Jak zdecydować, czy Hot Desking jest odpowiedni dla Twojej firmy?
Opublikowany: 2022-10-24
Niektórzy to uwielbiają.
Niektórzy go nienawidzą.
Gorące biurko w Twoim biurze może przebiegać na dwa sposoby. Albo gdzieś pomiędzy.
Jaki jest więc klucz do udanego wdrożenia hot deskingu?
Przygotowanie.
W tym przewodniku przedstawiamy wszystko, co musisz wiedzieć, zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu środowiska hot desk w swojej firmie.
- Czym jest hot desking?
- Jaka jest różnica między hot deskingiem a udostępnianiem biurka?
- Czy hot desking to dobry pomysł?
- Zalety i wady hot deskingu
- Jakie firmy korzystają z hot deskingu?
- Jak pracujesz na gorącym biurku?
Zacznijmy od samego początku.
Hot desking to konfiguracja środowisk biurowych, w których każdy, kto ma login, może przybyć i pracować bez wstępnie przypisanego stanowiska.
Różni się to od typowego środowiska biurowego, w którym każdy ma przydzielone biurko.
Pracownicy mogą przyjechać każdego dnia, często bez rezerwacji biurka, i pracować tam tak długo, jak tego potrzebują.
Możesz zobaczyć strefę hot desking przypisaną do określonych działów. Oznacza to, że na przykład każdy sprzedawca, który często spotyka się z klientami, może przyjść do biura i usiąść blisko kolegów.
Jeśli nie przebywają w biurze przez 50% tygodnia, nie muszą mieć wyznaczonego biurka.
Typowe środowisko hot deskingu obejmuje:
- Telefon stacjonarny.
- Stacja dokująca do komputera stacjonarnego lub laptopa (w której zamiast telefonu stacjonarnego może znajdować się telefon programowy).
- Monitor.
- Gniazda zasilania do podłączenia innych urządzeń.
Poza tymi podstawowymi przedmiotami na biurku, biuro hot desk zwykle zawiera sale konferencyjne, które można zarezerwować, wspólną drukarkę i inne wspólne urządzenia biurowe.
Dlaczego nazywa się to hot deskingiem?
Termin „hot desking” wywodzi się z powiedzenia „hot seat”. Jest to używane w przypadku gości w programach radiowych lub telewizyjnych, w których są oni centralnym punktem programu przez ograniczony czas.
Często zadają im niewygodne lub szybkie pytania, a następnie odchodzą. Krótki czas sprawia, że siedzenie jest „gorące”.
Pomyśl o szybkich randkach lub zabawie w gorącego ziemniaka. Żadna z tych czynności nie trwa długo, przez co obie są „gorące”.
Chociaż nie musisz od razu rezygnować z miejsca, musisz je wyczyścić pod koniec dnia, aby jutrzejsze środowisko hot desku zostało zresetowane i każdy mógł wybrać, gdzie usiąść.
Uwaga : niektóre organizacje stosowały zasady rezerwacji biurka lub współdzielenia biurka do zarządzania półstałymi hot deskami.
Jaka jest różnica między hot deskingiem a udostępnianiem biurka?
Ważne jest, aby zrozumieć, że hot desking to nie dzielenie się biurkiem.
Udostępnianie biurka to po prostu dzielenie korzystania z określonego biurka między określone osoby.
| Tryb pracy "gorące biurka | Udostępnianie biurka |
| Biurka za darmo dla każdego | Biurka podzielone na dwie lub trzy osoby |
| Wszyscy sprzątają miejsce na biurku po użyciu | Może zostawić papierkową robotę do przekazania |
| Wspólne obszary dla personelu lub członków | Dedykowany obszar dla działów |
Na przykład Mohammed może korzystać z biurka, którego potrzebuje w ciągu dnia, a Julie może korzystać z tego samego biurka, gdy przejmuje nocną zmianę.
W rzeczywistości Mohammed i Julie mają dedykowane miejsca pracy podczas swoich zmian; ale dosłownie dzielą to samo biurko.
Hot desking oznacza, że biurko 123 w Londynie jest bezpłatne dla każdego .
Oto podstawowy przykład hot deskingu w akcji:
- Poniedziałek : Mohammed przychodzi do pracy i loguje się do biurka 123 w londyńskim biurze.
- Wtorek : Mohammed leci do biura w San Francisco i korzysta z biurka 456. W Londynie Julie używa teraz biurka 123.
- Środa : Julie ponownie korzysta z biurka 123 w Londynie. Mohammed wraca do Londynu, więc nie potrzebuje biurka.
- Czwartek : Barry przychodzi wcześnie do pracy i loguje się do biurka 123 w Londynie. Mohammed i Julie znajdują alternatywne biurka, które są bezpłatne.
- Piątek : 50% pracowników biurowych pracuje z domu. W biurze nie ma ani Barry'ego, ani Mohammeda, ani Julie. Biurka są bezpłatne dla każdego.
Współdzielenie biurka jest idealne w przypadku dzielonych zmian w ramach tej samej firmy. Na przykład call center, które zapewnia wsparcie 24/7.
Wszyscy agenci potrzebują biurka, ale nie w tym samym czasie.
Hot desking lepiej nadaje się do trzech głównych zastosowań:
- Wspólne budynki ze wspólnymi obszarami i miejscami do pracy dla różnych firm. Pomyśl o WeWork lub kampusie uniwersyteckim.
- Duże firmy z pracownikami, którzy przychodzą i odchodzą według nieregularnych wzorców. Zespoły sprzedaży, które często są w drodze lub pracownicy, którzy dzielą swój czas między dom i biuro.
- Małe firmy, które nie potrzebują dużych nieruchomości. Jeśli masz jednocześnie tylko 20 pracowników i tylko 10 w biurze, ogranicz miejsce na biurku i oszczędź na kosztach.
Czy hot desking to dobry pomysł?
W zależności od układu biura, hot desking może być transformacyjny lub trudny.
Jeśli prowadzisz wspólny budynek, taki jak WeWork, hot desking to świetny pomysł. Każdy mieszkaniec może przybyć i zalogować się do biurka ze wszystkim, czego potrzebuje do rozpoczęcia pracy.
Nawet jeśli jedna firma wynajmuje całe biuro, możesz zapewnić w tej przestrzeni środowisko hot desking. Gdyby każdy pracownik codziennie odwiedzał biuro, ta firma prawdopodobnie wynajmowałaby własne biuro, a nie WeWork.
To sprawia, że gorące deski są idealnie dopasowane.
Jeśli prowadzisz budynek z tylko jedną firmą, hot desking może nadal działać. W rzeczywistości hot desking staje się coraz bardziej powszechny, ponieważ nie wszyscy muszą już przychodzić do biura.
Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem pierwszej linii, który wpada raz w tygodniu, czy pracownikiem wiedzy, który pracuje z domu, chyba że jest ważne spotkanie, potrzebujesz biurka, ale nie przez cały czas.
W tym miejscu hot desking ma swoje własne.
Rozważając hot desking, pamiętaj o tych kluczowych rzeczach:
- Czy ludzie regularnie pracują w domu?
- Czy przestrzeń zostanie wykorzystana, jeśli stworzysz dedykowaną strefę hot desk?
- Potrzebujesz miejsca dla wszystkich pracowników do hot desku tego samego dnia?
- Ile pieniędzy zaoszczędzisz wdrażając hot desking w porównaniu z rezerwowaniem niewykorzystanego miejsca dla każdego pracownika?
Zalety i wady hot deskingu
Chociaż zalety hot deskingu są oczywiste, słuszne jest również podkreślenie niektórych wad.
| Zalety hot deskingu | Wady hot deskingu |
| Umożliwia pracę hybrydową | Może powodować problemy z planowaniem wydajności, jeśli nie jest dobrze zarządzane |
| Zwiększa produktywność | Ludzie opierają się zmianom |
| Zachęca do porządku na biurku | Brak osobistego kontaktu |
| Każdy ma miejsce w razie potrzeby | Biurko wyrywa się |
| Zmniejsza koszty | Regularne czyszczenie |
| Spotykaj się i spotykaj z nowymi pracownikami | Może nie siedzieć obok najlepszego towarzysza pracy |
Chociaż brak osobistego kontaktu często wydaje się wadą, badania pokazują, że minimalistyczna konfiguracja biurka jest bardziej produktywna.
Na przykład zasady 5S Lean Six Sigma sugerują, że aby dobrze prosperować, należy tworzyć i utrzymywać uporządkowane środowisko pracy.
5S' to:
- Sortuj : usuń bałagan i nieistotne elementy.
- Wyprostuj : niezbędne przedmioty przechowywane we właściwym miejscu.
- Scrub : utrzymywanie wszystkiego, co masz na biurku w czystości i porządku.
- Standaryzuj : udokumentuj i udostępniaj plany wszelkich zmian w Twoim miejscu pracy.
- Sustain : uczynienie z pierwszych czterech S' nawyku.
Zastosowanie ich w dowolnym środowisku pracy jest produktywne. Hot desking wymusza ten sposób myślenia, aby nikt nie zaśmiecał biurka dzień po dniu.
Jakie firmy korzystają z hot deskingu?
Czy to małe firmy z 10-20 pracownikami, czy gigantyczne konglomeraty, wszelkiego rodzaju firmy korzystały z hot deskingu.
Maersk, największa na świecie firma transportowa zatrudniająca ponad 80 000 pracowników, ma ponad 100 lokalizacji na całym świecie. W biurze Maidenhead w Wielkiej Brytanii jest sześć pięter, z których wszystkie są wyposażone w funkcję hot deskingu. Każdy zespół lub blok zespołów ma wyznaczone piętro, aby w razie potrzeby działy znajdowały się blisko siebie.
Chociaż istnieje statyczny zestaw biurek dla wewnętrznego zespołu IT, reszta piętra jest otwarta dla każdego, aby każdego dnia zająć nowe miejsce. Na całym obwodzie każdego piętra znajdują się sale konferencyjne i prywatne biura.
Na drugim końcu skali, StableLogic, firma doradztwa technologicznego zatrudniająca około 20 pracowników, współdzieliła przestrzeń biurową w budynku Regus.
Podczas gdy większość konsultantów spędza czas w siedzibie klienta, po powrocie do budynku Regus mają możliwość skorzystania z hot desku w swoim prywatnym biurze lub usiąść we wspólnym obszarze i zalogować się na bezpłatny telefon.
Inne znane firmy korzystające z hot deskingu to:
- Deloitte
- Microsoft
- Credit Suisse
- Citigroup
- KLOCKI LEGO
- Narodowy Bank Australii
Hot deski spotykamy również w organizacjach coworkingowych, takich jak WeWork, Regus i Green Desk.
Jak sprawić, by praca na gorącym biurku działała?
Hot desking to trochę osobiste doświadczenie. Ale możesz zastosować podstawową logikę, aby hot desking odniósł sukces w Twojej firmie:
- Wybierz odpowiedni pakiet technologii.
- Wyjaśnij, które obszary są już zarezerwowane.
- Poinformuj personel o korzyściach, jakie przyniesie hot desk.
- Dokumentuj instrukcje logowania/wylogowania i upublicznij.
- Komunikuj się, gdy przechodzisz do hot deskingu.
- Pamiętaj, że nie wszędzie trzeba mieć hot deski.
- Użyj systemu rezerwacji dla zespołów, które muszą siedzieć razem.
- Korzystaj ze wspólnych obszarów i pokojów narad do współpracy w grupie.
- Stwórz zestaw zasad domu, aby każdy wiedział, czego się spodziewać.
- Zaplanuj zwiększenie pojemności, gdy zaplanowane są duże spotkania.
- Zaakceptuj pracę zdalną, aby hot deski nie stały się biurkami na stałe.
- Pozwól na tymczasową personalizację (wyczyść na koniec dnia lub po dokonaniu rezerwacji).
Najlepsza polityka hot deskingu jest bezwartościowa, jeśli obsługująca ją technologia nie jest najlepsza w swojej klasie.
Upewnij się, że komputery lub stacje dokujące są aktualne i mogą obsługiwać obciążenia związane z różnymi typami pracy.
Upewnij się, że mają zainstalowane telefony programowe lub że zapewniasz słuchawki fizyczne.
Ponieważ wkroczyliśmy w erę komunikacji w chmurze, będziesz potrzebować systemu telefonicznego w chmurze (VoIP), który będzie zasilał Twoje hot deski.
Poświęć czas na kulturę i zasady, a następnie wybierz odpowiedniego dostawcę technologii.
Jeśli hot desking jest odpowiedni dla Twojej firmy, upewnij się, że jest obsługiwany przez najlepszy system telefoniczny VoIP 2022.