5 najlepszych bezpłatnych opcji oprogramowania do zarządzania wiedzą

Jako właściciel firmy możesz być świadomy korzyści płynących z oprogramowania do zarządzania wiedzą — możesz tworzyć bazy wiedzy, zarządzać dostępem pracowników do informacji, ułatwiać szkolenie pracowników i wspierać współpracę.

Chociaż niektóre firmy płacą duże pieniądze za narzędzie do zarządzania wiedzą, nie musisz tego robić (przynajmniej dopóki nie będziesz przekonany). Istnieje kilka produktów oprogramowania do zarządzania wiedzą, których użytkowanie nic nie kosztuje.

Poniżej znajdziesz pięć najlepszych bezpłatnych narzędzi programowych do zarządzania wiedzą oraz koszt uaktualnienia każdego z nich. Narzędzia te (ułożone alfabetycznie) zostały wybrane z krótkiej listy Capterra 2021 dla najlepszych produktów do zarządzania wiedzą, gdzie każdy produkt ma co najmniej 4 oceny użytkowników (na 5) i co najmniej 10 recenzji użytkowników (zobacz pełną metodologię wyboru tutaj).

• Bezpłatny abonament: obejmuje limit miejsca na dane do 5 GB i podstawową obsługę czatu na żywo.
• Płatne plany: zaczynają się od 24 USD miesięcznie dla dwóch użytkowników i obejmują 10 GB miejsca na dane oraz obsługę czatu na żywo w wersji Pro.

Bitrix24 to oprogramowanie do zarządzania wiedzą, które oferuje moduły do ​​współpracy, zarządzania zadaniami i komunikacji. Oferuje ujednoliconą platformę do zarządzania wiadomościami, plikami, projektami, zadaniami i kontaktami. Możesz także rejestrować i zarządzać interakcjami z klientami, generować raporty sprzedaży oraz przechwytywać i przechowywać dane o potencjalnych klientach.

Narzędzie oferuje aplikacje mobilne na urządzenia z systemem iOS i Android.

• Bezpłatny abonament: dostępny dla maksymalnie 10 użytkowników i oferujący 2 GB miejsca na pliki.
• Płatne plany: zacznij od 5 USD za użytkownika miesięcznie i oferuj 250 GB miejsca na pliki.

Confluence to rozwiązanie do zarządzania wiedzą, które pomaga tworzyć, współpracować, organizować i przeglądać dokumenty projektowe. Oferuje wdrożenie zarówno w chmurze, jak i lokalnie. Umożliwia tworzenie i zarządzanie treściami, takimi jak notatki ze spotkań, wymagania dotyczące produktów i raporty z badań. Możesz także przeglądać i udostępniać opinie w dokumentach.

Pozwala ograniczyć dostęp do poufnych danych. Jego funkcja zarządzania zadaniami umożliwia delegowanie i śledzenie zmian w zadaniach przydzielonych członkom zespołu. Narzędzie oferuje aplikacje mobilne na urządzenia z systemem iOS i Android.

• Bezpłatny plan: obejmuje zgłoszenia e-mailowe, zgłoszenia w mediach społecznościowych (tylko na Facebooku i Twitterze), zarządzanie bazą wiedzy i raportowanie.
• Płatne plany: zaczynają się od 15 USD za użytkownika miesięcznie (rozliczane rocznie) i obejmują automatyzację przepływu pracy, wykrywanie kolizji zadań i raport pomocy technicznej.

Freshdesk to oparte na chmurze narzędzie do zarządzania wiedzą i pomocy technicznej dla firm każdej wielkości. Umożliwia zespołowi obsługi klienta współpracę nad biletami. Każdy członek zespołu może zapętlić innych członków w celu omówienia konkretnego zgłoszenia do pomocy technicznej. Mogą dzielić bilety na podbilety i jednocześnie pracować nad nimi przez wiele osób.

Narzędzie posiada aplikacje mobilne na urządzenia z systemem iOS i Android.

• Bezpłatny abonament: obejmuje reguły biznesowe oraz panele raportowania i wydajności.
• Płatne plany: zacznij od 19 USD za użytkownika miesięcznie (rozliczanie roczne).

Zendesk to oparte na chmurze rozwiązanie do zarządzania wiedzą i pomocy technicznej, które oferuje narzędzia do tworzenia portali obsługi klienta, baz wiedzy i społeczności internetowych. Oferuje konfigurowalny portal front-end, funkcje czatu na żywo i integrację z innymi aplikacjami, takimi jak Salesforce i Google Analytics.

Narzędzie posiada aplikacje mobilne na urządzenia z systemem iOS i Android.

• Bezpłatny abonament: obsługuje trzech użytkowników i obejmuje centrum pomocy, zarządzanie klientami i wielojęzyczny helpdesk.
• Płatne plany: zaczynają się od 14 USD za użytkownika miesięcznie (rozliczane rocznie) i obejmują centrum pomocy, publiczną bazę wiedzy, wielojęzyczny punkt pomocy oraz zarządzanie biletami w oparciu o produkty.

Zoho Desk to oparty na chmurze pakiet do zarządzania wiedzą, który oferuje funkcje zarządzania biletami, możliwości samoobsługi dla klientów oraz narzędzia zwiększające produktywność agentów. Pomaga konwertować posty na Facebooku lub Twitterze na zgłoszenia, które można łatwo śledzić i odpowiadać za pomocą narzędzia. Możesz dodać określone słowa kluczowe, aby filtrować posty i wiadomości w mediach społecznościowych i automatycznie przekonwertować je na bilety.

Narzędzie posiada aplikacje mobilne na urządzenia z systemem iOS i Android.

Jak wybrać odpowiednie bezpłatne oprogramowanie do zarządzania wiedzą dla swojej firmy?

Te względy mogą nieco ułatwić wybór bezpłatnego narzędzia do zarządzania wiedzą:

• Sprawdź, ile musisz przeznaczyć na inne aspekty, takie jak szkolenia i wsparcie. Jeśli to za dużo, darmowy produkt nie zaoszczędzi Ci dużo pieniędzy.
• Poszukaj skalowalnego rozwiązania. Wraz z rozwojem firmy będziesz musiał obsługiwać więcej danych, więcej jednostek i bardziej złożone operacje.
• Porównaj limity bezpłatnego użytkowania produktów (takie jak liczba użytkowników i dostępne funkcje) i narzędzia krótkiej listy zgodnie z własnymi wymaganiami.
• Zapytaj sprzedawcę o opcje integracji. Integracja z istniejącymi rozwiązaniami, takimi jak obsługa klienta, pomoc techniczna lub oprogramowanie do obsługi biletów, może pomóc w ograniczeniu wysiłku i czasu związanego z uzgadnianiem danych między systemami. Sprawdź również, czy dostawca oferuje interfejsy API, dzięki którym możesz tworzyć własne integracje.

Często zadawane pytania przy wyborze bezpłatnego narzędzia do zarządzania wiedzą

Ważne jest, aby uzyskać odpowiedzi od dostawców oprogramowania lub ich przedstawicieli handlowych, aby wyjaśnić wszelkie wątpliwości przed podjęciem ostatecznej decyzji. Oto kilka kluczowych pytań, które należy rozważyć:

• Czy będę potrzebować dodatkowego szkolenia, aby korzystać z narzędzia? Sprawdź u dostawcy oprogramowania, jak złożone jest to narzędzie. Zapytaj, czy będziesz potrzebować dodatkowego szkolenia, aby zapoznać się z jego funkcjami i czy to szkolenie będzie Cię dodatkowo kosztować.
• Czy koszt aktualizacji oprogramowania obejmuje pomoc techniczną przez telefon? Pomoże to uzyskać jasność co do rodzaju wsparcia premium, które otrzymasz, gdy zaczniesz płacić za oprogramowanie.
• Czy mogę porozmawiać z klientem, który korzystał z Twojego narzędzia w ciągu ostatnich sześciu miesięcy? Odpowiedź na to pomoże Ci zrozumieć, czy sprzedawca dokłada starań, aby zapewnić satysfakcję klienta. Jeśli sprzedawca niechętnie dzieli się szczegółami, jest to znak, że możesz nie uzyskać oczekiwanej obsługi klienta.

Jak oceniamy

Ten artykuł został zaktualizowany 9 kwietnia 2021 r. Produkty uwzględnione w tym artykule musiały znajdować się na liście „2021 Shortlist” firmy Capterra dotyczącej narzędzi do zarządzania wiedzą oraz:

• Oferuj bezpłatną, samodzielną wersję oprogramowania (nie wersję próbną oprogramowania, w przypadku której musisz kupić produkt po określonym czasie).
• Poznaj naszą definicję zarządzania wiedzą: Oprogramowanie do zarządzania wiedzą pomaga firmom zarządzać majątkiem intelektualnym i tworzyć centralne miejsce informacji dla pracowników lub klientów.
• Oprogramowanie, które spełniało definicję rynku, wymagało również co najmniej 400 recenzji nadesłanych przez użytkowników i miało ponadprzeciętną ogólną ocenę użytkowników w porównaniu z innymi produktami w tej kategorii.
• „Najlepsze” bezpłatne narzędzia miały minimalną ogólną ocenę 4/5 gwiazdek od recenzentów Capterra w momencie publikacji. Wybraliśmy 5 najlepszych narzędzi, które uzyskały maksymalną ogólną ocenę spośród wszystkich narzędzi „podręcznej listy 2021” (stan na 9 kwietnia 2021 r.).