Jak zaplanować wydarzenie: prosty przewodnik w 8 krokach

Planujesz swoje pierwsze wydarzenie? Mamy twoje plecy.

Czas na panikę. Twój szef skontaktował się z Tobą, aby zaplanować wydarzenie. Twoja firma nie ma zespołu eventowego, więc wszystko zależy od Ciebie.

Nie martw się. Możesz to zrobić całkowicie. A my jesteśmy tutaj, aby pomóc. Ten ośmiostopniowy przewodnik dotyczący planowania wydarzenia zawiera wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć.

Postępuj zgodnie z nim — i mocno zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami — a powinieneś wyjść z tego wydarzenia, które sprawi, że Twoi uczestnicy już oczekują na następne.

Oto 8 kroków, które należy wykonać, aby zaplanować wydarzenie

1. Ustal swoje cele i harmonogram wydarzenia

Planowanie wydarzenia to ogromne przedsięwzięcie. Zanim zajdziesz za daleko, zastanów się, dlaczego chcesz go hostować. Czy chcesz poszerzyć swoją bazę klientów? Zwiększyć przychody ze sprzedaży? Edukować klientów? Zatrudnić nowych pracowników?

Możesz nawet zdać sobie sprawę, że wydarzenie nie jest najlepszym wyborem dla twojego celu. W końcu tylko 49% firm wykorzystuje event marketing jako kanał w swojej wielokanałowej kampanii marketingowej.*

Jeśli jednak jesteś gotowy, aby przejść do przodu z wydarzeniem, rozszerz swój cel, aby określić docelowych uczestników. Na przykład zdarzenie z celem związanym z zaangażowaniem byłoby skierowane do potencjalnych klientów u góry ścieżki.

Te ustalenia będą później dyktować wiele twoich decyzji.

Teraz jest również dobry moment na ustalenie harmonogramu wydarzenia. Pomoże Ci to ustalić, ile czasu masz na każdy z poniższych kroków.

Nie chcesz wybierać daty, w której odbywa się wiele innych konferencji w Twojej docelowej branży z kilku powodów:

• Podwyższone ceny wynajmu
• Zmniejszona frekwencja
• Trudniej się wyróżnić

Poszukaj trochę, aby dowiedzieć się, kiedy odbywa się większość wydarzeń w Twojej branży, i wybierz datę spoza tej sfery.

Powinieneś również upewnić się, że ustawiłeś datę na tyle daleko, aby wszystko zostało wykonane bez wypalenia.

2. Ustal swój budżet

To najmniej efektowna część całej tej hulanki, ale musisz dowiedzieć się, jak płacisz za wszystkie fajne rzeczy (jedzenie, głośniki, łupy, kanony konfetti). W końcu wydarzenia mogą być dość drogie.

Bizzabo informuje, że w przypadku firm, które były gospodarzami wydarzeń, 21% ich budżetów marketingowych przeznaczono na te wydarzenia. Ważna jest odpowiednia alokacja zasobów.

Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, planując budżet wydarzenia:

• Logistyka imprezy (wielkość, długość, miejsce, obsługa, wysyłka)
• Potrzeby w zakresie oprogramowania (od niszowych narzędzi do digital signage po niezbędne oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami)
• Zapotrzebowanie na doświadczenie (catering, sprzęt A/V, dekoracje)
• Udogodnienia (np. oferty wellness, adopcje psów, torby z łupami itp.)
• Dodatkowe wydatki (zawsze chcesz mieć trochę miejsca do poruszania się)

Gdy już wiesz dokładnie, ile wszystko będzie kosztować, jesteś gotowy, aby przedstawić uzasadnienie biznesowe, na które idą te wszystkie pieniądze.

3. Znajdź swoje miejsce

Jeśli organizujesz większe wydarzenie, musisz wybrać miasto, w którym planujesz zorganizować. Jeśli organizujesz mniejsze, lokalne wydarzenie, nie ma to większego znaczenia. Niezależnie od tego zaplanuj wydarzenie, które będzie łatwo dostępne dla większości Twoich konsumentów, potencjalnych klientów i docelowych odbiorców.

Po ustaleniu ogólnej lokalizacji nadszedł czas, aby wybrać konkretne miejsce.

Zbuduj krótką listę lokalizacji, które chcesz poznać, w oparciu o popularne miejsca wydarzeń w okolicy, rekomendacje od innych firm i lokalne publikacje branżowe. Samodzielnie sprawdzaj miejsce i/lub ich spółkę holdingową, jak tylko możesz, a następnie zaplanuj wycieczki po miejscach, które przetrwały na Twojej liście.

Oto kilka pytań, które należy zadać sobie i sprzedawcom, z którymi spotykasz się podczas tych wycieczek:

• Ile pokoi (dużych i małych) będziesz potrzebować?
• Jak blisko jest lotnisko?
• Jak blisko jest wiele hoteli?
• Czy obiekt ma już umowę z firmą cateringową?
• Jaki sprzęt A/V obejmuje wynajem?
• Jaka jest ich polityka bezpieczeństwa?
• Jakie udogodnienia oferują?

4. Wybierz swoją technologię

Jest tam dużo oprogramowania. Niektóre z nich będą pomocne podczas Twojego wydarzenia, a niektóre mogą pomóc w przyszłych wydarzeniach.

Na najbardziej podstawowym poziomie przeczytaj przewodnik dla kupujących oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami firmy Capterra i dowiedz się, które narzędzie jest dla Ciebie odpowiednie.

Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami może pomóc w rejestracji, promocji, organizacji i – co najważniejsze na tym etapie – planowaniu.

Powinieneś również rozważyć następujące narzędzia:

1. Bilety, promocje i płatności: Oprogramowanie do rezerwacji wydarzeń
2. W przypadku znaków na rzeczywistej imprezie: oprogramowanie Digital Signage
3. Transmisja na żywo z konferencji: oprogramowanie do konferencji internetowych
4. W celach marketingowych i promocyjnych: oprogramowanie do marketingu e-mailowego i zarządzania mediami społecznościowymi
5. Dla wrażenia uczestnika: Aplikacje mobilne na wydarzenia
6. Dla samego wydarzenia: Oprogramowanie konferencyjne

Jeśli inwestujesz w wiele narzędzi, upewnij się, że wszystkie się ze sobą integrują, zanim wydasz pieniądze. Zapewni to bezproblemową obsługę i że nic nie przebije się przez pęknięcia.

Będziesz także chciał upewnić się, że Twoi uczestnicy będą mieli podobnie płynne wrażenia podczas rejestracji. Ułatw odbiorcom znalezienie drogi do kliknięcia tego przycisku zakupu.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest upewnienie się, że różne narzędzia marketingowe (automatyzacja marketingu, marketing e-mailowy i marketing w mediach społecznościowych, żeby wymienić tylko kilka) mogą zostać zintegrowane z oprogramowaniem rejestracyjnym.

5. Znajdź swoich partnerów i dostawców

W zależności od miejsca, które wybierzesz, mogą oferować oferty specjalne lub mieć własne firmy cateringowe i oferty audio/wideo. Jeśli nie możesz sprowadzić zewnętrznych dostawców, sprawdź, czy oferują oni konkretne oferty, z których możesz skorzystać (na przykład mogą oferować oferty dla organizacji non-profit lub zniżki, jeśli osiągniesz określony próg uczestników).

Jeśli możesz sprowadzać zewnętrznych/zewnętrznych dostawców, rozejrzyj się, aby upewnić się, że otrzymujesz najlepszą ofertę.

Poza jedzeniem, widokami i dźwiękami powinieneś zwrócić uwagę na:

• Transport (do iz miejsca dla osób przebywających w hotelach)
• Oferta wellness (w tym zajęcia fitness, adopcja psów, zajęcia rzemieślnicze itp.)
• Agencja pracy tymczasowej (aby upewnić się, że wydarzenie jest w pełni obsadzone)
• Bezpieczeństwo (aby Twoja impreza była w pełni bezpieczna)
• Rozrywka (ponieważ wydarzenia nie powinny dotyczyć tylko biznesu)

Chcesz również szukać potencjalnych partnerów, którzy mogliby pomóc w sfinansowaniu i zorganizowaniu tego wydarzenia. Łącząc zasoby, obniżasz swoje koszty pod względem pieniędzy i zasobów, a także potencjalnie zwiększasz frekwencję, trafiając na niewykorzystane rynki, do których ma dostęp Twój partner.

Z tych samych powodów, o których rozmawialiśmy przy wyborze miejsca, ważne jest, aby odpowiednio zweryfikować swoich partnerów i dostawców.

6. Ustal swoją główną atrakcję

Co skłoni ludzi do wzięcia udziału w twoim wydarzeniu?
Może to temat, a może głośniki. To zależy od wydarzenia, a co więcej, od uczestników.
Pomyśl o swoich odbiorcach. Co ich podekscytuje? Co ich zmotywuje?
Jeśli, na przykład, urządzasz bankiet z nagrodami dla swojej firmy, jedzenie może być jedną z części wieczoru, ale wszyscy będą się skupiać na nagrodach. Jeśli organizujesz imprezę firmową, pomyśl o rynku, na który wchodzisz, i jego problemach. Co muszą wiedzieć? Znajdź mówców, którzy mogą do tego mówić.

Staraj się skoncentrować na atrakcjach o szerokim atrakcyjności. Jeśli Twoją atrakcją jest osoba/grupa ludzi, znajdź kogoś, kto ma wielu i pełnych pasji zwolenników, którzy będą teraz chętniej uczestniczyć w Twoim wydarzeniu.

7. Zbuduj swoją kampanię marketingową

Chcesz ludzi na tych siedzeniach? To jest krok, który to robi.

Musisz opracować pojedynczą wizję tematu wydarzenia i wokół tego zbudować kampanię marketingową. Twój temat powinien być powiązany z celami, które wyznaczyłeś na początku, i publicznością, której szukasz.

Stamtąd musisz zaangażować tyle kanałów, ile Twój zespół marketingowy ma do swojej dyspozycji. Poza marketingiem e-mailowym, marketingiem treści, zakupami reklam i marketingiem w mediach społecznościowych, powinieneś skontaktować się z tymi, którzy wcześniej wysłali RSVP, aby sprawdzić, czy będą promować wydarzenie w mediach społecznościowych.

Upewnij się, że cały Twój marketing jest zaprojektowany (zarówno graficznie, jak i pod względem tekstu) wokół tego głównego tematu. Zaoferuj stawki za polecenie uczestnikom, którzy przyciągną więcej członków widowni (na przykład, jeśli ktoś przekona inną osobę do wzięcia udziału, zapewnij bezpłatny upgrade do swojego biletu). Jednym z najczęściej recenzowanych narzędzi do zarządzania kampaniami jest monday.com. Jeśli interesują Cię produkty o podobnych funkcjach, te alternatywy dla monday.com są świetnym miejscem na rozpoczęcie.

8. Opracuj plan budowania nowych relacji z uczestnikami

Wydarzenie jeszcze się jeszcze nie wydarzyło, ale powinieneś już myśleć poza nim w ramach procesu planowania.

Musisz mieć plan, aby rozwijać relacje, które generuje wydarzenie.

Podczas imprezy połóż podwaliny pod przyszłą relację, oferując wiele darmowych łupów z informacjami o Twojej firmie (np. długopisy, magnesy, segregatory, torby itp.).

W ten sposób, po wydarzeniu, ludzie nadal będą mieli Twoją firmę na pierwszym planie za każdym razem, gdy pójdą otworzyć lodówkę lub zapakować zakupy.

Po wydarzeniu roześlij ankiety do uczestników, abyś mógł zarówno ocenić sukces, jak i uzyskać szczegółowe informacje (np. jaka grupa demograficzna miała najlepsze/najgorsze doświadczenia lub największą/najmniejszą obecność na wydarzeniu).

Czas zacząć planować Twoje wydarzenie

Teraz, gdy nadszedł czas, aby zacząć, obejrzyj ten film, aby poznać 4 sposoby na skuteczne rozpoczęcie planowania wydarzenia.

Pomyśl o wydarzeniu, w którym ostatnio uczestniczyłeś. Jak myślisz, jakie były ich cele? Czy wynik był zgodny z tymi celami?

Teraz zacznij myśleć o własnych celach. Jak najlepiej je osiągnąć? Witamy w pierwszym kroku. Możesz to zrobić.

Skomentuj poniżej szczególnie udane wydarzenie i to, co Twoim zdaniem sprawiło, że zostało ono zapamiętane. Dodatkowe punkty, jeśli uwzględnisz, jak możesz to ulepszyć, aby działał na własnym wydarzeniu!

---

* W ankiecie Gartner dotyczącej marketingu wielokanałowego zbadano, w jaki sposób firmy wykorzystują podejścia oparte na wnioskach, aby prowadzić trafne, spersonalizowane rozmowy, a także w jaki sposób wykorzystują technologię, techniki i czas, aby uczynić dane klientów użytecznymi, możliwymi do przypisania i zgodnymi z prywatnością w kontekście szerszych celów biznesowych . Ankieta została przeprowadzona online przez zewnętrznego partnera, w okresie od listopada 2018 r. do stycznia 2019 r. wśród 381 respondentów, w tym z USA (n=218, 58%), Kanady (n=66, 17%) i Wielkiej Brytanii (n=97, 26). %); Respondenci byli zobowiązani do zaangażowania się w decyzje dotyczące wielokanałowej strategii zarządzania i realizacji ich firmy. Respondenci byli również zobowiązani do kierowania odpowiedzialnością za co najmniej 3 kanały cyfrowe. Siedemdziesiąt dziewięć procent respondentów pochodziło z organizacji o rocznych przychodach w wysokości co najmniej 1 miliarda USD. Respondenci pochodzili z różnych branż: usługi finansowe (82 osoby), high-tech (88 osób), produkcja (44 osoby), produkty konsumenckie (32 osoby), media (13 osób), handel detaliczny (61 osób), służby zdrowia (31 respondentów) oraz podróże i gościnność (30 respondentów). Ankieta została opracowana wspólnie przez zespół analityków firmy Gartner, którzy śledzą marketing, a następnie została przejrzana, przetestowana i administrowana przez zespół Research Data Analytics firmy Gartner. Zastrzeżenie: Wyniki tego badania nie reprezentują globalnych ustaleń ani rynku jako całości, ale są prostą średnią wyników dla docelowych krajów, branż i segmentów wielkości firmy objętych tym badaniem.