Jak sprytne agencje przygotowują się do skalowania

W piątej sesji serii The Secrets to Making Your Agency Profitable współzałożyciel i dyrektor generalny firmy Parakeeto, Marcel Petitpas , omawia fundamentalny problem, z którym boryka się wiele agencji cyfrowych: uciekanie do narzędzi, aby spróbować rozwiązać problemy związane z raportowaniem i pomiarami bez zajmowania się strategią stojącą za narzędziami pierwszy.

Dowiedz się, jak Twoja agencja może stać się bardziej wydajna, produktywna i zyskowna. Pobierz nasz przewodnik „Marketing agencyjny przez automatyzację” już teraz.

Petitpas pyta, czy jeśli nie masz jasności co do tego, jakie dane narzędzia mają dać ci, to czy jesteś w stanie ocenić, czy narzędzie jest odpowiednie dla twojej agencji?

Odpowiedź brzmi nie.

Petitpas dokładnie wyjaśnia, jak wykonać pracę potrzebną do określenia, jakie dane próbujesz uzyskać z narzędzia. Umożliwi to skuteczną ocenę bieżącego oprzyrządowania i określenie, czy potrzebujesz innych narzędzi do śledzenia raportów i pomiarów (i ostatecznie poprawy rentowności ).

Klucze do skalowania Twojej agencji cyfrowej? Dokładność określania zakresu i śledzenie czasu.

Wiele agencji marketingu cyfrowego, takich jak Twoja, zmaga się z jasną wizją mierzenia wyników. Mają też do czynienia z bałaganem w danych i systemach, co tylko potęguje problem. Na szczęście za radą Marcela Petitpasa możesz zacząć właściwie konfigurować swoje systemy i narzędzia, aby wyeliminować te wyzwania.

Ustalenie odpowiedniej strategii w celu zbadania problemu z rentownością

Twój księgowy wpada do twojego biura, zdezorientowany i wykrzykuje: „Mamy problem z rentownością!”

Co robisz?

Jak zamierzasz to zbadać? Może być prawie niemożliwe określenie, dlaczego walczysz o zysk na projektach, jeśli nie masz czasu i możliwości dostosowania struktury śledzenia kosztów.

Jeśli Twoje zadania związane ze śledzeniem czasu nie są zgodne z ustawieniami szacunków, Twój zespół prawdopodobnie będzie zgadywał zakres. Nie będzie zaskoczeniem, że masz problem z rentownością, jeśli te szacunki są nieprawdziwe.

Kiedy masz idealne dopasowanie między sposobem tworzenia szacunków a konfiguracją narzędzia do śledzenia czasu w celu śledzenia danych, to zupełnie inna historia. O wiele łatwiej będzie nie tylko tworzyć dokładniejsze szacunki, ale także badać problemy z rentownością, które mogą się pojawić.

Zaprojektowanie odpowiedniego systemu w celu dostosowania szacunków i śledzenia czasu

Aby zastanowić się, jak powinien być skonstruowany twój system określania zakresu i śledzenia czasu, użyj ćwiczenia Parakeeto Incident Investigator. Myśląc o tym ćwiczeniu, rozważ scenariusz, w którym masz projekt, który całkowicie wyszedł z torów. Zastanów się, jakie pytania chciałbyś zadać, aby ustalić, co poszło nie tak i dlaczego Twoja rentowność była tak zła.

Teraz zastanów się, jak powinieneś uporządkować swoje dane w narzędziu do śledzenia czasu, aby móc zacząć odpowiadać na te pytania we własnej agencji z prawdziwymi klientami i projektami.

Pomocny może okazać się Mapper śledzenia czasu firmy Parakeeto. Wykonaj poniższe ćwiczenie, aby zastanowić się, czy elementy zamówienia w prognozach są mapowane na narzędzie do śledzenia czasu. Które obiekty do śledzenia czasu pasują do szacunkowych danych w Twojej agencji?

Zarządzanie złożonością danych

Podczas konfigurowania narzędzia do śledzenia czasu Petitpas dzieli się jedną ważną uwagą: uważaj, aby zarządzać złożonością.

Jest taki pomysł, że precyzja równa się dokładność. Jeśli możesz być bardziej precyzyjny i szczegółowy, jeśli możesz dokładnie wiedzieć, ile czasu poświęcono na podzadanie w ramach zadania w ramach elementu wynikowego w ramach kamienia milowego w ramach etapu w projekcie, to te bardziej precyzyjne dane pozwolą Ci być dokładniejszymi.

Prawidłowy?

Zło.

W rzeczywistości jest odwrotnie. Zmuszenie zespołu do śledzenia czasu na tym poziomie staje się nieskończenie droższe. Co więcej, zgodność w śledzeniu czasu będzie spadać wraz z każdą warstwą złożoności, którą dodasz do śledzenia czasu. Będziesz wtedy mieć do czynienia z większą liczbą niespójnych danych i będziesz mieć więcej zbiorów danych, z którymi będziesz musiał się zmagać.

Często agencje zawyżają precyzję w momencie, gdy osiągają punkt malejących zysków, gdzie wyższa precyzja o 5% dodaje 0% dodatkowej dokładności do szczegółowego wglądu, który próbujesz uzyskać. Im bardziej starasz się zwiększyć poziom precyzji, tym wyższy jest koszt i złożoność.

Śledź według:

• Klient
• Projekt
  • Używaj tagów typu do typowych projektów (np. kompilacje witryn internetowych)
• Rola
  • Użyj kilku głównych kategorii (np. Zarządzanie projektami, Treść, Projektowanie, Rozwój)

Nie chcesz, aby oszacowano 500 unikalnych zadań dla projektu, do których musisz w jakiś sposób dostosować się w swoim narzędziu do śledzenia czasu lub zarządzania projektami. Chcesz umieścić wszystkie te zadania w większych segmentach, takich jak projektowanie i rozwój, aby móc je zmapować z powrotem do schematu danych. Jak wyjaśnia Petitpas: „Potrzebujesz jakiegoś mechanizmu do grupowania dyskretnych zadań z powrotem do szerszych grup, aby budować wokół nich modele danych”.

Nie rozkładaj go dalej niż w powyższym przykładzie. To jest klucz do rozpoczęcia: Rozpocznij w prosty sposób i weź swój zespół na pokład. Wtedy możesz zdać sobie sprawę, że nie potrzebujesz żadnych dodatkowych danych lub możesz zobaczyć, gdzie musisz głębiej drążyć.

Ostatecznie mniej złożoności jest lepiej zacząć, więc możesz uzyskać zgodność, zanim przejdziesz głębiej. Petitpas wyjaśnia: „Jeśli możesz po prostu porozmawiać z zespołem, aby ustalić, gdzie przekroczyłeś budżet, jest to o wiele łatwiejszy sposób na uzyskanie wglądu niż śledzenie dodatkowych warstw danych, które nie mogą podać przyczyny”.

Korzystanie z prognozowania klasy referencyjnej do dokładnego pomiaru projektów

Aby skonfigurować ten nowy system, musisz jasno zdefiniować każdą część struktury: klientów, projekty i role/zadania. Musisz również upewnić się, że ta struktura jest konsekwentnie używana w projektach, a Twoje narzędzie do śledzenia czasu lub zarządzania projektami może mierzyć te punkty danych.

Jeśli odbywa się to konsekwentnie w czasie i jeśli ta struktura jest naprawdę dobrze zdefiniowana, możesz poprawić swoje szacunki, korzystając z prognozowania klasy referencyjnej .

Prognozowanie klas referencyjnych opiera się na zestawie danych historycznych, a kluczem jest zrozumienie klas referencyjnych, takich jak czas potrzebny na projektowanie stron internetowych.

Mając bardzo mało danych, takich jak 5, 6 lub 7 projektów, które znajdują się pod Twoim pasem przy użyciu nowej struktury, możesz mieć naprawdę niezawodną linię danych, która może poprawić wydajność i dokładność szacowania. Będziesz mógł wyraźnie zobaczyć, ile czasu zajmowało projekty w porównaniu z budżetem w przeszłości. Może to wyeliminować oddolne domysły i oferuje szybszy i dokładniejszy sposób mierzenia projektów, które prawie nie wymagają kontekstu ani wiedzy.

Zamykanie luk i zwiększanie rentowności

Dane nigdy nie mogą nam powiedzieć, dlaczego dane są, mogą nam tylko powiedzieć, co to jest. Może to pozostawić luki, które należy wypełnić.

Jednak gdy już mamy odpowiednią strategię, strukturę i dane, możemy zacząć uzupełniać braki w szczegółach za pomocą raportowania, informacji zwrotnych i optymalizacji procesów.

Pod koniec projektu (lub co miesiąc w przypadku projektów cyklicznych) wygeneruj raport, aby określić szacunki w porównaniu z rzeczywistymi i zapytaj:

• Co się stało?
• Dlaczego to się stało?
• Czego możemy się nauczyć?

To może wypełnić lukę. Pamiętaj: rozmowa z zespołem to znacznie bogatszy sposób na uzyskanie kontekstu. Czasami lepiej jest polegać mniej na dokładnych danych, a bardziej na rozmowach z zespołem, aby ustalić, jak poprawić efektywność swojej firmy.

Dzięki tym informacjom możesz wprowadzać ulepszenia procesów, aby nadal zwiększać rentowność projektów i skalować swoją agencję .