5 taktyk zwiększających szanse na świetne dopasowanie oprogramowania

Tylko 27% kupujących w małych firmach kupuje oprogramowanie, które bez kompromisów spełnia lub przekracza ich oczekiwania. Skorzystaj z tych sprawdzonych praktyk, które prowadzą do sukcesu w doborze oprogramowania.

Kiedy nadchodzi czas na zakup oprogramowania dla małej firmy, droga do sukcesu wydaje się być jasna: zidentyfikuj problem, a następnie znajdź oprogramowanie, które najlepiej go rozwiąże w ramach Twojego budżetu. W tych prostych okolicznościach każdy zakup oprogramowania powinien być zwycięzcą, prawda?

Jeśli jednak dodamy przeszkody, takie jak przesuwanie budżetów i priorytetów, niezaangażowani interesariusze, napięte terminy i konkurencyjne informacje z przytłaczającej liczby źródeł, ta niegdyś jasna droga do sukcesu staje się o wiele bardziej niepewna.

Jako właściciel lub lider małej firmy wiesz, że porażka nie wchodzi w grę. Nie mogliśmy się bardziej zgodzić. Ponieważ niewiele miejsca na kosztowne błędy, każdy zakup oprogramowania musi być prowadzony w domu. Dlatego przeprowadziliśmy ankietę wśród liderów małych firm na temat ich procesu wyboru oprogramowania i zidentyfikowaliśmy pięć taktyk, które mogą zwiększyć Twoje szanse na udany zakup oprogramowania.

Pomyśl o tych pięciu taktykach jako o światłach przewodnich, które mogą oświetlić Twoją drogę do sukcesu i dać Ci pewność w podjęciu ostatecznej decyzji o zakupie. Jeśli jesteś gotowy, czytaj dalej, aby poznać sposób na znalezienie świetnego oprogramowania dla swoich potrzeb.

Jak trudno jest uzyskać świetne dopasowanie w oprogramowaniu biznesowym?

Przy tak wielu przeszkodach na drodze i rosnącej liczbie opcji oprogramowania do wyboru znalezienie oprogramowania, które zdecydowanie sprawdza wszystkie pola, nie jest gwarantowane, jeśli prowadzisz małą firmę.

Wręcz przeciwnie, w rzeczywistości. W ankiecie przeprowadzonej przez firmę Capterra wśród 1000 liderów małych firm, którzy mają wpływ na decyzje dotyczące zakupu oprogramowania, tylko 27% zdołało zapewnić coś, co nazywamy „Wspaniałym dopasowaniem” przy ostatnim zakupie oprogramowania dla ich organizacji (kliknij tutaj, aby zapoznać się z naszą metodologią określania doskonałego Mecz):

Innymi słowy, tylko około jeden na cztery zakupy oprogramowania dla małych firm skutkuje świetnym dopasowaniem: transakcją, która spełnia lub przekracza oczekiwania bez kompromisów.

Otóż ​​to! Reszta albo idzie na kompromis w sprawie swojej pierwotnej wizji, albo kupuje oprogramowanie, które nie spełnia oczekiwań — co prowadzi do dalszych problemów, zakupu dodatkowego oprogramowania lub, w najgorszych przypadkach, żalu zakupowego, który zmusza małe firmy do rozpoczynania od nowa.

Jak więc stać się jednym z nielicznych, którym się udaje, zamiast wielu, którym się nie udaje? Odpowiedzi leżą w pięciu taktykach, które wymieniliśmy poniżej.

Te taktyki można wdrożyć w każdej małej firmie, niezależnie od kupowanego oprogramowania lub posiadanej wiedzy technicznej, i mogą zwiększyć prawdopodobieństwo wybrania oprogramowania, które zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby. Zacznijmy.

Taktyka nr 1: Skup się na celach wewnętrznych zamiast na naciskach zewnętrznych

W ramach ankiety Top Technology Trends Survey 2020 firmy Capterra poprosiliśmy nabywców oprogramowania dla małych firm o wybranie trzech najważniejszych czynników, które spowodowały ich inwestycję w nową technologię. Wyniki pokazują, że decyzja o zakupie oprogramowania może wynikać z różnych motywacji:

Prawdopodobnie rozpoznajesz swoją motywację do zakupu oprogramowania z tej listy. I to właśnie ta motywacja — przede wszystkim powód zakupu oprogramowania — powoduje, że zaczynają się pojawiać problemy.

W szczególności stwierdziliśmy, że gdy firmy koncentrują się na wewnętrznej motywacji przy zakupie oprogramowania, takiej jak zwiększenie produktywności lub wydajności, ich szanse na uzyskanie doskonałego dopasowania są powyżej średniej. Z drugiej strony, gdy skupiają się na motywacji zewnętrznej , takiej jak presja konkurencyjna, prawdopodobieństwo świetnego meczu spada.

Pomimo tego, że jest to trzeci najczęstszy czynnik napędzający zakupy technologii w małych firmach, presja konkurencji powoduje, że dobre dopasowania tylko w 9% przypadków.

Powód jest prosty: ugięcie się pod presją konkurencji prowadzi do inwestycji w oprogramowanie w złej wierze ze słabo określonymi celami. Bez miernika, takiego jak produktywność lub wydajność, do dokładnego pomiaru sukcesu i bez rozważenia, czy określona inwestycja w oprogramowanie ma sens w Twojej wyjątkowej sytuacji biznesowej, prawdopodobieństwo żalu z zakupu jest wysokie.

Taktyka nr 2: Zachęć osoby mające wpływ na decyzje do pełnego uczestnictwa

To prawda: ludzie z Twojego zespołu ds. zakupu oprogramowania mają znaczący wpływ na sukces zakupu. Ale może nie w sposób, w jaki mógłbyś sobie wyobrazić.

Na przykład możesz założyć, że należy zaangażować określone role lub działy. Okazało się, że tak nie jest. Niezależnie od tego, czy w zespołach selekcyjnych są członkowie działu IT, HR czy kierownictwa firmy, nie ma to znaczącego wpływu na prawdopodobieństwo uzyskania dobrego meczu.

Zamiast tego stwierdziliśmy, że znacznie ważniejszy jest poziom uczestnictwa i wpływ każdego członka zespołu zakupu oprogramowania. Przyjrzyjmy się każdemu czynnikowi z osobna.

Unikaj okazjonalnych uczestników, którzy nie mogą w pełni się zaangażować

Zapytaliśmy respondentów, ilu aktywnych uczestników (osób biorących udział we wszystkich lub większości dyskusji związanych z zakupem oprogramowania) i okazjonalnych (osób nieuczestniczących w regularnych dyskusjach, które tylko „wpada” od czasu do czasu) było zaangażowanych w decyzje dotyczące zakupu oprogramowania. Odkryliśmy, że ci, którzy nie mają okazjonalnych uczestników, mieli większe szanse na zapewnienie świetnego dopasowania w oprogramowaniu.

Gartner wyjaśnia, dlaczego okazjonalni uczestnicy mogą utrudniać zakup oprogramowania (pełne badanie dostępne dla klientów Gartnera):

„Okazjonalni uczestnicy często nie mają pełnego kontekstu wszystkich rozmów, które miały miejsce z członkami zespołu zakupowego. W rezultacie albo dodają ograniczoną wartość do procesu, albo mogą wnosić stronnicze poglądy, które dewaluują pracę zespołu projektowego”.

Wszędzie, gdzie to możliwe, zachęcaj do aktywnego udziału wszystkich członków zespołu zajmującego się doborem oprogramowania. W razie potrzeby zmieniaj terminy spotkań i demonstracji, aby uwzględnić wszystkich i usuwaj członków, którzy nie mogą w pełni zaangażować się w proces.

Zmniejsz liczbę członków, którzy nie mają wpływu na decyzje

Zapytaliśmy również, w jaki sposób zespoły zajmujące się doborem oprogramowania dzielą się na decydentów, osoby mające wpływ na decyzje i osoby, które nie mają wpływu na decyzje.

Odkryliśmy, że im mniej uczestników bez wpływu na decyzje, tym lepszy wynik. W naszej ankiecie respondenci, którzy zapewnili dobry mecz, mieli średnio o jednego członka mniej bez wpływu na decyzje w swoim zespole w porównaniu z tymi, którzy nie mieli dobrego dopasowania.

Ta różnica może wydawać się niewielka (jedna osoba!), ale przy zerowym wpływie na ostateczną decyzję o zakupie każdy dodatkowy członek zespołu, który nie ma wpływu na decyzje, zaburzy proces selekcji i utrudni osiągnięcie konsensusu.

Taktyka nr 3: Weryfikuj informacje z niezależnych źródeł

Gdy Ty i Twój zespół zaczniecie badać różne opcje oprogramowania, szybko odkryjecie, że informacje od dostawców oprogramowania są wszędzie. Znajdź film demonstracyjny, który prawdopodobnie wyprodukował sprzedawca. Spróbuj określić, czy produkt ma określoną funkcję, czy nie, a witryna dostawcy prawdopodobnie będzie pierwszym wynikiem wyszukiwania w Google.

Zarówno kupujący Great Match, jak i kupujący, którzy nie spełniają kryteriów Great Match w naszej ankiecie, polegali podczas swoich badań na informacjach dostarczonych przez dostawców. Ta informacja jest ważna i, szczerze mówiąc, nieunikniona. Tym, co odróżnia kupujących Great Match, jest to, że podejmują dodatkowy krok, aby zweryfikować to, czego się dowiedzieli z niezależnych źródeł.

Zgodnie z naszymi ustaleniami, kupujący Great Match i non-Great Match są prawie identyczni, jeśli chodzi o źródła, z których korzystają w celu weryfikacji dostawców oprogramowania. Jedyna różnica polega na tym, że kupujący Great Match prawie dwa razy częściej korzystają z niezależnych źródeł, takich jak recenzje użytkowników, zewnętrzni eksperci i rówieśnicy.

Weryfikacja dostawców za pośrednictwem tych niezależnych źródeł może pomóc w zapewnieniu, że Twój zespół otrzymuje wiarygodne i dokładne informacje — informacje, które nie są nastawione na skłonienie Cię do podpisania się za pomocą linii przerywanej. Jeśli sprzedawca kieruje Cię w stronę niezależnych informacji (zamiast odciągać Cię od nich), jest to również dobry znak, że jest przekonany, że jakość jego produktu mówi sama za siebie.

Taktyka 4: Skorzystaj z bezpłatnych okresów próbnych

Możesz czytać, oglądać i przetrawiać wszystkie badania nad oprogramowaniem, ale ostatecznie nic nie przebije siedzenia i wypróbowania oprogramowania dla siebie.

Bezpłatny okres próbny oferowany przez większość dostawców jest nieocenionym narzędziem do oceny opcji i podejmowania lepszych decyzji. Nasze badania to potwierdzają: kupujący, którzy uznają bezpłatne okresy próbne za najważniejsze źródło informacji do dokładnej oceny dostawców oprogramowania, z największym prawdopodobieństwem zapewnią sobie doskonałe dopasowanie.

To nie wszystko. Kiedy respondenci stwierdzili, że bezpłatne wersje próbne najczęściej wzbudzały ich zainteresowanie produktem lub były największą pomocą w zgłoszeniu produktu do ich krótkiej listy, doprowadziło to do podobnego sukcesu Great Match (odpowiednio 42% i 41%).

Oprócz tego, że Twój zespół będzie miał okazję zapoznać się z systemem i dowiedzieć się, jak przyjazny jest dla użytkownika, bezpłatne wersje próbne są również jednym z niewielu sposobów testowania oprogramowania w sytuacjach wyjątkowych dla Twojej małej firmy. Możesz przetestować przepływy pracy i zidentyfikować luki w procesach, aby zobaczyć, jak oprogramowanie działa w dokładnym scenariuszu, w którym planujesz go używać.

Krótko mówiąc, nie ma lepszego sposobu na ocenę opcji oprogramowania. Ludzie, korzystajcie z tych bezpłatnych wersji próbnych!

Taktyka nr 5: Oprzyj się ponownemu odwiedzaniu swojej krótkiej listy

Po zbadaniu i omówieniu opcji oprogramowania, które wyglądają obiecująco, Ty i Twój zespół podzielicie te opcje na krótką listę dostawców wartych głębszego rozważenia.

Istnieje pokusa, by bawić się twoją krótką listą po jej sfinalizowaniu. Nasze badania są jasne: nie rób tego. Odkryliśmy, że im częściej wracasz do swojej krótkiej listy, aby dodać kolejnych dostawców, tym mniej prawdopodobne jest, że otrzymasz świetne dopasowanie.

Możesz myśleć, że jesteś dokładny, wracając do swojej krótkiej listy, ale tak naprawdę jesteś niezdecydowany.

Ciągłe dodawanie opcji do Twojej krótkiej listy nie tylko opóźnia cały proces i daje Twojemu zespołowi więcej dostawców do oceny, ale przede wszystkim poddaje w wątpliwość Twoją początkową krótką listę. Jeśli tak cię kusi, aby dodać tych innych dostawców, czy kiedykolwiek naprawdę dotarłeś do najlepszych opcji?

Ci, którzy rzadko lub nigdy nie wracają do swojej krótkiej listy, mogą to zrobić, ponieważ dogłębnie prowadzili badania i zdobyli wystarczająco dużo pewności siebie i konsensusu na swojej krótkiej liście, że nie mają pokusy, aby ją zmienić. To jest twój cel.

Przeciętne oprogramowanie daje średnie wyniki

Obecnie małe firmy coraz częściej polegają na oprogramowaniu, aby działać i funkcjonować. Oprogramowanie jest tak samo kamieniem węgielnym sukcesu Twojej firmy, jak Twoi pracownicy czy sprzedawane przez Ciebie produkty i usługi.

Osiedlenie się na nowym oprogramowaniu, które jest po prostu w porządku, nie zapewni sukcesu. Dlatego potrzebujesz procesu wyboru oprogramowania, który za każdym razem zapewni Ci najlepszy produkt dla Twoich potrzeb. Pięć taktyk, które tutaj omówiliśmy, pomoże ci to zrobić:

1. Skoncentruj się na celach wewnętrznych zamiast na naciskach zewnętrznych
2. Zachęcaj do aktywnego udziału osoby mające wpływ na decyzje
3. Weryfikuj informacje z niezależnych źródeł
4. Skorzystaj z bezpłatnych okresów próbnych
5. Oprzyj się ponownej wizycie na swojej podręcznej liście

Aby uzyskać więcej wskazówek, jak zostać ekspertem w zakresie zakupu oprogramowania, zapoznaj się z naszym blogiem „Wskazówki dotyczące kupowania oprogramowania”. Dowiedz się, na przykład, jak zmienić dostawcę oprogramowania w partnera w zakresie oprogramowania lub jakie ukryte koszty są naprawdę wliczane w cenę tego oprogramowania.

Następnie, jeśli jesteś gotowy, aby rozpocząć porównywanie opcji oprogramowania, przejdź do naszej strony głównej, aby bez obaw przeszukiwać, porównywać i wybierać odpowiednie oprogramowanie. Kupowanie oprogramowania może być trudne, ale nie musi.

Metodologia badania

Badanie Capterra Great Software Match Survey 2020 zostało przeprowadzone w październiku 2020 r. Przebadaliśmy 1000 pracowników w amerykańskich firmach zatrudniających od 2 do 500 pracowników i osiągających roczne przychody w wysokości od 1 do 250 mln USD, którzy: 1) mają znaczący wpływ na zakupy technologii w swojej organizacji, oraz 2 ) dokonali zakupu oprogramowania dla swojej organizacji o wartości co najmniej 500 USD rocznie w ciągu ostatnich 24 miesięcy. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i omawiany temat.

Badanie Capterra Top Technology Trends Survey 2020 zostało przeprowadzone w sierpniu i wrześniu 2020 r. Przebadaliśmy 1000 liderów małych firm z USA, Kanady, Wielkiej Brytanii i Australii w firmach zatrudniających od 2 do 499 pracowników i osiągających roczne przychody w wysokości 5–250 mln USD. Respondenci musieli być zaangażowani w zakup technologii dla organizacji i zajmować stanowisko kierownicze lub wyższe w firmie. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i omawiany temat.

Świetna definicja dopasowania

Respondenci w badaniu Great Software Match Survey 2020 firmy Capterra zostali zapytani, czy zgadzają się lub nie zgadzają z serią stwierdzeń dotyczących procesu zakupu ostatniego zakupu oprogramowania w ich organizacji w skali od 1 („Zdecydowanie się nie zgadzam”) do 7 („Zdecydowanie się zgadzam”) .

Aby zostać uznanym za odbiorcę Great Match, respondenci musieli wydać oświadczenie „Oprogramowanie, które ostatecznie kupiliśmy, nie spełnia (lub nie spełnia) naszych oczekiwań”. 1 lub 2, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności:

• Wypowiedz oświadczenie „Początkowo rozważaliśmy oprogramowanie, które było znacznie bardziej ambitne niż to, na co ostatecznie zdecydowaliśmy”. 1 lub 2.

LUB

• Wypowiedz stwierdzenie „Zakupione przez nas oprogramowanie było wysokiej klasy rozwiązaniem premium”. 6 lub 7.