Jak długo Twoja firma powinna przetwarzać fakturę?

Jak każdy proces biznesowy, radzenie sobie z fakturami powinno pochłaniać jak najmniej zasobów wewnętrznych. Szybkość jest zwykle dobrym wskaźnikiem wydajności.

Przetwarzanie faktury powinno przebiegać szybko i sprawnie, ale nie oznacza to, że należy od razu płacić faktury.

Ale jak szybko jest za szybko przetworzyć fakturę i jak długo to za długo?

Oto zestawienie tego, ile czasu powinno zająć przetworzenie faktury, co może ją spowalniać, oraz wskazówki, jak to przyspieszyć.

Co to jest przetwarzanie faktur?

Przetwarzanie faktur odnosi się do każdego etapu administrowania fakturami.

Otrzymane faktury są traktowane jako „otwarte faktury”. Muszą przejść przez kilka etapów, aby stać się „zamkniętymi”, tj. ukończonymi.

Działy ds. rozliczeń z dostawcami (AP) zajmują się większością tych kroków, w tym:

• Otrzymywanie faktur
• Wprowadzanie danych do faktury
• Weryfikacja faktur
• Zatwierdzanie faktur
• Wystawianie faktur do zapłaty
• Zapisywanie faktur w księdze głównej
• Komunikacja wokół przetwarzania faktur

Automatyzacja AP może przetwarzać wiele z tych kroków, ale inne wymagają ręcznego wprowadzania danych. Cały proces często wymaga współpracy współpracowników i klientów z różnych działów.

Jak długo trwa przetwarzanie faktur?

Krótka odpowiedź brzmi: to zależy.

Czas potrzebny na przetworzenie faktury zależy w dużej mierze od wielkości Twojej firmy , rodzaju używanego oprogramowania (jeśli jest używane) oraz warunków płatności i finansowania .

Średnio od otrzymania faktury do zaksięgowania pieniędzy na koncie klienta powinno upłynąć od trzech dni do dwóch tygodni .

Jeśli przetwarzanie faktur zajmuje Ci więcej niż dwa tygodnie, przyczyną może być kilka typowych problemów. W takim przypadku prawdopodobnie można podjąć kroki, aby przyspieszyć ten proces (patrz poniżej, „Co przyspiesza proces fakturowania?”).

Warunki płatności netto 30, 60 i 90

Wiele firm przedłuża swoje faktury na 30 dni netto , co oznacza, że ​​masz 30 dni na dokonanie płatności. Niektórzy dają nawet 60, 90, a nawet wyższe warunki.

Pomaga to w przepływie środków pieniężnych i daje możliwość oceny zakupionego produktu lub usługi, zanim za nie zapłacisz.

Różne branże i nisze w branżach mogą mieć różne normy dotyczące warunków płatności.

Na przykład wiele firm spedycyjnych płaci brokerom frachtowym 60, 90, a nawet 120 dni po wystawieniu faktury. Prowadzi to niektórych brokerów frachtowych do korzystania z faktoringu faktur w celu utrzymania płynności finansowej.

Płacenie przed upływem terminu netto może czasami negatywnie wpłynąć na przepływy pieniężne. Nie oznacza to jednak, że nie możesz rozpocząć przetwarzania faktury. Po prostu musisz wstrzymać się z ostatnimi krokami do terminu.

Z drugiej strony niektórzy dostawcy mogą oferować rabaty za wcześniejszą płatność . W dłuższej perspektywie może to zaoszczędzić Twojej firmie dużo pieniędzy.

Dlaczego skala ma znaczenie dla czasu przetwarzania faktur

Skala Twojej działalności może znacząco wpłynąć na czas przetwarzania faktur.

Jeśli jesteś dużą firmą, możesz mieć bardziej złożone systemy i zależności niż przeciętne MŚP.

Posiadanie większej liczby poziomów zatwierdzenia w różnych działach jest często przyczyną opóźnień, zwłaszcza gdy osoby wymagane do zatwierdzenia mogą przebywać na zwolnieniu lekarskim lub urlopie.

Jeśli jesteś MŚP, możesz mieć mniej faktur do przetworzenia, ale prawdopodobnie będziesz mieć również mniejszy dział rozliczeń, który będzie się nimi zajmował.

Tak więc skala operacji przetwarzania faktur może wpływać na to, jak możesz skrócić czas przetwarzania.

Przetwarzanie faktur dla firm business-to-business (B2B).

Na sposób zarządzania fakturami przez firmy B2B mogą mieć wpływ dłuższe terminy płatności i dostępne finansowanie.

Finansowanie faktur (w tym dyskontowanie faktur i faktoring faktur) jest powszechnym rodzajem finansowania stosowanym przez firmy B2B, gdzie powszechne są relatywnie duże zakupy.

Dodaje dodatkową warstwę administracyjną do przetwarzania faktur dla dostawców w transakcjach B2B. Może to jednak zapewnić więcej czasu na przetworzenie faktury.

Co spowalnia przetwarzanie faktur?

1. Błędy na fakturze

Faktury mogą być dość skomplikowane. Często zawierają wiele szczegółów, które są wymagane do ich identyfikacji i weryfikacji. Oznacza to, że potrzeba wielu pól, w tym numerów faktur, szczegółów płatności, dat i innych. W każdej z tych dziedzin można popełnić błąd.

Prawidłowe faktury mogą również stać się nieprawidłowe, jeśli zmienią się okoliczności. Na przykład może być konieczne zwrócenie lub zmiana zamówienia po otrzymaniu towaru. W takich sytuacjach przydatne są noty kredytowe od dostawcy.

Poniżej przedstawiamy dwa najczęstsze rodzaje błędów fakturowania.

1.1 Błędy zwolnienia z podatku od sprzedaży

W Stanach Zjednoczonych przepisy dotyczące sprzedaży i podatków różnią się w zależności od stanu. Zaświadczenia o zwolnieniach podatkowych należy przechowywać jako dokumentację uzupełniającą do kontroli. Błędy związane z tym zagadnieniem są stosunkowo częste.

1.2. Błędy dotyczące podatku od wartości dodanej (VAT).

VAT jest stosunkowo złożonym obszarem. Błędy VAT obejmują zarówno proste literówki, jak i nieprawidłowe odzyskanie lub brak zwrotu w niektórych przypadkach.

2. Błędy komunikacji

Obecnie przeciętny pracownik biurowy otrzymuje dziennie 121 e-maili. Dlatego faktury łatwo „zgubić się na poczcie”.

Zarówno w większych firmach, jak i MŚP błędy lub opóźnienia mogą wynikać z wysyłania lub adresowania faktur do niewłaściwej osoby w Twojej organizacji.

3. Fałszowanie faktur

Oszustwa związane z fakturami ogólnie odnoszą się do aktów złośliwych osób trzecich, które oszukują firmy, wysyłając faktury, udając prawdziwych partnerów.

Możesz więc otrzymać fakturę, która wygląda, jakby pochodziła od dostawcy. Może to spowodować, że zapłacisz oszustowi, a nie dostawcy. Ten rodzaj oszustwa polega na tym, że odbiorca jest zbyt zajęty, aby dwukrotnie sprawdzić jego autentyczność.

Ta transakcja nie tylko spowoduje utratę pieniędzy Twojej firmy, ale jej naprawa będzie kosztować Twój czas i zasoby.

W najgorszym przypadku może to spowodować zignorowanie prawdziwych faktur od dostawcy, ponieważ zakładasz, że zostały już zapłacone. Może to spowodować nałożenie grzywny za zwłokę w płatności, a nawet zaszkodzić relacjom z klientami.

Co przyspiesza przetwarzanie faktur?

1. Ustanowienie najlepszych praktyk

Istnieje wiele najlepszych praktyk, które mogą poprawić efektywność przetwarzania faktur.

Na przykład możesz wyznaczyć jedną lub kilka konkretnych osób w swoim dziale księgowości, które będą odpowiedzialne za przetwarzanie faktur. Przypisanie zadania w ten sposób pomaga uniknąć pomyłki z wieloma innymi procesami zachodzącymi w dziale i pomaga zapewnić terminową obsługę faktur.

Możesz także usiąść ze swoim zespołem księgowym i uzgodnić konkretne terminy dla każdego etapu procesu fakturowania. W ten sposób uzyskasz kluczowy wskaźnik wydajności (KPI), który zapewni szybkie i wydajne przetwarzanie płatności.

2. Oprogramowanie do fakturowania

Oparte na chmurze oprogramowanie do fakturowania może zautomatyzować wiele czynności związanych z przetwarzaniem faktury, od wysyłania współpracownikom przypomnień o prośbach o zatwierdzenie po generowanie raportów.

Może również zmniejszyć liczbę błędów i generować cenne dane, które mogą dać wgląd w procesy klientów i pracowników oraz wzorce wydatków. Takie dane mogą być wykorzystywane do celów planowania biznesowego i prognozowania.

Niektóre firmy mogą nadal korzystać z ręcznych procesów opartych na papierze. Są one nieefektywne i stanowią zagrożenie dla firmy, ponieważ dokumenty mogą zostać przypadkowo utracone lub nawet zniszczone.

Jedną z największych zalet oprogramowania do fakturowania jest udostępnienie działowi Accounts Payable scentralizowanego interfejsu do rejestrowania i śledzenia wszystkich faktur.

3. Fakturowanie skonsolidowane

Skonsolidowane fakturowanie ma miejsce, gdy firmy łączą wszystkie swoje faktury z określonego okresu w jedną fakturę.

Na przykład, być może zazwyczaj robisz zakupy na początku, w środku i na końcu każdego miesiąca. Zamiast otrzymywać i przetwarzać osobną fakturę dla każdego zakupu, Twój dostawca może skonsolidować je i wysłać na koniec każdego miesiąca.

Zaoszczędzi to Tobie i sprzedającemu dużo pracy administracyjnej.

4. Ograniczenie ryzyka nadużyć finansowych

Organizacje muszą zachować skuteczną kontrolę nad swoimi danymi i informacjami poprzez ustanowienie protokołów dostępu, środków bezpieczeństwa oraz rozwiązań sprzętowych i programowych.

Muszą również upewnić się, że cały personel jest świadomy znaczenia ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem lub niewłaściwym wykorzystaniem.

Ponadto organizacje powinny zapewnić pracownikom dostęp tylko do informacji, których potrzebują do wykonywania swojej pracy.

Wniosek:

Przetwarzanie faktur składa się z kilku oddzielnych kroków, które mogą obejmować wielu graczy i współzależności w ramach organizacji.

Zakładając, że nie popełnisz żadnych błędów, przeciętne MŚP powinno być w stanie przetworzyć fakturę w ciągu od kilku dni do dwóch tygodni .

Większe firmy mają do przetworzenia więcej faktur i prawdopodobnie skorzystają na oprogramowaniu do automatyzacji AP . Zmniejsza to liczbę błędów i ułatwia rejestrowanie i śledzenie płatności.

Firmy często dołączają do swoich faktur warunki netto . Oznacza to, że muszą zostać wypłacone dopiero po określonym czasie. Wcześniejsza płatność może zmniejszyć dostępne przepływy pieniężne, ale może zapewnić zniżki za wcześniejszą płatność.

Ustanowienie najlepszych praktyk , konsolidacja faktur i zmniejszenie ryzyka oszustwa również pomoże skrócić czas i zmniejszyć prawdopodobieństwo błędów w systemie przetwarzania faktur.

Dowiedz się więcej o tym, jak nasze oprogramowanie może usprawnić i przyspieszyć proces fakturowania .