5 cech, na które należy zwrócić uwagę przy zatrudnianiu koordynatora imprez firmowych

Niezależnie od tego, czy chcesz objąć stanowisko otwartego koordynatora wydarzeń, czy też po raz pierwszy budujesz swój zespół ds. imprez firmowych, poradzenie sobie w branży eventowej wymaga dość indywidualnej pracy. Trzeba zarządzać ludźmi, uruchomić oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami, zaprosić gości, wybrać miejsca i koordynować dostawców.

Dlatego Twoja firma musi dokładnie znać osobę, która będzie dobrze prosperować na takim stanowisku. Bez odpowiedniego kandydata z niezbędnymi umiejętnościami i cechami przygotowania do wydarzenia będą opóźnione, szanse zostaną utracone, a pieniądze zmarnowane.

Zebrałem listę pięciu cech, na które należy zwrócić uwagę przy zatrudnianiu nowego koordynatora wydarzeń firmowych, a także pytania, które należy zadać, aby znaleźć odpowiedniego kandydata.

5 cech skutecznego koordynatora imprez firmowych

Niektóre z tych cech mają zastosowanie na stanowiskach kierowniczych na dowolnym rynku, podczas gdy inne są dostosowane specjalnie do przywództwa opartego na wydarzeniach. Jeśli znajdziesz te cechy u wykwalifikowanego kandydata, znajdziesz idealne dopasowanie do swojej firmy.

1. Umiejętności przywódcze

Każde stanowisko ze słowem „koordynator” w tytule wymaga umiejętności przywódczych, ale twierdzę, że jest to jeszcze bardziej prawdziwe w przypadku koordynatorów wydarzeń.

Masz tylko jedną szansę na pierwsze wrażenie, a koordynatorem wydarzeń jest kierowanie całymi zespołami w celu wywarcia tych wrażeń dla każdego nowego klienta korporacyjnego.

Prowadzenie zespołu w kierunku elastycznego i niepewnego celu to jedno, ale kierowanie zespołem, gdy terminy są tak nieelastyczne, jak oczekiwania gości, to co innego. To duża presja, a poprowadzenie wydarzenia do sukcesu wymaga poważnych umiejętności przywódczych.

Zatrudniając koordynatora wydarzeń, oto cechy przywódcze, których powinieneś szukać u swoich kandydatów:

• Skuteczny komunikator: najlepsi liderzy wiedzą, kiedy mówić, a kiedy słuchać, są precyzyjni w słowach i potrafią wyłapać sygnały niewerbalne. Zarządzanie zespołem eventowym będzie wymagało wkładu nie tylko koordynatora, ale także samego zespołu, a skuteczny lider znajdzie czas na wysłuchanie obaw swojego zespołu.
• Delegat: Żaden koordynator wydarzenia nie jest w stanie zrobić wszystkiego sam, co jest celem posiadania zespołu eventowego. Skuteczny koordynator i lider wydarzeń będzie miał zdolność i chęć delegowania obowiązków każdemu członkowi zespołu zgodnie z jego umiejętnościami.
• Pozytywny myśliciel: Liderzy nadają ton reszcie zespołu. A w branży eventowej, przy wszystkich zmieniających się zmiennych związanych z planowaniem i realizacją wydarzenia, potrzebne jest pozytywne nastawienie do poruszania się po tych zadaniach. Twój koordynator wydarzeń musi wykazać się pozytywnym nastawieniem w obliczu wielu wyzwań, aby utrzymać zdrowe morale zespołu.
• Odpowiedzialny: Co najważniejsze, każdy koordynator wydarzeń musi wykazać się odpowiedzialnością nie tylko wtedy, gdy sprawy idą dobrze, ale nawet wtedy, gdy przychodzą straszliwie źle. Upewnienie się, że każdy członek zespołu jest tam, gdzie powinien, a każdy dostawca jest gotowy do realizacji w dniu wydarzenia, wymaga dużej odpowiedzialności ze strony koordynatora.

Twój koordynator wydarzeń powinien być w stanie wykazać się tymi cechami przywódczymi w swoich wcześniejszych doświadczeniach w branży eventowej.

2. Wiedza technologiczna

Branża eventowa nieustannie się zmienia i unowocześnia z czasem, zwłaszcza wraz z wprowadzaniem nowych technologii.

Najskuteczniejsi koordynatorzy wydarzeń są na bieżąco z nowymi trendami i szukają sposobów na przyjęcie tych zmian we własnej pracy, niezależnie od tego, czy jest to nowe oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami, narzędzia do śledzenia uczestników, czy też sposoby na uczynienie wydarzenia bardziej osobistym i empirycznym .

3. Umiejętności organizacyjne

Nie ma „ja” w zespole, ale jest „ja” w organizacji, o czym powinien wiedzieć każdy dobry koordynator wydarzeń.

Koordynator wydarzenia będzie odpowiedzialny za działania zespołu eventowego, dostawców i to, co zapewnią, negocjowanie i finalizowanie umów, nadzorowanie realizacji wydarzenia i raportowanie do Ciebie, ich przełożonego, o postępach w wydarzeniu.

Aby to wszystko zrobić, Twój kandydat będzie potrzebował doskonałych umiejętności organizacyjnych.

4. Kreatywność

Koordynatorzy wydarzeń nie tylko zarządzają zespołem i organizują wydarzenia. Planowanie i koordynacja wydarzeń to nieustanne wyzwanie polegające na znalezieniu nowych sposobów realizacji starych zadań, takich jak zarządzanie meldowaniem uczestników, koordynowanie tematów i zbieranie opinii gości.

Najlepsi koordynatorzy wydarzeń znajdują nowe, kreatywne sposoby rozwiązywania tych problemów za pomocą nieszablonowych pomysłów i nowych technologii.

Osoby te muszą być wyszkolone w tworzeniu estetycznych widoków i dźwięków na imprezach, co oznacza, że ​​potrzebują doświadczenia z koordynacją kolorów, kreatywnym pisaniem w celach marketingowych i dekorowaniem wnętrz, żeby wymienić tylko kilka umiejętności.

5. Umiejętności zarządzania czasem

Wreszcie koordynator wydarzeń musi żonglować wszystkimi tymi obowiązkami w odpowiednim czasie, aby dotrzymać terminów wydarzeń. W przeciwnym razie Twój zespół ds. wydarzeń na zawsze przegapi te terminy, pozostawiając dostawców i klientów bardzo zdenerwowanych niedotrzymanymi harmonogramami i opóźnionymi (lub niekompletnymi) wydarzeniami.

Musisz upewnić się, że Twój kandydat poradzi sobie ze stresem związanym z zarządzaniem i realizacją Twoich wydarzeń bez pozostawania w tyle.

Czego jeszcze potrzebuje Twój zespół ds. imprez firmowych?

Czy są jakieś inne cechy, które według Ciebie koordynator wydarzeń powinien mieć, a których przegapiliśmy w tym artykule? Jeśli tak, zostaw komentarz poniżej!