VoIP zgodny z HIPAA: dlaczego ochrona prywatności pacjentów jest niezbędna

W sektorze opieki zdrowotnej o wysokich stawkach, gdzie dane pacjentów są cenniejsze niż informacje o kartach kredytowych, ochrona firmy przed zagrożeniami cybernetycznymi jest nie tylko rozsądna; to konieczność.

Ponieważ organizacje opieki zdrowotnej przechodzą na komunikację opartą na chmurze, taką jak protokół transmisji głosu przez Internet (VoIP), zrozumienie i wdrożenie najdrobniejszych szczegółów zgodności z ustawą HIPAA nie podlega negocjacjom.

Jesteśmy tutaj, aby poprowadzić Cię przez kluczowe aspekty usług VoIP zgodnych z ustawą HIPAA, pomagając Ci zachować najwyższe standardy prywatności, uniknąć wysokich kar i budować zaufanie pacjentów i dostawców dzięki zwiększonemu bezpieczeństwu danych.

Co to jest ustawa HIPAA i kto musi jej przestrzegać?

Uchwalona przez Kongres Stanów Zjednoczonych w 1996 r. ustawa HIPAA to ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych. Przestrzega poufności i bezpieczeństwa prywatnej opieki zdrowotnej i informacji o pacjencie we wszystkich postaciach, zwłaszcza w formie elektronicznej.

W tym miejscu istotne stają się usługi VoIP zgodne z ustawą HIPAA.

Cała technologia VoIP stosowana w branży opieki zdrowotnej musi być zgodna ze standardami HIPAA, zapewniając bezpieczeństwo i poufność informacji o pacjentach udostępnianych za pośrednictwem tych platform.

Ale kto musi się zastosować? Każda organizacja zarządzająca chronionymi elektronicznie informacjami zdrowotnymi (ePHI lub PHI). Dotyczy to podmiotów świadczących opiekę zdrowotną i izb rozliczeniowych, planów zdrowotnych i wszystkich powiązanych przedsiębiorstw.

Co najważniejsze, zgodność z ustawą HIPAA nie jest opcjonalna.

Jest to wymóg prawny egzekwowany przede wszystkim przez Biuro Praw Obywatelskich Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej Stanów Zjednoczonych (OCR).

Przestrzegając standardów HIPAA, świadczeniodawcy stoją na straży uczciwości branży opieki zdrowotnej i chronią informacje o pacjentach, które można łatwo wykorzystać do popełnienia takich przestępstw, jak kradzież tożsamości.

Rodzaje komunikacji objęte

Zgodność z HIPAA obejmuje szerokie spektrum komunikacji. Oto sugerowane podejścia do popularnych kanałów komunikacji w służbie zdrowia.

• Rozmowy telefoniczne: Ustawa HIPAA wymaga, aby wszystkie rozmowy telefoniczne, zwłaszcza rozmowy VoIP, podczas omawiania PHI były bezpieczne i poufne. Wdrożyj szyfrowanie w swoim systemie telefonicznym VoIP, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.
• Wiadomości tekstowe SMS: Wiadomości tekstowe zawierające PHI muszą być szyfrowane i wysyłane przez chronioną sieć. Nadawca musi także upewnić się, że odbiorca jest upoważniony do otrzymania takich informacji.
• Faksy: Faksowanie przez VoIP obejmuje przesyłanie i odbieranie faksów za pośrednictwem sieci IP, zamiast korzystania z tradycyjnej publicznej usługi telefonicznej. Zgodność z ustawą HIPAA w przypadku faksów elektronicznych musi być szyfrowana, bezpiecznie przechowywana i niedostępna dla nieupoważnionych osób.
• Komunikacja w zespole: obejmuje komunikację wewnętrzną, taką jak poczta e-mail, komunikatory internetowe i inne narzędzia do współpracy cyfrowej. Przepisy HIPAA wymagają, aby narzędzia te były bezpieczne, a dostęp do PHI miał wyłącznie upoważniony personel. Należy przeprowadzać audyty w celu śledzenia kontroli dostępu i udostępniania PHI w zespołach. Dzienniki audytów również powinny być przechowywane w aktach.
• Wideokonferencje: w miarę wzrostu popularności telezdrowia HIPAA oczekuje, że narzędzia do wideokonferencji będą spełniać określone warunki bezpieczeństwa, w tym kompleksowe szyfrowanie i bezpieczne uwierzytelnianie użytkowników, a także że wszelkie omawiane PHI nie będą przechwytywane ani udostępniane osobom nieupoważnionym.
• Wiadomości poczty głosowej: Ustawa HIPAA obejmuje również wiadomości poczty głosowej. Systemy poczty głosowej muszą być bezpieczne, a dostęp musi być kontrolowany i ograniczony wyłącznie do upoważnionego personelu. Informacje PHI przesyłane pocztą głosową również muszą być szyfrowane.

Ryzyko nieprzestrzegania przepisów

Konsekwencje biznesowe nieprzestrzegania przepisów wykraczają poza kary pieniężne i mogą powodować długoterminową szkodę dla Twojej reputacji. Naruszenie prywatności pacjenta może skutkować kryzysem PR i procesami sądowymi, które mogą poważnie wpłynąć na sytuację finansową Twojej firmy.

Najczęstsze przykłady naruszeń ustawy HIPAA obejmują brak szyfrowania, włamanie, nieautoryzowany dostęp, utratę lub kradzież urządzenia firmowego, pozbycie się PHI i dostęp do PHI z niezabezpieczonej lokalizacji.

Poważnie traktuj zgodność z ustawą HIPAA, aby uniknąć następujących kar.

Kary: naruszenia ustawy HIPAA są podzielone na kategorie, a kary zaczynają się od 137 dolarów i sięgają nawet 2 milionów dolarów.

Naruszenia pierwszego stopnia wahają się od 100 do 50 000 dolarów do maksymalnej kwoty 25 000 dolarów rocznie.

Najsurowsza wysokość kar HIPAA zaczyna się od 50 000 dolarów za każde naruszenie i sięga maksymalnie około 2,1 miliona dolarów rocznie, przy czym kary zmieniają się co roku w celu uwzględnienia dostosowania kosztów utrzymania.

Najnowsze przypadki naruszeń ustawy HIPAA i związanych z nimi kar można znaleźć tutaj .

Kary cywilne HIPAA nakładane są na osoby, które nie dopuściły się naruszenia w złym zamiarze. Natomiast kary karne nakładane są na osoby fizyczne, jeżeli naruszenie nastąpiło w zamiarze przestępczym.

Złe doświadczenia klientów

Pacjenci, którzy uważają, że ich dane dotyczące zdrowia nie są traktowane w sposób bezpieczny lub poufny, mają problemy z zaufaniem swoim pracownikom służby zdrowia. Może to mieć wpływ na wskaźniki retencji pacjentów i zmniejszyć ich chęć dzielenia się informacjami niezbędnymi do skutecznego leczenia.

Zniszczona reputacja marki

Naruszenia ustawy HIPAA rozprzestrzeniają się szybko i często skutkują negatywnym rozgłosem. Niewłaściwe obchodzenie się z danymi pacjentów może szybko zaszkodzić Twojej reputacji jako zaufanego podmiotu świadczącego opiekę zdrowotną i może negatywnie wpłynąć na postrzeganie Twojej firmy przez opinię publiczną pod względem niezawodności, wiarygodności i ogólnej uczciwości.

Sprawy sądowe i rozliczenia finansowe

Nieprzestrzeganie ustawy HIPAA może prowadzić do podjęcia kroków prawnych ze strony dotkniętych pacjentów lub grup. Pozwy sądowe wiążą się z kosztownymi opłatami prawnymi i potencjalnymi ugodami oraz odwracają znaczną część czasu i zasobów od Twojej firmy z branży opieki zdrowotnej.

Większość kar za naruszenia pochodzi z ugód. Co więcej, publiczna batalia prawna tylko jeszcze bardziej zaszkodzi Twojej reputacji i wiarygodności w obszarze opieki zdrowotnej.

Wyprzedzając zgodność z HIPAA

Wykonaj poniższe kroki, aby pomóc Twojemu zespołowi zachować zgodność z ustawą HIPAA podczas codziennej komunikacji w Twojej firmie z branży opieki zdrowotnej.

Przestrzeganie tych standardów świadczy o Twoim zaangażowaniu w ochronę prywatności pacjentów i tworzy kulturę zgodności i szacunku, która rozprzestrzenia się na wszystkich poziomach organizacji.

Zawrzyj umowę o partnerstwie biznesowym (BAA): Zawrzyj umowę BAA ze wszystkimi dostawcami, którzy obsługują Twoje PHI. Niniejsza umowa jest prawnie wiążącym dokumentem zapewniającym prywatność i bezpieczeństwo PHI, zgodnie z wymogami ustawy HIPAA.

Szyfruj swoją komunikację: Szyfrowanie jest niepodlegającym negocjacjom elementem zgodności z ustawą HIPAA. Wszystkie formy komunikacji elektronicznej zawierające PHI, w tym e-maile, SMS-y i połączenia VoIP, muszą być szyfrowane, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi podczas transmisji.

Korzystaj z zatwierdzonych narzędzi komunikacji biznesowej: wybór platform i narzędzi komunikacyjnych zgodnych z ustawą HIPAA gwarantuje, że dane pacjenta pozostaną bezpieczne i prywatne we wszystkich punktach transmisji. Narzędzia te mają wbudowane zabezpieczenia spełniające wytyczne HIPAA.

Prowadź dokładne rejestry połączeń: Prowadzenie szczegółowych rejestrów całej komunikacji PHI jest niezbędne. Ustawa HIPAA wymaga prowadzenia rejestrów komunikacji wraz ze szczegółami kontekstowymi, takimi jak data, godzina i zaangażowane strony.

Wyłącz niezgodne funkcje: Jeśli Twoja platforma komunikacyjna zawiera funkcje niezgodne z ustawą HIPAA, wyłącz je przed użyciem. Uważaj na funkcje, które nie szyfrują wiadomości lub funkcje nagrywania rozmów, które nie spełniają standardów HIPAA.

Edukuj swój zespół: faktem jest, że niedbali pracownicy są odpowiedzialni za 61% naruszeń danych w służbie zdrowia. Upewnij się, że Twoi pracownicy służby zdrowia są na bieżąco ze standardami HIPAA i corocznymi aktualizacjami.

HIPAA ma wprowadzić bardziej rygorystyczne wymogi w zakresie cyberbezpieczeństwa w 2024 r. Zmiany te mają na celu zaradzenie rosnącym zagrożeniom w sektorze opieki zdrowotnej i zapewnienie ochrony informacji o pacjentach.

Aby przygotować się na te zmiany, Twój zespół powinien zacząć od przeglądu aktualnych protokołów dotyczących cyberbezpieczeństwa i prywatności oraz zidentyfikowania obszarów, które wymagają wzmocnienia.

Inwestowanie w szkolenia i edukację pomoże Twojemu zespołowi zrozumieć znaczenie ustawy HIPAA i pomoże mu w prawidłowym korzystaniu z narzędzi komunikacji.

I wreszcie, ponieważ ataki phishingowe stanowiły 45% wszystkich naruszeń danych związanych z opieką zdrowotną w 2021 r. konieczne jest przeszkolenie personelu w zakresie rozpoznawania i prawidłowego zgłaszania takich incydentów.

VoIP zgodny z HIPAA: najlepsza platforma komunikacyjna dla opieki zdrowotnej już dostępna

Biorąc pod uwagę delikatny charakter komunikacji w służbie zdrowia, niezbędne jest solidne, bezpieczne i niezawodne rozwiązanie. Usługi VoIP firmy Nextiva zgodne z HIPAA wyróżniają się jako skalowalne rozwiązanie dla wielu gabinetów medycznych w Ameryce Północnej.

Aby uzyskać ujednoliconą, bezpieczną i skalowalną komunikację dostosowaną specjalnie dla branży opieki zdrowotnej i HIPAA, dowiedz się więcej o rozwiązaniach VoIP firmy Nextiva dla opieki zdrowotnej .

Patrząc w przyszłość, integracja technologii w opiece zdrowotnej nie wykazuje oznak spowolnienia.

W obliczu nowych technologii, takich jak sztuczna inteligencja, które jeszcze bardziej przekształcą opiekę zdrowotną, potrzeba zabezpieczania danych pacjentów na wszystkich platformach, rozpoznawania ryzyka nieprzestrzegania przepisów i aktywnego wyprzedzania dzięki kompleksowym strategiom nigdy nie była ważniejsza.

Dostawcy usług opieki zdrowotnej muszą aktywnie przestrzegać obowiązujących przepisów i przygotowywać się na przyszłe postępy i wyzwania w zakresie ochrony danych pacjentów. To klucz do utrzymania zaufania i najwyższych standardów w branży opieki zdrowotnej.

Często zadawane pytania