Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu w 7 krokach?

Rewolucja cyfrowa skłoniła firmy do znalezienia sposobu na dostosowanie się do nowego sposobu prowadzenia organizacji.

Niezależnie od tego, czy Twoja firma zdecydowała się na konfigurację w pełni zdalną, hybrydową, czy też z powrotem do biura, istnieje duże prawdopodobieństwo, że do zarządzania nią użyjesz wirtualnych narzędzi. Oznacza to wdrożenie pewnych systemów cyfrowych lub opartych na chmurze zamiast polegania na starych ręcznych procesach.

Jednym z procesów, który może szczególnie skorzystać na cyfryzacji, jest śledzenie czasu pracy.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników wzrosło o 59% od początku pandemii. Śledzenie czasu za pomocą oprogramowania cyfrowego ułatwia menedżerom śledzenie pracy zespołów bez konieczności mikrozarządzania nimi.

W tym poście na blogu omówimy wszystkie zalety korzystania z narzędzia do śledzenia czasu i pokażemy, jak wybrać odpowiednie narzędzie do śledzenia czasu dla siebie i swoich zespołów.

Korzyści z oprogramowania do śledzenia czasu

Około 95% pracowników w USA chętnie śledzi swój czas. Czemu? Zgadzają się, że dokładne śledzenie czasu jest ważne.

Powodem, dla którego ta liczba jest tak znacząca, jest to, że ci ludzie dostrzegli inne korzyści, jakie oprogramowanie śledzące może mieć zarówno dla firmy, jak i jej pracowników.

Dlaczego więc firmy powinny zacząć używać oprogramowania do śledzenia czasu?

Oto kilka powodów.

Korzyść nr 1: Oprogramowanie do śledzenia czasu poprawia produktywność

Jeśli Twoim celem w pracy jest maksymalizacja czasu i energii, śledzenie czasu jest bardzo korzystną praktyką.

Pozwala ludziom monitorować, gdzie upływa ich czas i odpowiednio reorganizować swoje harmonogramy.

Kiedy pracownicy śledzą swój czas, są w stanie zobaczyć, które zadania mogą nie przynosić oczekiwanych rezultatów i zmienić ich harmonogram lub nawet je wyeliminować w przyszłości.

Oprócz lepszego zrozumienia, które zadania są cenne (a które nie), pracownicy mogą również lepiej zrozumieć, ile czasu poświęcają na poszczególne zadania.

Posiadanie dostępu do oprogramowania do śledzenia czasu umożliwia również menedżerom przyjrzenie się obciążeniu pracą swoich zespołów i sprawdzenie, czy muszą dodać więcej osób lub wprowadzić narzędzia, które mogą pomóc pracownikom zaoszczędzić czas, energię i zasoby.

Korzyść nr 2: Oprogramowanie do śledzenia czasu poprawia przejrzystość

W niektórych miejscach pracy zdarza się, że bicie kumpli powoduje, że firmy tracą 373 miliony dolarów rocznie. W rzeczywistości 16% pracowników w USA i 34% pracowników w Kanadzie przyznaje się do bicia pięściami.

Kradzież czasu jest więc dużym problemem dla wielu firm. Księgowi twierdzą, że 92% ich klientów zajmuje się kradzieżą czasu.

Dzięki śledzeniu czasu menedżerowie mogą w każdej chwili mieć oko na to, nad czym pracują pracownicy. Jednocześnie członkowie zespołu mogą mieć lepszy wgląd w to, co robią ich koledzy i jakie zadania aktualnie wykonują.

Dlatego korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu zapewnia lepszą przejrzystość w zespołach.

Korzyść nr 3: Oprogramowanie do śledzenia czasu poprawia rentowność

Gdy poprawia się produktywność w organizacji, rozwój firmy przychodzi naturalnie.

Firmy, które chcą oszczędzić czas, zmaksymalizować przychody i obniżyć rotację pracowników, mogą odkryć, że oprogramowanie do śledzenia czasu może odegrać rolę w dążeniu do poprawy produktywności firmy, a co za tym idzie, również poprawy rentowności.

Mianowicie, oprogramowanie do śledzenia czasu pomaga zespołom lepiej organizować i ustalać priorytety zadań — aby bardziej skoncentrować się na dochodowych działaniach.

Ponadto śledzenie czasu pozwala zespołom śledzić koszty projektów i określać, czy wspomniane projekty są opłacalne — w stosunku do poświęconego im czasu.

Jak wybrać oprogramowanie do śledzenia czasu?

Teraz, gdy wiemy, dlaczego oprogramowanie do śledzenia czasu jest tak korzystne, pojawia się pytanie — w jaki sposób firma trafia na narzędzie do śledzenia czasu, które jest dla niej odpowiednie?

Oto kilka kroków, które należy wykonać, szukając najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu pracy pracowników dla Twojej firmy — plus kilka przydatnych wskazówek dotyczących śledzenia czasu pracy.

Krok 1: Skonsultuj się z zespołem

Podobnie jak wszystko w zarządzaniu przedsiębiorstwem, nie ma uniwersalnych rozwiązań do śledzenia czasu pracy pracowników.

Najpierw musisz wziąć pod uwagę wyjątkowe wyzwania i mocne strony swoich pracowników.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem może być skonsultowanie się z co najmniej jednym ze swoich zespołów\deparmentów w sprawie funkcji śledzenia czasu, z których chcieliby korzystać.

Być może wspomniany zespół\dział chce większej autonomii — więc użycie narzędzia do śledzenia czasu, które monitoruje aktywność na ekranie, może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.

A może potrzebują narzędzia z geotagowaniem, które pozwala ludziom logować się z różnych lokalizacji – co jest świetnym rozwiązaniem na przykład dla pracowników terenowych.

Wszystko zależy od tego, czego najbardziej potrzebują Twoi pracownicy — dlatego warto skonsultować się z nimi podczas wyboru aplikacji do śledzenia czasu, z której będą korzystać.

Takie podejście zapewni również większe zainteresowanie, gdy zaczniesz korzystać z wybranego narzędzia.

Krok 2: Zastanów się, co chcesz osiągnąć dzięki śledzeniu czasu

Zanim wybierzesz narzędzie do śledzenia czasu, zastanów się, co chcesz dzięki niemu osiągnąć.

I upewnij się, że Twoje cele śledzenia czasu są zgodne z celami śledzenia czasu Twoich zespołów.

Pamiętaj — Twoi pracownicy, którzy nie czują się komfortowo w korzystaniu z konkretnego narzędzia, mają niewiele wspólnego z wdrażaniem narzędzia, a więcej z ustalaniem właściwych granic.

Twoje cele dotyczące korzystania z oprogramowania do śledzenia czasu mogą obejmować:

• Lepsze zarządzanie czasem,
• mniejsza absencja,
• Optymalizacja interakcji w miejscu pracy oraz
• Minimalizowanie efektu rozpraszania.

Teraz, jeśli chodzi o Twoich pracowników, będziesz musiał rozważyć kilka dodatkowych celów, aby powiązać ich z wysiłkami związanymi z śledzeniem czasu.

Najważniejszym celem do rozważenia jest zapewnienie prywatności ludzi.

Dlatego postaraj się, aby śledzenie tylko tego, co należy śledzić, a resztę pozostawić pracownikom.

Ponadto śledź tylko urządzenia należące do firmy lub urządzenia osobiste używane do celów służbowych.

Krok #3: Uzyskaj kilka opcji i porównaj

Gdy masz już parametry, cele i wpisowe dla zespołu, możesz zacząć rozglądać się za najlepszym oprogramowaniem do śledzenia czasu.

Zrób listę aplikacji śledzących czas, które:

• W ramach Twojego budżetu i
• Uzyskaj funkcje, których potrzebują Twoi pracownicy, aby osiągnąć swoje cele związane z śledzeniem czasu.

Następnie dokonaj porównania tych parametrów i oceń aplikacje na podstawie tego, jak dobrze mogą wykonywać potrzebne czynności.

Sprawdź listę najlepszych narzędzi do śledzenia czasu w 2022 r., aby mieć przewagę nad wyborem najlepszych dostępnych opcji.

Krok 4: Wybierz oprogramowanie

Po zebraniu listy aplikacji do rejestracji i wyrejestrowania, które najbardziej Ci odpowiadają, nadszedł czas, aby wylądować na jednym narzędziu, z którego będziesz korzystać w przyszłości.

Najlepiej wybrać tylko jedno oprogramowanie dla całej firmy, dzięki czemu nie trzeba płacić za wiele usług.

Pomoże to również uniknąć budowania silosów i tworzenia zamieszania w różnych zespołach i działach.

Krok 5: Rozwijaj się powoli

Jak już ustaliliśmy, wybór oprogramowania do śledzenia czasu to poważna decyzja, która może mieć wpływ na lata działalności.

Tak więc, po dokonaniu wyboru, powoli wprowadzaj oprogramowanie.

Po pierwsze, przeprowadź okres próbny, aby ocenić funkcjonalność trackera czasu i upewnić się, że jest to narzędzie, którego naprawdę chcesz używać w codziennych operacjach.

Unikaj jednak zbyt częstego zmieniania narzędzi — aby pracownicy nie uczyli się co kilka miesięcy korzystania z nowych narzędzi.

Krok #6: Uzyskaj informację zwrotną

Jak już wcześniej ustalono, najlepszą aplikacją do śledzenia czasu jest ta, z którą Twoi pracownicy będą czuli się najbardziej komfortowo.

Ostatecznie ostatecznie decyzja o tym, czy dokonałeś właściwego wyboru, należy do osób, które będą korzystać z narzędzia do śledzenia czasu.

Dlatego postaraj się uzyskać informacje zwrotne od swoich pracowników na temat praktycznego zastosowania tego narzędzia po pewnym czasie.

Jednym ze skutecznych sposobów na uzyskanie informacji zwrotnej jest przeprowadzenie ankiety po okresie próbnym narzędzia i poproszenie pracowników o podzielenie się swoim doświadczeniem w korzystaniu z niego.

Możesz przyjrzeć się takim czynnikom, jak:

• Łatwość użycia,
• Komfort z narzędziem i
• Osiąganie pożądanych celów.

Krok 7: Wdrożenie w całej firmie

Po znalezieniu odpowiedniego narzędzia i zatwierdzeniu przez zespół/dział testowy jego przydatności po okresie próbnym, nadszedł czas, aby oficjalnie wykorzystać narzędzie do śledzenia czasu w całej firmie.

Zacznij więc przedstawiać narzędzie innym zespołom i działom i zapewnij jak najwięcej szkoleń.

Upewnij się, że wszyscy nauczyli się korzystać z tego narzędzia, zanim zaczną surowo przestrzegać zasad.

Pamiętaj — odrobina cierpliwości zajdzie daleko w tej fazie przejściowej.

Jeśli korzystasz już z narzędzia do śledzenia czasu — cyfrowego lub tradycyjnego — wyznacz czas, w którym pracownicy będą mieli szansę na płynną migrację ze starego rozwiązania do nowego.

Ponadto otrzymuj informacje zwrotne konsekwentnie w miarę postępów.

Dlatego nie spiesz się podczas wdrażania narzędzia — ale także ustal datę pełnego wdrożenia, aby pracownicy nie pobłażali zbytnio uczeniu się i przyzwyczajaniu do nowego narzędzia do śledzenia czasu.

Podsumowanie: śledzenie czasu pracowników a mikrozarządzanie

Śledzenie czasu pracowników może czasami przypominać mikrozarządzanie — ale tylko wtedy, gdy menedżerowie i interesariusze wdrażają je zbyt pospiesznie, nie biorąc pod uwagę potrzeb pracowników.

Poświęć trochę czasu, aby poinformować, w jaki sposób te narzędzia przyniosą korzyści Tobie i Twoim pracownikom, i upewnij się, że zawsze dążysz do sytuacji, w której wszyscy wygrywają.

Pamiętaj, że Twoje zespoły powinny być po Twojej stronie. Sposób, w jaki wdrażasz narzędzia, odegra znaczącą rolę w osiągnięciu tego celu.

️ Jak śledzisz swój czas w pracy? Czy jest jakieś narzędzie, które uważasz za szczególnie przydatne? Napisz do nas na [email protected], aby mieć szansę, aby Twoja odpowiedź znalazła się w tym lub jednym z naszych przyszłych artykułów. A jeśli nasze wskazówki dotyczące wyboru najlepszego oprogramowania do śledzenia czasu okazały się szczególnie pomocne, udostępnij ten artykuł osobom, o których wiesz, że mogą na tym skorzystać.