Skrócony przewodnik po zarządzaniu zespołami zdalnego projektowania i tworzenia stron internetowych

Mając ponad połowę 2021 roku za nami, zostałeś zalany strumieniem treści związanych ze światem pracowników zdalnych i hybrydowych oraz, oczywiście, zdrowym pieprzeniem wyrażenia „bezprecedensowe czasy”.

Przyjrzyjmy się bliżej jednemu typowi zespołu, który w rezultacie odnotował jeden z największych wzrostów w swojej pracy — projektowanie stron internetowych.

Na tym blogu przedstawimy przewodnik szybkiego startu dotyczący zarządzania zdalnym zespołem projektantów stron internetowych oraz sposobów korzystania z narzędzi do zarządzania projektami w celu sprostania największym wyzwaniom.

Jeszcze przed wybuchem pandemii w 2020 r. strony internetowe były poszukiwane, zarówno dla nowych firm, jak i odwrotnie, dla przebudowy strategii marketingowej dla istniejących firm.
Znaczna liczba firm przeszła do trybu online w 2020 r. GoDaddy, wiodąca platforma hostingu internetowego, odnotowała 48% wzrost liczby nowych płacących subskrybentów od lutego do kwietnia, co stanowi blisko 17% udziału w rynku.

Oznaczało to początek trwającego trendu, który faluje wśród siły roboczej. Aby nadążyć za zapotrzebowaniem na tworzenie, projektowanie stron internetowych i wszystkie potrzeby związane z marketingiem cyfrowym, rośnie również zapotrzebowanie na projektantów stron internetowych i zespoły wspierające. Według US Bureau of Labor Statistics, perspektywy zatrudnienia dla twórców stron internetowych i projektantów cyfrowych na następne dziesięć lat wynoszą 8%, znacznie szybciej niż średnia.

Zespół internetowy lub zespół zajmujący się projektowaniem i tworzeniem stron internetowych wymaga imponującego zestawu umiejętności i często wielu zasobów ludzkich, aby skutecznie współpracować i osiągać oszałamiające, przyjazne dla użytkownika wyniki.

Wśród członków zespołu znajdą się eksperci we wszystkim, od strategii i planowania, zarządzania projektami, projektowania interfejsu użytkownika i projektowania graficznego, po technologię internetową i tworzenie witryn.

Z każdą z tych ról wiążą się określone style pracy i przepływy pracy.

Łączenie i zarządzanie wszystkimi kluczowymi graczami przy zachowaniu jasnej komunikacji i nietraceniu z oczu celu nie jest łatwym zadaniem. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy każdy członek zespołu lub podzespołu polega na całkowicie unikalnej metodzie planowania, realizacji, mierzenia i raportowania swojej pracy. Dorzuć kilku członków zespołu pracujących w domu, z domu lub freelancerów — masz spory potencjał na czkawkę.

W tym miejscu pojawiają się narzędzia do zarządzania projektami. Podczas pracy z zespołami zdalnymi oprogramowanie do zarządzania projektami online jest najlepszym narzędziem do zebrania wszystkich i ich przepływów pracy w jednym miejscu, przy jednoczesnej minimalizacji lub wyeliminowaniu czasu traconego na nieporozumienia i zadania ręczne.

Nawet ze skróconego opisu zespołu projektantów zdalnych stron internetowych łatwo dostrzec prawdę stojącą za starym powiedzeniem: „Diabeł tkwi w szczegółach”.

W tym krótkim przewodniku dotyczącym zarządzania zdalnymi zespołami projektantów stron internetowych naszym celem jest zapewnienie stabilnej podstawy, która pomoże Ci ocenić i zrozumieć wyjątkowe względy Twojego zespołu (zespołów). Oczywiście zaproponujemy również kilka najwyższej klasy narzędzi i funkcji, które pomogą Ci rozpocząć i utrzymać sukces.

Zacznijmy.

Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym kierownikiem projektu, członkiem zespołu, czy może specjalistą ds. pozyskiwania talentów budującym zdalny zespół projektantów stron internetowych, ważne jest, aby mieć jasną wizję i rozumieć, z kim iz czym pracujesz. Zacznij od zadania sobie następujących pytań, które pomogą Ci zaplanować strategię:

• Ile doświadczenia wnosi każdy członek zespołu? Czy pracujesz głównie z młodszymi, średnim lub starszymi profesjonalistami?
  
  
• Ile punktów styku planujesz mieć z innymi zespołami w organizacji? Czy copywriterzy będą mieli bezpośredni kontakt z projektantami stron internetowych? Jakie są ścieżki komunikacji i akceptacji przed dodaniem ich do strony internetowej?

• Które narzędzia są niezbędne do odniesienia sukcesu przez Twój zespół projektantów stron internetowych? Tego rodzaju pytanie może pomóc w podjęciu decyzji lub zawężeniu istniejącego stosu technologii.

• Jakie są obowiązki, harmonogram i możliwości każdego członka zespołu? Praca zdalna może mieć duży wpływ na te trzy obszary, dlatego ważne jest, aby te informacje były zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu, a nawet dostępne na pierwszy rzut oka.

Z pewnością jest więcej pytań, które możesz zadać i ocenić. Mimo to mogą one stworzyć ramy do opracowywania skutecznych przepływów pracy i określania najlepszego narzędzia do zarządzania projektami dla zespołu projektantów stron internetowych, co omówimy bardziej szczegółowo w następnej sekcji.

Jedną z najważniejszych funkcji projektowania jest kreatywne rozwiązywanie problemów użytkowników — może to stanowić dodatkowe wyzwanie w przypadku zdalnych zespołów projektowych. Spotkania i synchronizacje stanowią okazję do pobudzenia wyobraźni członków zespołu i opracowania systemów niezbędnych do osiągnięcia sukcesu.

Jak to osiągnąć bez sal konferencyjnych, tablic suchościeralnych i komfortu spotkań twarzą w twarz? Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać:

• Uwzględnij właściwych ludzi, a nie wszystkich . Jeśli Twój zespół lub organizacja przeszła na zdalne lub hybrydowe środowisko pracy, liczba godzin poświęconych na spotkania z pewnością wzrosła dla wszystkich. Działaj strategicznie i rozważ, kto powinien uczestniczyć w rzeczywistym spotkaniu, a z kim możesz udostępniać aktualizacje kontekstowe na dedykowanej platformie przepływu pracy.

• Zawsze miej jasny plan, nawet w przypadku sesji burzy mózgów . Czas ma jeszcze większe znaczenie w surowej rzeczywistości „zmęczenia zoomem”. Jako organizator spotkania pamiętaj, aby dołączyć krótki program do zaproszenia na spotkanie i trzymać się go podczas spotkania. Pomoże ci to szybko „przypiąć szpilkę” do pomysłów, które pojawią się na spotkaniu, ale powinny zostać omówione w innym czasie.

• Zapisuj rozmowy wideo na najważniejsze rzeczy . Zanim zaplanujesz kolejne spotkanie dotyczące aktualizacji statusu, zastanów się, czy najlepiej przekazać to na innej platformie, na przykład na czacie lub w wątku dotyczącym aktualizacji, gdzie każdy może to zobaczyć. Używaj spotkań do bardziej złożonych spraw, takich jak wyjaśnianie nowego procesu lub rozwiązywanie problemów.

• Zastanów się nad długością i częstotliwością spotkań na stojąco . Chociaż codzienne spotkania na stojąco mogą być normą lub tradycją, zastanów się, co jest najlepsze dla Twojego zespołu. Na przykład Caitlin Wagner, Senior Design Manager w firmie InVision, powiedziała, że ​​jej zespół postanowił coś zmienić: „…Zamiast tego zespół ustalił rytm 30-minutowych stand-upów w poniedziałek/środę, godzinną krytykę projektu we wtorek/czwartek, i „szczęśliwe pół godziny” w piątki na rozmowy na tematy zdecydowanie niezwiązane z pracą”.

Praca zdalna może zwrócić uwagę na problemy w miejscu pracy lub służyć jako okazja do wzmocnienia lub rozwinięcia istniejącej kultury firmy. Jako zdalny kierownik projektu masz możliwość bycia jego przedłużeniem, zarządzając swoim zespołem. Oto kilka sposobów promowania pozytywnej kultury pracy zdalnej:

• Prowadź warsztaty i hackathony . Ważne jest, aby zaplanować czas na sesje poza rutynową pracą, aby pomóc zespołowi odświeżyć nowe umiejętności, rozwiązać problemy, a nawet po prostu poświęcić czas na projekt lub inicjatywę, która od jakiegoś czasu była odkładana na później. Aby były bardziej angażujące, możesz zaprosić gościnnego wykładowcę lub poprosić jednego z członków zespołu o zaplanowanie sesji. Działania te będą również odzwierciedlać zainteresowanie Twojej organizacji rozwojem zawodowym i osobistym jej pracowników.

• Dokonaj wirtualnego wdrożenia na najwyższym poziomie . Zdalne dołączenie do nowego zespołu może czasem sprawić, że nowi pracownicy poczują się niekomfortowo, wypadną z obiegu lub przytłoczą. Oto sześć najlepszych praktyk dotyczących doskonałego wirtualnego wdrożenia:
  • Rozpocznij wdrażanie przed pierwszym dniem . Ważne jest, aby nowi pracownicy czuli się mile widziani, zanim „zalogują się” po raz pierwszy. Rozważ wysłanie pakietu powitalnego z materiałami, takimi jak podręczniki firmowe, pierwsze spojrzenie na plan wdrożenia i firmowe gadżety.
  • Miej przygotowany harmonogram wdrażania i przewodnik po zasobach . Spraw, aby pierwszy tydzień lub dwa nowo zatrudnionych pracowników przebiegły jak najsprawniej dzięki planowi, który określa wszystko dla nich, kogo spotkają, ważne informacje i zasoby, z którymi powinni zacząć się zapoznawać. Na monday.com każdy nowy pracownik ma specjalną tablicę wprowadzającą z tego rodzaju materiałami.

• • Przypisz „kumpla”. Przydzielenie pomocnego współpracownika, który nie jest bezpośrednim przełożonym, pozwala osiągnąć dwie rzeczy jednocześnie — nowo zatrudniony otrzymuje pomoc w zakresie wejść i wyjść związanych z pracą i innymi sprawami oraz od razu nawiązuje kontakt z zespołem. monday.com ma również wyznaczonych znajomych dla wszystkich nowych pracowników.

• • Włącz je od razu, wykonując proste zadanie. Jednym z głównych stresorów, jakie mogą mieć nowi pracownicy, jest poczucie, że nie wiedzą, nad czym pracować, oprócz materiałów do czytania i spotkań wprowadzających. Oprócz zadań związanych z dokumentacją kadrową lub konfiguracją IT daj im proste zadanie, które przyczyni się do osiągnięcia celu zespołu, tak aby czuli się zaangażowani i budowali pewność siebie.

• • Organizuj wirtualne sesje szkoleniowe. Chociaż pisemne i wizualne przewodniki, takie jak talie i podręczniki, mają swoje miejsce, pamiętaj o dołączeniu kilku sesji szkoleniowych na żywo i nagranych dla nowych pracowników — zwłaszcza jeśli chodzi o korzystanie z określonych narzędzi i oprogramowania.

Praca zdalna może stanowić wyzwanie dla przywództwa, jeśli chodzi o nawigację w relacjach roboczych, które nie są już twarzą w twarz. Awarie komunikacji i rozbieżności w harmonogramie pracy mogą przyprawiać o prawdziwy ból głowy. Oto kilka zaleceń:

• Zachowaj otwartą komunikację. Poinformuj swoich kolegów z zespołu lub raporty, że jesteś dostępny w przypadku problemów i wskazówek, jednocześnie ustalając oczekiwania dotyczące tego, co możesz zaoferować oraz kiedy są na to odpowiednie czasy i metody. Na przykład obawy dotyczące rozwoju zawodowego podczas pracy zdalnej nie powinny być czatem na Slacku.

• Zwiększ uznanie pracowników. Przy mniejszym lub zerowym czasie pracy w biurze i obawach związanych z przeciążeniem poczty e-mail, rozpoznawanie pracowników może być czymś, co zostanie odsunięte na bok w przypadku niektórych zdalnych zespołów. Zachęcamy do znalezienia kreatywnych sposobów podejścia do tego, niezależnie od tego, czy jest to poświęcenie kanału Slack na uroczystości i wyróżnienia, czy utworzenie biuletynu. Poinformowanie pracowników, że są cenieni, to długa droga.

• Bądź mistrzem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Pamiętaj, aby poinformować, że równowaga między pracą a życiem prywatnym Twojego zespołu jest rozumiana i priorytetowa. Możesz dawać przykład, jeśli chodzi o tworzenie własnego harmonogramu i bycie elastycznym wobec harmonogramów innych.

• Unikaj mikrozarządzania. Dobre zarządzanie zdalne wymaga przemyślanego planowania i zaufania. Aby mieć wyraźniejszy obraz tego, nad czym pracuje Twój zespół, a jednocześnie mieć możliwość pozostawiania komentarzy i pytań, możesz użyć szablonu takiego jak ten z monday.com.

Moglibyśmy zostawić potrójne zagrożenie dla gwiazd Hollywood, ale uważamy, że najlepiej robią to inteligentne zdalne zespoły projektowania i tworzenia stron internetowych. Aby szybko rozpocząć nowe projekty, jak najlepiej wykorzystać dotychczasową pracę zespołu oraz zapewnić spójność i jakość, zalecamy korzystanie z Work OS.

Jest rzeczą oczywistą, że projektanci i twórcy stron internetowych rzadko pracują całkowicie sami, z wszystkimi badaniami i rozwojem, które wchodzą w skład projektu. Work OS demokratyzuje moc oprogramowania, dzięki czemu organizacje mogą łatwo tworzyć aplikacje i narzędzia do zarządzania pracą, które odpowiadają ich potrzebom, zamiast ograniczać się ograniczeniami tradycyjnych narzędzi do zarządzania projektami. Oto tylko kilka funkcji systemu operacyjnego monday.com Work OS, które są idealne dla zdalnych zespołów zajmujących się projektowaniem stron internetowych:

• Bieżące aktualizacje stanu i osi czasu: Plany skomplikowanych projektów projektowych często obejmują inne profesjonalne źródła, takie jak programiści lub menedżerowie produktów. monday.com daje zespołom możliwość informowania odpowiednich interesariuszy lub klientów o statusie każdego zadania i miejscu, w którym znajduje się projekt, aby pomóc w realizacji celów projektu.

• Oddzielne kanały dla każdej iteracji lub projektu: Ponieważ członkowie zespołu projektowego stron internetowych pracują nad różnymi częściami projektu z różnych lokalizacji lub urządzeń, bardzo ważne jest podzielenie projektu na kanały — według tematu, dat iteracji lub zadań do wykonania . Mając te informacje i plan na jednej osi czasu lub w jednym kalendarzu, do którego każdy ma dostęp, jest mniej miejsca na błędy i mniej straconego czasu. To powiedziawszy, możesz zarządzać udostępnionymi zasobami za pomocą czegoś takiego jak ten szablon zarządzania zasobami cyfrowymi.
  

• Komunikacja kontekstowa w czasie rzeczywistym: każdy proces projektowania stron internetowych będzie kształtowany przez dzielenie się pomysłami, przemyśleniami i przemyśleniami z innymi. Niezależnie od tego, czy jest to klient, czy członek Twojego zespołu, potrzebujesz bardziej zorganizowanego sposobu udostępniania referencji i pomysłów, aby uzyskać opinie.

Na platformie monday.com Ty i każdy, kto ma dostęp do Twojej tablicy projektu, możecie dodawać zdjęcia, filmy, efekty dźwiękowe, pliki GIF i wszelkie inne źródła inspiracji bezpośrednio do zadania, nad którym pracujecie. monday.com integruje się również z istniejącymi narzędziami, aby jeszcze bardziej zachować to wszystko razem. Szablon Creative Planning with Adobe Creative Cloud to ulubiony szablon zespołu projektowego, ponieważ możesz dostosować swoje narzędzia projektowe i proces pracy, synchronizując Adobe CC z tablicami, opisując projekty, śledząc postępy i bezproblemowo przesyłając pliki lub zasoby, aby były zawsze dostępne .

• Platformy komunikacji zdalnej: chociaż udostępnianie pracy online zaszło dość daleko, z pewnością istnieją spotkania i rozmowy, które najlepiej sprawdzają się osobiście lub, w przypadku zespołu zdalnego, podczas rozmowy wideo.

Popularne opcje obejmują Zoom, Google Hangouts i inne, z którymi monday.com oferuje integrację. Niezależnie od tego, którą opcję wybierzesz, ustaw ją jako standardową dla członków zespołu i upewnij się, że synchronizujesz ją z kalendarzami swojego zespołu.

Budowanie skutecznego zespołu projektantów stron internetowych i projektów oraz zarządzanie nimi to proces, który obejmuje myślenie przyszłościowe, proaktywne działania i odpowiednie narzędzia, które łączą wszystkich i wszystko.

Analizując swoje obecne i przyszłe cele i priorytety, możesz podejmować najbardziej świadome decyzje przy wyborze najważniejszych narzędzi do zarządzania projektami, a mianowicie platformy do tworzenia witryn internetowych i czegoś w rodzaju Work OS.