Jak zoptymalizować płatne wykorzystanie w małym i średnim przedsiębiorstwie

Jako właściciel firmy już działasz przy wąskich marżach i ograniczonych zasobach. Dlatego tak ważna jest optymalizacja istniejących zasobów i maksymalizacja zysków poprzez ograniczenie strat i nieefektywności .

W tym miejscu pojawia się obliczanie, śledzenie i ulepszanie rozliczanego wykorzystania .

Jeśli nie znasz tego terminu, jest to po prostu miara tego, ile czasu Twoi pracownicy spędzają na pracy, która bezpośrednio generuje przychody. Poprawa płatnego wykorzystania może zwiększyć ogólną wydajność Twojej firmy i pomóc w generowaniu większych przychodów bez inwestowania dodatkowych zasobów .

W tym artykule szczegółowo wyjaśnimy płatne wykorzystanie i pokażemy, jak ulepszyć je dla Twojej firmy.

Co to jest płatne wykorzystanie i dlaczego jest ważne?

Rozliczane wykorzystanie to procent czasu, jaki Twoi pracownicy i członkowie zespołu spędzają na pracy generującej przychody. Możesz go obliczyć w całym swoim zespole i dla poszczególnych pracowników.

Innymi słowy, rozliczany wynik wykorzystania pracownika pokazuje, jaka część jego całkowitego czasu pracy jest poświęcona na pracę, która przynosi wyniki biznesowe i generuje przychody.

Wysoki procent płatnego wykorzystania pokazuje, że efektywnie wykorzystujesz swoje zasoby i inwestujesz czas w najbardziej krytyczne projekty. Z drugiej strony niski podlegający rozliczeniu wynik wykorzystania oznacza, że ​​należy zoptymalizować procesy i ponownie ocenić plany zasobów w ramach planowania wydajności .

Załóżmy na przykład, że agencja marketingowa zatrudnia drogiego copywritera do pracy nad nowym projektem . Chcieliby zmaksymalizować płatne wykorzystanie copywritera, upewniając się, że pracuje on wyłącznie nad płatnymi projektami klientów.

Jeśli jednak copywriter spędza dużą część swojego czasu na spotkaniach, zajmując się wąskimi gardłami lub zadaniami technicznymi, takimi jak konfiguracja narzędzia do strony docelowej lub instalacja WordPressa, jego rozliczane godziny będą zmniejszone, ponieważ agencja nie będzie mogła obciążyć klienta za te godziny.

Agencja musi więc zadbać o to, aby z całkowitego czasu pracy copywritera niewiele lub wcale nie było przeznaczone na pracę poza procesem copywritingu.

Korzyści z pomiaru płatnego wykorzystania

Znajomość płatnego wykorzystania zasobów Twojego zespołu ma kilka zalet. Śledząc te dane , możesz:

• Porównaj swoją wydajność i funkcjonalność z wzorcami branżowymi i wprowadź zmiany
• Zapewnia przydzielenie odpowiednich zasobów do właściwych zadań
• Zwiększ rentowność bez inwestowania dodatkowych zasobów
• Uzyskaj jasny obraz swoich zasobów , które pozwolą Ci zająć się przyszłymi projektami
• Poinformuj o planowaniu projektu i alokacji zasobów dla projektów płatnych

Jaki jest dobry , płatny wskaźnik wykorzystania ?

Stuprocentowe płatne wykorzystanie nie jest możliwe ani pożądane. Nawet najbardziej wydajni pracownicy potrzebują czasu na szkolenia, rozwój umiejętności i zadania administracyjne , które nie są bezpośrednio rozliczane. Idealny wynik różni się także w zależności od charakteru pracy, ponieważ niektóre stanowiska lepiej nadają się do rozliczania bezpośredniego niż inne.

Ogólnie rzecz biorąc, firma świadcząca usługi profesjonalne powinna dążyć do stawki płatnej powyżej 80 procent. Jednak każda branża ma inne standardy, dlatego ważne jest, aby zobaczyć wynik w kontekście konkretnej branży.

Jeśli Twoje wyniki są poniżej standardów branżowych, nie wykorzystujesz w pełni dostępnych zasobów i musisz zoptymalizować płatne wykorzystanie . Z drugiej strony, jeśli znacznie przewyższasz średnie wyniki w branży, nadmiernie wykorzystujesz swoje zasoby, co może skutkować wypaleniem zawodowym oraz zmniejszeniem produktywności i wydajności pracowników w dłuższej perspektywie.

Wykorzystanie płatne a wykorzystanie zasobów

Chociaż te dwa terminy są powszechnie mylone, wyrażają różne aspekty Twojej firmy. Wykorzystanie zasobów reprezentuje wszystkie zadania i działania Twojego zespołu, w tym godziny niepodlegające rozliczeniu . Rozliczane wykorzystanie to bardziej szczegółowy wskaźnik reprezentujący procent czasu, jaki Twój zespół spędza na płatnych zadaniach i działaniach.

Jak obliczyć płatne wykorzystanie

Obliczanie płatnego wykorzystania jest dość proste. Całkowitą liczbę godzin podlegających rozliczeniu dzielisz przez całkowitą liczbę dostępnych godzin , z wyłączeniem urlopów i zajęć niepodlegających rozliczeniu .

Procent ten jest następnie mnożony przez 100, aby otrzymać podlegający rozliczeniu współczynnik wykorzystania .

Płatne wykorzystanie = (godziny płatne/całkowita liczba dostępnych godzin ) x 100

Na przykład, jeśli Twoja firma ma 1200 płatnych godzin rocznie, a łączna liczba dostępnych godzin (minus święta) wynosi 2000, Twoje płatne wykorzystanie wyniesie (1200/2000) x 100 = 60 procent.

Możesz użyć tego samego wzoru do obliczenia wykorzystania poszczególnych pracowników.

Jak śledzić rozliczane godziny

Najbardziej niezawodnym sposobem śledzenia rozliczanych godzin jest użycie scentralizowanego i w pełni zautomatyzowanego systemu śledzenia czasu , który rejestruje działania Twojego zespołu, zarządza kompleksowymi grafikami i zapewnia jasny obraz ich codziennych działań.

Wyzwanie polega oczywiście na tym, aby wszyscy w zespole rejestrowali swój czas uczciwie i regularnie.

Oto kilka wskazówek, jak to osiągnąć:

• Wyjaśnij swojemu zespołowi korzyści płynące ze śledzenia czasu i sposób, w jaki pomaga ono zwiększyć efektywność Twojej firmy.
• Wyjaśnij, w jaki sposób rejestrowanie wszystkiego pomaga podkreślić wyniki Twojego zespołu.
• Spraw, aby śledzenie czasu było łatwe i bezproblemowe.
• Udostępniaj przypomnienia.
• Przeprowadzaj codzienne lub cotygodniowe audyty na różnych poziomach, aby mieć pewność, że Twój zespół rejestruje godziny pracy i codzienne zadania.

5 sposobów na zwiększenie rozliczanego współczynnika wykorzystania w Twojej firmie

Ciągła optymalizacja płatnego wykorzystania zasobów jest jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie rentowności i przyspieszenie rozwoju firmy.

Oto jak to zrobić.

1. Zainwestuj w narzędzia do zarządzania projektami i CRM

Potrzebujesz zintegrowanego systemu zarządzania projektami , który nie tylko śledzi czas, ale także zapewnia 360-stopniowy widok na Twoje projekty i przydzielone im zasoby.

Łącząc go z systemem CRM takim jak Act! możesz zyskać dodatkowy wgląd w swoje procesy sprzedaży i marketingu , co pozwoli Ci efektywniej planować obciążenie pracą i dostępność zasobów .

Połączenie CRM z systemem zarządzania zasobami pozwala:

• Łączna liczba dostępnych godzin Twojego zespołu
• Aktualny rozliczeniowy czas i użyteczność
• Liderzy sprzedaży i marketingu gotowi do wdrożenia na następny miesiąc lub kwartał
• Poszczególni członkowie zespołu z wysokimi lub niskimi wynikami użyteczności.

Taka przejrzystość i wgląd w czasie rzeczywistym upraszczają podejmowanie decyzji i pomagają zwiększyć wydajność.

2. Przesuwaj lub minimalizuj zadania niepodlegające rozliczeniu

Dokładnie oceń obciążenie swojego zespołu pracą, aby upewnić się, że nie jest on niepotrzebnie angażowany w żadne niepodlegające rozliczeniu zadania . Zoptymalizuj ich płatną użyteczność, przenosząc nieproduktywne zadania do tańszych zasobów i minimalizując czynniki rozpraszające, które szkodzą produktywności.

3. Szkoluj i podnoś kwalifikacje swoich pracowników

Czasami najłatwiejszym sposobem na zwiększenie rozliczanej efektywności jest inwestycja w szkolenie i rozwój swojego zespołu. Dzięki terminowej modernizacji zestawu umiejętności mogą wykonywać te same zadania z większą wydajnością, co skutkuje wyższą rentownością .

4. Ulepsz swoją technologię

Oceń sprzęt i technologię swojej firmy, aby upewnić się, że są w optymalnym stanie i nie powodują opóźnień operacyjnych. Jeśli widzisz taką potrzebę, zainwestuj w bardziej zaawansowaną technologię, która pomoże Twojemu zespołowi wykonywać te same zadania w krótszym czasie.

5. Wykorzystaj automatyzację

Każda firma musi ocenić zadania i operacje, które może zautomatyzować . Może to uwolnić zasoby, zwiększyć wydajność i pomóc w uzyskiwaniu lepszych wyników przy użyciu mniejszych zasobów.

Na przykład: Działaj! może zautomatyzować przepływy pracy związane ze sprzedażą , wsparciem i marketingiem za pomocą narzędzi takich jak automatyczne strony docelowe, kampanie e-mailowe i punktacja potencjalnych klientów.

Optymalizacja godzin rozliczanych to nie lada wyzwanie dla małych i średnich firm

Małe i średnie przedsiębiorstwa nie zawsze mają płynność, aby inwestować w rozwój biznesu. Optymalizacja godzin rozliczanych to doskonały sposób na zwiększenie rentowności bez większych wydatków. Korzystając ze zintegrowanego systemu zarządzania zasobami w połączeniu z CRM takim jak Act! możesz uzyskać wszystkie informacje potrzebne do obliczania, śledzenia i zwiększania rozliczanej pracy , co skutkuje większą wydajnością i wzrostem.

Zarejestruj się, aby otrzymać bezpłatną ustawę! przetestuj i zobacz w akcji.