Jak wybrać system telefonii biznesowej

Każda firma potrzebuje usługi telefonicznej. Masz klientów do dzwonienia, dostawców do targowania się i zespoły do ​​koordynowania. Oczywiście możesz korzystać z poczty e-mail, smartfonów i aplikacji do przesyłania wiadomości. Ale nic tak naprawdę nie może się równać z Twoim niezawodnym, biznesowym systemem telefonicznym, który został specjalnie zaprojektowany, aby zoptymalizować komunikację głosową i pomóc Twojej firmie w utrzymywaniu kontaktu z ważnymi osobami. Ponadto posiadanie firmowego numeru telefonu sprawia, że ​​Twoja firma wygląda wiarygodnie — ludzie oczekują, że zobaczą rzeczywiste numery telefonów na stronie internetowej lub stronie w mediach społecznościowych legalnej firmy.

Jednak nie wszystkie systemy telefoniczne są takie same.

Aby dowiedzieć się, który system telefoniczny najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie, musisz zadać sobie kilka kluczowych pytań:

1. Czy powinienem korzystać z tradycyjnego telefonu stacjonarnego, czy subskrybować usługę Voice over Internet Protocol ( VoIP )?
2. Czy powinienem używać pełnych systemów telefonicznych, które są dostarczane ze sprzętem komputerowym, czy tylko telefonów wirtualnych, które można aktywować na dowolnym urządzeniu?
3. Jeśli korzystam z VoIP, czy powinienem mieć go lokalnie, czy korzystać z chmury?
4. Jaka jest najlepsza usługa telefonii biznesowej pod względem branży, budżetu, liczby pracowników, lokalizacji biur i bazy klientów?

Szybki przegląd:

• Jaka jest różnica między telefonem stacjonarnym a biznesowym systemem VoIP?
• Jak znaleźć odpowiedni system telefoniczny dla Twojej firmy?
• Typowe typy systemów telefonii biznesowej
• Najlepsze praktyki przy wyborze usługi telefonii biznesowej

Oto tabela porównująca kluczowe cechy dwóch typów systemów telefonii biurowej.

Jaka jest różnica między telefonem stacjonarnym a biznesowym systemem VoIP?

Jak znaleźć odpowiedni system telefoniczny dla Twojej firmy?

Decydując się na instalację, aktualizację lub wymianę biznesowego systemu telefonicznego, należy wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników. Najpierw weź pod uwagę swoją działalność biznesową, oczekiwaną liczbę połączeń, cele i budżet.

Oto najważniejsze czynniki, które warto sprawdzić, porównując dostawców telefonów dla firm:

• Koszt
• Niezawodność
• Bezpieczeństwo
• Mobilność
• Skalowalność
• Wsparcie
• Dołączone funkcje

Koszt

Może to być główny czynnik wpływający na wiele decyzji związanych z systemem telefonicznym. Niezawodność powinna być na pierwszym miejscu, ale jeśli jest to najważniejszy punkt w twoim programie, możesz znaleźć niedrogie pakiety stacjonarne lub VoIP dla swojej firmy.

Jeśli nie masz jeszcze systemu, skorzystanie z systemów VoIP jest mądrzejszą opcją. Dzieje się tak, ponieważ koszty instalacji, połączeń międzymiastowych i eksploatacji systemów telefonicznych VoIP są generalnie niższe w porównaniu z usługami stacjonarnymi . Jeśli jednak masz już tradycyjny system, możesz zdecydować się na upgrade lub system hybrydowy w zależności od potrzeb biznesowych.

Powiązane: Ile kosztuje linia telefoniczna dla firm?

Niezawodność

Aby prowadzić dobry biznes, musisz mieć niezawodne i dostępne kanały komunikacji, z których mogą korzystać zespoły, dostawcy, partnerzy i klienci. Bez tego ciągłość biznesowa zostanie naruszona, a Ty stracisz zaufanie ludzi prowadzących lub polegających na Twoich operacjach, a także potencjalne przychody, które mogłyby zostać wygenerowane podczas przestojów.

Przed rejestracją zapoznaj się z zarządzaniem ryzykiem, zasadami bezpieczeństwa i planami tworzenia kopii zapasowych dostawców usług.

Bezpieczeństwo

Firmowy system telefoniczny powinien być również w pełni zabezpieczony, aby zapobiegać oszustwom, złośliwemu oprogramowaniu i próbom phishingu przez wrogie podmioty. Pamiętaj jednak, że bezpieczeństwo obejmuje nie tylko usługę telefoniczną jako taką, ale także własne zasoby wewnętrzne. Współpracuj tylko z dostawcami usług bankowych, którzy mają sprawdzone i prawdziwe szyfrowanie, uwierzytelnianie, architekturę nadmiarowości i inne systemy bezpieczeństwa.

Mobilność

Inteligentne i odnoszące sukcesy firmy prawie zawsze mają większą mobilność niż ich rówieśnicy. Systemy telefoniczne VoIP umożliwiają wykonywanie i odbieranie połączeń w dowolnym miejscu, nawet poza siedzibą firmy. W przeciwieństwie do tego tradycyjne systemy telefoniczne wymagają przebywania w biurze, aby korzystać z telefonu.

Wybierz usługi, które zapewniają aplikacje mobilne i komputerowe, które umożliwiają pracownikom łączenie się z zespołami i klientami w dowolnym miejscu i czasie.

Współpraca

Niektóre systemy telefonii stacjonarnej umożliwiają połączenia trójstronne . Usługi VoIP oferują znacznie więcej. Obejmują one wideokonferencje dla nieograniczonej liczby uczestników oraz integrację z narzędziami do współpracy i zwiększania produktywności, w tym CRM i pocztą e-mail.

Skalowalność

Firmy potrzebują sprawności operacyjnej, niezależnie od tego, czy się rozwijają, czy zmniejszają. W tych okresach zasoby powinny być rekonfigurowane, aby odpowiadały skali działalności biznesowej, w której są wykorzystywane.

Myśląc o stabilności firmy, oto dlaczego ma to znaczenie dla wybranego typu systemu telefonicznego:

• Czy Twoja firma w dużym stopniu zależy od połączeń głosowych, czy też działa dobrze przy minimalnych wymaganiach telefonicznych?
• Jakie masz plany na strategiczny rozwój?
• Zatrudniasz energiczny zespół sprzedaży?
• Potrzebujesz zintegrować system telefoniczny?
• Jeśli chcesz zaangażować większą liczbę klientów do ekspansji, niezawodny system telefoniczny jest koniecznością.

Łatwość, z jaką można przeprowadzić taką rekonfigurację, wpływa na wydajność wśród innych miar wydajności.

Powiązane: Ile linii telefonicznych potrzebuję dla mojej firmy?

Wsparcie

Zawsze potrzebujesz najwyższej jakości obsługi klienta dla swojej firmy. Wybierz dostawców usług z wyraźnym doświadczeniem w zakresie doskonałej obsługi klienta.

Dołączone funkcje

Telefony stacjonarne praktycznie przestały się rozwijać i prawdopodobnie z czasem staną się przestarzałe. Jeśli chcesz zabezpieczyć swoje systemy komunikacyjne na przyszłość za pomocą wszystkich pojawiających się funkcji, które staną się później niezbędne, wybór solidnego systemu VoIP jest właściwym posunięciem.

Dzięki wirtualnemu biznesowemu systemowi telefonicznemu można zintegrować telefonię z platformami technologicznymi firmy, takimi jak poczta e-mail, wideokonferencje, wirtualne faksy, produktywność, szkolenia pracowników, oprogramowanie ERP i CRM.

Powiązane: Jak skonfigurować wirtualny system telefoniczny (4 proste kroki)

Typowe typy systemów telefonii biznesowej

Jak wspomniano wcześniej, istnieją dwa główne typy systemów telefonicznych w oparciu o połączenie: stacjonarny i VoIP. Istnieją jednak podtypy i warianty hybrydowe, o których również powinieneś wiedzieć:

1) Wirtualne systemy telefoniczne

Rozwiązania programowe w postaci aplikacji przeglądarkowych, stacjonarnych lub mobilnych, które umożliwiają wykonywanie i odbieranie połączeń przez Internet. Nazywany także telefonem programowym .

• Zalety: przystępne cenowo i bardzo łatwe w instalacji, wdrażaniu i użytkowaniu
• Minusy: Nie w pełni funkcjonalny system telefoniczny
• Najlepsze dla: małych firm z napiętym budżetem i dla firm, których personel lub podwykonawcy są rozmieszczeni w wielu lokalizacjach.

2) stacjonarne systemy telefoniczne

Użyj przewodów miedzianych do przesyłania komunikacji głosowej. Nazywa się to również telefonem analogowym.

• Plusy: Bardzo stabilny i niezawodny
• Wady: stosunkowo droższe w konfiguracji, utrzymaniu i skalowaniu; Może stać się przestarzałe w przyszłości
• Najlepsze dla: małych firm, które mają już telefon stacjonarny i nie wymagają modernizacji telefonii; Osoby, które lubią technologię vintage

3) systemy telefoniczne VoIP

Przesyłaj głos jako dane przez Internet.

• Zalety: Szeroki zakres możliwości, funkcji i integracji oprogramowania, które są obecnie krytyczne dla większości firm; można łatwo skalować; przystępny
• Minusy: Można wyłączyć w przypadku przerw w zasilaniu, chyba że masz zasilanie awaryjne lub dostawca ma funkcje zabezpieczające przed awariami
• Najlepsze dla: patrzących w przyszłość firm wszelkiego rodzaju, wielkości i branży

4) Systemy chmurowe i lokalne

Systemy VoIP, których jedyną różnicą jest lokalizacja, w której hostowana jest centrala telefoniczna (PBX). Nazywane również IP PBX , systemy lokalne obejmują serwer główny podłączony do sieci LAN (znajdujący się w lokalizacji klienta), który odbiera i transmituje połączenia za pośrednictwem tradycyjnej linii naziemnej oraz Internetu. Z drugiej strony, chmura lub hostowane systemy PBX odnoszą się do systemów VoIP, których centrala PBX jest hostowana przez dostawcę.

• Zalety: centrala PBX oparta na chmurze jest zazwyczaj mniej kosztowna w konfiguracji i utrzymaniu
• Wady: W systemach lokalnych za utrzymanie centrali PBX odpowiada abonent usługi. Najlepsze dla: systemy lokalne są świetne dla zespołów, które chcą mieć większą kontrolę nad swoimi narzędziami komunikacyjnymi; Systemy oparte na chmurze są dobre dla firm, które nie chcą brać na siebie dodatkowej odpowiedzialności za zarządzanie własną centralą PBX.

Powiązane: Jak uzyskać numer telefonu służbowego?

Najlepsze praktyki przy wyborze usługi telefonii biznesowej

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci wybrać najlepszy system telefoniczny dla Twojej firmy:

1. Dowiedz się, dlaczego musisz uaktualnić, zainstalować lub wymienić usługę telefonii biznesowej.
   • Jakie są Twoje cele?
   • Z jakiego systemu – jeśli w ogóle – korzystasz obecnie?
   • Jakich konkretnych funkcji i możliwości potrzebujesz w usłudze telefonicznej?
2. Oceń obecną i potencjalną liczbę połączeń dla Twojej firmy na podstawie liczby pracowników, lokalizacji biur i komunikacji głosowej z klientami, dostawcami, partnerami, zespołami i innymi interesariuszami.
3. Rozważ opcje skalowalności, jeśli chodzi o przyszły rozwój. Wybierz usługę, która pasuje do Twojej strategii.
4. Dokonaj audytu zasobów, platform i stosu technologii, z którymi chcesz zintegrować usługę telefoniczną. Sprawdź, czy lokalna usługa internetowa jest odpowiedniej jakości i szybkości dla rozwiązań VoIP.
5. Przydziel rozsądny budżet na system telefoniczny.
6. Przeszukaj rynek systemów telefonicznych w poszukiwaniu usługi lub dostawcy, który odpowiada Twojemu budżetowi i potrzebom operacyjnym.
7. Zbadaj historię dostawców usług, szczególnie ich reputację, jeśli chodzi o niezawodność i obsługę klienta.
8. Rozejrzyj się i odkryj, z jakich systemów/usługodawców korzystają liderzy branży.
9. Zrób krótką listę swoich opcji.
10. Poproś o wersje demonstracyjne i wypróbuj/przetestuj wybrane usługi przed zarejestrowaniem się.

Powiązane: Kompletny przewodnik po pisaniu idealnego zapytania ofertowego VoIP

Nadal masz pytania?

Istnieje wiele powodów, dla których firma musi uaktualnić swoje systemy telefoniczne . Być może chcesz mieć więcej możliwości lub większą mobilność. Być może chcesz obniżyć koszty lub wymienić starsze systemy, które wkrótce staną się przestarzałe w Twojej branży.

Niezależnie od przyczyny w Twoim przypadku, kluczowe jest określenie celów, zrozumienie dostępnych opcji i nawiązanie współpracy z odpowiednią usługą telefonii internetowej.