Jak zaprojektować podpis e-mail: najlepsze wskazówki i narzędzia

Często mówią, że stworzenie dobrego pierwszego wrażenia jest niezbędne, ale co z ostatnimi wrażeniami?

Jeśli prowadzisz działalność za pośrednictwem marketingu e-mailowego, Twój podpis w wiadomości e-mail jest zazwyczaj jednym z końcowych punktów komunikacji konsumenta z Twoją marką.

Świetny podpis e-mail powinien być prosty, informacyjny, profesjonalny i umieszczać informacje w witrynie sklepu. Nie oznacza to jednak, że Twój podpis w wiadomości e-mail musi wyglądać nudno.

Istnieje wiele cennych wskazówek, jak najlepiej wykorzystać projekt podpisu e-mail. Dlatego w tym przewodniku omówimy ponad 16 prostych wskazówek i 6 pomocnych narzędzi do podpisywania e-maili .

Co to jest podpis e-mail i dlaczego go potrzebujesz?

Podpis w wiadomości e-mail to krótki tekst na końcu każdego e-maila, który dostarcza czytelnikowi podstawowych informacji o nadawcy.

W swoim podpisie e-mail można dodać wszystko, co uważa za ważne, takie jak imię i nazwisko, nazwę firmy, stanowisko, dane kontaktowe, zdjęcie lub logo firmy itp. Ogólnie rzecz biorąc, podpis e-mail jest uważany za wizytówkę w formie cyfrowej.

Możesz pomyśleć - dlaczego muszę zaprojektować podpis e-mail? Czy druga osoba nie wie już, kim jestem? Cóż, to nie takie proste. Jest kilka dobrych powodów, dla których jest to potrzebne:

• Użytkownicy mogą łatwo i szybko znaleźć Twoje informacje kontaktowe za pomocą Twojego podpisu w wiadomości e-mail.

• Dołączenie nazwy firmy w podpisie e-maila może dać odbiorcom szansę na lepsze zbadanie Twojej firmy i produktów , zanim zwrócą się do Ciebie z odpowiedzią.

• Podpisy e-mail pomagają przyciągnąć ruch do witryny Twojej firmy i profili społecznościowych.

• Podpis w wiadomości e-mail daje ludziom możliwość skontaktowania się z Tobą w przypadku przekazania wiadomości dalej . Gdy bezpośredni odbiorca najedzie kursorem na nazwę nadawcy, zobaczy Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail. Jeśli jednak przekażą Twój e-mail do swoich partnerów biznesowych, nie będą wiedzieć, jak się z Tobą skontaktować. Dodanie podpisu w wiadomości e-mail faktycznie da im informacje, których potrzebują, aby się z Tobą skontaktować.

Ponadto należy pamiętać o jeszcze jednej rzeczy – jest to standard profesjonalnej korespondencji mailowej . Jeśli używasz e-maili do nawiązywania kontaktów, przedstawiania swoich produktów lub jakiejkolwiek innej profesjonalnej komunikacji, odbiorcy będą oczekiwać podpisu. Brak jednego może sprawić, że będą wątpić, jak poważnie traktujesz to, co robisz.

Temat pokrewny : Jak utworzyć podpis e-mail w Gmailu?

Ponad 16 najlepszych wskazówek dotyczących projektowania podpisu w wiadomości e-mail

1. Uwzględnij tylko niezbędne informacje

Częstym błędem, który ludzie popełniają, jest traktowanie podpisów e-mail jak mini-autobiografii poprzez zapychanie ich pełnymi informacjami, linkami i cytatami. Dołączając nadmiar informacji, sprawiasz, że Twój podpis wygląda na długi i nieporęczny, co zniechęca większość osób do patrzenia na niego, czytania go lub klikania w Twoje linki.

Dlatego zamiast tego postaraj się, aby Twój podpis e-mail był aktualny i dostosowany do Twojej marki.

Poniżej znajdują się najpopularniejsze szczegóły, które należy umieścić w podpisie e-mail:

• Pełne imię i nazwisko
• Nazwa firmy
• Posada
• Adres biura
• Numer telefonu komórkowego/biurowego
• Zdjęcie profilowe i/lub logo (lub oba)
• Ikony społecznościowe (opcjonalne, ale zalecane)

2. Zachowaj małą paletę kolorów

Podczas opracowywania palety kolorów, powszechną zasadą jest „mniej znaczy więcej”. Mówiąc dokładniej, „staraj się używać tylko 23 kolorów”, a ta wskazówka jest szczególnie ważna w przypadku projektu podpisu e-mail.

Jeśli użyjesz zbyt wielu kolorów, zwiększysz ryzyko wyboru kolidujących kolorów, a projekt wiadomości e-mail szybko stanie się przytłaczający i rozpraszający. Dlatego powinieneś ograniczyć swoją paletę i świadomie wybierać kolory i kiedy ich używasz.

Dobrą techniką wyboru palety kolorów jest pobranie próbki z dowolnych elementów graficznych, które dołączasz (tj. logo Twojej marki).

Spójrzmy na przykład z Zippy Sig . Używają charakterystycznego zielonego koloru z ich znaku marki, aby podkreślić inne elementy w całym podpisie. Ta technika nie tylko pomaga utrzymać prostą i małą paletę kolorów, ale także tworzy znacznie bardziej spójny projekt. Co więcej, utwierdza czytelników w więzi między tym odcieniem zieleni a marką.

3. Zachowaj małą paletę czcionek

Wspomnieliśmy więc, że powinieneś zachować małą paletę kolorów, ale co z paletą czcionek? Zgadłeś - utrzymuj również małą paletę czcionek.

Częstym powodem, dla którego ludzie używają zbyt wielu czcionek, jest to, że chcą po prostu podkreślić określone tytuły i fragmenty informacji, więc wprowadzają do miksu nową czcionkę. Jednak prostym rozwiązaniem tej przeszkody jest użycie bardziej elastycznego kroju pisma.

Zamiast używać zupełnie nowej czcionki, znajdź prosty krój z kilkoma opcjami grubości i stylu, a w razie potrzeby miksuj rozmiar czcionki, gramaturę i/lub kolory.

Po znalezieniu odpowiedniego kroju pisma możesz stworzyć mnóstwo różnych efektów typograficznych, używając podświetlonych kolorów, różnych gramatur i rozmiarów, zachowując prosty, przejrzysty projekt.

Oczywiście używanie więcej niż jednego kroju pisma nie jest całkowicie wykluczone. Jeśli zdecydujesz się dodać więcej niż jedną czcionkę do swojego repertuaru, spróbuj ograniczyć ją do tylko jednej dodatkowej czcionki, aby projekt był schludny i spójny.

Czytaj więcej

• Bezpieczne czcionki e-mail marketingu i niestandardowe czcionki: jak z nich doskonale korzystać
• Jakie są najlepsze czcionki do e-mail marketingu?

4. Użyj hierarchii projektu

Posiadanie silnej hierarchii jest niezbędne do przekazywania ważnych informacji. A ponieważ podpis e-mail składa się z ważnych szczegółów, hierarchia projektu ma kluczowe znaczenie.

Projektując swój podpis e-mail, użyj skali, koloru i grubości czcionki, aby wizualnie zasygnalizować odbiorcom, które informacje powinni przeczytać w pierwszej kolejności. Być może jest to twoje imię lub nazwa marki/firmy, tak czy inaczej, upewnij się, że ta kluczowa informacja znajduje się na najwyższej pozycji hierarchicznej.

Spójrzmy na przykład poniżej. Od tego momentu autorka e-maila użyła dużego rozmiaru czcionki dla swojego nazwiska, a następnie stopniowo zmniejszała rozmiar tekstu, zaczynając od nazwy stanowiska po dane kontaktowe.

Aby zwiększyć kontrast, nadała swojemu imieniu głębszy czerwony kolor niż tytuł zawodowy. Dodatkowo umieściła swoje dane kontaktowe na szaro, aby jeszcze bardziej zwiększyć kontrast. Na domiar złego użyła dzielnika linii, aby oddzielić swoje informacje zawodowe od swoich danych kontaktowych.

5. Używaj pięknych i profesjonalnych obrazów

Na niektórych stanowiskach związanych ze sprzedażą (np. pośrednicy w obrocie nieruchomościami), w których masz do czynienia bezpośrednio z publicznością, dodanie wizerunku twarzy może nadać osobisty charakter Twojemu podpisowi w wiadomości e-mail. Jeśli nie lubisz używać zdjęcia profilowego w podpisie e-maila, możesz użyć logo swojej firmy.

Poza tym używaj tylko wysokiej jakości zdjęć, które zostały profesjonalnie wykonane.

Użyj formatów PNG lub JPEG, aby uzyskać maksymalną zgodność, i upewnij się, że je skompresujesz. PNG najlepiej sprawdzają się w przypadku logo, zwłaszcza gdy potrzebujesz przezroczystości obrazów. Tymczasem pliki JPEG najlepiej nadają się do zdjęć profilowych, w których jakość kolorów musi być doskonała.

Unikaj używania animacji GIF (porozmawiamy o tym później!).

6. Skorzystaj z dzielników przestrzeni

Kiedy masz dużo treści i mały obszar, przestrzeń jest często luksusem. Dlatego stosując przekładki, możesz zmieścić wiele informacji na niewielkim obszarze, nie komplikując ani nie robiąc rzeczy.

Używanie dzielników przestrzeni w projekcie wiadomości e-mail, jak w poniższym przykładzie, jest genialnym sposobem, aby to zrobić. W tym przypadku można użyć dzielników glifów (symbol pionowej kreski).

Używając dzielników glifów, możesz zaoszczędzić dużo miejsca, uniknąć niewygodnych długości linii i zwiększyć czytelność swojego projektu. Poza tym jest to prosty sposób na zmniejszenie liczby elementów graficznych, jeśli nie jesteś fanem przekładek graficznych.

7. Miej oko na rozmiar obrazu

Jeśli chodzi o projektowanie podpisu e-mail, należy sprawdzić dwa rozmiary, w tym rozmiar w pikselach oraz rozmiar w kilobajtach (KB).

Rozmiar w pikselach

Rozmiar w pikselach wizualnie określa, jak duży jest Twój podpis e-mail i czy pasuje do ekranów telefonów komórkowych, czy nie. Pamiętaj, że podpisy e-mail wyglądają lepiej na ekranach urządzeń mobilnych ze względu na rozmiary ekranu i skalowanie.

W przypadku komputerów stacjonarnych i dużych ekranów zalecany maksymalny rozmiar podpisu to 700 (szer.) x 300 (wys.) pikseli.

W przypadku telefonów komórkowych zalecany maksymalny rozmiar podpisu to 320(szer) x 600(wys) pikseli.

Sprawdzenie rozmiaru podpisu w wiadomości e-mail jest bardzo proste. Otwórz swój podpis w przeglądarce internetowej, takiej jak Google Chrome, klikając go prawym przyciskiem myszy i wybierając element „Sprawdź”. Następnie możesz najechać kursorem na najbardziej zewnętrzny stół, a pokaże on wysokość i wagę podpisu.

Rozmiar w KB

Jest to ilość miejsca na dysku, jaką zajmie Twój podpis, gdy jest przechowywany na serwerze pocztowym.

Załóżmy, że jeśli wyślesz 30 e-maili dziennie, Twój podpis będzie przechowywany 30 razy na Twoim serwerze, co na dłuższą metę może zająć dużo miejsca. I to tylko wtedy, gdy wysyłasz e-maile. Jeśli inni pracownicy wysyłają e-maile, może to bardzo szybko się sumować.

Powinieneś zachować swój podpis w wiadomości e-mail o rozmiarze poniżej 50 KB. Ogólnie rzecz biorąc, nie ma potrzeby posiadania większego podpisu w wiadomości e-mail (nawet jeśli masz baner promocyjny).

8. Użyj ikon mediów społecznościowych, aby zwiększyć ruch

Czy Twoja firma dobrze radzi sobie z mediami społecznościowymi? Cóż, powinieneś pokazać tę spryt, dodając hiperłącza ikony mediów społecznościowych w podpisie e-mail. Umieszczanie linków do stron w mediach społecznościowych zwiększa ruch w Twoich treściach online, jednocześnie pomagając odbiorcom w znajdowaniu nowych dróg kontaktowania się z Tobą i obserwowania Ciebie.

Jeśli dołączenie linków do stron w mediach społecznościowych wzbudziło Twoje zainteresowanie, rozważ użycie ikon zamiast hiperłączy lub adresów URL.

Czemu?

Jak potwierdzają badania, ludzki umysł potrzebuje tylko 150 ms (mikrosekund), aby przetworzyć symbol i 100 ms, aby nadać mu znaczenie. Tak szybko! Dodatkowo dzięki ikonom możesz zaoszczędzić dużo miejsca i uniknąć niezgrabnych adresów URL.

Jeśli zamierzasz uwzględnić ikony mediów społecznościowych w swoim projekcie, poświęć trochę czasu na polowanie na takie, które uzupełniają resztę Twojego projektu i pasują do niego.

9. Dopasuj swój projekt

Różnica między schludnym, zorganizowanym podpisem a tym, który wygląda na niedbale skomponowaną, to wyrównanie. Dopasowując grafikę, informacje i ikony w prosty i logiczny sposób, możesz natychmiast wprowadzić porządek i harmonię do swojego projektu.

Większość podpisów e-mail jest wyrównana do lewej, ponieważ wyrównanie do lewej jest często łatwe do nawigacji i czytania, tak jak w poniższym przykładzie.

10. Dołącz międzynarodowy prefiks do swojego numeru telefonu

Jeśli pracujesz z ludźmi na całym świecie, pamiętaj o podaniu prefiksu kodu kraju podczas podawania numeru kontaktowego.

Wiele osób ignoruje to, jeśli nie są przyzwyczajone do samodzielnego wybierania międzynarodowych prefiksów. Jednak bardzo pomocne jest, aby Twoi międzynarodowi koledzy i klienci mieli to właśnie tam. Oto lista kodów krajów, jeśli nie znasz swojego.

11. Spraw, aby Twój projekt był mobilny i przyjazny dla trybu ciemnego

W miarę upływu czasu rośnie liczba osób otwierających e-maile za pomocą urządzenia mobilnego. Badania pokazują, że 85% klientów korzysta ze smartfonów, aby uzyskać dostęp do e-maili.

Istnieje wiele aspektów technicznych, które należy wziąć pod uwagę, aby Twój podpis e-mail był przyjazny dla urządzeń mobilnych i responsywny, ale porozmawiajmy o projektowaniu.

Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest skala. Urządzenia mobilne są znacznie mniejsze niż komputery stacjonarne, więc upewnij się, że zarówno informacje, jak i obrazy są czytelne po przeskalowaniu na mniejsze ekrany. Jeśli masz problemy z własnymi znakami marki, rozważ zastąpienie logo marki prostszą wersją lub skalowalną sygnaturą logo.

Po drugie, upewnij się, że Twoje linki można „dotykać”. Oznacza to upewnienie się, że linki nie są zbyt małe lub umieszczone zbyt blisko siebie; w przeciwnym razie kciuk może spróbować dotknąć ikony Facebooka, ale wywołać sąsiednią ikonę i zostać przeniesiony na stronę Twittera.

Poniższy przykład starannie umieścił ikony mediów społecznościowych, aby zapewnić łatwą nawigację. Znak marki, informacje i elementy graficzne są również skalowalne i łatwe do odczytania na mniejszych ekranach.

Nie oznacza to, że musisz przeskalować każdy element w swoim podpisie e-mail, ale raczej pamiętaj, że nie wszyscy zobaczą Twój projekt w dokładnie tym samym rozmiarze, w jakim go wysyłasz. Rozmiary ekranu zmieniają się i zawsze dobrze jest przewidzieć tę zmianę i zaplanować z wyprzedzeniem.

Kolejną istotną rzeczą jest tryb ciemny, który jest ostatnio powszechnie używany przez użytkowników poczty e-mail. W tym celu użyj lekkiego obrysu lub poświaty w czcionce i wybierz obrazy z przezroczystym tłem. Więcej przydatnych wskazówek znajdziesz w naszych sprawdzonych metodach projektowania szablonów w trybie ciemnym.

12. Nie używaj inspirujących cytatów

Nie ma dla nich wystarczająco dużo miejsca, a właściwie powinieneś zachować swój podpis w wiadomości e-mail czysty i wolny od bałaganu. Unikaj używania inspirujących cytatów w podpisie e-maila, chyba że jest to coś w rodzaju cytatu prezesa, który poprawia wizerunek marki.

13. Sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych

To tylko zdrowy rozsądek. Błędna pisownia w treści wiadomości e-mail może wydawać się ludzka, ale błędy w podpisie wiadomości e-mail pokazują, że jesteś roztargniony.

14. Rozważ kilka podpisów

Czasami podpis „jeden rozmiar dla wszystkich” nie działa w całej firmie. Różni pracownicy i działy mają czasem różne cele i cele komunikacji e-mailowej.

Alternatywnym podejściem jest więc zaprojektowanie kilku różnych podpisów dla różnych ról w firmie. Dział sprzedaży może chcieć inny podpis e-mail niż dział wsparcia.

Inną alternatywą jest utworzenie fantazyjnego podpisu na pulpicie, oferując jednocześnie prostszy i mniejszy podpis e-mail tylko dla urządzeń mobilnych dla pracowników odpowiadających „w drodze”.

15. Wyświetl podgląd i przetestuj swój podpis e-mail

Kiedy uważasz, że Twój podpis e-mail jest gotowy, upewnij się, że wyświetlasz go w kontekście „normalnej” wiadomości we własnym kliencie poczty e-mail. Cofnij się i zastanów, jak przeciętny nadawca i odbiorca tego podpisu zobaczy go i odpowie. Zapewni to lepszą perspektywę i pomoże dostrzec martwe punkty.

Świetnym pomysłem jest również przetestowanie podpisu e-mail na różnych platformach. Outlook jest często problemem, ponieważ działa według własnych reguł, jeśli chodzi o interpretację kodu HTML. Powinieneś również przetestować swój podpis na urządzeniach mobilnych!

16. Ułatw wszystko dzięki narzędziu do podpisu e-mail

Pokazaliśmy kilka przykładów podpisów e-mail, z których możesz czerpać inspirację. Dobrym punktem wyjścia jest przyjrzenie się temu, co inni umieścili w swoich podpisach i ułożonych elementach.

Jeśli jednak masz niewielkie lub żadne umiejętności projektowania, ale nadal chcesz szybko stworzyć profesjonalny podpis e-mail, powinieneś spróbować użyć generatora podpisów e-mail. W następnej sekcji wymienimy 6 najlepszych!

6 narzędzi do podpisywania e-maili, które pomogą Ci zaprojektować

1. Wzgórze projektowe

Designhill oferuje szereg pakietów projektowych i usług o wysokiej cenie, ale oferuje również estetyczne, profesjonalnie wyglądające podpisy e-mail za darmo. Został wysoko doceniony przez wiele znanych marek, takich jak Forbes, HuffPost, Entrepreneur i tak dalej.

Aby zaprojektować podpis e-mail w Designhill, wystarczy wypełnić formularz, który zawiera imię i nazwisko, dane firmy, linki do mediów społecznościowych i CTA. Gdy skończysz, zapisz go i umieść na swoim koncie e-mail.

Wiele z jego szablonów ma darmowe i płatne wersje do wyboru zgodnie z budżetem dla małych lub dużych firm.

2. Mój podpis

To narzędzie do podpisywania e-maili jest naprawdę wygodne, łatwe w użyciu, a także zgrabne i piękne. MySignature oferuje do 86 opcji ikon sieci społecznościowych!

Po zarejestrowaniu możesz odblokować wiele funkcji, które sprawią, że Twój podpis będzie wyglądał niesamowicie profesjonalnie. Wszystkie podpisy e-mail są zoptymalizowane pod kątem komputerów stacjonarnych, tabletów i urządzeń mobilnych. Ponadto jego szablony są kompatybilne z najpopularniejszymi klientami, takimi jak Outlook, Gmail, Apple Mail itp.

3. Mądry Pieczęć

WiseStamp to kolejny doskonały generator podpisów e-mail na rynku. Wystarczy wypełnić pola, wybrać dostawcę usług poczty e-mail, z którym zamierzasz wysyłać wiadomości, i przetestować swój podpis w wiadomości e-mail.

WiseStamp umożliwia dodawanie pól podpisu, łączy i ikon profili społecznościowych. Możesz także zmienić czcionkę, rozmiar zdjęcia i rozmiary ikon społecznościowych. Jeśli przejdziesz na plan Pro, możesz skorzystać z wielu innych funkcji.

Jeśli jednak nie dokonasz aktualizacji, branding WiseStamp będzie widoczny po Twoim podpisie. Jego bezpłatny plan nie jest publicznie reklamowany i obejmuje tylko bardzo podstawowy podpis.

4. Nowa pieczątka

Jest to profesjonalny generator podpisów e-mail dla przedsiębiorstw i średnich firm. Umożliwia łatwe tworzenie, zarządzanie i dystrybucję podpisów e-mail w całej organizacji.

Oferuje 29 szablonów dostępnych w podglądzie. Możesz zmieniać i przekształcać każdy element w swoim szablonie. Projekty są świetne i istnieje wiele opcji dostosowywania. Jedynym problemem jest to, że nie ma darmowych planów ani prób!

5. HubSpot

HubSpot ma wiele niesamowitych narzędzi, a jednym z nich jest narzędzie do podpisywania e-maili. Dzięki prostemu projektowi HubSpot oferuje 6 szablonów, od których możesz zacząć.

Musisz wypełnić formularz informacyjny i dodać niezbędne linki do swoich sieci społecznościowych. Następnie możesz dostosować, wybierając czcionki, kolory i motyw. Podobnie jak wiele darmowych opcji, HubSpot nie pozwala na zapisanie podpisu w celu późniejszej edycji.

6. Si.gnatu.re

To narzędzie jest zdecydowanie warte wypróbowania. Jest prosty w obsłudze i oferuje profesjonalne projekty. Możesz zrobić wszystko ze swoim podpisem e-mail, na przykład zmienić rozmiar i typ czcionki, przesłać logo, dodać ikony społecznościowe, zmienić szerokość podpisu, tekst, tło, kolory logo i wiele więcej.

Jeśli chcesz, aby Twój podpis został dodany automatycznie, będziesz musiał zapłacić. Jeśli jednak nie masz nic przeciwko ręcznym kopiowaniu i wklejaniu, możesz to ominąć. Dużym plusem jest również model jednorazowych płatności, co czyni go jedną z najtańszych usług na rynku.

Najważniejsze!

Za projektowaniem podpisu e-mail nie kryje się żadna skomplikowana nauka. Niemniej jednak potrzeba trochę czasu i doświadczenia, aby osiągnąć satysfakcjonujący wynik.

Mamy nadzieję, że ten przewodnik zawierający ponad 16 wskazówek i 6 generatorów podpisów e-mail bardzo Ci pomógł! Czy masz jakieś inne cenne wskazówki dotyczące projektowania profesjonalnego podpisu e-mail? A może chcesz polecić inne narzędzie do tego? Zawsze cieszymy się z Twojej wiadomości, więc skontaktuj się z nami! Dziękuje za przeczytanie!