Jak stworzyć strukturę działu księgowości?

Skorzystaj z tego przewodnika, aby zbudować swój zespół księgowy.

Kiedy zaczynałeś swój biznes, prawdopodobnie byłeś trochę jak zespół garażowy, żyjący swoim marzeniem i rozwiązujący problemy w locie.

Jednak wraz z rozwojem firmy poleganie na współzałożycielu Dave'u — który pełni jednocześnie funkcję CTO i zespołu prawnego firmy — będzie nadal płacił dostawcom, a powiększający się zespół pracowników nie będzie już go ograniczał.

Jeśli chcesz, aby Twoja firma dalej się rozwijała, musisz stworzyć strukturę działu księgowości, która będzie w stanie obsłużyć szereg obowiązków księgowych i rozwijać się wraz z Twoją firmą.

Przyjrzyjmy się pięciu podstawowym zadaniom księgowym w małych firmach, jak należy podejść do każdej z tych ról i jak rozpoznać, kiedy potrzebujesz pomocy. A ponieważ Twoja firma nie może działać wyłącznie dzięki ludzkiemu wysiłkowi, wyjaśnimy również, w jaki sposób oprogramowanie księgowe może wspierać Twój zespół.

Rachunkowość małych firm potrzebuje ludzi i technologii

Chociaż oprogramowanie księgowe jest koniecznością dla każdej małej firmy, nie może zrobić wszystkiego. Potrzebujesz człowieka stojącego za oprogramowaniem, który dwukrotnie sprawdzi liczby, przeanalizuje dane wyjściowe, koordynuje działania między niezintegrowanymi systemami i upewni się, że Twoja firma nie zostanie oszukana przez przebiegłych dostawców lub nieuczciwych pracowników.

Jako absolutne minimum potrzebujesz kogoś do prowadzenia listy płac, kogoś do płacenia dostawcom i wysyłania faktur oraz kogoś, kto będzie zajmował się księgami co miesiąc, aby były zrównoważone w czasie podatkowym.

Współzałożyciel Dave może być w stanie zrobić wszystkie te rzeczy, ale to nie znaczy, że powinien robić to wszystko na dłuższą metę. Ale jako właściciel małej firmy czasami musisz zadowolić się mniejszą ilością.

Struktura Twojego działu księgowości nigdy nie będzie wyglądać jak skład drużyny softballowej Twojej firmy. To nie są pozycje na karcie z ustawieniem, które musisz wypełnić; są to zadania, które należy wykonać poprzez kombinację ról i zasobów. Musisz wykazać się dyskrecją jako lider organizacji, aby dokładnie określić, jak ta kombinacja wygląda dla Twojej firmy i posiadanych zasobów.

Możesz użyć tego artykułu jako planu do zbudowania własnej struktury, ale nie zapomnij oczekiwać płynności w oparciu o wielkość Twojej firmy (zarówno pod względem personelu, jak i wielkości firmy) oraz możliwości Twojego zespołu.

5 podstawowych zadań księgowych i jak sobie z nimi radzić

W poniższych sekcjach przyjrzymy się pięciu podstawowym zadaniom z zakresu księgowości biznesowej, umiejętnościom, których należy szukać, aby wykonać te zadania, oraz sygnałom ostrzegawczym, że potrzebujesz wsparcia. Na koniec przyjrzymy się, w jaki sposób oprogramowanie księgowe może pomóc w każdym zadaniu, i podamy przykład podstawowej struktury działu księgowości w małej firmie.

1. Rozliczenia/fakturowanie

Dlaczego jest to ważne: US Small Business Administration donosi, że niska sprzedaż/przepływ środków pieniężnych był główną przyczyną zamykania małych firm od 2015 r. (w zeszłym roku US Census Bureau zebrało takie dane). Co to ma wspólnego z rozliczeniami? Im dłużej trwa wystawianie rachunków Twoim klientom, tym dłużej zajmuje Ci zapłata. Musisz otrzymać wynagrodzenie, aby móc płacić swoim pracownikom i dostawcom. Jeśli nie otrzymujesz dokładnych i terminowych płatności, Twoja firma jest narażona na niepowodzenie z powodu niskiego przepływu środków pieniężnych.

Kto powinien to robić: Nie potrzebujesz CPA do obsługi rozliczeń; każdy, kto jest dobry w liczbach i ma oko do szczegółów, powinien być w stanie poradzić sobie z tym zadaniem. Oprócz dokładności terminowość ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń, dlatego potrzebujesz kogoś, kto jest punktualny i dotrzymuje terminów.

Znaki, których potrzebujesz:

• Klienci nie otrzymują swoich faktur na czas
• Klienci są obciążani niewłaściwą kwotą
• Klienci nie płacą odpowiedniej kwoty lub na czas

2. Płatności/rachunki płatne

Dlaczego jest to ważne: Instytut Finansów i Zarządzania informuje, że w czołowych organizacjach jeden pełnoetatowy specjalista ds. rozliczeń z dostawcami może przetworzyć prawie 23 000 faktur rocznie. To około 85 faktur na dzień roboczy. Jeśli płacisz tylko kilka rachunków na raz, prawdopodobnie nie nadążasz. A jeśli nie uczynisz priorytetem płacenia swoim dostawcom na czas, będziesz płacić spóźnione opłaty lub, co gorsza, stracisz dostawców. Nie chcesz tego odkładać, dopóki nie wyłączysz prądu.

Kto powinien to robić: Podobnie jak w przypadku rozliczeń i fakturowania, dokładność i terminowość są najważniejsze, jeśli chodzi o zobowiązania. Jeśli Twoja organizacja jest mała, dobrze jest mieć jedną osobę lub mały zespół do obsługi zobowiązań i należności (rozliczenia). Chociaż należy zaufać dostawcom, którzy dokonają dokładnych rozliczeń — czyniąc to zadanie nieco mniej skomplikowanym niż fakturowanie — tę rolę powinien pełnić ktoś, kto może dwukrotnie sprawdzić numery dostawców, aby upewnić się, że nie zostaniesz zawyżony lub obciążony za towary lub usługi, które zostały faktycznie nie zapewnione.

Znaki, których potrzebujesz:

• Sprzedawcy narzekają, że nie otrzymują zapłaty.
• Pomimo dołożenia wszelkich starań zespół ds. płatności nie może nadążyć i dokonuje opóźnień w płatnościach.
• Twój specjalista ds. rozliczeń musi pracować w nadgodzinach, aby nadążyć.

3. Lista płac

Dlaczego jest to ważne: Jak omówiono w naszym artykule na temat najlepszych praktyk przetwarzania listy płac, jeśli nie płacisz pracownikom na czas i nie płacisz im odpowiedniej kwoty, zaczniesz tracić pracowników, a wtedy nie będziesz musisz się już martwić o prowadzenie firmy.

Kto powinien to robić: Kiedy Twoja firma jest bardzo mała (od dwóch do trzech pracowników), możesz ujść na sucho, gdy osoby zajmujące się rozliczeniami i odbiorcami zajmują się również listą płac. Jednak gdy Twoja firma znacznie się rozwinie, będziesz potrzebować doświadczonego specjalisty ds. Płac lub zewnętrznej usługi płacowej, aby zrobić to za Ciebie. Co wyróżnia dobrego specjalistę od wynagrodzeń? Oprócz tego, że jesteś punktualny i skrupulatny, Twój pracownik musi również dobrze współpracować z innymi, aby rozwiązać nieuniknione problemy.

Znaki, których potrzebujesz:

• Pracownicy rutynowo otrzymują spóźnione wypłaty.
• Z powodu błędów pisarskich pracownicy są zatrudnieni lub przepłacani.
• Pracownik odpowiedzialny za płace jest przytłoczony i pracuje w godzinach nadliczbowych, aby wypłacić czeki na czas.

4. Księgowość

Dlaczego jest to ważne: Zrównoważone książki są prawdziwą północą Twojej firmy i powinny pomóc Ci spokojnie spać w nocy jako właścicielowi małej firmy. Dobra księgowość oznacza w zasadzie, że wszystkie Twoje rachunki zostały opłacone, a wszyscy Twoi klienci zapłacili Ci to, co są winni, a Ty prowadzisz czystą dokumentację, pokazującą jak najwięcej. Chociaż może to nie brzmieć strasznie ekscytująco, jest to absolutnie niezbędne dla finansowego dobrobytu Twojej firmy w taki sam sposób, w jaki temperatura ciała powinna zawsze wynosić około przyjemnych, nudnych 98 stopni. Jeśli twoje książki są wyłączone, oznacza to, że coś poszło nie tak.

Kto powinien to robić: W pewnym sensie każde inne zadanie na tej liście wiąże się z księgowością, więc potrzebujesz kogoś, kto jest dobrze zaokrąglony, precyzyjny w liczbach i dobrze współpracuje z innymi. Podczas gdy fakturowanie jest odpowiedzialne za wysyłanie faktur, a rozrachunki z dostawcami są odpowiedzialne za opłacanie rachunków, ostateczną odpowiedzialność za rejestrowanie i śledzenie wszystkich tych transakcji i sald ponosi księgowy. Twój księgowy będzie również prawie cały czas pracował z oprogramowaniem księgowym, więc musi być biegły w każdym programie księgowym, z którego korzysta Twoja firma.

Znaki, których potrzebujesz:

• Twoje książki nie są zbilansowane (są zarobione lub wydane pieniądze, których nie możesz rozliczyć).
• Kiedy czas podatkowy mija, brakuje Ci niezbędnych raportów i rachunków.
• Pod koniec roku musisz przesiać wydatki osobiste, aby zlokalizować wydatki biznesowe.

5. Przygotowanie podatkowe

Dlaczego jest to ważne: Musisz zapłacić rządowi to, co jesteś winien, ale musisz także uzyskać kredyt na wszystkie odliczenia, do których się kwalifikujesz, aby nie płacić więcej. Musisz również rozesłać W2 do wszystkich swoich pracowników, aby mogli złożyć swoje podatki na czas. Jeśli uważasz, że nie jest to ważne, poczekaj, aż IRS zapuka z długą listą pytań, na które nie masz odpowiedzi.

Kto powinien to robić: Profesjonalista. Najlepiej albo CPA dla personelu, albo z firmy zewnętrznej, która w razie potrzeby może reprezentować Twoją firmę przed IRS. Chociaż czas podatkowy przychodzi tylko raz w roku, szaleństwem jest myśleć, że musisz się o to martwić tylko przez kilka dni lub tygodni przed upływem terminu. Utrzymywanie kontroli nad wydatkami i dochodami przez cały rok oraz prawidłowe rejestrowanie ich pod kątem ich konsekwencji podatkowych, robi ogromną różnicę, gdy nadchodzi czas podatkowy. Twój księgowy powinien współpracować z każdym, kto jest odpowiedzialny za przygotowanie podatkowe, aby upewnić się, że ma wszystko, czego potrzebuje, aby dokładnie i dokładnie przygotować zeznanie podatkowe.

Znaki, których potrzebujesz:

• Pod koniec roku próbujesz samodzielnie płacić podatki biznesowe i masz trudności ze znalezieniem odpowiednich raportów i formularzy.
• Pod koniec roku otrzymujesz znacznie wyższy zwrot lub kwotę należną niż rok wcześniej i nie możesz wyjaśnić, dlaczego.
• Po złożeniu zeznania podatkowego otrzymasz od IRS zawiadomienie o audycie i nie jesteś gotowy odpowiedzieć na ich pytania.

Jak oprogramowanie księgowe może pomóc

Zautomatyzowane fakturowanie: załóżmy, że masz klienta, który co miesiąc zamawia 10 funtów kawy. Za pierwszym razem, gdy zamawiają, wypełniasz szablon faktury ze wszystkimi ich informacjami, a następnie ustawiasz wysyłanie tego samego dnia każdego miesiąca. Jeśli chcą zwiększyć lub zmniejszyć zamówienie, pominąć miesiąc lub anulować, wystarczy, że specjalista ds. rozliczeń zmieni ustawienia. Ale przez resztę czasu ta faktura wychodzi jak w zegarku.

Płatności automatyczne: każde dobre oprogramowanie księgowe zapamiętuje rachunek po zapłaceniu go po raz pierwszy, umożliwiając specjalistom ds. płatności skonfigurowanie automatycznej płatności następnym razem, gdy podobny rachunek zostanie otrzymany od tego samego dostawcy. Zaawansowane funkcje obejmują śledzenie płatności — dzięki czemu możesz sprawdzić, kiedy Twoja płatność została otrzymana — oraz automatyczne zatwierdzanie, dzięki czemu nie musisz podpisywać cyfrowo formularza za każdym razem, gdy kierownik biura zamawia więcej napojów gazowanych do pokoju socjalnego.

Payroll: Oprogramowanie Payroll jest na tyle złożone, że jest wbudowaną funkcją tylko dla największych graczy w branży oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks Online (najlepsze narzędzie na liście „20 najpopularniejszych programów księgowych” od pięciu lat). Dlatego zamiast szukać narzędzia księgowego, które obsługuje również płace, zalecamy wypróbowanie jednego z tych narzędzi, które integrują się z popularnymi aplikacjami płacowymi, aby ułatwić życie specjalistom ds. płac poprzez zautomatyzowanie takich rzeczy, jak bezpośrednie wpłaty i potrącone podatki.

Zautomatyzowana księgowość: Oprogramowanie księgowe Prowadzenie księgowości jest wbudowane we wszystkie programy księgowe, przechowując czysty rejestr wszystkich pieniędzy przychodzących i wychodzących z Twojej firmy oraz sygnalizując wszelkie rozbieżności. Dzięki temu księgowy może działać bardziej jako strażnik, wprowadzając dane do oprogramowania i dwukrotnie sprawdzając liczby, zamiast spędzać godziny na żmudnym wprowadzaniu danych i prostej, powtarzalnej matematyce.

Przygotowanie podatkowe: Oprogramowanie księgowe nie może rozliczać podatków za Ciebie, ale może rejestrować i organizować wszystkie niezbędne dane oraz dostarczać niezbędne formularze podatkowe, dzięki czemu gdy nadejdzie czas podatkowy, możesz kliknąć kilka przycisków, aby wygenerować raporty dla swojego księgowego zamiast rzucać na biurko pudełko po butach z paragonami.

Podstawowa struktura działu księgowości małej firmy

Teraz, gdy przedstawiliśmy już podstawy, przyjrzyjmy się podstawowej strukturze działu księgowości, od której Twoja firma może zacząć:

Taka konfiguracja zaspokoi praktycznie wszystkie potrzeby księgowe małych firm, ale jest miejsce na elastyczność. Jeśli Twoja firma jest wystarczająco mała, możesz poprosić księgowego, aby samodzielnie zajmował się rozliczeniami z płatnościami/należnościami, lub może się okazać, że bardziej sensowne jest posiadanie zewnętrznej firmy zajmującej się listą płac, jeśli stanie się to przytłaczające.

Ważną rzeczą dla Ciebie, jako lidera małej firmy, jest monitorowanie rozwoju i dostosowywanie się w razie potrzeby (nie czekaj, aż wypłaty spóźnią się przez trzy proste cykle, aby uzyskać pomoc).

W tym samym tonie zawsze zachowaj ostrożność, jeśli chodzi o uzyskanie profesjonalnej pomocy. Nie wiesz, czego nie wiesz, a o wiele ważniejsze jest prawidłowe prowadzenie księgowości bez wypalania się, niż zaoszczędzenie niewielkiej ilości pieniędzy.

Jaka jest twoja oferta księgowa dla małych firm?

Chociaż w tym artykule przyjrzano się podstawowym stanowiskom w dziale księgowości, w miarę rozwoju firmy będziesz musiał rozszerzyć te zespoły i dodać nowe stanowiska, takie jak dyrektor finansowy i analitycy finansowi, aby przesunąć punkt ciężkości z utrzymywania się na powierzchni na wzrost.

Nie musisz też być ekspertem w każdej dziedzinie swojej działalności, po prostu musisz słuchać tych, którzy wiedzą więcej od Ciebie. Jeśli Twój główny księgowy mówi Ci, że czas zacząć outsourcing płac, posłuchaj ich.