Przewodnik po okresach rozliczeniowych: ile okresów rozliczeniowych w roku i jak wybrać najlepszy

Spójny i punktualny proces płacowy jest ważną częścią każdego udanego biznesu.

Chociaż firmy zazwyczaj decydują, jaki rodzaj okresu rozliczeniowego najbardziej im odpowiada i kiedy nastąpi wypłata, decyzja ta nadal musi być zgodna z przepisami FLSA, a także wszelkimi przepisami obowiązującymi w danym stanie w zakresie standardów płac.

Z tego powodu w tym artykule:

• Wyjaśnij definicję okresu rozliczeniowego,
• Zapoznanie z różnymi okresami rozliczeniowymi i sposobem ich działania,
• Podaj, ile okresów rozliczeniowych jest w roku,
• Pomóż wybrać najlepszy okres rozliczeniowy i
• Odpowiedz na inne istotne pytania w tej sprawie.

• Okres rozliczeniowy to ustalone ramy czasowe pracy, w których pracownicy otrzymują wynagrodzenie.
• Istnieją 4 okresy rozliczeniowe — tygodniowy (występuje 52 lub 53 razy w roku), dwutygodniowy (występuje 26 lub 27 razy w roku), miesięczny (występuje 12 razy w roku) i półmiesięczny (występuje 24 razy w roku) .
• W zależności od kalendarza płac stosowanego przez firmę i ustalonych dni wypłat, w niektórych latach będzie 53 tygodniowych lub 27 dwutygodniowych okresów rozliczeniowych.
• Oprócz przepisów federalnych i stanowych firmy przy wyborze najlepszego okresu rozliczeniowego powinny kierować się swoimi przepływami pieniężnymi i preferencjami pracowników.
• Możliwe jest śledzenie różnych okresów wynagrodzeń dla różnych pracowników i zespołów.

Co to jest okres rozliczeniowy?

Okres rozliczeniowy to z góry określony przedział czasowy, w którym pracownicy otrzymują wynagrodzenie.

Firmy mają swobodę wyboru okresu rozliczeniowego, jaki ustalą w celu zaspokojenia swoich konkretnych potrzeb biznesowych, ale ważne jest, aby te okresy rozliczeniowe były spójne i powtarzalne. Okresy płacowe bezpośrednio wpływają na proces płacowy, na przykład na to, ile czeków otrzymują pracownicy rocznie.

Rodzaje okresów rozliczeniowych

Decydując się na kalendarz płac, firmy powinny zrównoważyć koszty administracyjne związane z rundami płacowymi z ogólną preferencją pracowników dotyczącą częstszych płatności. Właśnie dlatego – według Amerykańskiego Biura Statystyk Pracy (BLS) – najczęstszy jest okres rozliczeń co dwa tygodnie.

Wyróżnia się 4 okresy rozliczeniowe :

1. Tygodniowy — 52 okresy rozliczeniowe w roku (czasami 53 ze względu na lata przestępne i cykl płacowy firmy),
2. Dwutygodniowy — 26 okresów rozliczeniowych w roku (czasami 27 ze względu na lata przestępne i cykl płacowy firmy),
3. Miesięcznie — 12 okresów rozliczeniowych w roku oraz
4. Półmiesięczne — 24 okresy rozliczeniowe w roku.

Pracodawcy muszą zrozumieć charakter różnych rund płatności, aby móc wybrać opcję, która jest najlepsza dla nich i ich pracowników. To powiedziawszy, omówmy każdy okres rozliczeniowy indywidualnie.

Okres rozliczeniowy nr 1: Tygodniowy okres rozliczeniowy

Tygodniowe okresy rozliczeniowe powtarzają się co tydzień, co oznacza, że ​​pracownicy korzystający z tygodniowego okresu rozliczeniowego otrzymują wypłatę na koniec okresu rozliczeniowego. Teraz nawet jeśli tygodniowy cykl wypłat zaczyna się i kończy np. w piątki, firma decyduje, jaki będzie dzień wypłaty, czy będzie to piątek, czy może poniedziałek lub wtorek. Kluczową rzeczą jest to, że po ustaleniu dzień wypłaty zawsze pozostaje taki sam i następuje niezwłocznie po zakończeniu okresu rozliczeniowego.

Jest to powszechna częstotliwość wynagrodzeń pracowników budowlanych, dostawców żywności i kierowców korzystających z usług wspólnych przejazdów oraz różnych ofert pracy online. Tygodniowy harmonogram płac jest często stosowany w sektorach zajmujących się pracą fizyczną. Jest to także dobre rozwiązanie dla organizacji, które w okresach wzmożonego ruchu muszą zatrudniać pracowników o niższych zarobkach.  

Zazwyczaj w roku występują 52 tygodniowe okresy rozliczeniowe . Jednakże w niektórych latach, na przykład rozpoczynających się w niedzielę, będą obowiązywać 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe. Wpływ na to mają lata przestępne rozpoczynające się w sobotę lub niedzielę, początek lat zwykłych w niedzielę oraz początek (i koniec) cyklu płacowego firmy. Użyj poniższego wzoru, aby obliczyć liczbę czeków w ciągu roku dla tygodniowego przebiegu listy płac:

Okres rozliczeniowy nr 2: Dwutygodniowy okres rozliczeniowy

Dwutygodniowy okres rozliczeniowy trwa 2 tygodnie, co oznacza, że ​​po upływie tych 2 tygodni pracownicy otrzymają wynagrodzenie w wybrany dzień. Na przykład harmonogram wynagrodzeń może być ustawiony na co drugi czwartek.

Średnie i duże przedsiębiorstwa preferują ten rodzaj harmonogramu płatności, ponieważ zapewnia on równowagę między wydatkami administracyjnymi a zadowalającą częstotliwością płatności.

Zazwyczaj w roku występuje 26 dwutygodniowych okresów rozliczeniowych , ale podobnie jak w przypadku tygodniowych okresów rozliczeniowych, w latach przestępnych będzie 27 dwutygodniowych okresów rozliczeniowych. Użyj poniższego wzoru, aby obliczyć liczbę czeków w ciągu roku dla dwutygodniowego przebiegu rozliczeń:

Autor bestsellerów oraz założyciel i dyrektor generalny Z-Branding, Kraig Kleeman, wierzy, że dwutygodniowe okresy rozliczeniowe zapewniają stabilność finansową:

„Płacenie naszym pracownikom co dwa tygodnie równoważy regularne wypłaty i prostotę administracyjną. Zapewnia naszym pracownikom stałe dochody, które są niezbędne dla ich stabilności finansowej. Ponadto łatwiej jest nam zarządzać harmonogramem niż tygodniowo, zapewniając częstsze wypłaty niż miesięczne wypłaty”.

Okres rozliczeniowy nr 3: Okres rozliczeniowy miesięczny

Miesięczne okresy rozliczeniowe trwają cały miesiąc. Oznacza to, że pracodawcy będą płacić swoim pracownikom w określonym terminie raz w miesiącu. W ten sposób pracownicy otrzymają wypłatę w określonym dniu w lutym (na przykład 1 lutego) za okres rozliczeniowy, który trwał cały styczeń i tak dalej. W przypadku, gdy termin wypłaty przypada na weekend, typową praktyką jest wypłata pracownikom w piątek, gdy termin wypłaty przypada na sobotę, lub w poniedziałek, gdy dzień wypłaty przypada na niedzielę.

Ten konkretny okres rozliczeniowy nie jest najpopularniejszą opcją, zwłaszcza w sektorach o niższych wynagrodzeniach ze względu na dłuższe przerwy między wypłatami.

W roku występuje 12 miesięcznych okresów rozliczeniowych . Użyj poniższego wzoru, aby obliczyć liczbę czeków w ciągu roku dla miesięcznego przebiegu listy płac:

Mówiąc o miesięcznych płatnościach, otrzymaliśmy kilka spostrzeżeń od Pameli Phillips, założycielki i dyrektora generalnego w de Jong Phillips, która uważa, że ​​miesięczne okresy rozliczeniowe pozostają najbardziej efektywne z kilku powodów:

„Miesięczne okresy rozliczeń są najbardziej efektywne, ponieważ oznaczają krótszy czas przetwarzania listy płac, mniej raportowania do HMRC, mniej transakcji do przetworzenia w systemie księgowym i łatwiej jest ustalić, kiedy i jak coś poszło nie tak z listą płac, jeśli tak się stanie poszło źle."

Okres rozliczeniowy nr 4: Półmiesięczny okres rozliczeniowy

Firmy stosujące półmiesięczne okresy rozliczeniowe płacą swoim pracownikom dwa razy w miesiącu. Są to zazwyczaj 2 z góry ustalone daty na każdy miesiąc, na przykład 10 i 25.

Jest to świetne rozwiązanie dla firm, które chcą uniknąć wyzwań związanych z dodatkowymi dwutygodniowymi okresami rozliczeniowymi w niektórych latach (lata kalendarzowe, w których mieliby dodatkową rundę płacową ze względu na lata przestępne i konkretny dzień rozpoczęcia harmonogramu płac), ale nadal chcą zapewnić bardziej odpowiednią częstotliwość wynagrodzeń. Jednak potencjalnym problemem związanym z półmiesięcznym harmonogramem listy płac jest to, że wybrane daty wypłat nie zawsze przypadają na dni powszednie. Podobnie jak w przypadku płatności miesięcznych, daty płatności wypadające w sobotę należy rozpatrzyć dzień wcześniej, natomiast te, które wypadają w niedzielę następnego dnia.

W roku są 24 półmiesięczne okresy rozliczeniowe. Użyj poniższego wzoru, aby obliczyć liczbę czeków w ciągu roku dla półmiesięcznego przebiegu rozliczeń:

Ile okresów rozliczeniowych przypada na rok 2024?

W 2024 roku dostępne są:

• 52 tygodniowo,
• 26 dwutygodnik,
• 24 półmiesięczne i
• 12 miesięcznych okresów rozliczeniowych.

Według strony internetowej Narodowego Centrum Finansów dłuższe lata z dodatkowymi okresami wynagrodzeń to lata przestępne rozpoczynające się w sobotę lub niedzielę oraz lata zwykłe rozpoczynające się w niedzielę. Dlatego też dla firm stosujących tę zasadę rok 2024 nie będzie obciążony dodatkowymi płatnościami tygodniowymi lub dwutygodniowymi, mimo że jest to rok przestępny.

Biorąc pod uwagę tę zasadę, w roku 2023 – kiedy 1 stycznia przypadał w niedzielę – było większe prawdopodobieństwo, że w porównaniu do roku 2024 odbędą się 53 tygodniowe i 27 dwutygodniowe rundy płacowe, mimo że nie był to rok przestępny. W przyszłości rok 2025 będzie miał 52 tygodniowe i 26 dwutygodniowych okresów rozliczeniowych, podobnie jak rok 2024. Okresy półmiesięczne i miesięczne pozostają zawsze takie same przez wszystkie lata.

W jakich latach obowiązują dodatkowe okresy wynagrodzenia?

Rok może mieć 27 dwutygodniowych lub 53 tygodniowych okresów rozliczeniowych, jeśli zaczyna się lub kończy w określonym dniu tygodnia, w zależności od daty początkowej kalendarza płac. Dzieje się tak zazwyczaj w latach z 53 czwartkami (kiedy okres rozliczeniowy kończy się w czwartek), ponieważ większość firm przetwarza swoje listy płac w tym dniu. Może to jednak dotyczyć dowolnego dnia tygodnia, w zależności od konkretnego harmonogramu płac firmy.

Lata z dodatkowymi tygodniowymi okresami rozliczeniowymi

Aby mieć 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe, rok musi rozpoczynać się lub kończyć w tym samym dniu tygodnia co dzień rozliczeniowy lub rozpoczynać się w dniu poprzedzającym dzień rozliczeniowy, jeśli jest to rok przestępny. Na przykład rok 2021 był typowym rokiem rozpoczynającym się w piątek i mógł obejmować 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe w przypadku list płac kończących się lub rozpoczynających w piątek.

Przyszłe lata z dodatkowymi okresami wynagrodzeń

Biorąc pod uwagę te zasady, oto kilka nadchodzących lat, które prawdopodobnie będą miały 27 dwutygodniowych lub 53 tygodniowych okresów rozliczeniowych, w zależności od dnia rozpoczęcia listy płac:

• 2025: Typowy rok rozpoczynający się w środę może potencjalnie mieć 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe w przypadku list płac kończących się lub rozpoczynających w środę.
• 2027: Typowy rok rozpoczynający się w piątek może potencjalnie obejmować 53 tygodniowe lub 27 dwutygodniowych okresów rozliczeniowych w przypadku list płac kończących się lub rozpoczynających w piątek.
• 2028: Rok przestępny rozpoczynający się w sobotę może potencjalnie obejmować 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe dla list płac kończące się lub rozpoczynające w sobotę lub niedzielę (w tym scenariuszu dni wypłaty nadal wypadałyby w piątki lub poniedziałki).
• 2029: Typowy rok rozpoczynający się w poniedziałek może potencjalnie obejmować 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe w przypadku list płac kończących się lub rozpoczynających w poniedziałek.
• 2030: Typowy rok rozpoczynający się we wtorek może potencjalnie obejmować 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe w przypadku list płac kończących się lub rozpoczynających we wtorek.
• 2032: Rok przestępny rozpoczynający się w czwartek może potencjalnie mieć 53 tygodniowe okresy rozliczeniowe dla list płac kończące się lub rozpoczynające w czwartek lub piątek.

W zestawieniu tym przyjmuje się dzień rozliczeniowy początkowy lub końcowy odpowiadający pierwszemu lub ostatniemu dniu roku lub jego korektę o lata przestępne. Rzeczywiste wyniki mogą się różnić w zależności od konkretnego dnia rozpoczęcia harmonogramu płac firmy i sposobu obsługi urlopów. Aby prawidłowo śledzić okresy rozliczeń, zawsze odwołuj się do harmonogramu płac obowiązującego w Twojej organizacji.

Jak wybrać najlepszy okres rozliczeniowy dla mojej firmy?

Przy podejmowaniu decyzji o najlepszym harmonogramie wynagrodzeń dla Twojej firmy i pracowników należy wziąć pod uwagę wiele czynników. Dlatego należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Twoje preferencje pracowników,
• Niezależnie od tego, czy zatrudniasz pracowników na godziny czy na umowę zlecenie,
• Podatki i świadczenia pracownicze,
• Przepływy pieniężne firmy i
• Wymagania dotyczące płatności w Twoim stanie.

Pamiętaj o preferencjach swoich pracowników

Zawsze przeprowadzaj ankietę wśród swoich pracowników pod kątem idealnej częstotliwości wynagrodzeń. W ten sposób możesz uwzględnić ich życzenia i zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby wszyscy byli szczęśliwi.

Pomyśl o różnych rodzajach zatrudnienia

Aby wybrać najlepszy harmonogram płac, musisz rozważyć, czy chcesz mieć pracowników godzinowych, czy płatnych, czy też jedno i drugie. Co ma większy sens dla Twojej firmy? Tygodniowe rundy płacowe są bardziej odpowiednie dla pracowników godzinowych, podczas gdy pracownicy najemni zazwyczaj przestrzegają harmonogramów płac dwutygodniowych, półmiesięcznych lub miesięcznych. Sprawdź ich dochody dla każdego okresu rozliczeniowego i rodzaju pracy. Omów to ze swoim zespołem księgowym, aby móc obliczyć koszty przetwarzania, świadczenia pracownicze i podatki dla każdego okresu płatności.

Porównaj te informacje z wymaganiami dotyczącymi płatności obowiązującymi w Twoim stanie. Przepisy nie są takie same dla każdego stanu, co można sprawdzić na stronie internetowej Departamentu Pracy. Na przykład nie wszystkie stany zezwalają na miesięczny harmonogram wynagrodzeń.

Weź pod uwagę przepływ środków pieniężnych i administrację firmy

Rzeczywisty dochód z działalności gospodarczej jest również ważnym czynnikiem decydującym. Firmy powinny rozważyć swoje przepływy pieniężne i inne zobowiązania finansowe, zanim podejmą decyzję o najlepszym okresie wynagrodzeń dla swojej organizacji. Idealny harmonogram płatności powinien pokrywać się z okresami wysokich przychodów.

Jeśli chodzi o płace dla mniejszych firm, bardziej odpowiednie mogą być dwutygodniowe okresy rozliczeniowe, podczas gdy większe firmy mogą preferować półmiesięczne lub miesięczne okresy rozliczeniowe. Tygodniowe interwały płacowe są bardziej odpowiednie dla pracowników godzinowych.

Założyciel i dyrektor generalny Premier Staff, Daniel Meursing, mówi nam, że jego firma zdecydowała się na najlepszy okres rozliczeniowy, starając się zrównoważyć częstsze interwały płacowe z powiązanymi kosztami:

„Wyznaczając najlepszy okres rozliczeniowy dla naszego zespołu, priorytetem jest znalezienie równowagi pomiędzy zapewnieniem pracownikom regularnych dochodów a minimalizacją obciążeń administracyjnych. Poprzez ankiety i zbieranie opinii zbieramy informacje na temat preferencji naszego zespołu dotyczących częstotliwości wynagrodzeń.”

Podobny proces zauważył także Matt Little, dyrektor zarządzający w Festoon House. Decydując o okresie rozliczeniowym, brali pod uwagę satysfakcję pracowników i efektywność administracyjną:

„Odkryliśmy, że choć niektórzy pracownicy preferowali tygodniowe okresy rozliczeń w celu częstszego dostępu do funduszy, inni woleli stabilność i przewidywalność, jaką zapewniają miesięczne okresy rozliczeń. Ponadto wzięliśmy pod uwagę obciążenie administracyjne związane z częstszym niż rzadszym przetwarzaniem płac, równoważąc wydajność z preferencjami pracowników”.

Często zadawane pytania dotyczące okresów rozliczeniowych

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat okresów rozliczeniowych? W poniższej sekcji znajdziesz więcej informacji na temat terminów wypłat i dalsze wyjaśnienia niektórych szczegółów okresu rozliczeniowego.

Jaka jest różnica między okresem wypłaty a datą wypłaty?

W przeciwieństwie do okresu rozliczeniowego, który jest ustalonym czasem, za który pracownicy otrzymują wynagrodzenie, datą wypłaty jest faktyczna data, w której pracownicy otrzymują wypłaty, które zarobili za określony okres rozliczeniowy. Na przykład, jeśli firma stosuje miesięczny okres rozliczeniowy, okresem rozliczeniowym będzie kwiecień, ale datą wypłaty może być 1 maja lub pierwszy poniedziałek maja.

Czy mogę wybrać dowolny dzień tygodnia jako datę okresu rozliczeniowego?

Firmy mogą wybrać dowolny dzień tygodnia jako datę wypłaty, pod warunkiem, że data ta przypada bezpośrednio po okresie rozliczeniowym.

Czy mogę zmienić wybrany wcześniej okres rozliczeniowy w ciągu roku?

Tak, istnieje możliwość zmiany wybranych wcześniej okresów rozliczeniowych.

Firmy muszą jednak mieć uzasadniony powód wprowadzenia tej zmiany. Przestrzeganie przepisów dotyczących wynagrodzeń i pracy FLSA ma kluczowe znaczenie. Należy także zapoznać się z przepisami stanowymi, aby upewnić się, że dozwolona jest nowa częstotliwość okresów rozliczeniowych. Gdy wszystko będzie już w porządku, powiadom swoich pracowników przed przystąpieniem do wdrażania zmiany.

Czy mogę ustalać różne okresy rozliczeniowe dla każdego z moich pracowników?

Firmy mogą stosować różne harmonogramy wynagrodzeń swoich pracowników, jeśli uznają to za najbardziej efektywną praktykę. Najlepiej byłoby przydzielać okresy wynagrodzeń w oparciu o określone grupy, np. różne zespoły, lokalizację pracowników, zatrudnienie w niepełnym lub pełnym wymiarze czasu pracy itp. Taka praktyka jest bardziej powszechna i potencjalnie przydatna w większych firmach. Nie przesadzaj jednak ze zbyt dużą liczbą różnych okresów rozliczeniowych, ponieważ śledzenie ich wszystkich może być trudne.

Co zrobić, jeśli pracownik rozpoczyna pracę w środku okresu rozliczeniowego?

Pracodawcy monitorują przepracowane godziny i dni, więc jeśli pracownik rozpocznie pracę w środku okresu rozliczeniowego, otrzyma wypłatę na koniec tego okresu rozliczeniowego, odzwierciedlającą liczbę przepracowanych godzin.

Jaka jest różnica między dwutygodniowymi a półmiesięcznymi okresami rozliczeniowymi?

Dwutygodniowe okresy wynagrodzeń występują 26 razy w roku (lub 27), ponieważ pracownicy otrzymują wynagrodzenie co drugi tydzień z 52 tygodni (lub 53) w roku. Półmiesięczne okresy rozliczeniowe zdarzają się dwa razy w miesiącu z 12 miesięcy, a więc 24 razy w roku. W przeciwieństwie do płatności dwutygodniowych, liczba okresów półmiesięcznych zawsze pozostaje na poziomie 24, ponieważ rok ma zawsze 12 miesięcy.

Śledź swoje okresy rozliczeniowe za pomocą Clockify

Wybór najlepszego okresu rozliczeniowego dla Twojej firmy to sekretny składnik udanego biznesu. Kluczem jest sprawne śledzenie czasu pracy każdego pracownika.

Jeśli jesteś pracodawcą i nie wiesz, jak zarządzać godzinami pracy i płatnościami swoich pracowników, wypróbuj Clockify, aby być na bieżąco ze swoim harmonogramem płac. To bezpłatna aplikacja służąca do śledzenia czasu pracy i listy płac, która pomoże Ci zautomatyzować proces naliczania płac.

Funkcja śledzenia płac Clockify pozwoli Ci śledzić:

• Rozliczalne godziny,
• Czas,
• Faktury,
• Wydatki,
• Wejścia i wyjścia, a także
• Lokalizacja GPS.

Korzystanie z funkcji płacowej Clockify obejmuje kilka prostych kroków:

• Utwórz konto, aby rozpocząć śledzenie godzin płacowych,
• Twórz projekty, aby kategoryzować zadania i klientów, a także zapraszaj pracowników do swojego obszaru roboczego, przypisując im role i obowiązki oraz
• Ustal stawki godzinowe dla pracowników, projektów i zadań — pracownicy mogą rejestrować godziny pracy za pomocą licznika czasu, ręcznie lub w widoku grafiku.

Możesz śledzić nadgodziny, generować raporty analizujące przepracowane godziny i wreszcie eksportować raporty dotyczące godzin płacowych w różnych formatach, takich jak PDF, CSV lub Excel, w celu dalszego przetwarzania.

Po co tracić korzyści płynące ze śledzenia i automatyzacji płac, skoro możesz korzystać z aplikacji, która zajmie się całą pracą i stresem za Ciebie?

Utwórz darmowe konto Clockify już dziś.