Jak działa przetwarzanie faktur

Jeśli przepływ gotówki jest siłą napędową większości firm, to przetwarzanie faktur jest jego bijącym sercem.

Aby rozszerzyć tę metaforę nieco dalej: nieefektywność przetwarzania faktur prowadzi do ogólnej złej kondycji biznesowej i wysokiego ryzyka gorszych problemów, jeśli nie zostaną rozwiązane.

Coraz więcej firm przekonuje się, że zautomatyzowanie przepływu pracy przy przetwarzaniu faktur jest lekarstwem, którego potrzebują.

Przyjrzyjmy się bliżej.

Co to jest przetwarzanie faktur?

Przetwarzanie faktur to administrowanie fakturami. Obejmuje każdy krok od momentu ich otrzymania do momentu umieszczenia ich w księdze głównej po dokonaniu płatności.

Zazwyczaj jest prowadzona przez dział rozrachunków z dostawcami i wspomagana przez oprogramowanie do automatycznego przetwarzania faktur.

7 kroków przetwarzania faktur

Poniżej przedstawiono typowe kroki podejmowane podczas przetwarzania faktur.

W każdej firmie lub zespole ds. płatności mogą występować niewielkie różnice w tym procesie. Niektóre firmy mogą przetwarzać faktury w różny sposób, na przykład w zależności od tego, czy są one powiązane z zamówieniem zakupu (PO), czy nie.

1. Otrzymywanie faktur

Osobom bezpośrednio zaangażowanym w ten proces „otrzymywanie faktur” może wydawać się błędnie prostą nazwą tego zadania. „Otrzymywanie” oznacza pasywną i bezpośrednią sprawę.

W rzeczywistości „polowanie” lub „pasterstwo” może być lepszym określeniem.

Faktury mogą przychodzić w kilku formach (fizycznej, cyfrowej, a nawet faksowej) na różne sposoby (wiele adresów e-mail lub nadawców). Mogą też przybyć wcześnie, późno lub wcale!

Jeśli faktura nie dotarła we właściwym czasie lub odpowiednim kanale, istnieje szansa, że ​​zgubi się w systemie.

Podsumowując, dotarcie do momentu otrzymania faktury nie zawsze jest proste (patrz punkt 7 poniżej).

2. Wprowadzanie danych do faktury

Po otrzymaniu faktur należy je skategoryzować i uszeregować według priorytetów. Odbywa się to poprzez sprawdzenie danych każdego z nich i wprowadzenie ich do innych systemów księgowych.

Faktury mają wiele formatów i mogą zawierać błędy. W przypadku faktur papierowych często trzeba je zeskanować, aby stworzyć formę cyfrową.

Ważną częścią procesu wprowadzania danych jest przypisanie do każdej faktury kodów księgi głównej (unikalnych kodów dla każdego wpisu uznania lub obciążenia). Pomaga to znacznie uprościć następujące etapy przetwarzania i raportowanie.

Ten proces wprowadzania danych może być czasochłonny i podatny na błędy, zwłaszcza jeśli jest wykonywany ręcznie (patrz poniżej „Najczęstsze błędy faktur”).

3. Weryfikacja (dopasowanie do dokumentów potwierdzających) faktury

Płacenie faktur na ślepo bez sprawdzania szczegółów ostatecznie doprowadzi do błędów.

Faktury należy sprawdzać pod kątem potwierdzających dowodów, takich jak zamówienia zakupu (PO) , noty kredytowe lub inne informacje, które uwzględniają wymienione na nich koszty.

Bez zautomatyzowanego systemu przetwarzania faktur (patrz poniżej „Automatyczne przetwarzanie faktur”) dokumenty pomocnicze muszą być zbierane z różnych lokalizacji.

Mogły zostać wysłane od i do różnych osób, a osoba, która je zestawia, może nie wiedzieć o innych istniejących komunikatach lub dokumentach uzupełniających, które je modyfikują.

Mogą również być oszukańcze. Firma Barclays ostrzegła niedawno, że oszustwa związane z fakturami (oszuści udający firmy, które aktualizują swoje dane dotyczące płatności faktur) rosną i mogą nawet stanowić do 55% wszystkich pieniędzy straconych przez oszustów w Wielkiej Brytanii.

4. Zatwierdzenie faktury

Po wykonaniu powyższych kroków ktoś musi zatwierdzić każdą fakturę przed dokonaniem płatności.

Przepływy pracy zatwierdzania różnią się, ale ogólnie rzecz biorąc, wymagania dotyczące zatwierdzania są uniwersalne. Mianowicie, ktokolwiek zatwierdza fakturę, potrzebuje:

• Faktura
• Wszystkie dokumenty uzupełniające
• Wszelkie inne informacje (notatki, zapytania, przypomnienia o terminach itp.)

5. Przesłanie faktury do zapłaty

Zanim faktury będą gotowe do zapłaty, osoby odpowiedzialne za ich zatwierdzenie powinny mieć pewność, że nie ma błędu ludzkiego ani innych nierozstrzygniętych problemów.

To, czy faktury zostaną oznaczone do natychmiastowej, czy późniejszej płatności, zależy od każdego zespołu ds. rozrachunków z dostawcami i każdej faktury.

Jeśli istnieją okoliczności łagodzące, takie jak zaległa faktura, to na tym etapie powinien zostać oflagowany przez nadawcę.

6. Zapisywanie faktur w księdze głównej

Faktury powinny być zapisywane w księdze głównej natychmiast po ich opłaceniu.

Braki, opóźnienia lub popełnianie błędów na tym etapie może oczywiście powodować duże problemy z raportowaniem wewnętrznym i przepływami pieniężnymi.

Może nawet uszkodzić relacje zewnętrzne. Jeśli faktura nie zostanie zarejestrowana, do klientów mogą zostać wysłane nieprawidłowe przypomnienia o zaległych terminach.

7. Komunikacja wokół przetwarzania faktur

Każdy etap przetwarzania faktury wymaga komunikacji między Twoim zespołem a klientami. Może to obejmować:

• Potwierdzenie odbioru
• Modyfikacje
• Wyjaśnienia błędów (lub potencjalnych błędów)
• Ogólne pytania

W grę mogą wchodzić również inne funkcje rozrachunków z dostawcami, takie jak monitowanie, korzystanie z faktur not kredytowych, rabaty za wcześniejszą płatność, dyskontowanie faktur i finansowanie faktur.

Zwykle dzieje się to pośród morza innych zadań występujących w tej samej lokalizacji: skrzynka odbiorcza e-mail.

Badanie przeprowadzone przez firmę Abode wykazało, że przeciętny pracownik w USA spędza codziennie 3,1 godziny na sprawdzaniu służbowych wiadomości e-mail. Oznacza to, że zanim dojdzie do sprawdzenia procesu fakturowania, nowe informacje pogrzebią go dalej.

Typowe błędy faktur

Niezależnie od tego, czy jest to kilka stosunkowo dużych błędów, czy skumulowany efekt wielu mniejszych, błędy w fakturach mogą być kosztowne.

Z naszego doświadczenia wynika, że ​​dwa z najczęstszych to:

1. Błędy w zwolnieniu z podatku od sprzedaży

Zasady dotyczące podatku od sprzedaży i użytkowania różnią się w poszczególnych stanach. Zaświadczenia o zwolnieniu z podatku są wydawane przez nabywcę sprzedającemu, który musi je przechowywać jako dowód do kontroli. Wiedza o tym, kiedy i jak je zastosować, może być trudna, a błędy na tym froncie często prowadzą do błędów w fakturach.

2. Błędy dotyczące podatku od towarów i usług (VAT)

Kryteria stosowania podatku VAT są złożone. Błędy popełniane w tym obszarze często wynikają z błędnej interpretacji sprawy lub niedopatrzenia, a nie z literówek.

Automatyczne przetwarzanie faktur

Każdy etap przetwarzania faktury zawiera potencjalne błędy. Zatwierdzenie może być również wstrzymywane przez pracowników na urlopach, rotację pracowników w dziale rozliczeń itp.

Jest jeden sposób na zwiększenie stabilności i wydajności procesu: automatyzacja przetwarzania faktur.

Automatyzacja może przyspieszyć i usprawnić przepływy pracy związane z gromadzeniem i przetwarzaniem. Może również zautomatyzować powiadomienia dla personelu wewnętrznego.

Oprogramowanie do przetwarzania faktur

Korzystanie z odpowiedniego oprogramowania do przetwarzania faktur może zmienić zasady gry dla Twojej firmy.

Podczas gdy niektóre oprogramowanie zautomatyzuje wymienione powyżej procesy, inne rozwiązania mogą obejmować możliwość oferowania kredytu kupieckiego w ramach procesu fakturowania.

Oznacza to, że dostawcy usług B2B mogą zlecić cały proces fakturowania i windykacji osobie trzeciej, która poręcza dług. W ten sposób sprzedawca otrzymuje zapłatę w ciągu kilku dni od otrzymania zamówienia, a swoim klientom daje znacznie dłuższy czas na uregulowanie faktury.

Wniosek

Przetwarzanie faktur obejmuje każdy etap, od otrzymania faktur do ich zapłaty i zapisania w księdze głównej.

Chociaż wszystkie trendy wskazują na rozwój cyfrowego fakturowania i przetwarzania faktur, faktury papierowe są nadal używane w niektórych okolicznościach i muszą być zeskanowane do postaci cyfrowej.

Przepływ pracy wymaga dbałości o szczegóły i komunikacji. Jest podatny na błędy i opóźnienia w przepływach pracy zatwierdzania, które w nim istnieją.

Automatyzacja przetwarzania faktur to jeden ze sposobów na znaczne usprawnienie przetwarzania faktur. Zmniejsza liczbę potencjalnych błędów oraz centralizuje komunikację i zatwierdzanie.

Oprogramowanie do automatyzacji szybko wyodrębnia i rejestruje dane z faktur, w tym spersonalizowane pola. Robi to nie tylko szybciej, niż można to zrobić ręcznie, ale także dokładniej.

Dostawcy usług B2B mogą chcieć pójść dalej, ponieważ rozważają rodzaj oprogramowania do automatyzacji, które najlepiej odpowiada ich potrzebom biznesowym.

Sprzedawcy B2B mogą wdrożyć rozwiązanie, takie jak TreviPay, które oferuje w pełni gwarantowany kredyt kupiecki przy kasie. Ta opcja skutecznie zleca na zewnątrz cały proces fakturowania i windykacji, jednocześnie zachęcając do wyższych wydatków i lojalności klientów.

Pozytywne efekty ulepszonego przepływu pracy przetwarzania mogą mieć dramatyczny wpływ na kondycję i wydajność Twojej firmy. W zależności od wybranej opcji może również pomóc sprzedawcom B2B w nawiązaniu bliższych i bardziej zyskownych relacji z klientami.