Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie ERP i kiedy skalować rozwiązanie

Oprogramowanie ERP jest centralnym elementem stosu technologii finansowych, dlatego ważne jest, aby dokonać właściwego wyboru dla swojej firmy. Rozmawialiśmy z Konstantinosem Andreou, dyrektorem ds. kontroli finansowej w firmie Juni, o tym, co składa się na dobry system ERP i kiedy nadszedł czas na skalowanie rozwiązania.

‍

Czym jest oprogramowanie ERP i dlaczego jest ważne?

ERP oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Stołek ERP służy do zarządzania wszystkimi informacjami i zasobami w działalności firmy.

Operacje biznesowe są zarządzane za pomocą narzędzi takich jak Xero, Quickbooks lub Fortnox, które są oprogramowaniem księgowym z dodatkami zapewniającymi dodatkowe możliwości, lub ERP, które są wszechstronnym narzędziem, takim jak Netsuite ze wszystkimi aplikacjami potrzebnymi do wydajnego prowadzenia działalności, z zadaniami takimi jak wysyłanie i otrzymywanie faktur, otrzymywanie pieniędzy i zarządzanie KPI.

Może nie być konieczne korzystanie z pełnego zestawu funkcji, jeśli operacje są proste. Jeśli jednak prowadzisz firmę notowaną na giełdzie, zdecydowanie potrzebujesz bardziej wszechstronnego narzędzia, takiego jak Netsuite.

Dzięki ERP możesz:

- Księgowość

- Pojednanie bankowe

- Fakturowanie klientów

- Śledzenie metryk i wskaźników KPI

- Opłacanie faktur (rachunki do zapłaty)

Rozwiązanie ERP to punkt kompleksowej obsługi dla zespołu finansowego! Zarządzanie jak największą ilością informacji w jednym miejscu sprawia, że ​​prowadzenie księgowości, zarządzanie dużymi ilościami danych finansowych i przekształcanie ich w użyteczne spostrzeżenia jest naprawdę proste.

‍

Jakiego rozmiaru rozwiązania potrzebuję?

Główną różnicą między tanimi rozwiązaniami, takimi jak Xero, Fortnox lub QuickBooks, a narzędziami dla przedsiębiorstw, takimi jak Netsuite, jest to, jak działają i jakie funkcje mogą oferować.

Na przykład Xero jest klasyfikowane jako oprogramowanie księgowe oparte na chmurze, ale integruje się z wieloma innymi rozwiązaniami, które mogą wykonywać szeroki zakres funkcji, dzięki czemu jest odpowiednie dla wielu firm. W przypadku takich rozwiązań najważniejsze jest to, czy Twoja firma działa w wielu krajach, lokalizacjach i walutach z wieloma centrami kosztów – iw rezultacie, ile jesteś skłonny wydać na rozwiązanie, aby zaoszczędzić czas.

Niedrogie rozwiązania, których cena zaczyna się od 10 euro miesięcznie, mają jedną wspólną cechę – obsługują bardzo niewiele walut. Często koncentrują się również na rynkach lokalnych, co ma wpływ na podatek VAT. Korzystanie z takiego rozwiązania mogłoby pasować do mniejszych firm, które działają tylko w jednym lub dwóch krajach i byłyby skłonne korzystać z różnych rozwiązań dla każdego rynku, na przykład Xero lub Quickbooks w Wielkiej Brytanii i Fortnox w Szwecji. Wybór taniego rozwiązania do obsługi transakcji w wielu walutach może oznaczać dużo pracy. Aby przygotować skonsolidowane sprawozdanie finansowe, musisz przeliczyć wszystko na swoją główną walutę, co może zająć kilka dni, jeśli łączysz różne szablony z więcej niż jednego narzędzia księgowego.

Dla porównania, Netsuite i inne ERP na poziomie przedsiębiorstwa mogą działać na wielu rynkach, być dostosowywane do każdego rynku i korzystać z lokalnych kursów wymiany. Może również obsługiwać relacje między firmami i bardziej złożone struktury operacyjne, lokalizacje, modele biznesowe i potrzeby głębszego wglądu biznesowego. To sprawia, że ​​jest to dobre rozwiązanie dla międzynarodowych firm z oddziałami w kilku krajach i obsługujących wiele walut.

‍

Co warto wiedzieć, wybierając swój system ERP

Wybierając rozwiązanie ERP, należy zadać sobie kilka pytań, aby znaleźć rozwiązanie dobrze dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Jaki masz budżet?

Istnieje duża różnica w cenie między różnymi narzędziami. Zaczynając od około 10 € miesięcznie za rozwiązania podstawowe, przechodząc do narzędzi średniego poziomu, które mogą kosztować około 3 000 € miesięcznie za standardowy pakiet i wzrosnąć do 5-10 000 € miesięcznie w zależności od Twojej firmy , takie jak spółki zależne, użytkownicy i dodatkowe funkcje. Istnieją również opcje wysokiego poziomu, które sięgają setek tysięcy, ale są one używane przez złożone, międzynarodowe korporacje.

Czy potrzebujesz zarządzania zapasami?

Jeśli sprzedajesz fizyczny produkt, poszukaj rozwiązania ERP, które oferuje zarządzanie zapasami. Możesz otrzymywać miesięczne raporty dotyczące towarów wchodzących i wychodzących oraz przeprowadzać uzgadnianie zapasów. Oszczędza to czas, pomaga w generowaniu cennych spostrzeżeń i konsolidowaniu wskaźników KPI sprzedaży z innymi informacjami.

Wiele rynków lub filii?

To, w jakich krajach działasz i czy posiadasz filie w innych krajach, będzie miało duży wpływ na to, jakie rozwiązanie wybierzesz. Sprawdź, w których krajach działasz i czy wybrane przez Ciebie oprogramowanie może tam działać, na przykład przy użyciu odpowiednich walut i podatku VAT, aby zintegrować się z lokalnymi władzami, takimi jak Making Tax Digital w Wielkiej Brytanii.

Jeśli prowadzisz działalność na kilku rynkach z wieloma walutami, masz dwie możliwości – oszczędzaj pieniądze lub oszczędzaj czas. Na przykład możesz mieć tanie rozwiązanie w każdym kraju, aby zapewnić prawidłowe działanie. Jednak kompromis polega na poświęcaniu większej ilości czasu na ręczne konsolidowanie wszystkich tych informacji. Zamiast tego możesz zapłacić więcej za rozwiązanie średniego poziomu, które z łatwością poradzi sobie z wieloma rynkami w jednym miejscu.

Chcesz zintegrować swój bank?

Integracja Twojego banku z rozwiązaniem ERP oznacza, że ​​będziesz mógł importować transakcje i inne ważne informacje, aby uniknąć czasochłonnej ręcznej pracy związanej z ręcznym dodawaniem. Juni integruje się z Xero, a wkrótce zaoferujemy eksport plików SIE, aby łatwo obsługiwać księgowość w kompatybilnym oprogramowaniu, takim jak Fortnox.

Jak rozliczać zobowiązania i należności?

Niezależnie od tego, jak obsługujesz fakturowanie, musi ono współpracować z Twoim narzędziem ERP. Na przykład, jeśli używasz Stripe lub Salesforce, zobacz, w jaki sposób faktury sprzedaży i umowy mogą zostać przeniesione do Twojego rozwiązania ERP i powiąż te faktury z płatnościami.

Zdecyduj również, jak chcesz zarządzać kontami płatników za faktury od dostawców. Możesz zdecydować się na integrację z innym narzędziem, ale będzie to zależeć od tego, jak uruchomisz swój system zatwierdzania.

Czy potrzebujesz dostosowania?

Jeśli masz wiele centrów kosztów, lokalizacji i magazynów w określonych krajach, chcesz mieć prawidłowy podatek dla transakcji, więc upewnij się, że Twój ERP sobie z tym poradzi. Poszukaj rozwiązania, które oferuje tagi dla transakcji, abyś mógł mieć odpowiednie kody w swojej księgowości.

Potrzebujesz zarządzać środkami trwałymi?

Jeśli produkujesz produkt, który sprzedajesz, ważne są środki trwałe, takie jak maszyny. Potrzebujesz oprogramowania, które może za Ciebie zarządzać środkami trwałymi i amortyzacją.

Jak zarządzać wydatkami pracowniczymi?

Możesz chcieć mieć swoje wydatki pracownicze w osobnym narzędziu z ERP, aby uzyskać większą kontrolę nad zatwierdzeniami lub rozdzielić własność wydatków pracowniczych za pomocą wirtualnych kart wielowalutowych firmy Juni.

Możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu na obsłudze paragonów, rozdzielając odpowiedzialność za budżet w całej organizacji. Kiedy dasz każdemu pracownikowi własną kartę, pracownik stanie się właścicielem budżetu i będzie odpowiedzialny za wydatki, które przechodzą przez jego kartę – w tym paragony. Dzięki Juni możesz stworzyć tyle wirtualnych kart, ile potrzebujesz! Następnie możesz ustawić kontrole, aby monitorować, ograniczać lub blokować wydatki na poziomie karty i zatwierdzać transakcje.

Jak Juni może pomóc Ci zarządzać finansami?

Juni pasuje do Twojego stosu technologii i pomaga zespołom finansowym zwiększyć widoczność, poprawiając produktywność dzięki większej kontroli. Juni może pomóc Ci zaoszczędzić czas zarządzając przepływami płatności i usprawnić proces rozliczeń z dostawcami. Jest to również przydatny sposób uzyskiwania w jednym miejscu analiz przepływów pieniężnych, wskaźników mediów i danych sklepów z Amazon i Shopify, aby uzyskać dostęp do skonsolidowanych informacji.

Jeśli wybierzesz Xero jako narzędzie księgowe, Juni już się z nim integruje. Automatycznie synchronizuj dane bankowe z Juni bezpośrednio z Xero, aby przyspieszyć księgowość. Jeśli korzystasz z innego rozwiązania, takiego jak Netsuite lub Fortnox, wkrótce uruchomimy eksport plików SIE, aby jeszcze bardziej ułatwić włączenie Juni do stosu technologii finansowych i prowadzenia księgowości.

Juni może również pomóc Ci zwiększyć przepływ gotówki dzięki zwrotowi wszystkich kwalifikujących się wydatków i uzyskać dostęp do elastycznego kapitału z przedłużonymi warunkami*.

‍

Kiedy skalować swój ERP

Przyjrzyj się całemu cyklowi zamówień klientów i rozliczeń oraz temu, jak zarządzasz tym w ramach istniejącego stosu technologii. Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na pracy ręcznej, zaczynasz działać w wielu krajach, zatrudniasz więcej pracowników w różnych jurysdykcjach lub zwiększasz złożoność biznesu, być może nadszedł czas na skalowanie rozwiązania.

To, czy rozwiązanie średniego poziomu będzie dla Ciebie odpowiednie, będzie zależeć od tego, jak skomplikowane są Twoje operacje oraz cykle przychodów i wydatków, gdzie mają siedzibę Twoi dostawcy i jak dużą część procesu chcesz zautomatyzować.

Musisz upewnić się, że Twoja firma jest we właściwym miejscu, aby zwiększyć skalę. Istnieje znaczna różnica w cenie, a oprogramowanie średniego poziomu, takie jak Netsuite, często wymaga kilku pracowników, aby w pełni wykorzystać jego możliwości.

Jakiekolwiek rozwiązanie wybierzesz, musi być odpowiednie dla stanu Twojej firmy, dlatego przed podjęciem decyzji upewnij się, że masz kompleksowy przegląd swoich potrzeb finansowych.

‍

*Kapitał jest obecnie dostępny tylko dla firm zarejestrowanych w Wielkiej Brytanii, Holandii i Szwecji. Kwalifikowalność, linia kredytowa i zwiększenie linii kredytowej zależą od wniosku, oceny i sytuacji finansowej. Gwarantowane 37-dniowe terminy płatności, z możliwością przedłużenia do 60 dni. Obowiązują warunki umowy.