Jak przeprowadzić liderów przez finanse firmy?

To pora roku, kiedy siadasz z liderami swojego biznesu, aby przedstawić liczby. Spotykasz się z guzami łokciowymi i angażujesz ich w małą pogawędkę, głównie o pogodzie. Teraz trzeba przejść do rzeczy: „Jak radziła sobie firma?”

Wyzwaniem w przekazywaniu informacji finansowych jest to, że dla większości jest to język obcy. Niewielu mówi lub rozumie słownictwo ogólnie przyjętych zasad rachunkowości (GAAP) i sprawozdawczości finansowej: memoriał kontra gotówka, aktywa i zobowiązania oraz powszechnie stosowany (choć przytłaczający) debet kontra kredyt.

Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem finansowym (CFO), niezależnym księgowym, całym działem finansowym czy outsourcingową firmą finansową, musisz nauczyć się tłumaczyć szczegóły finansowe dla liderów spoza księgowości. Poszukując sposobów skutecznego dostarczania informacji finansowych interesariuszom, możesz nadać biznesową perspektywę, którą mogą zapewnić tylko finanse.

Oto przewodnik w sześciu krokach, który pomoże Ci lepiej przedstawić swoim przywódcom spostrzeżenia finansowe, a także kilka narzędzi i wskazówek, które pomogą Ci po drodze.

Trzy raporty powszechnie używane w sprawozdawczości finansowej to bilanse, rachunki zysków i strat oraz zestawienia przepływów pieniężnych. Stanowią dobry punkt wyjścia i spojrzenie na biznes z lotu ptaka, ale jeśli nie są uproszczone dla zrozumienia przez kierownictwo, nie wystarczą do podejmowania decyzji na poziomie departamentu lub całego biznesu.

Dla liderów biznesu, którzy ugrzęzli w wielu codziennych obowiązkach, próba wykrycia głównych trendów podczas badania najdrobniejszych szczegółów raportu staje się trudna. Skłania to wielu potencjalnych klientów do selektywnego wykorzystywania dostarczanych im informacji finansowych.

Badanie Gartnera ujawnia, że ​​około 90% menedżerów biznesowych nie bierze pod uwagę konsekwencji finansowych swoich decyzji, a nadzór ten zagraża ponad 3% dochodu netto przeciętnej firmy (pełne badanie dostępne dla klientów Gartnera).

To w żadnym wypadku nie jest mała liczba dla szybko rozwijających się, pozbawionych środków pieniężnych małych i średnich firm (SMB) i może oznaczać utratę pieniędzy na nową kampanię marketingową, zatrudnienie większej ilości zasobów lub inwestowanie w nową technologię.

Tak więc pierwszym krokiem jest sprawienie, aby Twoje raporty finansowe były bardziej znaczące i przydatne dla liderów. Odfiltruj najważniejsze wskaźniki finansowe, które dostarczają im istotnych informacji na temat ich części działalności.

Profesjonalne wskazówki dotyczące wyboru ważnych wskaźników finansowych:

• Sprawozdania finansowe są na ogół prezentowane „po fakcie”. Spraw, by były bardziej wybiegające w przyszłość, odkrywając, które obszary całej firmy lub działu zarabiają i rozwijają się, a które kurczą.
• Podziel swoje raporty na trendy i zapytaj „co z tego?” od Twoich danych, aż dojdziesz do uzasadnienia, które jest przydatne dla liderów biznesu.
• Porozmawiaj z liderami o ważnych decyzjach, które chcą podjąć w nadchodzącym kwartale lub roku. Przygotuj raporty wokół tych kluczowych priorytetów i podkreśl stojące przed nimi wyzwania.
• Dopasuj swoje raporty do celów Twojej firmy. Aby zoptymalizować rentowność, na przykład przeprowadź analizę konkurentów pod kątem cen ich produktów, liczby pracowników i wielkości sprzedaży.

Historie mogą pokonać lukę między wynikami finansowymi a zrozumieniem biznesu. Wybierz historie, aby przekazać liczby na swoich sprawozdaniach finansowych.

Dostarczenie spostrzeżeń finansowych w formie przekonujących historii pobudzi dyskusję i umożliwi podejmowanie decyzji. Wyzwaniem dla Ciebie jest zidentyfikowanie indywidualnych historii, które mogą inspirować do zmian i zrozumienia na poziomie firmy.

Profesjonalne wskazówki dotyczące wyszukiwania artykułów kryjących się za liczbami:

• Współpracuj z kierownikami działów, aby lepiej zrozumieć „jak” i „dlaczego” dla ich przychodów i kosztów. Poproś ich, aby skontaktowali Cię z właściwym kontaktem w ich dziale. Bądź ciekawy, zadawaj dobre pytania i słuchaj, co mają do powiedzenia.
• Użyj technik wizualizacji danych, aby zwizualizować wartości odstające, a także średnie wartości danych finansowych, i zbadaj, czy są w nich jakieś dobre historie.
• Po wybraniu historii przeprowadź je przez ekspertów z działu, aby uniknąć błędu w zakresie potwierdzenia.

Zmniejsz niepotrzebną złożoność raportów finansowych, aby były bardziej przydatne dla liderów.

Przedstaw dane zgodnie z zasadą „mniej znaczy więcej”, aby były zwięzłe, ale podaj więcej informacji, jeśli pogłębi to zrozumienie.

Profesjonalne wskazówki, jak ograniczyć niepotrzebne informacje z raportów finansowych:

• Przyjrzyj się, o jaki rodzaj informacji liderzy prosili w przeszłości i usuń nieprzydatne fragmenty, które zaśmiecają Twoje przesłanie.
• Dostarcz ostateczne obliczenia w raporcie, aby czytelnicy mogli bardziej skupić się na badaniu danych niż na matematyce mentalnej.
• Użyj porównawczych punktów danych (z poprzednich lat lub rzeczywistych w porównaniu z budżetem) i różnic procentowych, aby ułatwić liderom ocenę, jak dobre lub złe są te liczby.
• Wykonaj „test windy”. Wyobraź sobie, że jesteś w windzie ze swoim liderem i musisz jasno i krótko przekazać swoją wiadomość, zanim dotrze ona na żądane piętro. Pomoże Ci to zrozumieć, czy Twoje informacje są zbyt obciążające, czy też zawierają zwięzłe wskaźniki centralne.

Udoskonalając sposób przekazywania informacji finansowych, wyposażasz decydentów w odpowiednie narzędzia do optymalizacji operacji i utrzymania konkurencyjności. Przyspiesz tempo i jakość swoich analiz, inwestując w odpowiednie rozwiązanie technologiczne.

Ręczne raportowanie finansowe może ugrzęznąć w Twoich operacjach z problemami tak małymi, jak kontrola wersji, przełączanie między wiadomościami e-mail w celu wysłania odpowiedniego pliku, a nawet zwykła aktualizacja danych finansowych.

Skuteczne oprogramowanie uwolni Cię od zadań związanych z ręczną księgowością i księgowością oraz pomoże w dokładnym śledzeniu trendów w celu generowania bogatszych informacji. Co więcej, większość oferowanych obecnie programów zapewnia rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa danych, które mają kluczowe znaczenie dla zespołów finansowo-księgowych.

Profesjonalne wskazówki dotyczące automatyzacji raportowania informacji finansowych:

• Zainwestuj w oprogramowanie księgowe, aby zwolnić czas na analizy i łatwiej i dokładniej pobierać raporty. Oprogramowanie pomoże Ci efektywnie zarządzać rutynowymi zadaniami i doda więcej wartości do firmy. Możesz zacząć od bezpłatnego oprogramowania księgowego, jeśli nie masz doświadczenia w automatyzacji finansów. Są przystępne cenowo i zapewniają pełną funkcjonalność przy minimalnych lub zerowych kosztach.
• Jeśli wyrośniesz z podstawowych funkcjonalności oferowanych przez darmowe oprogramowanie, dobrze obsłużą Cię zintegrowane rozwiązania do raportowania finansowego ze zintegrowanymi procesami księgowymi i budżetowymi, takimi jak płace, budżetowanie itp.
• Przejdź o krok wyżej, wybierając rozwiązania programowe oparte na chmurze, aby zapewnić lepsze bezpieczeństwo i dostęp do danych.

Jeśli nie zostanie dobrze zaplanowana, nawet najlepsza analiza może stać się bezwartościowa. Wspieraj swoje informacje za pomocą zaawansowanych prezentacji pulpitu nawigacyjnego. Możesz zaszczepić kombinację umiejętności wizualizacji i prezentacji danych z oprogramowaniem do raportowania finansowego, aby zapewnić skuteczną komunikację.

Oprogramowanie do raportowania finansowego umożliwia niestandardowe formatowanie pól w celu śledzenia i prezentowania najważniejszych informacji, aby zapewnić lepszy wgląd w pracę różnych działów.

Profesjonalne porady dotyczące wizualizacji informacji na potrzeby sprawozdawczości finansowej:

• Wizualizuj, jak chcesz przedstawić swoją analizę. Zacznij od czystej kartki i naszkicuj, jak Twoje dane będą wyglądać w chwili prezentacji.
• Być specyficznym. Od kolumn danych po przykłady, które chcesz uwzględnić, narysuj je wszystkie podczas wizualizacji informacji. Na koniec upewnij się, że Twoje spostrzeżenia stanowią wartość dodaną dla liderów.
• Zainwestuj w oprogramowanie do raportowania finansowego, które może łączyć Twoje dane finansowe na łatwym do skanowania wyświetlaczu i przedstawiać spostrzeżenia za pomocą interaktywnych grafik i wykresów.

Nikt lepiej nie rozumie wartości samokontroli niż zespoły finansowo-księgowe.

Poproś przywódców o reakcje na temat tego, w jakim stopniu dostarczasz spostrzeżenia finansowe, które odpowiadają ich potrzebom. A jeśli te spostrzeżenia im pomogły, dobrze jest zebrać informacje zwrotne na temat tego, w jaki sposób.

Te działania następcze pomogą Ci zachować dobre aspekty sprawozdawczości finansowej i skorygować obszary, które nie dodają wartości do podejmowania decyzji. Pomoże Ci również wybrać bardziej efektywne wskaźniki finansowe do przyszłych raportów.

Profesjonalne wskazówki do kontynuacji z liderami:

• Umów się na indywidualne spotkania z dyrektorem generalnym i szefami działów, aby poznać ich opinie na temat Twoich raportów. Prowadź szczerą i otwartą rozmowę.
• W tej chwili nie udzielaj wyjaśnień ani nie naciskaj na ich potrzeby finansowe. Wsłuchuj się w ich potrzeby. Możesz omówić wyzwania, które mogły uniemożliwić ci rozwiązanie problemów, które później wskazali.

Wykonywanie rutynowych zadań księgowych zgodnie z wytycznymi Compliance to podstawowe minimum. Niezwykle ważne jest, aby finanse wnosiły wartość dodaną, upewniając się, że liderzy biznesu rozumieją, w jaki sposób ich działania wpływają na wynik finansowy.

Spraw, aby prezentacje finansowe były czymś, na co Ty i liderzy czekacie, wykonując powyższe kroki.