Jak odpowiadać na pytania do rozmowy kwalifikacyjnej z kierownictwem projektu

Jako kandydat do pracy w zarządzaniu projektami już wiesz, jakiego rodzaju złych odpowiedzi na rozmowę kwalifikacyjną należy unikać z odległości mili. („Moją największą słabością jest to, że jestem perfekcjonistą!”)

Ale może być trochę trudniej przygotować się na niektóre z trudnych pytań, które zatrudniający menedżerowie lubią rzucać kandydatom tylko po to, aby zobaczyć, jak dobrzy są na palcach. Jako kandydat na kierownika projektu przygotowujący się do następnej dużej rozmowy kwalifikacyjnej musisz być przygotowany do wykazania menedżerom zatrudniającym, że dobrze się komunikujesz, posiadasz wyjątkowe umiejętności organizacyjne i umiejętności rozwiązywania problemów, potrafisz negocjować i pośredniczyć oraz że jesteś naturalnym liderem .

Żeby było jasne, menedżerowie ds. rekrutacji nie chcą zasypywać kandydata po kandydacie swoimi sprytnymi pytaniami. W rzeczywistości nasza ankieta dotycząca strategii rekrutacji z 2021 r. (metodologia poniżej) wykazała, że ​​ponad połowa ankietowanych rekruterów stwierdza, że ​​wypełnienie wakatów zajmuje więcej czasu niż zwykle, a brak wykwalifikowanych osób poszukujących pracy jest ich największą przeszkodą w zatrudnianiu. Czy nie sądzisz, że woleliby znaleźć kogoś, kto potrafiłby pomyślnie odpowiedzieć na ich pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej na temat zarządzania projektem, aby mogli zatrudnić tego wykwalifikowanego kandydata (ty!), a następnie przejść do wypełniania następnego wakatu?

Jednak to nie tylko żmudny i czasochłonny proces zatrudniania menedżerów. Według Indeed, przeciętny poszukujący pracy spędza od pięciu do 10 godzin na przygotowywaniu się do jednej rozmowy kwalifikacyjnej. W tym artykule pomożemy Ci w pełni wykorzystać czas na przygotowania, abyś był gotowy na rozmowę kwalifikacyjną i zatrudnienie.

Jak odpowiedzieć na 7 typowych pytań do rozmowy kwalifikacyjnej na temat zarządzania projektami?

Zasadniczo potrzeba całego dnia pracy (oprócz pracy w pełnym wymiarze godzin, którą możesz już mieć), aby przygotować się na coś, co może nawet nie prowadzić do nowej pracy. Zakładając, że przejdziesz kilka rozmów kwalifikacyjnych przed znalezieniem kolejnej pracy, ten dodatkowy czas może naprawdę się zsumować i wyczerpać Twoje zasoby. Dlatego tak ważne jest, aby przygotować się do wielu rozmów kwalifikacyjnych z kierownictwem projektu w najbardziej efektywny sposób.

Twoja rozmowa kwalifikacyjna nie powinna być ustną wersją egzaminu PMP. W końcu nasze badanie Inteligencja emocjonalna w miejscu pracy z 2021 r. (metodologia poniżej) wykazało, że mniej niż 10% z ponad 500 ankietowanych pełnoetatowych kierowników projektów nie posiadało certyfikatów i nie planowało ich uzyskania.

Oznacza to, że udowodnienie swoich umiejętności certyfikacyjnych i umiejętności technicznych jest raczej elementem listy kontrolnej, aby dostać się na rozmowę kwalifikacyjną, a nie sposobem na odróżnienie się od innych kandydatów.

Dlatego dobra rozmowa kwalifikacyjna z kierownikiem projektu polega bardziej na wykazaniu swoich umiejętności miękkich – jak dobrze możesz prowadzić i pracować w zespole projektowym, komunikować się i mediować – niż na udowodnieniu swoich umiejętności w zakresie budżetowania i planowania lub nabierania poetyki na temat zwinnego zarządzania projektami.

„Ogólnie rzecz biorąc, odpowiedzi (kandydatów) powinny wskazywać, że (kandydatów) rozwiązuje problemy i jest osobą etyczną oraz dobrze radzi sobie z ludźmi”, mówi Ferenc Cszizmas , PMP w Budapeszcie.

Innymi słowy, chcesz pokazać decydentowi siedzącemu naprzeciwko ciebie, że dobrze współpracujesz z innymi, prowadząc udane projekty. (Bez potu, prawda?)

Nie martw się: te siedem pytań na rozmowie kwalifikacyjnej z kierownictwem projektu — wraz ze szczegółowymi wskazówkami dotyczącymi tego, czego należy poruszyć w odpowiedzi — pomoże Ci wyróżnić się z tłumu i uzyskać oddzwonienie po kolejnej rozmowie kwalifikacyjnej z kierownictwem projektu.

Zacznijmy.

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Jak ustalasz priorytety swoich zadań?
• Kiedy Twoje umiejętności organizacyjne pomogły utrzymać projekt w toku?
• Jak organizujesz przeciętny tydzień pracy?

Nie ma czegoś takiego jak niezorganizowany, udany projekt. Możesz mieć szczęście i mieć projekt, który odniesie sukces pomimo napotkania wielu problemów, ale w pewnym momencie każdy projekt potrzebuje kogoś, kto zajmie się harmonogramem, budżetem i zakresem.

Nie jest tak ważne, jakiego dokładnie systemu używasz, aby być zorganizowanym, o ile pokażesz ankieterom, że masz system , który pomoże Ci zachować porządek. Mobilna aplikacja do zarządzania zadaniami? Oprogramowanie komputerowe? Arkusz? Notatnik? Połączenie wszystkich powyższych?

Każdy system jest w porządku, o ile możesz udowodnić, że zadziałał i będzie działał w środowisku, w którym będziesz pracować. Dodatkowe punkty, jeśli możesz to zilustrować przykładami ze świata rzeczywistego: „Codziennie rano sprawdzam moją aplikację do zarządzania projektami w pociągu, aby zobaczyć, jakie zadania należy wykonać tego dnia. W rzeczywistości w zeszłym miesiącu dzięki temu systemowi uratowałem projekt przed opóźnianiem się w harmonogramie”.

Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, to powiedzieć kierownikowi ds. rekrutacji, że po prostu usiądź i poczekaj na pojawienie się problemów, a następnie spróbuj ugasić pożary.

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Opowiedz mi o swoim doświadczeniu w zarządzaniu aż do starszych interesariuszy.
• Jak zachęcasz do współpracy w swoich zespołach?
• Jakie umiejętności miękkie są najważniejsze dla dobrego kierownika projektu?

Monster.com zauważa, że ​​firmy są zainteresowane kierownikami projektów, którzy mogą inspirować współpracę między wszystkimi stronami.

Ankieterzy mogą zadać ci to pytanie, aby narysować historie, które ujawnią, czy masz niezbędne umiejętności miękkie, aby radzić sobie z tarciami w pracy. Wcześniejsze doświadczenie zawodowe zapowiada przyszłe zachowania w pracy, więc uzbroj się w przykłady, które pokazują, w jaki sposób Twoja osobowość, priorytety i umiejętności pomagają rozwiązać konflikt i posunąć projekt do przodu.

Postaraj się przypomnieć historie z poprzedniego doświadczenia w zarządzaniu projektami, które podkreślają Twoje umiejętności mediacyjne, upewniając się, że przedstawiłeś kontekst i opisałeś działania, które podjąłeś w odpowiedzi oraz w jaki sposób te działania pomogły zapewnić sukces projektu.

„Jednym z moich ulubionych pytań jest 'Opowiedz mi o najtrudniejszym projekcie, jaki kiedykolwiek prowadziłeś i jak pokonywałeś wyzwania (i) problemy?' Więc pozwól im mówić. Zanotuję kilka dalszych pytań, ale to pytanie wiele dla mnie odkryło” – mówi Jason Orloske , wiceprezes ds. operacyjnych w Fargo, ND.

Staraj się unikać niejasnych, wymijających odpowiedzi lub rozmawiania o tym, jak musiałeś być twardy z interesariuszem, aby rozwiązać konflikt. Pamiętaj, krzyczenie na kogoś nie jest umiejętnością miękką.

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Opowiedz mi o tym, jak zawiodłeś.
• Jakiej trudnej sytuacji doświadczyłeś podczas pracy nad projektem? Jak sobie z tym poradziłeś? Czego się nauczyłeś?
• Czy możesz pomyśleć o czasach, w których nauczyłeś się na swoich błędach?

Zdarza się to każdemu: projekt wyszedł zbyt daleko poza zakres, stał się zbyt kosztowny lub był opóźniony w dostawie – i ostatecznie się nie powiódł. A jeśli ci się to jeszcze nie przydarzyło, prawdopodobnie oznacza to po prostu, że nie pracowałeś nad wystarczającą liczbą projektów.

Ważne jest, aby nie patrzeć na niepowodzenia projektów na zegarku jako coś do ukrycia lub wstydu, ale jako okazję do zilustrowania, jak uczysz się i rozwijasz na błędach. Ankieterzy zazwyczaj zadają to pytanie, aby zobaczyć, jak reagujesz na niepowodzenia, a nie aby dowiedzieć się, czy masz 100% wskaźnik sukcesu projektu.

Lily Zhang z The Muse sugeruje, że jeśli nie możesz udzielić realistycznej odpowiedzi („Właściwie nigdy nie doświadczyłem niepowodzenia projektu!”), osoba przeprowadzająca wywiad raczej nie zaufa ci na tyle, by wprowadzić cię do swojej organizacji.

Przyjdź na wywiad wyposażony w kilka historii o tym, jak poradziłeś sobie z niepowodzeniami projektu lub całkowitymi niepowodzeniami, i powiedz otwarcie, co się wydarzyło, nawet jeśli częściowo była to twoja wina. Unikaj prób bagatelizowania swojej odpowiedzialności lub zrzucania winy i wyjaśnij, czego nauczyłeś się z tego doświadczenia i jak zastosowałeś je w przyszłych projektach.

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Jakie projekty interesują Cię najbardziej? Czemu?
• Czy lepiej pracujesz z osobami introwertycznymi czy ekstrawertycznymi?
• Opowiedz nam o projekcie, który nie był dla Ciebie przyjemny.

Każdy kierownik projektu chciałby wierzyć, że poradzi sobie z każdym rodzajem projektu, od rolnictwa po lotnictwo, pracując z każdym typem osoby. Ale rzeczywistość jest taka, że ​​większość kierowników projektów ma mocne i słabe strony, z preferowanymi branżami i typami projektów, w których się wyróżniają.

Jeśli powiesz ankieterowi, że uwielbiasz zarządzać projektami w dowolnym otoczeniu i jesteś asem w każdym typie projektu, mentalnie przejdą do następnej rozmowy kwalifikacyjnej.

Dobrzy kandydaci są uczciwi. Czy jesteś bardziej kierownikiem projektu rozwoju oprogramowania, czy też odniosłeś sukces dzięki kreatywnym kampaniom medialnym? Jeśli nigdy nie pracowałeś na hali produkcyjnej, poinformuj o tym osobę przeprowadzającą rozmowę kwalifikacyjną, nawet jeśli praca może wiązać się z tego rodzaju pracą. Jeśli jesteś szczery, a rozmowa kwalifikacyjna przebiegnie pomyślnie, te luki w doświadczeniach mogą nie być tak ważne.

Nie krępuj się mówić ankieterowi, co lubisz, a czego nie; w ten sposób, gdy zostaniesz zatrudniony, Twój nowy menedżer będzie wiedział, jakie są Twoje mocne strony i jak mogą pomóc Ci zdobyć doświadczenie w innych obszarach.

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Z jakimi narzędziami do zarządzania projektami pracowałeś? Czy masz preferencje dotyczące oprogramowania?
• Jak lubisz dokumentować postępy swojego projektu?
• Masz wykształcenie informatyczne? Umiesz kodować?

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest używane wszędzie. I to nie tylko dla wysoce technicznych organizacji. Nasze badania pokazują, że każda branża, od marketingu po opiekę zdrowotną (i wszystko pomiędzy) korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami.

Co ważniejsze, 92% tych organizacji jest zadowolonych ze swojego narzędzia do zarządzania projektami. Jeśli więc masz rzeczywiste doświadczenie z wybranym narzędziem do zarządzania projektami firmy, możesz stawiać się na czele klasy kandydatów.

Przygotuj się z listą oprogramowania do zarządzania projektami, z którego korzystałeś w przeszłości, co lubisz i czego nie lubisz w różnych systemach zarządzania projektami oraz jak planujesz używać oprogramowania do zarządzania projektami do zarządzania projektami w firmie, z którą przeprowadzasz rozmowę kwalifikacyjną.

Inne wersje tego pytania z wywiadu:

• Co robisz jako lider projektu, gdy członkowie zespołu mają trudności z terminową realizacją zadań projektowych?
• Jak radzisz sobie z niesubordynacją, konfliktami w zespole i/lub słabą komunikacją w zespole?
• Jak radzisz sobie z niegrzecznymi klientami?

Zarządzanie projektami przebiega znacznie płynniej, gdy wszyscy dotrzymują terminów i osiągają wysokiej jakości wyniki. Niestety, zawsze będą chwile, kiedy niektóre osoby będą miały trudności z dostarczeniem. Menedżerowie zatrudniający chcą wiedzieć, jak planujesz radzić sobie z tymi problemami interpersonalnymi i personalnymi, zanim będą mogli swobodnie dodać Cię do swojego zespołu.

Będziesz chciał pokazać, że masz wrodzone zrozumienie właściwego podejścia do radzenia sobie z trudnymi członkami zespołu, którzy źle się komunikują, nie dotrzymują terminów, wykonują prace niskiej jakości lub wszystkie powyższe. Możesz zdobyć dodatkowe punkty, podając przykłady, w jaki sposób pomogłeś usprawnić procesy pracy członków zespołu na poprzednich stanowiskach.

„Najbardziej dobre pytania do PM [wywiad] będą pytaniami o scenariusz (np. co byś zrobił w tej sytuacji?), a jeszcze lepiej, byłyby odgrywanie ról, wymagające od kandydata przedstawienia rekomendacji”, mówi Kiron Bondale , trener PMP i Agile.

Inne wersje tego pytania do rozmowy kwalifikacyjnej (pochodzące z relacji z wywiadów Glassdoor):

• Jak myślisz, ile fortepianów jest w Austin i powiedz mi, jak doszedłeś do tej liczby?
• Jak przeciwstawiłeś się samozadowoleniu?
• Twój sponsor projektu wchodzi do twojego biura w poniedziałek rano i mówi ci, że możesz podwoić swój budżet, ponieważ odchodzi z firmy, aby dołączyć do cyrku i nie obchodzi ją, co zrobisz z pieniędzmi. Co zrobisz następnie?

Dobrzy kierownicy projektów będą w stanie w przemyślany sposób odpowiedzieć na pytania, które pozornie pojawiają się znikąd. Ale twój rozmówca nie tylko próbuje cię zaskoczyć, żeby sprawić, że poczujesz się niekomfortowo i patrzeć, jak się wiercisz.

Próbują ocenić Twoją przenikliwość biznesową i umiejętności rozwiązywania problemów za pomocą zamaskowanego pytania ze studium przypadku. Nie trać czasu ani energii na zapamiętywanie dokładnych odpowiedzi na takie pytania — nie o to chodzi. Po prostu przygotuj się na zadawanie dalszych pytań (Czy liczą się prywatne stacje benzynowe? Morskie stacje benzynowe? Czy liczba powinna obejmować zamknięte stacje benzynowe lub stacje benzynowe, które są w budowie?) i próbować zgadywać, jak zgadnąć.

Rób notatki, zadawaj pytania, zachowaj spokój, używaj logiki i kreatywności oraz wymyśl rozsądne oszacowanie. Nie próbujesz odgadnąć dokładnej liczby żelek w słoiku, próbujesz pokazać, że jesteś w stanie podjąć nieoczekiwane wyzwanie.

Bądź na bieżąco z nową pracą kierownika projektu

Teraz, gdy wykorzystałeś te pytania, aby przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kierownikiem projektu i zapewnić sobie nową, wspaniałą pracę związaną z zarządzaniem projektami, upewnij się, że masz wszystkie zasoby, których potrzebujesz, aby prosperować i przyczynić się do sukcesu nowej organizacji.

Metodologia

Firma Capterra przeprowadziła badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy w grudniu 2021 r. wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w małych i średnich firmach. Respondenci byli sprawdzani pod kątem statusu zatrudnienia (pełny etat), wielkości firmy (od dwóch do 500 pracowników) oraz zaangażowania w zarządzanie projektami (bardzo zaangażowane).

Badanie Capterra Recruiting Strategy Survey zostało przeprowadzone w lipcu 2021 roku. Zebraliśmy 300 odpowiedzi od pracowników zajmujących się rekrutacją u pracodawców w USA. Celem tej ankiety było dowiedzenie się, jak bardzo firmy zmagają się z rekrutacją i zatrudnianiem oraz jakie rozwiązania, które wzięły pod uwagę, aby poprawić wyniki rekrutacji i zatrudniania.