Marketing e-mailowy RODO: wszystko, co musisz wiedzieć

W 2018 r. europejscy decydenci przyjęli radykalną ustawę o ochronie danych o nazwie Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) . Mianowicie, RODO ma na celu ochronę obywateli europejskich, regulując sposób, w jaki firmy obsługują dane online swoich użytkowników.

RODO jest ściśle związane z marketingiem e-mailowym. W rzeczywistości ta forma marketingu polega na zbieraniu danych osobowych. Rozumiejąc, co obejmuje RODO i stosując się do kilku prostych strategii, możesz łatwiej zapewnić zgodność i uniknąć kar.

W tym przewodniku po blogu pokażemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć o e-mail marketingu RODO . Kontynuujmy!

Przede wszystkim, czym jest RODO?

Jak wspomnieliśmy powyżej, RODO to nowy zestaw praw w UE (Unii Europejskiej), który chroni prywatność cyfrową użytkowników i reguluje różne rodzaje zgody online . Rozporządzenie nie obowiązywało jeszcze zbyt długo – faktycznie weszło w życie w maju 2018 r.

Głównym celem RODO jest zapewnienie obywatelom UE większej kontroli nad sposobem gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania ich prywatnych informacji online. Przypisuje nowe obowiązki stronom internetowym, które gromadzą dane odwiedzających i klientów, takie jak uzyskanie świadomej zgody i umożliwienie użytkownikom usunięcia ich danych na żądanie.

Najważniejsze, aby zrozumieć RODO, jest to, że ma ono zastosowanie do każdej witryny internetowej, która gromadzi dane obywateli UE, niezależnie od tego, gdzie znajduje się właściciel witryny lub firma. Oznacza to, że nawet jeśli Twoja firma nie znajduje się w Europie, RODO prawie na pewno wpłynie na Ciebie.

Jak RODO wpłynie na email marketing?

Marketing e-mailowy w ramach RODO oznacza zasadniczo, że jako e-mail marketer musisz zebrać dobrowolnie wyrażoną, konkretną, świadomą i jednoznaczną zgodę (art. 32). Aby osiągnąć zgodność, musisz przyjąć następujące nowe praktyki:

1. Nowe zasady dotyczące zgody klientów
2. Systemy przechowywania dowodu zgody
3. Sposób, za pomocą którego klienci mogą zażądać usunięcia swoich danych osobowych.

Jak podano na oficjalnej stronie internetowej RODO, danymi osobowymi może być wszystko, od imienia i nazwiska lub zdjęcia po osobisty adres IP lub wrażliwe dane medyczne. Dlatego gdy weźmiemy pod uwagę ogromną liczbę spersonalizowanych wiadomości e-mail wysyłanych codziennie przez marketerów, staje się oczywiste, dlaczego RODO ma tak silny wpływ na e-mail marketing.

Temat pokrewny : E-mail marketing oparty na pozwoleniach: ostateczny przewodnik

Co zrobić, jeśli nie przestrzegasz RODO?

Nieprzestrzeganie tego przepisu wiąże się z ogromną karą pieniężną. Firmom grozi kary w wysokości do 20 milionów euro (20 milionów euro) lub 4% ich całkowitego światowego rocznego obrotu z poprzedniego roku finansowego, w zależności od tego, która z tych wartości jest wyższa.

Jakie korzyści możesz odnieść z przestrzegania RODO?

Dzięki zgodności z RODO możesz skorzystać z:

• Czysty marketing e-mailowy . Przestrzegając RODO, dotrzesz tylko do osób, które naprawdę chcą się z Tobą skontaktować. Twoje wskaźniki zaangażowania w pocztę e-mail wzrosną, a Twoje konwersje będą lepsze.

• Dobra wola klientów . W rzeczywistości, ze względu na przejrzystość Twojego podejścia do e-mail marketingu, klienci będą trzymać się Ciebie, a między Twoją marką a klientami można zbudować poczucie zaufania.

• Zwiększone przychody . Dzięki wyższym konwersjom i lepszej wydajności poczty e-mail możesz zwiększyć zwrot z inwestycji w e-mail marketingu. I ostatecznie zbuduj silniejszy wizerunek marki.

7 strategii, aby Twoje e-maile i biuletyny były zgodne z RODO

W tej części omówimy kilka praktycznych sposobów, aby upewnić się, że wszystko, co dotyczy Twoich działań e-mail marketingowych, będzie zgodne z wytycznymi RODO.

1. Opublikuj własną politykę prywatności

Firmy zajmujące się marketingiem e-mailowym publikują jasno określoną politykę prywatności, która identyfikuje gromadzone dane i ujawnia sposób ich wykorzystania.

Twoja polityka prywatności musi być dostępna w Twojej witrynie, ale kiedy zarządzasz biuletynem e-mail, powinieneś udostępnić swoją politykę potencjalnym i obecnym subskrybentom. Użytkownicy, którzy już się zapisali, powinni zobaczyć link do Twojej polityki prywatności w miejscu wyraźnie widocznym w biuletynie. Gdy użytkownicy otrzymają formularz zgody, powinni zobaczyć w formularzu link do zasad.

Udostępnienie polityki prywatności jest częścią praktyki przejrzystości w zbieraniu danych i jest to kluczowy element zgodności z RODO.

2. Popraw swoje formularze zgody

Proces uzyskiwania zgody od użytkowników musi być prosty z wyraźnym działaniem „opt-in”.

Próba nakłonienia formularza do automatycznego włączania użytkowników jest niezgodna z zasadami. Na przykład, jeśli pole wyboru w formularzu wskazuje, że dana osoba wyraża zgodę, nie możesz wstępnie zaznaczyć tego pola wyboru, ustawiając domyślny wybór na „Tak, wyrażam zgodę”. zamiast tego to użytkownik musi podjąć działania w celu wyrażenia zgody.

Ponadto oświadczenie o zgodzie musi być jasne, konkretne i szczegółowe ; oznacza to, że dla każdego planowanego wykorzystania zgromadzonych danych musi być udzielona osobna zgoda, w tym w przypadku uzyskania potwierdzenia własnej Polityki prywatności lub Regulaminu.

Jeśli połączysz prośbę o jedno pozwolenie z innym, zostanie ona uznana za oszukańczą i narusza RODO. W razie potrzeby najlepiej jest użyć wielu pól wyboru.

Jeszcze jedną rzeczą, którą musisz zdecydować podczas uzyskiwania zgody, jest to , czy skorzystać z opcji pojedynczego czy podwójnego wyrażenia zgody . Mechanizm single opt-in do zarządzania subskrypcjami e-mail odnosi się do jednego formularza, który wyświetla szczegóły zgody, miejsce na wpisanie adresu e-mail wraz z przyciskiem prześlij. Single opt-in jest zgodny z RODO, ale w rzeczywistości wiele firm decyduje się na skorzystanie z podwójnej zgody.

Double opt-in zaczyna się od tego samego typu formularza, co w metodzie single opt-in. Jednak po dokonaniu subskrypcji użytkownik otrzyma wiadomość e-mail z Twojego systemu, która wymaga kliknięcia linku jako ostatecznego aktu wymaganego do udzielenia zgody. Podwójna akceptacja pomaga zapewnić zgodność z RODO, ponieważ tworzy pełniejszy zapis dowodu, że użytkownik udzielił pozwolenia.

3. Prowadź ewidencję zgody

RODO wymaga przechowywania rejestru zgody użytkownika, w tym:

• Tożsamość użytkownika, który wyraził zgodę
• Data zgody
• Szczegółowe oświadczenie dotyczące tego, na co użytkownik wyraził zgodę
• Obszerny opis tego, co zostało powiedziane użytkownikowi w momencie wyrażenia zgody

Ponadto przechowywane rekordy zgód muszą zawierać informacje o metodach uzyskania zgody, czy użytkownik, który udzielił zgody później, cofnął ją, a także oświadczenie o warunkach prawnych, które miały zastosowanie w momencie wyrażenia zgody.

Jeśli nie przechowujesz tych rekordów, zgoda uzyskana od użytkowników zostanie uznana za nieważną.

4. Przestrzegaj wytycznych dotyczących treści

Zasady określone w rozporządzeniu mają po części zapewnić, że treść wiadomości e-mail jest uczciwa i nie ma wprowadzać użytkowników w błąd. W tym celu istnieją wymagania dotyczące treści Twojego biuletynu.

Twój biuletyn e-mailowy musi:

• Zidentyfikuj nadawcę
• Podaj fizyczny adres firmy
• Bezpośrednio określaj charakter swojej wiadomości, ujawniaj cel swojej komunikacji i wskaż, czy jest to treść promocyjna
• Dołącz wyraźnie widoczny link do rezygnacji z subskrypcji
• Wyklucz fałszywe lub wprowadzające w błąd stwierdzenia w treści biuletynu

Kolejnym istotnym aspektem wytycznych dotyczących treści RODO jest to, że Twój biuletyn musi zawierać tylko ten rodzaj treści, na który użytkownik wyraził zgodę . Na przykład, jeśli poprosiłeś i otrzymałeś zgodę na wysyłanie użytkownikom wiadomości e-mail o Twoich nowych produktach/usługach, ale wysłałeś im promocyjną wiadomość e-mail z ofertami od strony trzeciej, byłoby to naruszeniem.

Jeśli chcesz wysyłać różne rodzaje treści wiadomości e-mail, musisz uzyskać zgodę określoną dla każdego zamierzonego użycia. Nie oznacza to zarządzania szeregiem różnych formularzy zgody — wystarczy dodać wiele pól wyboru do jednego formularza, oznaczając pola wyboru w celu poinformowania użytkowników o intencjach każdego typu treści.

Jeśli zastosujesz się do tych wytycznych, możesz zwiększyć wartość swojego biuletynu e-mail i uniknąć naruszeń RODO.

5. Nie polegaj na osobach trzecich w kwestii zgodności

Nawet jeśli Twój e-mail marketing jest obsługiwany przez zewnętrzną usługę e-mail marketingu, nadal jesteś właścicielem danych. W związku z tym odpowiedzialność za zgodność z prawem zarządzania danymi użytkownika spoczywa na Tobie.

W przypadku przekazania zarządzania e-mail marketingiem stronie trzeciej, niezależnie od tego, czy jest to aplikacja, czy usługa komercyjna, ta osoba trzecia będzie miała również obowiązki prawne, w szczególności, aby upewnić się, że wszyscy jej klienci spełniają standardy regulacyjne. Ale nie będą sami na gorącym miejscu, jeśli zostaną wykryte naruszenia RODO.

Większość platform do zarządzania marketingiem e-mail wymaga, aby ich użytkownicy opublikowali kompleksową politykę prywatności. To o ile ułatwiają przestrzeganie zasad RODO.

Z tego powodu należy pamiętać, że jeśli korzystasz z usług firmy zewnętrznej do zarządzania działaniami e-mail marketingowymi, Twoja firma – jako właściciel zebranych danych – jest podmiotem, który jest przede wszystkim odpowiedzialny za przestrzeganie wytycznych RODO.

6. Ułatw sobie rezygnację z subskrypcji

Wymagane jest ułatwienie użytkownikom odwoływania uprawnień. Musisz podać link do rezygnacji z subskrypcji w wiadomości e-mail, który musi być widoczny i łatwo dostępny.

Gdy użytkownik wycofa swoją zgodę, będziesz mieć 30 dni na zaakceptowanie tej prośby. Jeśli nadal otrzymują biuletyn po rezygnacji z subskrypcji, nie ma znaczenia, czy minęło 30 dni, czy 1 dzień - ten użytkownik nie będzie zadowolony.

Jeśli dobrze postąpisz w odpowiedzi na każde żądanie rezygnacji, gdy tylko zostanie ono złożone, możesz faktycznie uniknąć zrażania użytkowników, utrzymywać z nimi zdrowe relacje i pokazać, że zawsze ich szanujesz.

7. Ogranicz gromadzone dane osobowe

Marketingowcy e-mailowi ​​mogą być winni zebrania od osoby większej ilości informacji, niż potrzebują. RODO wspiera poziom świadomości, który sprzyja kulturze, w której znaczniki e-mail wybierają tylko informacje, które są istotne dla ich potrzeb.

Biorąc to pod uwagę, firmy powinny przyzwyczaić się do usuwania wszystkich zbędnych danych osobowych ze swoich systemów CRM (zarządzania relacjami z klientami), aby skoncentrować się na zagregowanych, niezidentyfikowanych danych w celu tworzenia ogólnych kampanii e-mail marketingowych, a tym samym zmniejszyć ryzyko grzywien lub utrata reputacji.

Najważniejsze!

Prywatność użytkowników jest niezwykle ważna, zwłaszcza jeśli chodzi o zdobywanie ich zaufania. RODO stara się zapobiegać niewłaściwemu wykorzystaniu danych osobowych, ale rozporządzenie nie jest takie złe. Zamiast kupować podejrzane listy e-mailowe, będziesz kierować reklamy do osób, które chcą otrzymywać Twoje oferty. Zwiększy to zaangażowanie i zapewni Twojej marce wiarygodność, na jaką zasługuje. RODO znacząco wpływa na Twoje działania e-mail marketingowe.

Chociaż musisz wprowadzić drobne poprawki w sposobie prowadzenia kampanii e-mail marketingowych, RODO jest w rzeczywistości pozytywną regulacją. Może otworzyć drzwi do przejrzystości i uniemożliwić firmom uzyskanie nieuczciwej przewagi konkurencyjnej nad innymi firmami w branży.