7 skutecznych sposobów na walkę ze zmęczeniem Zoom ze swoim zespołem
Opublikowany: 2022-05-06
Mówisz, tuzin głów kiwa głową. Jest odpowiedź, dyskusja toczy się dalej, ale kamera jest włączona i wszystkie oczy skierowane są na ciebie. Stajesz się trochę skrępowany, ale uczucie mija. Czasami ekran zawiesza się lub dźwięk jest opóźniony, ale wytrwasz. To ważne spotkanie. Podobnie jak następny, a potem standup. Nie zapomnij o ratuszach. To jest wyczerpujące.
Są szanse, że już doświadczyłeś jakiejś odmiany tego. Od czasu wybuchu pandemii wszyscy prowadzimy wideokonferencje częściej niż kiedykolwiek wcześniej, co prowadzi do zmęczenia Zoomem. Dzieje się tak, ponieważ pomimo tego, że jest to świetne medium do pracy zdalnej, rozległe wideokonferencje mogą wyczerpać Twój zespół i osłabić impet, gdy nadejdzie czas na rzeczywistą pracę.
Co to jest zmęczenie Zoom?
Zmęczenie zoomem to pojęcie określające wyczerpanie psychiczne związane z rozległymi wideokonferencjami. Pomimo nazwy odnosi się do korzystania z dowolnej usługi rozwiązania wideokonferencji. Pozostawione bez kontroli zmęczenie Zoomem obniża zaangażowanie i produktywność w całej organizacji.
Co powoduje zmęczenie Zoomem? Albo dlaczego wideokonferencje są tak wyczerpujące?
Od mniejszej liczby sygnałów niewerbalnych po brak przerw wizualnych i zachowanie hiper-świadomości, oto dlaczego rozległe wideokonferencje obciążają mózg.
Kilka niewerbalnych wskazówek
Po pierwsze, wirtualne spotkania wymagają po prostu większej koncentracji. Interakcje osobiste obejmują sygnały niewerbalne – kontakt wzrokowy, język ciała, ruchy rąk i kiwanie głową – które pomagają nam łączyć się emocjonalnie. Jak łatwo się domyślić, większość z tego wychodzi przez okno podczas wideokonferencji. Więc nasz mózg musi ciężej pracować, aby zinterpretować to, co widzi w małym kwadracie, a my wychodzimy z tego, jakbyśmy przebiegli maraton.
Brak przerw wizualnych
Jak wskazuje HBR, zmęczenie Zoomem wynika również z tego, jak nasze mózgi przetwarzają informacje na wideo . Zastanów się, jak długo patrzymy na ekran lub kamerę podczas 15-minutowego stania. Większość z nas nie ośmiela się odwrócić — nawet na chwilę — ponieważ martwimy się, że nasi koledzy pomyślą, że jesteśmy rozkojarzeni. Brak przerw wizualnych w wirtualnych spotkaniach męczy zarówno nasze oczy, jak i mózgi, przez co trudniej jest się skoncentrować.
Bycie hiper-świadomym
Domyślnie większość aplikacji do wideokonferencji pokazuje wszystkich uczestników połączenia, w tym nas samych. To może sprawić, że będziemy nadmiernie świadomi naszego zachowania — intensywnie świadomi każdego mikroekspresji na naszych twarzach, każdego drgnięcia i ruchu — i martwimy się, jak jest to interpretowane. Czasami może się wydawać, że podczas rozmowy Zoomu występujemy na scenie.
Wielozadaniowość i rozpraszanie uwagi
Badania pokazują, że wielozadaniowość zmniejsza wydajność, ale wszyscy jesteśmy winni okazjonalnej próby pracy nad czymś innym podczas wideokonferencji. Praca w domu oznacza również, że łatwiej jest się rozproszyć — na przykład uciszenie hałaśliwych dzieci stało się niemal rytuałem. Podsumowując, pokusa wielozadaniowości i łatwa dostępność elementów rozpraszających uwagę sprawiają, że wirtualne spotkania są bardziej męczące.
Jak walczyć ze zmęczeniem Zoom
Dobrą wiadomością jest to, że kilka poprawek w wirtualnych spotkaniach drastycznie zmniejsza zmęczenie Zoomem. Nie pozwól więc, aby produktywność Twojego zespołu uległa stagnacji, daj im narzędzia i zasoby potrzebne do zwalczania zmęczenia Zoomem i załatwiaj sprawy. Jako menedżer, oto jak możesz pomóc.
1. Zatrzymaj spotkanie, gdy zakończy się czat
Praca w domu przez tak długi czas bez wątpienia sprawiła, że jesteśmy bardziej uzależnieni od spotkań wideo. W ten sam sposób, w jaki spotkania, które powinny być e-mailami, marnowały nasz czas w biurze, wideokonferencje, które mogłyby być czatem, zabijają produktywność Twojego zespołu. Rozmowy telefoniczne i e-maile działają lepiej również w przypadku niektórych rozmów.
2. Połącz spotkania w pary ze spotkaniami Zoom
Zachęć swój zespół do korzystania z Flocka zamiast wideokonferencji przy każdej drobnostce. Wszystkie te spotkania, które mogły być e-mailami lub czatami? Myśl o szybkich i łatwych rozmowach w kanałach Flock, które zajmują ułamek czasu Twojego zespołu. Na przykład udostępnianie asynchronicznych aktualizacji statusu we współdzielonym kanale Flock pomaga skrócić i zwiększyć efektywność spotkań na stojąco. Ponadto możesz rozpoczynać spotkania Zoom w programie Flock , kiedy naprawdę tego potrzebujesz.
3. Mądrze wybieraj spotkania
Wytnij ze swojego harmonogramu jak najwięcej spotkań z możliwością przystąpienia. Zachęcaj swój zespół do tego samego, aby ludzie uczestniczyli w spotkaniach, których naprawdę potrzebują. W przypadku wirtualnych sesji towarzyskich upewnij się, że zaproszone osoby wiedzą, że nie są obowiązkowe i nie powinny czuć się zobowiązane do uczestnictwa, gdy mają pracę do wykonania. Pamiętaj o rozłożeniu wirtualnych spotkań, aby zapewnić sobie trochę czasu między nimi, aby pracownicy mogli rozprostować nogi i przygotować się do następnej rozmowy.
4. Zachęcaj do mini-przerw na telefon
W przypadku dłuższych rozmów upewnij się, że członkowie zespołu wiedzą, że można robić krótkie przerwy od wpatrywania się w ekran. Oni (i Ty) mogą na chwilę wyłączyć wideo, trochę się poruszyć i spojrzeć na coś innego, aby zrelaksować oczy. Takie wizualne przerwy ułatwiają ponowne skupienie się i zachowanie czujności.
5. Unikaj wielozadaniowości podczas spotkań
Skupiając się na tym, wykonujemy naszą najlepszą pracę. Wielozadaniowość podczas połączeń jest zarówno niesprawiedliwa dla innych uczestników, jak i, jeśli naprawdę potrafisz wykonywać wiele zadań jednocześnie (ja nie!), bardzo wyczerpująca. Nie wspominając o tym, że ciągłe przełączanie kontekstu między zadaniami może zająć 40% Twojego produktywnego czasu. Kilku uczestników wielozadaniowych na telefon oznacza spadek zarówno wydajności spotkań, jak i produktywności zespołu.
6. Wytnij elementy rozpraszające uwagę
Praca w domu naraża nas na więcej zakłóceń niż kiedykolwiek wcześniej. Awarie domowe, dzieci wymagające uwagi, zawartość naszej lodówki, znajomi wpadający bez zapowiedzi, lista nie ma końca. Posiadanie wolnego od bałaganu, cichego miejsca pracy to duży krok we właściwym kierunku. Upewnij się również, że ograniczasz rozpraszanie uwagi na ekranie. Zamknij niepotrzebne aplikacje i karty przeglądarki, aby nie rozpraszać się. Ponadto utrzymuj porządek w tle wideo (lub używaj zwykłego wirtualnego tła w Zoom), aby zmniejszyć potencjalne rozpraszanie uwagi innych uczestników spotkania.
7. Wyłącz wideo
Wielu z nas ma tendencję do traktowania wideo jako domyślnego dla wszystkich wirtualnych spotkań, ale tak naprawdę nie jest. Daj swojemu zespołowi swobodę tymczasowego wyłączenia wideo (tymczasowo), gdy poczuje się skrępowany lub nadmiernie pobudzony. Ewentualnie wypróbuj kilka spotkań tylko dźwiękowych, aby sprawdzić, czy lepiej sprawdzają się w niektórych dyskusjach grupowych. Wyłączenie poglądu na siebie może również pomóc w zmniejszeniu niepokoju, więc uczyń to standardową praktyką. W ten sposób pracownicy mogą zaoszczędzić energię, aby przeanalizować kilka niewerbalnych wskazówek, które pojawiają się podczas wirtualnych spotkań, zamiast martwić się o ich wygląd.