub USD, ile potrzebujesz, i ustawić kontrolę, aby monitorować, ograniczać lub blokować wydatki na media na poziomie karty. Menedżerowie i zespół finansowy odniosą korzyści z lepszej widoczności i kontroli wydatków. Możesz uzyskać szybkie i elastyczne finansowanie z Juni Capital, jeśli chcesz zwiększyć przepływ gotówki. Przeczytaj więcej o Juni Capital i sprawdź dostępność w swoim kraju tutaj.

‍

Wybierz system do zarządzania wydatkami z automatyzacją

Wybierając system do zarządzania wydatkami, upewnij się, że obejmuje on automatyzację, która pomoże Ci zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić przepływ pracy. To, jakiego oprogramowania używasz, zależy od Twoich potrzeb biznesowych. Ale jeśli chodzi o wydatki na media, Juni to platforma finansowa, która może zaoszczędzić czas dzięki automatyzacji.

Juni może automatycznie zbierać i skanować Twoje faktury Google Ads i Facebook Ads oraz wstępnie wypełniać wszystkie szczegóły płatności za pomocą naszych integracji. Dopasowujemy również Twoje opłacone faktury do odpowiednich transakcji, więc Ty nie musisz. Możesz także skorzystać z automatycznych analiz i danych w czasie rzeczywistym na temat wydatków na reklamę w jednym inteligentnym pulpicie nawigacyjnym. Szeroka gama integracji firmy Juni może pomóc usprawnić zarządzanie wydatkami.

‍

Zintegruj z oprogramowaniem księgowym

Twoje narzędzie do zarządzania wydatkami powinno być zintegrowane z oprogramowaniem księgowym. To wyeliminuje zadania związane z ręcznym przesyłaniem transakcji, paragonów i innych informacji w celu tworzenia zapisów w dzienniku, oszczędzając mnóstwo czasu.

Juni integruje się z Xero, aby automatycznie synchronizować Twój kanał bankowy. Możesz także bezproblemowo eksportować do oprogramowania takiego jak Netsuite lub Fortnox. Wkrótce uruchamiamy eksport plików SIE i inne narzędzia upraszczające proces księgowości, dzięki czemu możesz zaoszczędzić jeszcze więcej cennego czasu.

‍

Upewnij się, że śledzisz i raportujesz

Regularne śledzenie i raportowanie w oprogramowaniu księgowym, ERP lub platformie finansowej, takiej jak Juni, są niezbędne do skutecznego zarządzania wydatkami. Śledzenie wydatków pozwala dostrzec trendy i podejmować na ich podstawie decyzje raczej wcześniej niż później.

Regularne śledzenie może faktycznie zaoszczędzić pieniądze – jeśli zauważysz, że wydatki są zbyt wysokie w określonym obszarze, takim jak podróże, możesz szybko działać, aby je zmniejszyć. Lub, jeśli zauważysz, że wydatki są niższe niż przewidywano, być może masz pieniądze na inwestycje w inne obszary działalności.

Kolejną korzyścią wynikającą z regularnego śledzenia jest wykrywanie oszustw lub bezprawnych wniosków o zwrot kosztów, co może być trudniejsze do wykrycia, jeśli prowadzisz dużą firmę zatrudniającą wielu pracowników. Identyfikacja nietypowych transakcji jest łatwiejsza, gdy masz scentralizowany, zautomatyzowany system.

‍

Współpracuj ze swoimi interesariuszami

Podczas konfigurowania polityki wydatków i jej optymalizacji w czasie ważne jest angażowanie interesariuszy w całej firmie. To, z kim rozmawiasz, będzie się różnić w zależności od firmy, ale oto kilka przykładów:

Komercyjne lub sprzedażowe

Kierownik działu handlowego lub sprzedaży może udzielić wskazówek dotyczących rozsądnych budżetów dla przedstawicieli handlowych, którzy mogą potrzebować często spotykać się z klientami i podróżować. Mogą również wnieść cenny wkład w rozwój biznesu i aspekt finansowy: będą mieli dobrą wiedzę na temat historycznych wydatków w swoim dziale. Powinni być w stanie przedstawić poglądowy pogląd na przybliżone koszty różnych wydatków.

Ludzie lub HR

Zespół People lub HR będzie mógł doradzać w zakresie kosztów zewnętrznych i kosztów budowania zespołu, a także porównywać działania innych firm, aby przyciągać talenty i utrzymywać zaangażowanie pracowników.

Kierownictwo wyższego szczebla i inni posiadacze budżetu

Kierownictwo wyższego szczebla będzie miało wpływ na to, jakie wydatki są konieczne w ich działach. Na przykład kierownictwo wyższego szczebla ds. marketingu może doradzić, jakiego rodzaju wydatki będą potrzebne, aby przyciągnąć klientów.

‍

Co należy wziąć pod uwagę, jeśli skalujesz do wielu krajów

Po skonfigurowaniu solidnego systemu zarządzania wydatkami większość Twojej pracy będzie można przenieść do innych krajów. Tak więc, jeśli rozwijasz firmę i skalujesz ją globalnie, będziesz w dobrej pozycji do efektywnego zarządzania wydatkami. Należy jednak pamiętać o konsekwencjach podatkowych.

Poznaj konsekwencje podatkowe

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej można odliczyć od zobowiązania podatkowego. Jednak sposób, w jaki to działa, będzie się różnić w zależności od regionu. Na przykład, co stanowi rozsądną kwotę pieniędzy do wydania na rozrywkę, co jest akceptowalne dla klasy jako wydatek pracy i jak te wydatki są kodowane w księgowości.

Musisz upewnić się, że wytyczne, które przekazujesz pracownikom jako firma, są zgodne w różnych krajach i ich organach regulacyjnych. Zgodność z przepisami podatkowymi jest kluczowym aspektem skalowania do innych krajów, więc upewnij się, że dołożyłeś należytej staranności i jasno rozumiesz, co jest, a co nie jest akceptowalne.

‍

Regularnie przeglądaj swoją politykę

Po utworzeniu zasad należy je regularnie przeglądać, zwłaszcza jeśli skalujesz firmę. Dobrą wiadomością jest to, że nawet jeśli rozszerzysz działalność na wiele krajów, większość zarządzania wydatkami prawdopodobnie nie będzie musiała się zmieniać — musisz tylko upewnić się, że przestrzegasz przepisów.