Jak połączyć duplikaty w Salesforce i HubSpot

Czy połączenie kontaktów HubSpot ma jakiś wpływ na bazę Salesforce?

Krótko mówiąc, nie.

Scalanie kontaktów w HubSpot nie ma żadnego wpływu na Salesforce w HubSpot Salesforce Sync. Jednak po połączeniu obu rekordów tylko podstawowy rekord wybrany w HubSpot będzie nadal synchronizowany z Salesforce. Podczas korzystania z integracji HubSpot Salesforce zarządzanie duplikatami może być dość trudne. Jeśli nie jesteś w stanie całkowicie zapobiec duplikowaniu danych (co, powiedzmy sobie szczerze, nie zawsze jest łatwe), oto przewodnik, jak scalić zduplikowane leady i kontakty w Salesforce po integracji z HubSpot.

Dlaczego duplikaty danych są tak powszechne?

Każdy CRM, z którym się spotkałem, konsekwentnie zwiększał liczbę rekordów. Bez zapobiegania powielaniu wprowadzania danych wszelkie wysiłki związane z czyszczeniem stają się bezcelowe.

Jedna z głównych przyczyn duplikacji w Salesforce i złej jakości danych ma miejsce podczas importu danych. Na przykład niespójne konwencje nazewnictwa lub błędy w formatowaniu danych podczas procesu importu mogą skutkować zduplikowanymi wpisami. Co więcej, podczas importowania danych z różnych źródeł, takich jak różne działy lub źródła zewnętrzne, wzrasta prawdopodobieństwo duplikacji.

Jeśli wprowadzisz dane ręcznie, nieuchronnie napotkasz więcej zduplikowanych danych. W przypadku wielu użytkowników wprowadzających dane utrzymanie spójności we wszystkich obszarach może stanowić wyzwanie. Ponadto niektórzy użytkownicy mogą przypadkowo utworzyć zduplikowane rekordy, jeśli nie są świadomi istniejących danych w systemie, zwłaszcza gdy komunikacja i szkolenia dotyczące wprowadzania danych są niejasne.

Niezależnie od przyczyny, zduplikowane dane mogą przyprawić o ból głowy każdego, kto próbuje zrozumieć swoje dane. Prowadzi to nie tylko do nieefektywności i niedokładności, ale także utrudnia wyciąganie znaczących wniosków i podejmowanie świadomych decyzji w oparciu o wiarygodne dane.

Wdrożenie skutecznych środków zapobiegania duplikatom i zarządzania nimi ma kluczowe znaczenie dla utrzymania integralności danych i maksymalizacji wartości Twojego systemu CRM.

Zidentyfikuj duplikaty do połączenia

Podczas zarządzania duplikatami w ramach integracji Salesforce-HubSpot użytkownicy często korzystają z narzędzi do deduplikacji innych firm, takich jak dedupe.ly lub DataGroomr . Jednakże proces integracji wiąże się z pewnymi ograniczeniami, zwłaszcza dotyczącymi unikalnych identyfikatorów i kryteriów dopasowywania.

Zarówno w Salesforce, jak i HubSpot niektóre pola służą jako kryteria dopasowywania rekordów, często nazywane unikalnymi identyfikatorami. W przypadku HubSpot za unikalny identyfikator rekordów kontaktów uznaje się adres e-mail.

W przeciwieństwie do HubSpot Salesforce wykorzystuje wiele właściwości jako unikalne identyfikatory.

Kiedy synchronizujesz Salesforce z HubSpot, dane z tych pól są porównywane. Jeśli wartości w tych polach są zgodne na obu platformach, system rozpoznaje rekordy jako reprezentujące ten sam kontakt lub potencjalnego klienta. W ten sposób zwykle identyfikuje się duplikaty i zapobiega im.

Jeśli jednak Salesforce został skonfigurowany do używania innych pól (poza domyślnymi) do dopasowywania i identyfikowania duplikatów – być może ze względu na niestandardowe reguły dopasowywania skonfigurowane w Twojej organizacji – niekoniecznie zostaną one rozpoznane przez HubSpot.

Załóżmy na przykład, że Twoja organizacja używa niestandardowego pola o nazwie „Identyfikator klienta” w Salesforce do dopasowywania kontaktów. Skonfigurowałeś niestandardową regułę dopasowywania w Salesforce, która identyfikuje duplikaty na podstawie tego „identyfikatora klienta”. Jeśli jednak zsynchronizujesz Salesforce z HubSpot, HubSpot nie rozpozna „Identyfikatora klienta” jako pasującego pola, chyba że specjalnie zmapujesz go do odpowiedniego pola w HubSpot. W rezultacie, jeśli w Salesforce istnieją dwa kontakty z tym samym „identyfikatorem klienta”, ale różnymi adresami e-mail, HubSpot może nie oznaczyć ich jako duplikatów

Uwaga przed połączeniem

Przed połączeniem zidentyfikowanych duplikatów w Salesforce należy koniecznie rozważyć niuanse integracji.

Upewnij się, że wszystkie pola, których używasz do dopasowywania w Salesforce, są również rozpoznawane i wykorzystywane przez HubSpot. W przeciwnym razie w HubSpot mogą pojawić się duplikaty, które nie zostaną oznaczone jako takie ze względu na różnice w regułach dopasowywania między obiema platformami.

Zrozumienie HubSpot – Salesforce Sync

Zanim przejdziemy do etapów łączenia duplikatów, ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób potencjalni klienci i kontakty Salesforce dopasowują się do kontaktów HubSpot.

Kiedy w HubSpot tworzony jest nowy kontakt, inicjuje on skanowanie w Salesforce w celu zidentyfikowania potencjalnych klientów lub kontaktów o tym samym adresie e-mail.

Oto, gdzie robi się interesująco: Salesforce zwraca te pasujące rekordy w losowej kolejności. Oznacza to, że nie ma z góry określonej reguły ani porządku (np. alfabetycznego lub chronologicznego) określającego, który rekord zostanie zwrócony jako pierwszy. Ze względu na tę losowość pierwszym rekordem Salesforce pasującym do nowego kontaktu HubSpot może być dowolny z istniejących potencjalnych klientów lub kontaktów z tym samym adresem e-mail.

Następnie HubSpot synchronizuje się z pierwszym zwróconym rekordem z Salesforce. Tworzy to początkowe połączenie między konkretnym potencjalnym klientem/kontaktem Salesforce a nowym kontaktem HubSpot.

Jednak ten początkowy link nie jest naprawiony. Po pierwszej synchronizacji HubSpot zsynchronizuje się z ostatnio zaktualizowanym rekordem z tym samym adresem e-mail w Salesforce. Oznacza to, że jeśli inny potencjalny klient lub kontakt w Salesforce mający ten sam adres e-mail zostanie zaktualizowany, HubSpot może przerwać początkowe łącze i utworzyć nowe łącze z tym ostatnio zaktualizowanym rekordem.

Takie zachowanie gwarantuje, że HubSpot zawsze będzie zsynchronizowany z najbardziej aktualnymi informacjami w Salesforce. Oznacza to jednak również, że kontakt HubSpot może zostać powiązany z innym rekordem Salesforce niż początkowo zsynchronizowany.

Łączenie potencjalnych klientów lub kontaktów Salesforce z tym samym adresem e-mail

Łączenie potencjalnych klientów i kontaktów w Salesforce obejmuje szereg systematycznych kroków zapewniających spójność i dokładność danych.

Łączenie potencjalnych klientów lub kontaktów w Salesforce za pomocą HubSpot:

1. Zidentyfikuj zduplikowanych potencjalnych klientów lub kontakty do połączenia: Najpierw dowiedz się, którzy potencjalni klienci lub kontakty są duplikatami.
   
   
2. Otwórz potencjalnego klienta lub kontakt w HubSpot: Po zidentyfikowaniu duplikatu przejdź do swojego konta HubSpot i otwórz szczegóły tego potencjalnego klienta lub kontaktu.
   
   
3. Przejdź do właściwości Identyfikator potencjalnego klienta Salesforce lub Identyfikator kontaktu Salesforce: W szczegółach potencjalnego klienta lub kontaktu w HubSpot znajdź właściwość Identyfikator potencjalnego klienta Salesforce lub Identyfikator kontaktu Salesforce. Ten identyfikator jest unikalny dla każdego potencjalnego klienta lub kontaktu w Salesforce i służy jako łącze między obiema platformami.
   
   

4. Znajdź potencjalnego klienta lub kontakt pasujący do identyfikatora Salesforce rekordu w HubSpot: teraz wróć do Salesforce i użyj tego identyfikatora, aby wyszukać odpowiedniego potencjalnego klienta lub kontakt.
   
   
5. Użyj tego potencjalnego klienta lub kontaktu jako rekordu głównego: gdy znajdziesz potencjalnego klienta lub kontakt w Salesforce, który pasuje do identyfikatora Salesforce w HubSpot, potraktuj go jako rekord główny do scalania. Rekord główny to ten, którego informacje będą przechowywane w HubSpot po połączeniu.
   
   
6. Scal rekordy: W Salesforce wybierz zduplikowane rekordy i rozpocznij proces scalania, wybierając zidentyfikowany rekord główny. Salesforce umożliwia jednoczesne scalanie maksymalnie trzech zduplikowanych rekordów na obiekt i umożliwia wybranie pól, które mają zostać zachowane w rekordzie głównym z każdego ze scalonych rekordów. Narzędzie do zarządzania duplikatami w Salesforce wyświetla listę wszystkich pól zawierających różne wartości i możesz wybrać, które wartości mają zostać zachowane w ostatecznym rekordzie głównym. Informacje te zostaną następnie zsynchronizowane z odpowiednim rekordem w HubSpot.
   

Zarządzanie połączonymi kontaktami w HubSpot

W ustawieniach integracji HubSpot Salesforce masz możliwość skonfigurowania działań, które będą miały miejsce w HubSpot po usunięciu kontaktów i potencjalnych klientów z Salesforce.

Zalecamy usunięcie rekordu z konta HubSpot po jego usunięciu w Salesforce.

Sprawdź to ustawienie, przechodząc do opcji Ustawienia HubSpot > Integracje > Połączone aplikacje > Salesforce > Ustawienia synchronizacji > Salesforce → HubSpot

Przed połączeniem rekordów w Salesforce ważne jest, aby wziąć pod uwagę historię aktywności każdego kontaktu w HubSpot. Jeśli łączony kontakt (a następnie usuwany w HubSpot) ma cenną historię, najlepiej scalić kontakty również w HubSpot, aby zachować te dane.

Na przykład...

Wyobraźmy sobie, że masz dwa kontakty w Salesforce: „Jane Francis” i „Jane F”. Obydwa te kontakty istnieją również w HubSpot i każdy z nich ma historię aktywności.

Jane Francis była bardzo aktywna — otworzyła wiele Twoich e-maili, wypełniła kilka formularzy w Twojej witrynie i wielokrotnie ją odwiedziła. Z drugiej strony Jane F nie ma zbyt wiele historii. Otworzyła kilka e-maili, ale nie zaangażowała się zbytnio.

Teraz zdecydowałeś się połączyć te dwa kontakty w Salesforce, wybierając Jane Francis jako rekord główny, ponieważ ma ona pełniejsze informacje.

Jeśli Twoje ustawienia w HubSpot są skonfigurowane tak, aby usuwać kontakt scalony w Salesforce, wówczas po połączeniu Jane Francis i Jane F w Salesforce rekord Jane F w HubSpot zostanie usunięty.

Gdyby Jane F nie miała zbyt dużej historii w HubSpot, nie byłoby to wielkim problemem. Jej minimalne interakcje nie są kluczowe dla zrozumienia zachowań odbiorców ani działań marketingowych.

Jeśli jednak Jane F rzeczywiście miała znaczącą historię w HubSpot, podobnie jak Jane Francis, jej usunięcie oznaczałoby utratę wszystkich cennych informacji. Jeśli zarówno Jane Francis, jak i Jane F miały ważne historie aktywności, najlepiej byłoby połączyć ich rekordy w HubSpot w tym samym czasie, gdy scalasz je w Salesforce. W ten sposób zachowasz historię aktywności obu kontaktów w ramach połączonego rekordu.

Połącz kontakty w HubSpot

Aby zachować historię aktywności obu kontaktów w HubSpot podczas łączenia w Salesforce, możesz wyłączyć ustawienie automatycznego usuwania w HubSpot lub natychmiast scalić odpowiednie kontakty w HubSpot po połączeniu Salesforce.

1. Wyłącz ustawienie automatycznego usuwania: HubSpot ma ustawienie, które automatycznie usuwa kontakt w HubSpot, jeśli ten sam kontakt zostanie usunięty w Salesforce. Jeśli łączysz kontakty w Salesforce i nie chcesz stracić powiązanej historii aktywności w HubSpot, możesz wyłączyć to ustawienie. Dzięki temu nawet po połączeniu w Salesforce kontakt „inny niż główny” w HubSpot (w poprzednim przykładzie był to Fred) nie zostanie automatycznie usunięty.
   
   
2. Szybkie łączenie kontaktów w HubSpot: jeśli nie możesz lub nie chcesz wyłączyć ustawienia automatycznego usuwania, inną opcją jest szybkie scalanie kontaktów w HubSpot zaraz po połączeniu ich w Salesforce. Trzeba to zrobić przed następną synchronizacją między HubSpot i Salesforce.
   
   

Łączenie rekordów po połączeniu Salesforce

Po zakończeniu procesu łączenia w Salesforce przejdź do rekordu głównego w HubSpot. Wybierz opcję Actions > Merge . Teraz zlokalizuj i wybierz Jane F (kontakt, który chcesz połączyć z rekordem głównym) i sfinalizuj scalanie kontaktów.

Radzenie sobie z błędem HubSpot: brak synchronizacji kontaktu z Salesforce

Jeśli zdecydujesz się zachować rekord Jane F zamiast ostatnio zsynchronizowanego w HubSpot, wystąpi błąd synchronizacji w przypadku pozostałego kontaktu HubSpot. Ten komunikat o błędzie wskazuje, że rekord Salesforce, z którym HubSpot był wcześniej synchronizowany, już nie istnieje. Aby rozwiązać ten problem, kliknij Resync ponownie pod błędem. Chociaż to rozwiązanie jest proste, może być pracochłonne, jeśli masz do czynienia z setkami lub tysiącami duplikatów, w których wybrano nieprawidłowy rekord główny.

Łączenie potencjalnych klientów lub kontaktów Salesforce z różnymi adresami e-mail

HubSpot nie będzie identyfikować kontaktów o różnych adresach e-mail jako duplikatów, gdy zostaną zsynchronizowane z Salesforce. Łącząc te pola w Salesforce lub narzędziu innej firmy, otwórz rekordy Jane Francis i Jane F w HubSpot i połącz je tak, jak zrobiłeś to w Salesforce.

Alternatywnie, jeśli Jane F nie ma znaczącej historii, możesz scalić kontakty lub potencjalnych klientów bezpośrednio w Salesforce i pozwolić HubSpotowi na usunięcie scalonego kontaktu (Jane F).

Zarządzanie duplikatami między HubSpot i Salesforce może wydawać się trudnym zadaniem, ale Six & Flow Ci to umożliwi. Jako eksperci w dziedzinie integracji HubSpot Salesforce posiadamy dogłębną wiedzę na temat złożoności i zawiłości związanych z tym procesem.

Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci poruszać się po trudnym środowisku zarządzania danymi, upewniając się, że Twoje dane są dokładne i dobrze utrzymane. Zajmiemy się identyfikacją duplikatów, ustaleniem rekordu głównego i przeprowadzeniem fuzji zarówno w Salesforce, jak i HubSpot, zachowując jednocześnie najważniejsze historie aktywności. Dzięki temu możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej – rozwijaniu swojej firmy – podczas gdy my zajmiemy się resztą.

Skontaktuj się, aby w pełni wykorzystać integrację z HubSpot Salesforce.