6 kluczowych czynników, które określają, ile czasu zajmuje agencjom pozyskanie nowych klientów

Pozyskiwanie nowych klientów do agencji nigdy nie jest łatwe, ale ile czasu powinno zająć ich podpisanie?

Pozyskanie nowego klienta wymaga nie tylko dużo czasu i zasobów, ale może również wymagać znacznych inwestycji finansowych. Twój zespół jest zajęty spotkaniami z potencjalnymi klientami, budowaniem dla nich strategii i ostatecznie pielęgnowaniem potencjalnego klienta do momentu podpisania umowy.

W rzeczywistości znalezienie nowych klientów jest największą przeszkodą, z jaką borykają się agencje marketingowe:

Dlatego bardzo ważne jest, aby klienci byli zadowoleni od momentu nawiązania kontaktu. W końcu 23% agencji nie spełnia oczekiwań i celów klientów, a to może mieć katastrofalne skutki dla rentowności agencji. Ponieważ zaledwie 1% wzrost liczby pozyskiwanych i utrzymywanych klientów może poprawić wyniki finansowe o 7%.

Dzisiejszy artykuł omawia proces sprzedaży agencji marketingowej, ile czasu zajmuje pozyskanie nowych klientów, jak można przyspieszyć proces onboardingu i sprawić, by klienci byli zadowoleni.

1. To zależy od potrzeb klienta

Ten jest duży.

Chociaż Twój klient szuka agencji, a Twoja agencja szuka nowego klienta, oboje macie swoje indywidualne oczekiwania. Należy pamiętać, że proces pozyskiwania nowego klienta może mieć wpływ na jego średnią długoterminową wartość.

Jeśli podpiszesz nowego klienta i prawidłowo go zarejestrujesz, powinno to stworzyć długotrwałą relację w obie strony. Jeśli potkniesz się na etapie wdrażania i nie przeprowadzisz prawidłowo nowego klienta przez swoje usługi, istnieje szansa, że ​​klient porzuci Twoją agencję dla innej.

Chociaż możesz chcieć znaleźć nowego klienta i wdrożyć go jak najszybciej, Twój klient może mieć inne pomysły. Każdy klient będzie inny pod względem tego, ile czasu spędzi na rozważaniu twoich usług, zanim zdecydują się w ciebie zainwestować, więc miej to na uwadze.

Aby skrócić proces onboardingu, agencje muszą dowiedzieć się jak najwięcej o klientach już od pierwszego spotkania. Bardzo ważne jest, aby wyszyfrować markę potencjalnego klienta i ustalić jego grupę docelową. Czy mają jakieś wyzwania związane z mediami społecznościowymi? Jakich wskaźników użyją do pomiaru sukcesu? Czy są bardziej zainteresowani kliknięciami czy konwersjami?

Poznanie oczekiwań klienta i jego ogólnych celów to najlepszy sposób na przyspieszenie procesu podpisywania umowy, ponieważ możesz szybciej opracować ofertę. Raport HubSpot z 2018 r. wykazał, że 43% agencji nie poświęca wystarczającej ilości czasu na wdrożenie klienta, a prawie 60% agencji napotkało przeszkodę w znalezieniu nowych klientów.

Najlepszym sposobem na uniknięcie bycia jedną z tych agencji jest zorganizowanie sesji rozpoznawczej z każdym potencjalnym klientem, który wykaże zainteresowanie Twoimi usługami.

Organizuj sesje odkrywania z potencjalnymi klientami, aby przyspieszyć działania

Sesja odkrywania będzie pierwszym spotkaniem z klientem w celu omówienia jego potrzeb — ale nie są one przeznaczone tylko dla klientów.

Sesje te są również kluczowe dla agencji, aby przyspieszyć proces rejestracji — to najlepszy czas na ustalenie, czy klient jest dla Ciebie odpowiedni. Łatwiej jest rozstać się i zaoszczędzić czas na tym etapie procesu, zamiast wydawać tysiące dolarów na tworzenie kampanii, do której mogą nigdy się nie zapisać.

Sesja odkrywania może pomóc agencjom szybko znaleźć informacje o budżecie klienta, jego oczekiwaniach, klientach i problemach.

Jeśli klient ma już plan marketingowy, zapytaj go o budżet i oczekiwania, a także o:

• Co działa w ich obecnym planie marketingowym? co nie? Z czym się zmagasz?
• Kim jest typowa persona kupującego?
• Skąd pochodzi Twój ruch?

Jeśli rozpoczynają kampanię od zera, weź na spotkanie listę pytań i zapytaj ich o wszystko. To znacznie ułatwi życie, gdy później opracujesz ich propozycję i strategię:

• Czego chcą od projektu?
  Może to być długoterminowe partnerstwo lub mogą potrzebować twoich usług tylko do wprowadzenia produktu na rynek.
• Jakie są ramy czasowe projektu?
  Projekt może być pilny, oczekiwany lub zaplanowany. Dowiedz się, aby uniknąć niespodzianek.
• Jaki jest budżet Twojego klienta?
  Jeśli mają jakieś kluczowe ograniczenia kosztowe, nadszedł czas, aby się o tym przekonać. Pomoże Ci to stworzyć ofertę, która jest trafna i zgodna z ich oczekiwaniami (która zostanie podpisana szybciej).
• Kim są główni interesariusze?
  Z kim Twoja agencja powinna się komunikować, aby zapewnić płynność procesu? Nic nie zablokuje szybszego pozyskania nowego klienta niż brak linii komunikacyjnej z kluczowym interesariuszem. Nikt nie lubi być blokowany przez strażników.

Następnie poświęć na spotkaniu tyle czasu, ile potrzeba, aby:

• Zbadaj procesy biznesowe klienta
• Dowiedz się, czego klient oczekuje od Twojej agencji
• Dostarcz im rozwiązania istniejących lub spodziewanych problemów marketingowych
• Zbuduj ogólny plan projektu i swoją opłatę, aby wiedzieli, czego się spodziewać, gdy Twoja propozycja trafi do ich skrzynki odbiorczej

Znalezienie wszystkich tych informacji ma kluczowe znaczenie dla przyspieszenia pozyskiwania nowych klientów i uniknięcia zalewu e-maili wysyłanych tam iz powrotem przez Twoją agencję z prośbami o pominięte informacje.

2. To zależy od tego, jak doświadczona jest Twoja agencja

Doświadczenie Twojej agencji odgrywa dużą rolę w czasie pozyskiwania nowych klientów. Ogólnie rzecz biorąc, agencje są dość pewne (79%), jeśli chodzi o zamykanie nowych klientów w swojej kolejce:

Jakie więc przeszkody napotykają agencje z mniejszym doświadczeniem? Proces zamykania. Doświadczone agencje częściej mają zdefiniowany proces dodawania nowych klientów do ścieżki marketingowej. Na przykład posiadanie gotowego katalogu szablonów ofert, ofert i szablonów wiadomości e-mail do Twojej dyspozycji może zaoszczędzić Twojej agencji mnóstwo czasu podczas wdrażania.

Jeśli nie masz przygotowanej listy kontrolnej, utwórz ją i upewnij się, że punkt kontaktowy potencjalnego klienta ma nad nią kontrolę. Lista kontrolna powinna zawierać podstawowe informacje wymagane do rozpoczęcia otwierania konta klienta, takie jak szablony ofert, aby przedstawiciel agencji mógł zaznaczać kolejne etapy, gdy klient przesuwa się w dół ścieżki.

Wskazówka: natychmiast wyślij nowemu potencjalnemu klientowi powitalnego e-maila i skontaktuj się z nim telefonicznie, nie później niż 24 godziny po skontaktowaniu się z Twoją agencją. Klienci potrzebują rozwiązania problemu, dlatego w pierwszej kolejności skontaktowali się z Tobą. Jeśli nie odpowiesz natychmiast, poszukają kogoś, kto jest bardziej szybki.

3. To zależy od branży klienta

Jak wiesz, niektórzy klienci podpisują się szybciej niż inni. Wszystko zależy od tego, w jakiej branży działają.

Praca agencji jest rozłożona na wiele branż, dlatego ważne jest, aby pamiętać, jak każda branża wpłynie na czas rejestracji:

Na przykład, jeśli podpisujesz umowę z agencją non-profit, musi ona przebrnąć przez mnóstwo biurokracji, aby pokazać podział obowiązków w celu zapobiegania oszustwom i przestrzegania wytycznych branżowych. Spowolni to proces rejestracji. To samo dotyczy klientów z branż takich jak media, którzy regularnie mają do czynienia ze standardami bezpieczeństwa HIPAA lub prawniczych i finansowych, którzy muszą przestrzegać przepisów PCI-DSS.

Na przykład przemysł farmaceutyczny ma jedne z najsurowszych przepisów. W większości przypadków agencja nie będzie mogła bezpośrednio promować produktu bez naruszenia przepisów. Adi Borovick, niezależny menedżer ds. marketingu wielokanałowego, mówi, że oznacza to, że agencje muszą wymyślać nowe, kreatywne sposoby zwiększania zaangażowania i świadomości swoich klientów z branży farmaceutycznej.

Na przykład wiele firm korzysta z mediów społecznościowych, aby zwiększać zaangażowanie marki, jednak w przypadku produktu farmaceutycznego jest to trudniejsze ze względu na wymagania dotyczące zgłaszania roszczeń dotyczących produktu.

Z tego powodu wielu marketerów stosuje niemarkowe kampanie uświadamiające o chorobach, aby zwiększyć zaangażowanie społeczne.

Oznacza to, że gdy próbujesz podpisać kontrakt z klientem z branży farmaceutycznej, będzie on chciał dowodu, że potrafisz opracować kampanie, które są nie tylko angażujące, ale także zgodne z przepisami.

Branże takie jak e-commerce i oprogramowanie są mniej narażone na takie przeszkody, zwłaszcza jeśli są startupami. Branże te nie są związane z biurokracją prawną ani długą listą decydentów odpowiedzialnych za budżety. Oznacza to, że Twoja agencja nie musi przechodzić przez wiele przeszkód, aby zawrzeć umowę.

4. To zależy od komunikacji

Stała, skuteczna komunikacja jest kluczowym elementem przyciągnięcia nowego klienta. Dobra komunikacja nie tylko pozwoli Ci zaoszczędzić czas związany z oczekiwaniami, ale może również wskazać nowemu klientowi ramy czasowe, jakich oczekuje od niego Twoja agencja.

Krok 1: Skonfiguruj bezpośredni punkt kontaktowy

Jak tylko potencjalny klient wykaże zainteresowanie podpisaniem umowy z Tobą, podaj mu bezpośredni punkt kontaktowy. Pozwoli to zaoszczędzić czas, jeśli klient ma jakiekolwiek pytania dotyczące usług lub cen, ponieważ może skontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przedstawicielem agencji.

Krok 2: Skonfiguruj preferowane narzędzie komunikacji i harmonogram

Po zebraniu danych kontaktowych potencjalnego klienta zapytaj go, jaki jest jego preferowany kanał komunikacji. Niezależnie od tego, czy jest to e-mail, telefon, Google Hangouts czy Slack, pracuj z klientem na jego poziomie, aby linia komunikacji była jak najbardziej otwarta.

Następnie ustal im harmonogram komunikacji, aby wiedzieli, ile czasu zajmie zarejestrowanie ich w Twojej agencji.

Na przykład w pierwszym tygodniu możesz przeczytać w dzienniku potencjalnego klienta „sesja spotkań i odkrywania”. Następnie drugi tydzień może oznaczać „sfinalizowanie strategii i kosztów projektu”, a trzeci tydzień może wyglądać jak „ostateczne podpisanie umowy i początek procesu onboardingu”. Twój klient będzie wiedział, jak szybko oczekujesz, że sprawy potoczą się naprzód, ale będzie też czas na przejrzenie wszelkich strategii lub propozycji pomiędzy punktami orientacyjnymi.

Aby harmonogram komunikacji działał bezproblemowo, zapytaj swojego klienta:

• W jakiej strefie czasowej się znajdują?
• Kiedy można się z nimi skontaktować?

W tym momencie poinformuj również klienta, kiedy dostępny jest jego bezpośredni punkt kontaktowy. Wyjaśnienie wszystkiego od samego początku pomoże usprawnić i przyspieszyć proces, gdy przechodzisz przez strategie i umowy.

5. To zależy od technologii, z której korzysta agencja

Stos technologiczny agencji wpłynie na szybkość pozyskiwania klienta. Nawet zanim klient zostanie podpisany i włączony, technologia może pomóc agencji pozostać na właściwej drodze dzięki wstępnie sformatowanym listom kontrolnym i gotowym formularzom:

Jeśli klient wypełni niezbędne dokumenty za pomocą gotowego formularza, może skrócić czas, jaki zajęłoby pracownikowi ręczne wprowadzenie danych do Twojego systemu. Może się to wydawać niewielką wygraną, ale każdy mały hack pomaga skrócić czas potrzebny na podpisanie umowy z nowym klientem.

Pomyśl o wszelkich powtarzalnych zadaniach wykonywanych przez Twoją agencję (np. e-mailach powitalnych i ofertach), a następnie zastanów się, czy można je zautomatyzować. Jeśli tak, znajdź sposób, aby to zrobić i zaoszczędzić swojemu zespołowi mnóstwo czasu. Możesz skonfigurować nowe procesy klienta w narzędziu do zarządzania projektami, takim jak Trello, aby zespół agencji mógł postępować zgodnie z instrukcjami, dopóki klient nie znajdzie się na końcu ścieżki:

Podobnie jak wiele narzędzi do zarządzania projektami, Trello może zapisywać szablony, aby Twój zespół mógł łatwo wysyłać formularze rejestracyjne i dokumenty. Możesz także zapisać szablony do zarządzania kampaniami PPC lub Facebook Ads, aby Twoja agencja mogła błyskawicznie stworzyć ofertę bez utraty jakości.

Proces krok po kroku, taki jak ten, zapewni, że każda baza zostanie uwzględniona podczas próby wdrożenia nowego klienta. A ponieważ każdy krok jest sformalizowany, nic nie zostanie utracone.

6. Jaka jest pora roku?

Możesz nie brać pod uwagę pory roku jako czynnika, ale może ona odgrywać rolę w tym, jak szybko — lub wolno — klienci podpisują umowę. Na przykład w okresie świątecznym firmy mogą być poza biurem, co oznacza opóźnione odpowiedzi na wiadomości e-mail i rozmowy telefoniczne. Ponadto, gdy rok się kończy, mogli już wydać cały budżet marketingowy. Oba są uzasadnionymi powodami, dla których potencjalni klienci mogą potrzebować więcej czasu na podpisanie umowy z Tobą.

Porównajmy to z początkiem nowego roku, a proces pozyskiwania klientów mógłby być szybszy, ponieważ firmy wracają z wakacji, szybciej odpowiadają na zapytania i mogą mieć większy budżet do przeznaczenia na współpracę z agencją taką jak Twoja.

Czas potrzebny na pozyskanie nowych klientów zależy od Twojej agencji

Ramy czasowe pozyskiwania nowych klientów zależą od wielu czynników, ale w dużym stopniu zależą również od Twojego zespołu.

Jeśli robisz wszystko dobrze: organizujesz spotkania odkrywające, masz pewność w zamykaniu klientów i masz solidny stos technologii do automatyzacji procesów, powinieneś stosunkowo szybko podpisywać umowy z klientami.

Jednak brak ustalonego procesu spotkań, wysyłania przykładów strategii, a nawet skrótu do pisania propozycji może wydłużyć czas potrzebny do zawarcia umowy.

Pomyśl, w jaki sposób Twoja agencja może zautomatyzować zadania i usprawnić proces pozyskiwania klientów. Będzie to nie tylko pozytywne posunięcie dla Twojego zespołu — także Twoi klienci będą mieli płynniejsze doświadczenia z pierwszych interakcji z Twoją agencją.

To powiedziawszy, zrozumienie najlepszych sposobów rozwoju agencji może pomóc Ci przyciągnąć więcej klientów i szybciej udoskonalić proces. Zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z demonstracji Instapage Enterprise.