Co to jest analiza luk? Jak wykonać jeden dla swojej firmy?

Jak daleko odszedłeś od planu, który stworzyłeś na początku roku?

Czy masz pojęcie, co działa dobrze, a co nie?

W rzeczywistości wiele firm uważa, że ​​działają tak sprawnie iz dumą ogłaszają to swoim akcjonariuszom. Pamiętaj jednak, że zawsze łatwiej powiedzieć niż zrobić.

Aby osiągnąć tak dobrze zaaranżowany stan, musisz jasno określić swoje oczekiwania i rzeczywiste wyniki, które otrzymujesz . Jedną ze sprawdzonych metod pomagających w ustaleniu tego jest analiza luk.

Ten przewodnik poprowadzi Cię przez dokładną definicję analizy luk , typowe narzędzia do analizy luk oraz szczególnie niezbędne kroki, które należy wykonać dla Twojej firmy .

Zacznijmy już teraz!

Co to jest analiza luk?

Wspominając o analizie luk, pomyśl o huśtawce. Byłeś tak zaznajomiony z tym, kiedy byłeś dzieckiem, prawda?

Jedna strona huśtawki to twoje obecne wyniki, a druga to twoje pożądane cele na przyszłość. Między nimi jest luka. Twoim zadaniem jest zbadanie i ocena tej różnicy lub luki między obecnymi wynikami a pożądanymi przyszłymi celami.

Tak więc, ogólnie rzecz biorąc, analizę luk definiuje się jako proces porównywania stanu faktycznego ze stanem idealnym lub celem, który podkreśla niedociągnięcia i możliwości poprawy. Inne nazwy to ocena potrzeb, analiza luk w potrzebach i analiza potrzeb.

Można to sprowadzić do następujących pytań:

• Gdzie teraz jesteśmy?
• Gdzie chcemy być?
• Jak zamierzamy wypełnić lukę?

Porównując stan obecny ze stanem docelowym, jednostki biznesowe, firmy lub zespoły mogą:

• Wykryj słabości lub ograniczenia, z którymi się borykają.
• Określ, czego potrzebują, aby poprawić swoje wyniki lub wyniki.
• Wspieraj menedżerów i inwestorów w podejmowaniu decyzji.
• Oceń wydajność jednostki lub zespołu, patrząc na niektóre atrybuty, takie jak poziom wydajności, produktywność i kompetencja zadaniowa.
• Zrównoważ alokację i integrację zasobów z obecnego poziomu alokacji bliżej poziomu optymalnego, w przypadku wytwarzania lub produkcji. Zasobami mogą być pieniądze, materiały, czas lub zasoby pracy.

Analizę luk można zastosować w wielu obszarach, takich jak:

• Sprzedaż
• Zarządzanie zasobami ludzkimi
• Wynik finansowy
• Kontrola jakości
• Zadowolenie pracownika
• Umiejętności informatyczne
• Kontrola kosztów
• Konkurencyjność rynkowa

Zalety i wady analizy luk

Analiza luk jest często używanym narzędziem, ponieważ przynosi szereg korzyści firmom i organizacjom. Korzyści te obejmują:

• Zapewnienie, że wymagania projektu zostały spełnione zgodnie z planem.
• Odkrywanie przepaści między percepcją a rzeczywistością.
• Zapewnianie wglądu w obszary, które wymagają większej liczby ulepszeń, takich jak produkty, wydajność, rentowność, zadowolenie klientów, wydajność i przewaga konkurencyjna.
• Określenie słabości i niedociągnięć, którymi należy się zająć.
• Dostarczanie niezbędnych informacji menedżerom i decydentom, co dodatkowo pomaga poprawić wydajność.
• Efektywnie przydzielaj zasoby i energię.

Chociaż konieczna i cenna, analiza luk nie jest całkowicie doskonała. Pewnymi ograniczeniami związanymi z procesem analizy luk mogą być:

• Przeprowadzenie analizy luk kosztuje czas, a nawet pieniądze.
• Sukces analizy luk zależy w dużej mierze od wytrwałości i wiedzy osób zaangażowanych w proces.
• Jeśli nie zostanie to wystarczająco dokładnie zbadane, prawdziwa przyczyna problemu może pozostać nierozwiązana, a różne zawiłości, które za nimi stoją, mogą zostać przeoczone.
• Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wyniki analizy mogą być niedokładne i nieaktualne z powodu ciągłych zmian i przesunięć, zwłaszcza w szybko rozwijających się branżach lub dużych organizacjach.

Chociaż istnieją pewne wady podczas przeprowadzania analizy luk, zaleca się, aby Twoja firma spróbowała przynajmniej raz, aby zobaczyć i zbadać różne aspekty tego procesu.

Przykłady analizy luk

Jak wspomniano wcześniej, analiza luk obejmuje wiele obszarów działalności. Poniżej kilka przykładów, które mogą pomóc w zrozumieniu użyteczności i możliwości zastosowania tego procesu

Wyniki sprzedaży

Menedżer lub producent może przyjrzeć się swoim produktom i ocenić, które z nich działają dobrze, a które nie. W ten sposób może ocenić, czy produkty są odpowiednie, a także wszelkie ulepszenia lub strategie sprzedaży wymagane do osiągnięcia większych zysków i spełnienia wymagań w przyszłości.

Ocena produktu lub usługi

Przed wprowadzeniem produktu lub usługi na rynek firmy mogą przeprowadzić analizę luk, aby wiedzieć, czy wszystkie funkcje i cechy działają dobrze, zgodnie z przewidywaniami.

Wprowadzenie na rynek nowego produktu

Po określonym czasie, kiedy firma wprowadza nowy produkt lub usługę, mogą przeprowadzić analizę luk, aby dowiedzieć się, dlaczego sprzedaż nie spełnia oczekiwań.

Zarządzanie dostawami

Na przykład sprzedawca dropshipping stwierdza, że ​​w jego sklepie często kończą się zapasy, a następnie może przeprowadzić analizę luk, aby zidentyfikować przyczynę. Po jego utworzeniu może wykryć przyczynę i znaleźć lepszych dostawców dropshippingowych dla swojej firmy.

Wydajność

Kiedy Twój zespół nie może osiągnąć docelowego poziomu produktywności, Twój lider musi wiedzieć, dlaczego i jak go poprawić. Tutaj przydaje się analiza luk!

Ocena indywidualna

Lider zespołu firmy e-commerce może poprosić każdego członka o wykonanie analizy luk na sobie i wykorzystać te wyniki nie tylko do znalezienia sposobów na poprawę wydajności każdego z nich, ale także do wyciągnięcia najlepszych praktyk, które każdy może zastosować.

Różne rodzaje analizy luk

Chociaż termin „analiza luk” jest dość jasny i prosty w procesie patrzenia na to, gdzie jesteś i porównywania go z tym, gdzie chcesz być, istnieje kilka różnych podejść, które należy rozważyć, w zależności od kontekstu i niszy swojej analizy.

Istnieją 4 różne rodzaje „luki”, z których wszystkie są dość łatwe do zrozumienia :

Luka w wydajności

Różnica między rzeczywistą a zamierzoną wydajnością. Na przykład chcesz rozwijać swoją firmę za pośrednictwem Instagrama. Obecnie masz 1000 obserwujących i chcesz zwiększyć tę liczbę do 2000 na jeden miesiąc. Ale w rzeczywistości Twoja strona na Instagramie przyciąga tylko 500 więcej. Musisz więc utrwalić przyczynę tej luki w wydajności.

Luka produktowa/rynkowa

Luka między obecną a oczekiwaną sprzedażą. Różni się od badań rynkowych, ponieważ jest bardziej proaktywny. Oznacza to bycie o krok przed rynkiem, a także unikanie nagłych i nieoczekiwanych zmian, które mogą wpłynąć na Twoją strategię.

Luka w zyskach

Różnica między rzeczywistym a oczekiwanym zyskiem firmy. Problemy z prognozowaniem zysków mogą dotyczyć planowania biznesowego lub realizacji, a może nawet obu. Na zysk może mieć wpływ wiele czynników zewnętrznych, takich jak trendy rynkowe, agresywna konkurencja lub nieprzewidziane implikacje polityczne.

Luka w sile roboczej

Gdy występuje opóźnienie między wymaganą liczbą i jakością siły roboczej a rzeczywistą siłą w organizacji, jest to rozumiane jako luka kadrowa. Taka analiza luki kadrowej zapewnia menedżerom HR jasny przegląd kompetencji pracowników i korekty zasobów ludzkich, jeśli to konieczne.

5 typowych narzędzi do analizy luk

Jeśli nadal masz trudności z przeprowadzeniem analizy luk i potrzebujesz wiarygodnego narzędzia lub frameworka do naśladowania, to oto jesteś!

W rzeczywistości podczas przeprowadzania analizy luk istnieje kilka narzędzi i modeli, z których można skorzystać. Każde narzędzie może służyć jako zasada organizująca zarówno do odkrywania przyczyn, jak i zalecania zmian. Ta sekcja pomoże Ci zrozumieć najpopularniejsze narzędzia do analizy luk. Więc po prostu podążaj za nami!

Burza mózgów

Burza mózgów to dywergencyjne narzędzie myślenia do generowania pomysłów na dany temat w ograniczonym czasie. Jest powszechnie przeprowadzany w środowisku sesji lub warsztatów w celu stymulowania krytycznego i kreatywnego myślenia oraz generowania użytecznych i innowacyjnych rozwiązań problemu.

Jego celem niekoniecznie jest jakość, ale ilość i opiera się na zasadzie, że „co dwie głowy to często nie jedna”.

W związku z tym zespół ds. analizy biznesowej może zorganizować serię spotkań lub dyskusji w celu zebrania pomysłów na temat problemów występujących w procesie biznesowym i sposobów ich rozwiązywania.

Zasadniczo burza mózgów nie jest tak skomplikowana. W skrócie, oto jak działa burza mózgów :

1. Zbierz grupę ludzi, aby zająć się problemem, wyzwaniem lub szansą.
2. Poproś członków o wygenerowanie jak największej liczby pomysłów – nawet jeśli mogą być „z dala od ściany”.
3. Przejrzyj pomysły, wybierz najciekawsze, a następnie poprowadź dyskusję na temat łączenia, ulepszania i wdrażania pomysłów.

Analiza porównawcza

Analiza porównawcza to proces, w którym mierzysz wydajność projektów, produktów lub usług swojej firmy za pomocą najlepszych praktyk stosowanych w branży lub innych firmach, a następnie wykorzystujesz te informacje do wprowadzania ewentualnych ulepszeń.

Aby pomóc Ci zrozumieć tę technikę, posłużymy się przykładem nowo powstałego kreatora sklepów e-commerce. Kierownik tej witryny chce wykorzystać benchmarking jako sposób na przeprowadzenie analizy luk w swojej firmie. Może więc to zrealizować za pomocą następujących procedur :

• Potwierdź cele : dowiedz się, gdzie jest i gdzie chce być, w oparciu o standardy benchmarkingu.
• Zidentyfikuj partnerów benchmarkingowych : może porównywać się z najlepszymi kreatorami sklepów internetowych w ostatnim czasie, takimi jak Shopify, Wix, WooCommerce itp.
• Zbierz dane : Dane potrzebne do analizy powinny obejmować wewnętrzne i zewnętrzne zasoby dotyczące partnerów benchmarkingowych.
• Przeanalizuj dane
• Zidentyfikuj możliwości : szukaj sposobów na zmniejszenie luki między obecnymi a pożądanymi środkami.
• Wdrażaj działania zalecane w celu wypełnienia luki .

Pamiętaj, że jeśli celem benchmarkingu jest ustalenie odpowiednich wskaźników jakości i wiarygodności, wówczas analiza luk będzie opierać się na wynikach benchmarkingu w celu zmierzenia luki, z którą się teraz borykasz.

Analiza SWOT

Analiza SWOT skupia się na mocnych i słabych stronach w środowisku wewnętrznym oraz szansach i zagrożeniach w środowisku zewnętrznym. Opisanie problemu w ten sposób może wskazać drogę do rozwiązania, pokazując, jak uniknąć potencjalnych zagrożeń, jednocześnie wykorzystując mocne strony do wykorzystania cennych szans.

Przyjrzyjmy się, jak używać SWOT do analizy luk :

1. Podaj, dlaczego wykonywana jest analiza SWOT (zwykle, gdy twój obecny stan wpada w kłopoty) i jakiego wyniku oczekuje się od tej czynności
2. Wypisz wszystkich członków z odpowiednich zespołów lub działów i zaproś ich
3. Utwórz macierz 2 x 2 i oznacz każdą sekcję jak poniżej

4. Zadaj członkom następujące pytania dotyczące ich celu (pożądanego stanu)

• Wymień pozytywne i wyróżniające się cechy wewnętrzne, które pomogą w osiągnięciu celu (mocne strony)
• Wymień procesy/obszary, które zmniejszają szanse powodzenia w osiągnięciu celu (Słabe strony)
• Wymień zewnętrzne sytuacje lub warunki, które sprawiają, że cel jest bardziej osiągalny (Możliwości)
• Wymień czynniki, które mogą stanowić zagrożenie dla powodzenia pożądanego celu (zagrożenia)

5. Przeanalizuj powyższe czynniki i oceń, w jaki sposób możesz wykorzystać mocne strony, aby wykorzystać szanse, jednocześnie unikając zagrożeń.

Ta technika pomoże Ci również uświadomić sobie, gdzie i jak wyróżniasz się na tle konkurencji w branży.

Analiza tłuczka

Analiza PESTLE to narzędzie lub framework używany przez marketerów i analityków do monitorowania i podkreślania czynników makrośrodowiskowych (zewnętrznych), które mają wpływ na organizację, który jest rozszerzeniem modelu PEST.

Podobnie jak SWOT, analiza PESTLE pomaga zidentyfikować zagrożenia i szanse, badając 6 następujących czynników zewnętrznych otoczenia biznesowego:

• Polityczny
• Gospodarczy
• Socjologiczny
• Techniczny
• Prawny
• Środowiskowy

Ta analiza eliminuje luki, wskazując bieżące problemy, podkreślając nadchodzące możliwości zmian i minimalizując ryzyko na rynku.

Na przykład niestabilne warunki polityczne i ekonomiczne w kraju dostawcy utrudniają mu przewiezienie wystarczającej ilości materiału zgodnie z oczekiwaniami. Może to stać się powodem, dla którego nie możesz osiągnąć docelowej sprzedaży.

Rama McKinsey 7S

Ostatnim rekomendowanym przez nas narzędziem jest struktura McKinsey 7S, która analizuje projekt organizacyjny firmy, przyglądając się 7 kluczowym elementom wewnętrznym: strukturze, systemom, strategii, personelowi, umiejętnościom, stylowi i wspólnych wartościach.

Możesz użyć frameworka McKinsey 7S, gdy dana część firmy nie spełnia Twoich oczekiwań. Analiza analizuje charakterystykę firmy pod kątem każdego z tych aspektów i bada, gdzie są luki.

Gdy stanie się jasne, że przyczyną luk jest na przykład brak umiejętności lub odpowiednia struktura, możesz zająć się problemem w sposób skoncentrowany.

Framework McKinsey 7S może pomóc w każdym z poniższych celów :

• Określ luki, które mogą pojawić się w firmie
• Określ, które obszary wymagają optymalizacji, aby promować wyniki biznesowe
• Dopasuj działy i procesy podczas fuzji lub przejęcia
• Zbadaj wyniki możliwych przyszłych zmian w Twojej firmie.

7 elementów podzielono na 2 grupy: elementy twarde (które są stosunkowo łatwe do zidentyfikowania, a kierownictwo może na nie bezpośrednio wpływać) oraz elementy miękkie (które mogą być trudniejsze do opisania, mniej namacalne i bardziej podatne na kulturę firmy).

Twarde elementy:

• Strategia : Twój plan działania mający na celu budowanie i utrzymywanie przewagi konkurencyjnej nad konkurencją.
• Struktura : sposób organizacji Twojej firmy oraz struktura zespołów i działów.
• Systemy : formalne i nieformalne metody działania, procedury i przepływy komunikacji, których pracownicy używają do wykonywania swojej pracy (np. systemy IT).

Elementy miękkie:

• Kadra : pracownicy i ich kompetencje.
• Umiejętności : umiejętności zarówno organizacji, jak i pracowników.
• Styl : style przywództwa i zarządzania.
• Wspólne wartości : podstawowe wartości organizacji, ukazane w kulturze korporacyjnej i ogólnej etyce pracy.

Jak więc zastosować te ramy do analizy luk? Oto odpowiedź :

1. Zbierz odpowiedni i kompetentny zespół
2. Sprawdź, czy wszystkie elementy są odpowiednio dopasowane do siebie (zidentyfikuj luki i niedociągnięcia w relacji między elementami)
3. Określ stan, w którym te elementy byłyby optymalnie wyrównane
4. Wymyśl konkretny i realistyczny plan działania, aby wyrównać elementy
5. Wdrażaj zmiany i regularnie przeglądaj 7S, posuwając się naprzód.

W skrócie, powyżej przedstawiamy 5 najczęściej używanych narzędzi , które pomagają w przeprowadzeniu dokładnej analizy luk. Aby uzyskać najlepsze wyniki, możesz użyć jednego lub więcej z pięciu narzędzi.

4-etapowy proces analizy luk

W dużych organizacjach za proces analizy luk generalnie odpowiadają analitycy biznesowi, kierownicy projektów lub zespoły ds. doskonalenia procesów. Ale dzięki dobrze zaprojektowanemu przewodnikowi i niewielkim szkoleniom każdy może przejść przez ten proces.

Tak więc 4 podstawowe kroki do przeprowadzenia procesu analizy luk są wyjaśnione poniżej :

Przeanalizuj obecny stan

Najpierw musisz wybrać obszar swojej działalności, na którym chcesz się skoncentrować i zacząć od obecnego stanu.

Bez względu na to, czy chodzi o jakość produktu, finanse czy działania marketingowe, wybierz konkretny obszar problemu, który chcesz przeanalizować. Na przykład, jeśli jest to marketing, konkretnym obszarem będzie marketing e-mailowy.

Lub Twoja firma chce mieć najlepszą obsługę klienta w Twojej branży, ale Twój zespół zgłasza, że ​​wielu klientów kończy rozmowy z frustracją. Powinieneś zadać sobie pytanie: czy jest jakiś problem z Twoimi produktami lub usługami? Czy Twój zespół wsparcia potrzebuje więcej szkoleń na temat obsługi trudnych i wściekłych klientów?

Nie dowiesz się dokładnie, dopóki się nie zagłębisz, co oznacza rozmowę z zaangażowanymi ludźmi, zbieranie danych i znajdowanie ulepszeń. Możesz zbierać informacje ilościowe, takie jak liczba negatywnych połączeń otrzymywanych w każdym tygodniu, lub informacje jakościowe, takie jak komentarze klientów lub opinie przedstawicieli pomocy technicznej dotyczące bieżących połączeń.

Na tym etapie najważniejsze jest zrozumienie źródła problemu, które jest znacznie łatwiejsze do zidentyfikowania po przedstawieniu wszystkich możliwych faktów. W rzeczywistości proces analizy luk powinien oceniać wszystko, co ostatnio robiłeś, aby pomóc Ci uzyskać „pełny obraz”.

Sformalizuj idealny stan przyszły

Po ustaleniu całościowego obrazu i zrozumieniu, jak obecnie funkcjonuje Twój zespół lub firma, musisz być idealistą. Zastanów się, gdzie chciałbyś być!

Nie martw się o to, jak się tam dostaniesz. To jest zadanie następnego kroku. W tej chwili musisz tylko marzyć, ponieważ niebo jest granicą! Pamiętaj jednak, aby narysować swój idealny przyszły stan w celu SMART, który jest określony, mierzalny, osiągalny, odpowiedni i ograniczony czasowo.

Weźmy jako przykład poprzedni przypadek obsługi klienta. W tym scenariuszu Twoja bieżąca wydajność oczywiście jest niska lub wymaga zmiany. Ale zamiast ignorować lub przyklejać plaster do sytuacji, wyobrażenie sobie idealnego obrazu bardzo by ci pomogło.

Dobre narzędzie do analizy luk, jak wspomnieliśmy w powyższej sekcji, stałoby się twoim sprzymierzeńcem. Może to być tablica do burzy mózgów lub po prostu mapa myśli, która pobudzi kreatywność zespołu. Następnie możesz ustawić cel SMART dla swojego zespołu obsługi klienta, na przykład pozytywne recenzje lub połączenia powinny wzrosnąć o 30% w następnym miesiącu.

Zidentyfikuj i udokumentuj istniejące luki

Ukończenie tylko dwóch pierwszych kroków nie przyniesie wspaniałych rezultatów. Zestawienie ich razem może ujawnić to, czego brakuje między Twoją rzeczywistą wydajnością a Twoim potencjałem.

Analiza luk może wywołać następujące pytanie: Co ogranicza nas w osiągnięciu idealnego stanu przyszłości?

W naszym przykładzie czynniki, które wpływają na produktywność zespołu obsługi klienta, mogą obejmować przeciętny poziom pracowników, brak zachęt dla najlepszych pracowników lub brak dynamiki zespołu.

Po zidentyfikowaniu istniejących luk (w tym miejscu ponownie działają przydatne narzędzia, które zalecamy powyżej!), możesz dokładnie wiedzieć, co powstrzymuje Cię przed osiągnięciem celów!

Opracuj i wdroż plan wypełnienia luki

Po określeniu możliwych luk nadszedł czas, abyś wdrożył plan wypełnienia luki i przekonania innych członków zespołu do współpracy. Zmiany, które wprowadzisz, mogą również wpłynąć na inne działy i zespoły, dlatego konieczne jest opracowanie planu.

Ustal jasną strategię i osiągalne cele, aby pomóc Ci zrealizować swoje cele i zaangażować wszystkich.

Na przykład, robiąc prezentację dla menedżerów lub kadry kierowniczej, miej szczegółowy harmonogram lub harmonogram planu. Możesz także stworzyć bardziej kompleksowe działania promujące wyniki zespołu, takie jak organizowanie szkoleń, zapewnianie odpowiednich zachęt dla najlepszych graczy i organizowanie zajęć na świeżym powietrzu, aby pobudzić ducha zespołu.

W końcu sposób, w jaki zlikwidujesz tę lukę, będzie w dużej mierze zależeć od priorytetów organizacyjnych i zespołowych. Tak więc pracujcie razem, aby znaleźć to, co działa najlepiej!

Wnioski

Przeprowadzając analizę luk , możesz zmusić się do uczciwego spojrzenia na obecny stan swojej firmy, a także zidentyfikować konkretne czynniki, które utrudniają Ci osiągnięcie celów biznesowych.

Ten przewodnik pomógł ci omówić wszystko na temat analizy luk, w tym definicję, korzyści, ograniczenia, 4 popularne typy, 5 często używanych narzędzi i wreszcie 4-etapowy proces analizy luk . Miejmy więc nadzieję, że po jego przeczytaniu możesz lepiej rozwinąć swój biznes i uczynić go bardziej konkurencyjnym na rynku!