Hostowany system telefoniczny: funkcje, zalety, zalety i wady

Co to jest hostowany system telefoniczny?

Hostowany system telefoniczny lub system telefoniczny w chmurze to konfiguracja telefonu biznesowego, która działa za pośrednictwem połączenia internetowego i jest hostowana w chmurze przez zewnętrznego dostawcę. W porównaniu ze staroświeckimi tradycyjnymi systemami telefonicznymi, które wymagały posiadania własnego serwera i sprzętu na miejscu, hostowany system telefoniczny może zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy na kosztach konserwacji i kosztach sprzętu.

Istnieją dwa główne typy hostowanych systemów telefonicznych, którymi są:

1) System telefoniczny hostowany w chmurze: Wszystkie telefony łączą się z zewnętrznym centrum danych VoIP. Telefony są skonfigurowane z indywidualnym loginem i są wcześniej zaprogramowane do rejestracji na serwerze SIP.
Centrala PBX w chmurze zawiera wszystkie niezbędne funkcje , których potrzebują Twoi współcześni pracownicy. Poczta głosowa na e-mail, automatyczna sekretarka, wideokonferencje — to Ty. Z perspektywy zarządzania jest to najłatwiejsza w zarządzaniu platforma PBX.
2) PBX SIP Trunking : Zachowaj istniejącą centralę PBX, ale backhaul jest realizowany przez łącze VoIP dla wszystkich potrzebnych linii zewnętrznych. W przypadku problemów z centralą PBX możesz przekierować połączenia telefoniczne do dowolnego biura stacjonarnego lub wirtualnego.

Hostowany system telefoniczny lub wirtualna centrala PBX zapewnia wszystkie korzyści tradycyjnego systemu telefonicznego w biurze bez kosztownych kosztów sprzętu.
Oprócz kosztów początkowej konfiguracji kompatybilnych telefonów, modemów, routerów i przełączników, nie ma potrzeby alokowania dodatkowego kapitału na hostowany system telefoniczny.
Och, będzie lepiej. Hostowane systemy telefoniczne mogą obejmować tradycyjne systemy telefoniczne PBX i VoIP . Jeśli masz już centralę IP PBX, funkcja trunkingu SIP przeniesie istniejącą konfigurację centrali PBX do sieci telefonicznej zasilanej przez Internet.
Przyjrzyjmy się głębiej i podzielmy kilka bardziej podstawowych pojęć:

• Co za hostowany system telefoniczny?
• Jak działa system hostowany?
• Korzyści z hostowanego systemu telefonicznego
• Wady systemu opartego na chmurze
• 7 ważnych funkcji, których należy szukać

Jak działa hostowane rozwiązanie VoIP?

Możesz odbierać połączenia za pośrednictwem hostowanego systemu telefonicznego z centralą PBX w chmurze . Ten serwer online zarządza połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi za pomocą łącza SIP przy użyciu połączenia VoIP.
Oto jak to działa:

1. Twoja firma znajduje usługodawcę hostingowego, który oferuje centralę PBX w chmurze. Jesteś wtedy połączony z ich zewnętrznymi centrami danych.
2. Otrzymujesz połączenie przychodzące, które trafia do hostowanego systemu PBX.
3. Hostowany system PBX konwertuje dane połączeń na pakiety cyfrowe, które mogą być przesyłane za pośrednictwem połączenia internetowego. To jest część VoIP hostowanego systemu telefonicznego.
4. Centrala PBX przekierowuje połączenie przychodzące na telefon biurowy w Twoim biurze.
5. Twój telefon na biurku dzwoni i odbierasz. Pakiety cyfrowe są z powrotem konwertowane na wiadomości głosowe i nawiązywane jest połączenie. Możesz rozmawiać ze swoim rozmówcą za pomocą hostowanej centrali PBX jako pośrednika.

Dzięki kompletnemu systemowi telefonicznemu w chmurze każde urządzenie z połączeniem internetowym może wykonywać i odbierać połączenia telefoniczne. Twój telefon komórkowy, laptop, komputer stacjonarny i telefon stacjonarny pełnią jednocześnie funkcję telefonu biznesowego.
Powiązany post: PBX vs VoIP: 26 najważniejszych różnic, które należy wiedzieć przed zakupem

6 Zalety hostowanego systemu telefonicznego

Oto kilka kluczowych zalet posiadania systemu telefonicznego opartego na chmurze, których nie może zaoferować tradycyjna konfiguracja:

1. Łatwa instalacja

Proces konfiguracji tradycyjnego systemu telefonicznego może być długi, złożony i kosztowny. Ale hostowany system telefoniczny nie ma żadnego z tych problemów.
Instalacja i konfiguracja systemu opartego na chmurze odbywa się online, więc nie potrzebujesz nikogo, kto przyjdzie do Twojego biura, aby rozpocząć. Dzięki temu jest też tańszy — co jest świetne dla małych firm lub tych ze zdalnymi zespołami .

2. Oszczędności kosztów

Hostowane systemy telefoniczne są tańsze niż ich tradycyjne alternatywy z dwóch powodów. Po pierwsze: nie musisz kupować nowego zaciągu sprzętu. Dzięki systemowi telefonicznemu w chmurze możesz korzystać ze sprzętu, który już masz. To obejmuje:

• Telefony programowe
• Telefony stacjonarne
• Urządzenia mobilne i telefony komórkowe (w tym smartfony z systemem iOS lub Android)
• Słuchawki VoIP

Biznesowy system telefoniczny oparty na chmurze zapewnia również oszczędności w zakresie konserwacji. Nie musisz wzywać inżyniera, aby przyszedł do biura i naprawił problem. Twój personel IT może rozwiązać najczęstsze problemy z VoIP bez kontaktu z dostawcą usług.

3. To zunifikowana platforma komunikacji

Platformy ujednoliconej komunikacji pozwalają komunikować się zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie za pomocą jednego narzędzia.
Dzięki temu różne zespoły — takie jak sprzedaż lub obsługa klienta — mogą oprzeć swoje strategie na hostowanym rozwiązaniu VoIP. Właściwy dostawca oferuje kilka funkcji oprócz możliwości wykonywania połączeń. Możesz wysyłać wiadomości błyskawiczne do członków zespołu, prowadzić wideokonferencje i dzwonić do klientów — wszystko za pośrednictwem tego samego hostowanego systemu telefonicznego.
(Ponownie ma to wpływ na oszczędność kosztów: nie musisz wydawać pieniędzy na narzędzie, które wykonuje tylko jedną pracę.)

4. Elastyczność dla zespołów zdalnych

Czy masz zdalny zespół? Niezależnie od tego, czy jesteś w zagranicznej podróży służbowej, czy pracujesz z domu , możesz odbierać połączenia za pomocą hostowanego systemu telefonicznego. Nie musisz być w biurze, aby odebrać przewodowy telefon stacjonarny.
To dlatego, że większość dostawców hostowanych systemów telefonicznych oferuje oprogramowanie dla swoich użytkowników. Twój zdalny zespół może pobrać oprogramowanie telefonu biznesowego na swoje urządzenia. Dostawca centrali PBX po prostu nawiązuje połączenie i przekierowuje połączenia przychodzące lub wychodzące na Twoje urządzenie. Twoi rozmówcy nie zauważą żadnej różnicy — zwłaszcza, gdy Twój dostawca oferuje zamaskowane identyfikatory rozmówcy .

5. Lepsza skalowalność

To ważne, aby mieć system telefoniczny, który rozwija się wraz z rozwojem firmy. Wywołanie z tradycyjnego systemu telefonicznego za każdym razem, gdy dodajesz nowego członka zespołu, jest nie tylko frustrujące. To też jest drogie.
Dlatego jedną z największych zalet hostowanego systemu telefonicznego jest skalowalność. Dodajesz nowego członka zespołu? Wystarczy zalogować się na platformę chmurową swojego dostawcy i uzyskać dostęp.

6. Jest bezpieczniejszy

Nic dziwnego, że firmy obawiają się o bezpieczeństwo swojego systemu telefonicznego; średni koszt naruszenia bezpieczeństwa danych wynosi 3,92 mln USD .
Socjotechnika to jeden z najczęstszych rodzajów naruszeń danych. Dzieje się tak, gdy hakerzy podszywają się pod Twojego dostawcę usług telefonicznych i proszą go o przekazanie informacji. Mogą wykorzystać te dane do przejęcia systemu.
Jednak hostowane systemy telefoniczne mają dodatkową warstwę ochrony przed socjotechniką. Większość renomowanych dostawców VoIP posiada silne narzędzia do zarządzania tożsamością. Nigdy nie dasz się nabrać na przekazanie informacji od hakera.
Ponadto istnieje silne szyfrowanie, dzięki któremu hakerzy nigdy nie będą mogli podsłuchiwać rozmów biznesowych.

Wady hostowanego systemu telefonicznego

Wiemy, że hostowany system telefoniczny ma wiele zalet. Ale jeśli chodzi o wady, prawda jest taka: jest ich niewiele.
Jedną z rzeczy, które musisz wziąć pod uwagę, jest to, czy masz wystarczająco silne połączenie internetowe, aby odbierać połączenia VoIP. To stosunkowo łatwe, jeśli jesteś w biurze.
Jednak jeśli masz zespół zdalny, musisz upewnić się, że każdy członek zespołu ma dostęp do silnego połączenia internetowego, aby wykonywać i odbierać połączenia telefoniczne.
Połączenia VoIP wymagają przepustowości przesyłania i pobierania co najmniej 100 kb/s na linię. Dodatkowo potrzebujesz co najmniej megabajta dostępnej, dedykowanej przepustowości dla dziesięciu równoczesnych połączeń VoIP o wysokiej jakości.
Główni operatorzy oferują prędkości gigabitowe (1000 Mb/s) dla abonentów biznesowych. Dla małej firmy wystarczy jedno łącze DSL lub światłowód.

Największą wadą hostowanego VoIP jest jednak to, że nie ma on stałego charakteru tradycyjnych telefonów. Hostowane systemy telefoniczne wymagają zasilania zarówno telefonów, jak i infrastruktury sieciowej, aby zapewnić dostęp do Internetu.
Dlatego tradycyjne systemy telefoniczne PBX są ogólnie uważane za bardziej niezawodne: ponieważ nie opierają się na dwóch zewnętrznych źródłach zasilania.

7 hostowanych funkcji systemu telefonicznego, których należy szukać

Do wyboru jest mnóstwo dostawców hostowanych systemów telefonicznych. Nie wszystkie z nich oferują funkcje, których potrzebuje Twoja firma.
Oto kilka zaawansowanych funkcji , na które należy zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług VoIP:

1) Transkrypcja z poczty głosowej na e-mail

Nie będzie zaskoczeniem, gdy usłyszysz, że poczta głosowa jest kluczową funkcją, jaką powinien posiadać Twój system telefoniczny. Bez tego ryzykujesz, że ludzie nigdy nie oddzwonią po nieodebranym telefonie — i potencjalnie stracą klienta.
Jednak znalezienie czasu na przejście przez te wiadomości głosowe może być trudne. Dzięki tej funkcji możesz transkrybować wiadomości głosowe i wysyłać je bezpośrednio do skrzynki odbiorczej. Nie musisz słuchać wiadomości, aby odpowiedzieć. Wystarczy odsłuchać transkrypcję poczty głosowej i mieć stały zapis tego, czego dotyczyło połączenie przychodzące.

2) Funkcje wideokonferencji

Miejsca pracy obejmują teraz pracę zdalną bardziej niż kiedykolwiek. Oznacza to, że firmy poszukują dostawców hostowanych systemów telefonicznych, którzy oferują wideokonferencje w ramach swojego pakietu.
Twoja wirtualna centrala PBX może służyć jako narzędzie konferencyjne dla Twojego zespołu. Koniec z dodatkami do wideokonferencji, takimi jak Google Meet, Skype czy Zoom! Upewnij się tylko, że dokładnie sprawdziłeś, czy ta funkcja jest zawarta w wybranym pakiecie.

3) Bezpieczeństwo i niezawodność

Niezawodność hostowanych systemów telefonicznych jest powodem do niepokoju dla wielu firm, które dopiero zaczynają korzystać z technologii chmury. Ale nie obawiaj się: połączenia VoIP są tak samo (jeśli nie, to bardziej) bezpieczne niż tradycyjne konfiguracje przewodowe.
Kluczem jest wybór bezpiecznego dostawcy VoIP, takiego jak Nextiva. Nasza sieć ma 99,999% czasu pracy, a połączenia są nawiązywane przez centra danych klasy operatorskiej. Innymi słowy: prawie niemożliwe jest, aby ktoś włamał się do połączenia i podsłuchiwał Twoje rozmowy telefoniczne.
Powiązany post: Czy VoIP jest bezpieczny? Szczegółowe spojrzenie na bezpieczeństwo i szyfrowanie VoIP

4) Nagrywanie rozmów

Niezależnie od tego, czy chodzi o indywidualne przeglądy postępów , czy o szkolenie, nagrywanie rozmów może pomóc w monitorowaniu interakcji z klientami. Możesz na przykład zauważyć, że jeden przedstawiciel handlowy ma niższy współczynnik zamknięcia niż inni.
Użyj ich nagrań rozmów, aby dowiedzieć się, dlaczego tak się dzieje. Może się okazać, że nie potrafią wyjaśnić jednego z twoich USP, co przyczynia się do ich słabego kursu zamknięcia.

5) Analiza połączeń w czasie rzeczywistym

Zapytaj większość firm, jak efektywne są ich zespoły, a będą mieli trudności, aby się dowiedzieć. Tradycyjne systemy telefoniczne po prostu odbierają połączenia przychodzące i dopasowują je do telefonu stacjonarnego — to wszystko. Nie są dostępne żadne dodatkowe statystyki.
Jednak niektóre hostowane systemy telefoniczne oferują analizę połączeń w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że możesz raportować skuteczność swoich zespołów na podstawie rzeczywistych danych, takich jak:

• Połączenia przychodzące
• Łączna liczba połączeń
• Odebrane połączenia
• Nieodebrane połączenie
• Połączenia bezpłatne
• Połączenia wewnętrzne/zewnętrzne
• Pogawędka
• Połączenia międzynarodowe
• Połączenia z pocztą głosową
• Połączenia w kolejce

6) stewardesy samochodowe

Nie potrzebujesz recepcjonisty do sprawdzania i przekierowywania połączeń przychodzących, jeśli dostawca usług hostingowych oferuje automatyczną sekretarkę . Ta automatyczna wiadomość pyta, w jakiej sprawie dzwoniący potrzebuje pomocy, i przekazuje ją do najbardziej odpowiedniej osoby.
Znany również jako interaktywna odpowiedź głosowa (IVR), ten system routingu połączeń oszczędza czas dla wszystkich. Możesz ustawić reguły dla systemu online. Tak więc, jeśli ktoś zadzwoni pod numer telefonu Twojej firmy i naciśnie numer 2 dla agenta obsługi klienta, masz już zasady dotyczące dzwonienia linii agenta.
(Jeśli masz centrum telefoniczne , możesz nawet wybrać opcję dzwonienia do grupy linii agentów. Hostowany system telefoniczny wysyła ich do następnego dostępnego agenta).

7) Doskonała jakość połączeń

Częstym problemem firm przechodzących na system telefoniczny oparty na technologii VoIP jest jakość połączeń . Zakładają, że ponieważ połączenia nie są przewodowe (a połączenia internetowe mogą być niestabilne), ucierpi jakość.
To nieprawda. W rzeczywistości hostowane połączenia VoIP są znacznie wyraźniejsze niż tradycyjne linie telefoniczne. Będziesz potrzebować przyzwoitego połączenia internetowego o przepustowości co najmniej 100 Kb/s, ale większość dostawców usług internetowych zapewnia co najmniej sto razy więcej (10 Mb). Oznacza to, że prawdopodobnie jesteś już skonfigurowany do wykonywania i odbierania wysokiej jakości połączeń za pośrednictwem wirtualnego systemu telefonicznego, nawet jeśli prowadzisz rozmowy zamiejscowe.

Chcesz przejść na hostowany system telefoniczny?

Nie ma wątpliwości, że hostowany system telefoniczny jest rozwiązaniem. Dawno minęły czasy, kiedy przewody miedziane tworzyły labirynty wokół biura, a przestarzała technologia wymaga wymiany co kilka miesięcy.
Pamiętaj jednak, aby sprawdzić, czy Twój nowy dostawca usług telefonicznych oferuje zaawansowane funkcje, których potrzebujesz. W ten sposób cała Twoja firma nie będzie musiała radzić sobie z przestarzałymi, kosztownymi systemami telefonicznymi, które przejmują całe biuro.
Ceny naszego systemu telefonicznego w chmurze (który obejmuje wszystkie te funkcje) zaczynają się już od 20,95 USD za użytkownika miesięcznie. Byłbyś szalony, gdybym to przegapił. Zarezerwuj demo już dziś.