Jak zbudować idealny stos technologiczny

Nie wiesz, jak wybrać odpowiednie narzędzia do swojego stosu technologicznego? Wymieniliśmy kluczowe kroki, które pomogą Ci znaleźć odpowiednie narzędzia dla Twojej firmy.

W obecnych czasach żadna firma nie może prosperować bez oprogramowania. Nie ma znaczenia, czy jesteś małą, średnią firmą, czy dużym przedsiębiorstwem, korzystanie z oprogramowania jest teraz nierozłączne, jeśli Twoje plany biznesowe obejmują coś więcej niż tylko przetrwanie.

Raport z 2019 r. pokazuje, że małe i średnie firmy korzystały w 2018 r. średnio z 73 aplikacji, podczas gdy duże firmy korzystały średnio z około 129 aplikacji. Nie oznacza to, że musisz zwiększyć zamówienia na oprogramowanie, aby dopasować je do swoich konkurentów, ale z pewnością możesz zbadać ograniczoną mieszankę narzędzi w celu usprawnienia operacji i wyeliminowania nieefektywności. Ta mieszanka będzie stanowić stos technologiczny Twojej firmy, czyli w skrócie stos technologiczny.

Jednak stworzenie efektywnego stosu technologicznego nie jest tak proste, jak wybranie wybranych narzędzi programowych i wdrożenie ich. Musisz dowiedzieć się: jakiego rodzaju narzędzi programowych potrzebuje Twoja firma? Jakie procesy skorzystają na automatyzacji? Czy narzędzia będą dla Ciebie na dłuższą metę? A co najważniejsze, czy narzędzia będą ze sobą dobrze współpracować?

Mówiąc prościej, nie możesz bezpośrednio rozpocząć kupowania aplikacji dla swojego stosu — musisz zaplanować i zbudować strategię.

Aby Ci pomóc, stworzyliśmy ten artykuł, w którym dzielimy się planową strategią budowania stosu technologicznego. Omówimy również kluczowe kwestie, o których należy pamiętać, aby wybrać odpowiednie narzędzia dla swojej firmy. Oto, co omówimy:

Czym jest stos technologiczny?

Stos technologiczny to połączenie narzędzi programowych opartych na chmurze, które współpracują ze sobą, aby osiągnąć wspólny cel biznesowy. Narzędzia te mogą być bezpośrednio ze sobą zintegrowane lub mogą dobrze współpracować bez żadnej integracji (np. z Microsoft Excel i SpreadsheetWeb).

Twoja firma może również korzystać z wielu stosów technologii, na przykład stosu technologii marketingowych do procesu marketingowego i stosu technologii do tworzenia aplikacji do procesu tworzenia aplikacji.

Przyjrzyjmy się teraz krokom związanym z budowaniem odpowiedniego stosu technologii.

Krok 1: Dowiedz się, które procesy powinieneś zautomatyzować

Aby zidentyfikować procesy gotowe do automatyzacji, podziel swoje podstawowe procesy biznesowe na poszczególne etapy. Pomocne może być zapisanie każdego kroku w linii prostej lub na karteczkach samoprzylepnych i ułożenie ich liniowo.

Teraz spójrz na kroki i obserwuj, jak odnoszą się one do siebie w ramach procesu oraz z innymi procesami. Następnie spróbuj zidentyfikować obszary nieefektywności. W tym celu spróbuj zidentyfikować:

• Czy są obszary, w których proces zwalnia?
• Czy w procesach występuje wiele podpisów, zatwierdzeń lub przejęć?
• Czy dany proces jest zbyt długi, z ponad 10 krokami? Czy można to uprościć?
• Czy są jakieś zbędne kroki, które wnoszą niewielką wartość do procesu?
• Czy w procesie występują jakieś wąskie gardła?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci zidentyfikować obszary, w których Twoje procesy tracą wydajność. Każdy zidentyfikowany obszar nieefektywności daje możliwość automatyzacji.

Krok 2: Wybierz między narzędziami branżowymi i specyficznymi dla procesu

Podczas budowania stosu technologicznego możesz się zastanawiać, czy wybrać narzędzie specyficzne dla branży, czy dla procesu.

Narzędzia specyficzne dla branży są zaprojektowane zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi, podczas gdy narzędzia specyficzne dla procesu są łatwiejsze do skonfigurowania i rozpoczęcia pracy. Podczas gdy narzędzia specyficzne dla branży są zwykle drogie, narzędzia specyficzne dla procesu są zwykle rozwiązaniami z półki i mogą nie mieć możliwości głębokiej personalizacji.

Narzędzia branżowe obejmują rozwiązania, takie jak oprogramowanie eCommerce, oprogramowanie bankowe lub oprogramowanie budowlane, podczas gdy narzędzia specyficzne dla procesu obejmują rozwiązania, takie jak oprogramowanie do fakturowania, oprogramowanie do automatyzacji marketingu i oprogramowanie CRM.

Aby wybrać właściwe narzędzie, skoncentruj się na głównym wyzwaniu biznesowym i sprawdź, czy jest ono unikalne dla Twojej branży. Na przykład, jeśli pracujesz w branży bankowej i masz do czynienia z poważnymi wyzwaniami związanymi z udzielaniem pożyczek, powinieneś wybrać narzędzie do udzielania pożyczek. Natomiast jeśli stoisz przed wyzwaniami w procesie, który nie jest unikalny dla żadnej branży, takim jak zarządzanie fakturami lub generowanie leadów, powinieneś wybrać narzędzie dostosowane do tych procesów.

Krok 3: Sprawdź opinie użytkowników, aby dowiedzieć się, co myślą Twoi rówieśnicy

Nasze badanie z 2018 r. wykazało, że małe i średnie firmy, które odwoływały się do recenzji oprogramowania i katalogów przed dokonaniem wyboru, spędziły o pięć miesięcy mniej niż te, które odwoływały się do mediów społecznościowych lub wyszukiwarek internetowych (22 miesiące w porównaniu z 27 miesiącami).

Oto, jak najlepiej wykorzystać opinie do wyszukiwania:

• Znajdź recenzje, które są specyficzne dla Twojej branży/procesu, ponieważ będą one omawiać oprogramowanie w odniesieniu do Twoich obaw.
• Poszukaj recenzji, które mówią o mocnych i słabych funkcjach oprogramowania. Mogą również mówić o ważnych funkcjach, które narzędzie powinno oferować, ale ich nie oferuje.
• Poszukaj typowych tematów w recenzjach, takich jak powtarzające się skargi/pochwały dotyczące określonej funkcji, interfejsu użytkownika lub łatwości użytkowania. Jeśli wielu użytkowników ma pewien problem, są szanse, że Ty też.

Możesz również zapoznać się z tymi czterema wskazówkami, jak najlepiej wykorzystać recenzje.

Krok 4: Zaplanuj na dłuższą metę

Budując stos technologiczny, musisz myśleć o przyszłych potrzebach, aby nie stawić czoła wyzwaniom w odpowiednim czasie rozwoju firmy.

Aby lepiej to zrozumieć, weźmy przykład Stacy Caprio, założycielki Growth Marketing. Firma Stacy wybrała popularną aplikację do zarządzania automatyzacją e-mail marketingu. Jednak gdy ich subskrybenci przekroczyli 2000, plan cenowy ich narzędzia stał się zbyt kosztowny, aby go utrzymać. Ostatecznie musieli zaprzestać używania narzędzia i poszukać innego.

Aby uniknąć zmiany dostawcy w połowie procesu tworzenia oprogramowania, oto kilka kryteriów, na które należy zwrócić uwagę:

• Dostosowanie: A konfigurowalna platforma oprogramowania pomoże Ci wprowadzić zmiany w narzędziu zgodnie z wymaganiami Twojej firmy. Na przykład, jeśli dodasz do swojej firmy inny produkt lub usługę, możesz potrzebować dodatkowych funkcji. Konfigurowalna platforma pomoże Ci zmodyfikować narzędzie, aby je dostosować.
• Skalowalność: wraz z rozwojem firmy, jej wielkością i różnymi regionami geograficznymi, będziesz mieć więcej danych do zarządzania. Wybrana aplikacja powinna mieć skalowalność, aby pomieścić rosnące dane.
• Integracja: narzędzia w Twoim stosie technologicznym powinny ułatwiać integrację z innymi firmami. Pomoże to w płynnej wymianie danych między stosem i umożliwi jego spójną pracę.
• Przystępność cenowa: Jak widzieliśmy w przykładzie Stacy, niektóre narzędzia mogą stać się zbyt drogie w obsłudze, gdy zmieniają się potrzeby biznesowe. Upewnij się, że omówiłeś ze sprzedawcą nie tylko aktualne, ale także przyszłe opcje cenowe.

Następne kroki

Gdy zrozumiesz, czego potrzebujesz od narzędzia i jakie kryteria należy ocenić, oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby dokonać ostatecznego wyboru:

• Utwórz podręczną listę: utwórz początkową podręczną listę zawierającą od trzech do pięciu produktów. Jeśli masz trudności z wyborem między konkurencyjnymi narzędziami, ten szablon porównania produktów przyda się do tworzenia krótkiej listy odpowiednich narzędzi.
• Zdobądź praktyczne doświadczenie: gdy będziesz gotowy z krótką listą, sprawdź, czy dostawcy oferują bezpłatny okres próbny. Bezpłatna wersja próbna może pomóc w praktycznym zapoznaniu się z narzędziami. Twój zespół może korzystać z narzędzi i podkreślać wszelkie wątpliwości, jakie mogą mieć.
• Uzyskaj wersję demonstracyjną: Jeśli nie możesz uzyskać bezpłatnej wersji próbnej, spróbuj umówić się na demonstrację u dostawcy. Pomaga to przyjrzeć się bliżej funkcjom narzędzi i omówić zapytania. Upewnij się, że przeprowadziłeś rozeznanie i masz pod ręką listę podstawowych pytań, zanim przejdziesz do demonstracji. Oto artykuł, do którego możesz się odnieść, aby dowiedzieć się więcej o demach oprogramowania.

Po ustaleniu pytań z dostawcą i ocenie wydajności narzędzi, nadszedł czas na dokonanie ostatecznego wyboru. Przed zakupem narzędzi omów z dostawcą warunki umowy, sprawdź, czy kwalifikujesz się do rabatów, potwierdź plany płatności i określ obowiązki po zakupie.

Kiedy w końcu dokonasz zakupu, poklep się po plecach i bądź pewien, że zbudowałeś odpowiedni stos technologii, z którego możesz być dumny. Wszystkie badania, które włożysz w proces zakupu, zaowocują wyższą wydajnością i niższymi kosztami.

Informacje na temat badania Capterra „Trendy w zakupach oprogramowania dla małych firm”

Capterra przeprowadziła tę ankietę w lipcu i sierpniu 2018 r. wśród 420 małych i średnich firm (SMB) z siedzibą w USA, Niemczech i Francji. Respondenci byli sprawdzani pod kątem wielkości firmy i przychodów, aby kwalifikować się jako MŚP. Wykwalifikowani respondenci byli decydentami lub mieli istotny wpływ na decyzje związane z zakupem technologii dla swojej organizacji.

W ciągu ostatnich 12 miesięcy musieli zakupić co najmniej jeden program o wartości 5000 USD lub więcej. Respondenci musieli być przynajmniej kierownikami biur, wpływającymi na decyzje dotyczące zakupu oprogramowania w swoich organizacjach.

Zastrzeżenie: Wyniki nie reprezentują „globalnych” ustaleń ani rynku jako całości, ale odzwierciedlają nastroje ankietowanych respondentów i firm.