Zatrudnianie a outsourcing: co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom biznesowym?

Obie opcje mają swoje zalety. Który wybierzesz zależy od kilku czynników.

Każdy lider biznesowy chce, aby jego firma rozwijała się i rozwijała, ale firma może rozwijać się tylko do pewnego stopnia, zanim stanie w obliczu niedoboru personelu.

Kiedy tak się dzieje, firmy mają dwie możliwości: zatrudnienie personelu lub outsourcing, a każda z nich ma swoje zalety i wady.

Niezależnie od tego, czy jesteś założycielem start-upu na wczesnym etapie, czy też liderem małej lub średniej firmy (SMB) stojącej przed takim wyborem, może to być trudna decyzja. Aby pomóc Ci w dokonaniu wyboru, przeprowadziliśmy ankietę wśród ponad 1000 profesjonalistów z sektora MŚP, którzy kupili lub zamówili kwalifikującą się usługę w ciągu ostatnich 18 miesięcy*. Każdy z nich wydał co najmniej 10 000 USD na swoje ostatnie zlecenie serwisowe.

Jakiego rodzaju usługi zazwyczaj zlecają na zewnątrz małe i średnie firmy?

W ankiecie zapytaliśmy profesjonalistów odpowiedzialnych za zakupy usług, jakie rodzaje usług zlecali ostatnio na zewnątrz w następujących pięciu kategoriach (uporządkowanych od najczęściej do najmniej zakontraktowanych).

1. Projektowanie i rozwój

Trzydzieści dwa procent ankietowanych firm niedawno zawarło umowę z dostawcą usług w zakresie niestandardowego oprogramowania lub projektu tworzenia stron internetowych. Jest to szeroka kategoria, która obejmuje:

• Tworzenie oprogramowania na zamówienie

• Rozwój aplikacji mobilnej

• Projekt doświadczenia użytkownika

• Produkcja wideo

• projektowanie stron

• tworzenie stron internetowych

Niezależnie od tego, czy Twoja firma działa w technologii, Twoi klienci nadal oczekują nowoczesnego doświadczenia z Twojej strony internetowej, aplikacji mobilnych oraz innych dostarczonych narzędzi i ofert. Ale najprawdopodobniej potrzebujesz programisty, projektanta lub kierownika projektu, aby utrzymać takie projekty na dobrej drodze - lub w ogóle je ukończyć.

Zatrudnienie dostawcy usług programistycznych i projektowych oznacza, że ​​otrzymujesz cały zespół, którego potrzebujesz na czas, którego potrzebujesz. Ten zespół jest przyzwyczajony do wspólnej pracy, ma już swój własny proces i jest gotowy do natychmiastowego rozpoczęcia pracy.

2. Analiza danych

Spośród ankietowanych firm 28% zatrudniło dostawcę usług do swojego najnowszego projektu analizy danych. Dostawcy ci wykorzystują dane z Twojego oprogramowania księgowego, analityki internetowej i innych źródeł do odkrywania spostrzeżeń, które pomagają firmom podejmować lepsze decyzje. Dostawcy usług analizy danych obejmują:

• Analityka danych

• Wywiad biznesowy

• Sztuczna inteligencja

• Nauczanie maszynowe

Outsourcing analizy danych ma sens dla większości małych i średnich firm, ponieważ często brakuje im budżetu na zatrudnienie pełnoetatowego analityka danych. Taki poszukiwany i wartościowy pracownik wewnętrzny może pochłonąć znaczną część budżetu pracowniczego.

Zlecając tę ​​funkcję biznesową na zewnątrz, zyskujesz dostęp nie tylko do jednego analityka danych, ale do zespołu ekspertów z wieloletnim doświadczeniem za niższą cenę.

3. Usługi w chmurze

Chmura to przyszłość technologii i wymaga specjalistycznych umiejętności. Dwadzieścia jeden procent ankietowanych specjalistów z sektora MŚP zleciło usługi w chmurze w ramach swojej ostatniej umowy o świadczenie usług. Usługi te można podzielić na dwie szerokie kategorie:

• Doradztwo w chmurze

• IaaS

Dostawcy usług konsultingowych w chmurze pomagają firmom w migracji ze starszej infrastruktury sprzętowej do nowoczesnej infrastruktury przetwarzania w chmurze. Dostawcy infrastruktury jako usługi (IaaS) dostarczają usługi w chmurze i zarządzają nimi w imieniu swoich klientów.

Małe i średnie przedsiębiorstwa mogą być w stanie wykonać tę pracę we własnym zakresie, ale ze względu na wymagane specjalistyczne umiejętności nawet członkowie zespołu technicznego mogą wymagać specjalnego szkolenia.

4. Finanse

W naszej ankiecie 11% respondentów ostatnio zleciło na zewnątrz funkcję finansową, w tym:

• Rachunkowość

• Lista płac

Chociaż pieniądze są siłą napędową wszystkich firm, dla większości nie są one podstawową kompetencją. Właściwe prowadzenie ksiąg nie jest czymś, co chcesz pozostawić przypadkowi.

Outsourcing wszystkich zadań księgowych lub nawet tylko płac do firmy księgowej daje wielu liderom SMB pewność, że ich finansami zajmują się profesjonaliści, którzy zmniejszają potencjalne ryzyko kar lub audytów.

Zatrudnienie wewnętrznego księgowego jest opcją, ale może kosztować więcej i nie zawsze wiąże się z korzyściami wynikającymi z posiadania zespołu ekspertów finansowych ze specjalistyczną wiedzą w zakresie płac, podatków i wywiadu gospodarczego, który zapewnia odpowiednie i niezbędne usługi.

5. Marketing i reklama

Wreszcie, osiem procent ankietowanych specjalistów z sektora MŚP ostatnio zlecało na zewnątrz funkcje marketingowe lub reklamowe, takie jak:

• Reklama

• branding

• Marketing cyfrowy

• Pełna obsługa cyfrowa

• SEO

• Marketing mediów społecznościowych

• Analityka marketingowa

Marketing i reklama zmieniły się dramatycznie wraz z każdym nowym cyfrowym kanałem marketingowym, który się otwiera. Kto wiedział, że będziemy tworzyć i udostępniać własne filmy we wczesnych latach Internetu?

Oznacza to, że aby zbudować wewnętrzny zespół, potrzebujesz szerokiego zakresu umiejętności, które mogą zaowocować zatrudnieniem większej liczby osób, niż myślisz.

Outsourcing tej funkcji biznesowej stronie trzeciej daje MŚP pełny zespół marketingowy za ułamek kosztów i czasu, jakie zajęłoby samodzielne zbudowanie kompletnego zespołu.

3 pytania, które pomogą Ci zdecydować między zatrudnianiem a outsourcingiem

Oto trzy rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, decydując, czy zatrudnić personel, czy zlecić to usługodawcy.

1. Jakiego rodzaju wsparcia szukasz?

Ogólnym powodem, dla którego rozważasz outsourcing lub zatrudnienie, jest to, że masz pracę, z którą Twój obecny zespół nie może sobie poradzić. Ale czy to dlatego, że Twój zespół nie ma umiejętności do wykonania zadania, czy też po prostu brakuje mu przepustowości? Te odpowiedzi powinny wpłynąć na Twoją decyzję.

W naszej ankiecie 44% specjalistów z sektora MŚP zdecydowało się na outsourcing, ponieważ nie mieli przepustowości, ale mieli wiedzę. Często ma to miejsce w branży technologicznej i księgowej.

Rachunkowość ma charakter sezonowy, z dużym naciskiem na znaczną pracę wykonywaną w sezonie podatkowym. Firmy księgowe mogą zwiększyć liczbę swoich pracowników poprzez outsourcing, aby poradzić sobie ze zwiększonym obciążeniem pracą.

W technologii większość pracy nad nowym projektem odbywa się na początku, gdy jest on rozwijany, ale gdy projekt jest już aktywny, obciążenie pracą znacznie spada.

Kolejne 31% ankietowanych małych i średnich przedsiębiorstw korzystało z outsourcingu, ponieważ w swoich zespołach brakowało ekspertów, ale dysponowali przepustowością. Prawie każda firma potrzebuje obecności online, niektóre potrzebują aplikacji mobilnych, aby zapewnić swoim klientom najlepszą obsługę, a większość potrzebuje reklamy i marketingu. Jednak w przypadku wielu firm żadna z umiejętności związanych z tymi potrzebami lub zadaniami nie jest bezpośrednio związana z ich podstawowymi wartościami lub możliwościami kadrowymi.

Jeśli firma koncentruje się na sprzedaży mebli przez Internet, jest ona zależna od wielu technologii, ale zasadniczo dotyczy mebli. Pracownicy tej firmy mogą nie znać HTML i JavaScript, a outsourcing może wypełnić tę lukę w wiedzy wykwalifikowanymi osobami. Wiele małych i średnich firm nie ma budżetu ani obciążenia pracą dla pełnoetatowych zespołów programistycznych, analitycznych, księgowych lub marketingowych, co sprawia, że ​​outsourcing jest najlepszą opcją.

2. Jaki masz budżet?

Kolejną ważną rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o outsourcingu lub zatrudnieniu, jest budżet. Większość zewnętrznych dostawców usług ma wiele modeli cenowych i poziomów w zależności od tego, jakich usług potrzebujesz.

W naszej ankiecie średnie wydatki na umowę serwisową wyniosły 73 821 USD, a tylko 21% wydało co najmniej 100 000 USD.

Cena, którą płacisz, zależy od rodzaju usługodawcy, którego zatrudniasz. Oto kilka typowych modeli cenowych dla różnych typów dostawców:

• Rozwój, projektowanie i usługi w chmurze

  • Ryczałt za cały projekt

  • Wycena godzinowa uwzględniająca każdą przepracowaną godzinę

  • Miesięczny model subskrypcji, zwykle na konserwację lub inne dobrze zdefiniowane regularne zadania

• Analiza biznesowa, uczenie maszynowe i inne rodzaje analizy danych

  • Stawka ryczałtowa za projekt lub stawka godzinowa za pojedynczy projekt, który ma punkt końcowy

  • Miesięczny model subskrypcji do regularnego raportowania i wsparcia

• Reklama i marketing

  • Stawka ryczałtowa za projekt lub stawka godzinowa

  • Ceny oparte na wynikach, które uwzględniają wyniki agencji

• Lista płac

  • Wycena w oparciu o rodzaj potrzebnych usług (wpłata bezpośrednia, śledzenie PTO, pomoc podatkowa), liczbę pracowników i częstotliwość okresu rozliczeniowego

• Rachunkowość

  • Miesięczny model abonamentowy za codzienną pomoc, np. księgowość

  • Dodatkowe opłaty za dodatkowe usługi, takie jak doradztwo, raportowanie lub prognozowanie

3. Jaki jest twój pożądany harmonogram?

Następną rzeczą do rozważenia jest to, jak długo ma trwać Twoja nowa inicjatywa. Znalezienie odpowiedniego usługodawcy lub odpowiednich nowych pracowników może zająć trochę czasu.

Jak długo potrzebujesz wsparcia dla swojego projektu/funkcji?

Prawie dwie trzecie zleceń serwisowych zawierane jest na rok lub krócej, a 39% MŚP miało umowę na okres do sześciu miesięcy. Długość umowy zależy od złożoności Twojego nowego projektu i tego, czy będziesz potrzebować długoterminowego wsparcia.

Na przykład, jeśli zlecasz na zewnątrz płace, księgowość lub infrastrukturę chmurową, potrzebujesz długoterminowych umów, ponieważ ci dostawcy obsługują bieżące funkcje biznesowe. Z drugiej strony praca związana z opracowaniem nowej aplikacji mobilnej lub uruchomieniem kampanii reklamowej może trwać tylko miesiące. Ale możesz potrzebować długoterminowego wsparcia technicznego dla nowej aplikacji. Po zakończeniu rozwoju możesz zdecydować, czy zlecić to wsparcie na zewnątrz, czy zatrudnić.

Jak szybko potrzebujesz pracy nad swoim projektem/funkcją?

Znalezienie odpowiedniego usługodawcy i podpisanie umowy zajmuje trochę czasu. W naszej ankiecie średni czas spędzony przez małe i średnie firmy na wyszukiwaniu i wyborze usługodawcy wyniósł 3,7 miesiąca. Tylko 14% zajęło mniej niż jeden miesiąc, a 16% zajęło sześć miesięcy lub więcej.

Prace mogą się rozpocząć dopiero po podpisaniu umowy, więc pamiętaj, aby uwzględnić to w harmonogramie.

Jeśli chcesz zatrudnić personel wewnętrzny, to również wymaga czasu. Musisz stworzyć konkurencyjny opis stanowiska, aby mieć pewność, że znajdziesz i zatrzymasz osobę o wysokich wynikach. Jeśli Twój dział HR nie jest przygotowany do zatrudniania, możesz potrzebować oprogramowania rekrutacyjnego, aby usprawnić ten proces.

Nowi pracownicy również muszą zostać wdrożeni i przeszkoleni, zanim będą mogli rozpocząć pracę nad nowym projektem.

Załagodź problemy związane z niedoborem personelu i rozwijaj swój biznes dzięki outsourcingowi

Dla wielu małych i średnich firm outsourcing jest świetną opcją, aby wszystko działało płynnie, gdy się rozwijają. Nowe inicjatywy często wymagają umiejętności, których nie posiada Twój zespół, a profesjonalny dostawca usług, który pracował już z setkami klientów o potrzebach takich jak Twoje, może rozpocząć realizację Twojego nowego projektu.

Nawet jeśli planujesz później zatrudnić pracowników wewnętrznych, outsourcing może być rozwiązaniem tymczasowym, aby rozpocząć nową inicjatywę we właściwym kierunku pod okiem doświadczonych specjalistów.