Jak znaleźć miejsce na wydarzenie: 6 kluczowych pól do sprawdzenia

W dzisiejszych czasach uczestnicy wiele oczekują od swoich wydarzeń. Sale konferencyjne w hotelu przekształciły się w duże statki wycieczkowe w Dreamforce, budząc zachwyt uczestników. Ale te niesamowite miejsca są niczym bez fundamentalnych aspektów, które sprawiają, że miejsce to jest odpowiednie na wydarzenie.

Wybór miejsca wydarzenia to coś więcej niż znalezienie odpowiedniego rozmiaru (chociaż jest to część procesu).

Jest kilka pól, które należy odhaczyć przed podjęciem decyzji o miejscu wydarzenia: potrzeby technologiczne, przeszkody logistyczne i oczywiście koszty.

Kto chce wziąć udział w wydarzeniu w niewygodnie zlokalizowanej lub drogiej lokalizacji, a wszystko dlatego, że wybrałeś niewłaściwe miejsce? Twój wyróżniający się nagłówek mówca niewiele się liczy, jeśli nie weźmiesz pod uwagę tych czynników.

Zebrałem listę sześciu kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca, wraz z narzędziami i listami, których możesz użyć, aby ułatwić proces wyboru.

1. Dogodna lokalizacja dla uczestników

Miejsce wydarzenia jest jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę na etapie planowania. Potencjalni rejestrujący wezmą pod uwagę koszty podróży i wygodę przy podejmowaniu decyzji o uczestnictwie.

Jeśli nadal jesteś na wczesnym etapie planowania i nie masz pewności, które miasto wybrać na konferencję, SmartAsset ma listę 10 najlepszych miejsc konferencyjnych w Stanach Zjednoczonych na rok 2017 w oparciu o przystępność cenową, odległość od lotnisk, przestępstwa z użyciem przemocy stawki i dostępność noclegów:

Lista 25 najlepszych miejsc docelowych dla konferencji SmartAsset (Źródło)

Po ustaleniu lokalizacji geograficznej należy oprzeć wybór miejsca na następujących kryteriach:

• Cena £
• Odległość od lotnisk
• Opcje transportu (więcej o tym później)
• Pojemność (o tym też później)
• Dostęp do centrum (restauracje, bary, hotele itp.)

Jeśli organizujesz mniejsze, lokalne wydarzenie, nie będziesz potrzebować hoteli, w których będą mogli gościć dziesiątki uczestników spoza stanu, ani łatwego dostępu do lotniska. Patrząc na lokalne miejsca, głównymi problemami są wielkość miejsca, koszt i opcje transportu.

Wyszukiwarki obiektów Cvent, SocialTables i EventUp są idealnym narzędziem do znajdowania wszystkiego, co musisz wiedzieć o obiektach w całym kraju.

2. Pojemność sali i dodatkowe pokoje

Wybierając miejsce wydarzenia, zawsze lepiej jest przeszacować swoje potrzeby w zakresie pojemności niż niedoceniać.

Na przykład, jeśli oczekuje się, że Twoje wydarzenie przyciągnie co najmniej 300 uczestników, pojemność Twojego miejsca powinna pomieścić od 350 do 400 osób. To zapewni ci przestrzeń do oddychania, której potrzebujesz, aby pomieścić dodatkowych uczestników, jeśli niektórzy pojawią się i zarejestrują w dniu.

Pomaga również wybrać miejsca, które oferują dodatkowe pokoje do odpoczynku. Ten rodzaj elastyczności pomoże Ci, gdy pojawią się problemy z wydajnością. Nie jest to idealne rozwiązanie, ale możliwe jest przesyłanie strumieniowe głównego wydarzenia do tych sal podgrup jako sposób na wygodne dopasowanie większej liczby osób na wydarzeniu.

Dzięki narzędziom, takim jak wyszukiwarka obiektów Cvent, możesz badać pojemność obiektów, zanim nawiążesz kontakt z potencjalnymi obiektami. W ten sposób możesz stworzyć swoją krótką listę lokali bez presji, aby zaangażować się, zanim będziesz mieć wszystkie informacje.

3. Możliwości Wi-Fi dla dużych grup

Żyjemy w coraz bardziej połączonym świecie, a łączność Wi-Fi jest niezbędna dla produktywności we wszystkich formach działalności, w tym podczas wydarzeń. Ważne jest, abyś jako planista i gospodarz wydarzeń miał stałą łączność z Internetem. Najlepsze lokale będą miały dostęp do Wi-Fi w dniu imprezy.

Jednak standardowe połączenie hotelowe dostępne dla wszystkich gości hotelowych może nie wystarczyć do obsłużenia całego ruchu dla gości. Dlatego ważne jest, aby zapytać o dedykowany sygnał Wi-Fi dla swoich uczestników. Większość hoteli będzie miała dedykowany sygnał Wi-Fi na imprezy, ale powinieneś się upewnić.

Liczą się również prędkości Wi-Fi, zwłaszcza jeśli planujesz przesyłać strumieniowo wideo lub spodziewasz się intensywnego użycia telefonu podczas wydarzenia w celu tweetowania na żywo i innych zastosowań w mediach społecznościowych. Powinieneś upewnić się, że prędkość przesyłania danych utrzymuje się na poziomie od 8 do 12 Mb/s (megabitów na sekundę), aby obsłużyć wyższy poziom ruchu. Zapytaj swoje miejsce o ich prędkości i czy możesz przeprowadzić testy prędkości w ich sieci eventowej, dla pewności.

Jeśli chcesz przetestować szybkość internetu w miejscu, możesz skorzystać z bezpłatnych narzędzi stworzonych właśnie do tego celu:

• Test prędkości
• Fast.com
• Test prędkości widma

Na koniec przejdźmy do kosztów. Wi-Fi na imprezach nie jest darmowe, ale nie musi kosztować fortuny. Według ASAE istnieje kilka sposobów na złagodzenie tych kosztów:

• Sprzedaj sponsoring Wi-Fi reklamodawcy
• Dodatkowa opłata dla gości korzystających z Wi-Fi

4. Opcje transportu i parkowania

Co z tego wydarzenia, jeśli nikt nie może się tam dostać?

Wybierając miejsce, pamiętaj o wyjaśnieniu wszystkich dostępnych opcji transportu, takich jak:

• Usługi kolei metra
• Linie autobusowe
• Piesze odległości od hoteli?
• Dostępność wspólnych przejazdów (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar itp.)

Przekaż gościom te informacje o transporcie wraz z godzinami dojazdu i zaleceniami dotyczącymi aplikacji map transportu publicznego.

Mapy systemu kolei metra w Waszyngtonie, Nowym Jorku i Bostonie (źródło)

Niektóre z tych opcji transportu mogą nawet oferować oferty specjalne i zniżki dla uczestników wydarzenia. Na przykład Uber oferuje swój system UberEvents, który umożliwia tworzenie karnetów na przejazdy dla uczestników. Te karnety na przejazdy pokryją koszty transportu do określonego limitu, co ułatwi uczestnikom dotarcie na wydarzenie.

Podczas gdy niektórzy mogą chodzić pieszo, korzystać z transportu publicznego lub wziąć udział w przejażdżce na wydarzenie, wielu nadal będzie jeździć samochodem.

Rozważając miejsca, parking to kolejna cecha, na którą powinieneś zwrócić uwagę. Jeśli obiekt nie ma wyznaczonego parkingu, jakie są dostępne lokalne opcje parkowania? Czy są garaże parkingowe? Duży parking na ulicy?

Możesz zawrzeć umowę z lokalnym garażem, aby zarezerwować określoną liczbę miejsc i uwzględnić ten koszt w ofercie biletowej dla tych, którzy planują prowadzić. Dotyczy to również płatnych garaży należących do obiektu, w których koszt parkowania jest dodawany jako usługa, albo po pełnej cenie, albo po obniżonej stawce (najlepiej ta ostatnia).

Jeśli uważasz, że nie musisz iść tak daleko do bezpiecznego parkingu, ale nadal chcesz, aby jazda była wygodna dla swoich gości, spróbuj polecić aplikacje parkingowe na swojej stronie internetowej wydarzenia, które pomogą im znaleźć niedrogi parking w pobliżu Twojego obiektu.

5. Udogodnienia

Co ma do zaoferowania Twoje miejsce poza miejscem na organizację Twojego wydarzenia? Te dodatkowe udogodnienia mogą obejmować:

• Sprzęt audio-wideo : Wypożyczenie lub zakup sprzętu audio-wideo jest drogie i pomaga zaoszczędzić pieniądze, gdy miejsce wydarzenia ma już gotowe do użycia oświetlenie, głośniki, mikrofony i sprzęt wideo. Jeśli tak, obiekt najprawdopodobniej zaoferuje sprzęt w ramach pakietu.
• Stoły i krzesła : Podobnie jak sprzęt audiowizualny, zapewnienie własnych stołów i krzeseł oznacza więcej pieniędzy z kieszeni na wynajem. Nie wspominając o kosztach transportu wszystkich tych stołów i krzeseł na miejsce. Lepiej znaleźć lokal z tymi udogodnieniami już na miejscu.
• Catering : jeśli planujesz dostarczać jedzenie swoim gościom, możesz albo zawrzeć umowę z zewnętrzną usługą cateringową, albo skorzystać z cateringu w swoim lokalu, jeśli jest dostępny. W zależności od miejsca, ich usługi gastronomiczne mogą kosztować mniej pieniędzy, jeśli są dostarczane wraz z rezerwacją miejsca. Skontaktuj się z lokalnymi firmami cateringowymi, aby porównać stawki.

Wszystkie te udogodnienia są dostępne przy użyciu zewnętrznych źródeł, ale jak wspomniano wcześniej, jeśli Twoje potencjalne lokale je oferują, najlepiej spróbować wypracować pakiet, który może zaoszczędzić pieniądze na dłuższą metę.

6. Elastyczność daty wydarzenia

Rzeczy nie zawsze układają się tak, jak planowałeś. Zdarzają się sytuacje awaryjne, pogoda nie zawsze współpracuje, a harmonogramy nie zawsze się zgadzają.

Dlatego ważne jest, aby wybrać miejsce, które daje pewną elastyczność w planowaniu wydarzenia. Na przykład, jeśli Twoje wydarzenie może wymagać zmiany daty, warto zarezerwować miejsce z kilkoma otwartymi datami w tym czasie, aby wykorzystać je jako daty deszczowe.

Zrozum, że jest to trudna prośba dla każdego miejsca i nie powinno zawierać ani zrywać umowy, ponieważ miejsca potrzebują pełnych harmonogramów, aby opłacić rachunki.

Ale jeśli natkniesz się na miejsce z kilkoma pustymi datami, spróbuj pracować w polityce zmiany harmonogramu na późniejszy termin, aby uzyskać zniżkę. W ten sposób miejsce nie straci pieniędzy na zorganizowaniu dla Ciebie dodatkowej randki i nie będziesz musiał odwołać wydarzenia, jeśli pojawią się problemy.

Ponieważ ważne wydarzenia są zawsze planowane z kilkumiesięcznym lub rocznym wyprzedzeniem, udostępnienie potencjalnym lokalom listy elastycznych dat pomoże Ci znaleźć terminy poza szczytem i znaleźć datę, która pozwoli Ci zaoszczędzić najwięcej pieniędzy.

Sprawdź te inne zasoby dotyczące planowania wydarzeń

Teraz, gdy już wybrałeś miejsce wydarzenia, pamiętaj o wykonaniu pozostałych kroków w moim „Przewodniku po planowaniu wydarzenia w dziesięciu krokach”, aby zapewnić jak najlepsze wrażenia z wydarzenia.