7 bezpłatnych i otwartych programów do zarządzania zdarzeniami

Wyobraź sobie: zbliża się wiele wydarzeń i jako menedżer wydarzeń jesteś odpowiedzialny za upewnienie się, że wszystko idzie gładko. Zainwestowałeś w oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami, które pomaga w planowaniu wydarzeń, rejestrowaniu uczestników oraz rezerwacji i sprzedaży biletów.

Jednak są dwa dni przed wydarzeniem i musisz wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem do wszystkich zarejestrowanych uczestników — ale oprogramowanie, które posiadasz, nie oferuje tej funkcji. Gdybyś dokładnie ocenił oprogramowanie przed jego zakupem, taka sytuacja nigdy by nie miała miejsca.

Takich scenariuszy można łatwo uniknąć, lepiej rozumiejąc wymagania dotyczące oprogramowania i dopasowując je do tego, co oferują narzędzia programowe do zarządzania zdarzeniami. Na rynku dostępnych jest kilka rozwiązań typu open source i bezpłatnych rozwiązań do zarządzania wydarzeniami. Jednak znalezienie narzędzia do planowania wydarzeń, które spełnia wszystkie potrzeby organizatora wydarzeń, wymaga oceny jego funkcji.

Ten artykuł zawiera siedem bezpłatnych programów do zarządzania zdarzeniami o otwartym kodzie źródłowym, które ułatwiają przeprowadzanie oceny (produkty są wymienione w porządku alfabetycznym).

Zobacz naszą metodologię selekcji tutaj.

• Darmowa wersja : obsługuje do 100 uczestników i jedno wydarzenie rocznie.
• Wersja płatna : plan podstawowy kosztuje 999 USD rocznie i obsługuje do 500 uczestników i jedno wydarzenie rocznie.

Eventee to oparte na chmurze narzędzie programowe do organizowania wydarzeń osobistych, na żywo, a nawet hybrydowych. Eventee pomaga użytkownikom w zarządzaniu wydarzeniami i zaangażowaniu uczestników. Jego funkcje obejmują również ankiety na żywo i ankiety odbiorców, rezerwacje, transmisje na żywo i niestandardowe integracje.

Eventee zapewnia również statystyki uczestników, takie jak czas sesji i poziom zaangażowania, które można wykorzystać do ulepszenia przyszłych wydarzeń. Jego funkcja planowania agendy pozwala menedżerom wydarzeń zaplanować wiele etapów i procesów ich wydarzeń.

Funkcja sieci w oprogramowaniu umożliwia uczestnikom łączenie się i organizowanie wirtualnych spotkań ze sobą. Eventee oferuje aplikacje mobilne zarówno na urządzenia z systemem iOS, jak i Android.

Obsługa klienta jest dostępna przez telefon, e-mail i bazę wiedzy na ich stronie internetowej.

• Darmowa wersja : może obsłużyć do 100 uczestników na wydarzenie.
• Wersja płatna : podstawowy plan kosztuje 1 USD, a plan profesjonalny kosztuje 2 USD na uczestnika. Nie ma limitu liczby uczestników.

Eventleaf to narzędzie do rejestracji i zarządzania wydarzeniami online z funkcjami takimi jak sprzedaż biletów online, śledzenie uczestników, zarządzanie kalendarzem i portale pobierania płatności.

Umożliwia użytkownikom tworzenie stron docelowych wydarzeń, prezentujących program wydarzenia, zaproszonych, prelegentów i lokalizację. Użytkownicy mogą również tworzyć spersonalizowane identyfikatory ze skanowalnymi kodami kreskowymi dla uczestników.

Eventleaf może być również używany do zbierania płatności i wysyłania niestandardowych ankiet do uczestników w celu zebrania opinii o wydarzeniach.

Użytkownicy wersji darmowej uzyskują dostęp do wsparcia 24×7 za pośrednictwem poczty e-mail, podczas gdy użytkownicy płatni otrzymują pomoc e-mail i telefon.

• Darmowa wersja : obsługuje do 50 uczestników.
• Wersja płatna : plan podstawowy zaczyna się od 150 USD na kwartał.

FLOOR to oparta na chmurze platforma skoncentrowana na społeczności, stworzona dla menedżerów i organizatorów wydarzeń. Oprogramowanie pomaga użytkownikom zarządzać, sprzedawać i zarabiać na swoich wydarzeniach oraz angażować się w ich wirtualne społeczności. Jego funkcje obejmują tworzenie stron internetowych wydarzeń, marketing wydarzeń, transmisje na żywo, zarządzanie odbiorcami oraz rezerwację i sprzedaż biletów.

Użytkownicy FLOOR mogą również prowadzić kampanie, aby ocenić, jak dobrze radzą sobie ich wydarzenia. Zdarzenia te można następnie zoptymalizować za pomocą punktów danych i informacji dostarczanych przez FLOOR.

FLOOR oferuje aplikacje mobilne (zarówno na iOS, jak i Androida), które umożliwiają menedżerom wydarzeń promowanie wydarzeń w wielu kanałach i zdalną interakcję z publicznością.

Oferuje również wsparcie przez e-mail i telefon oraz całodobową obsługę przedstawicieli na żywo.

• Darmowa wersja : obsługuje do 50 bezpłatnych rejestracji.
• Wersja płatna : 2,99 USD za rejestrację na wydarzenie po pierwszych 50 rejestracjach.

MeetingHand to internetowa platforma do zarządzania wydarzeniami, która pomaga menedżerom wydarzeń planować, organizować i promować ich wydarzenia. Niektóre z jego funkcji obejmują zarządzanie rejestracją wydarzeń, marketing wydarzeń, tworzenie stron internetowych wydarzeń, zarządzanie uczestnikami i sprzedaż biletów.

MeetingHand ma również funkcję raportowania, która pozwala użytkownikom tworzyć dostosowywalne raporty dotyczące różnych aspektów ich wydarzeń, takich jak rejestracja, rezerwacja i płatność.

Użytkownicy MeetingHand mogą również tworzyć podwydarzenia i planować określone działania dla uczestników, takie jak warsztaty, wycieczki i kolacje konferencyjne. Organizatorzy wydarzeń mogą zwiększyć zaangażowanie odbiorców za pomocą powiadomień push i funkcji czatu online w aplikacjach mobilnych produktu (dostępnych zarówno na iOS, jak i Androida).

MeetingHand oferuje wsparcie e-mail i telefon oraz całodobową pomoc techniczną na swojej stronie internetowej.

• Darmowa wersja : Społeczność Odoo jest dostępna za darmo bez integracji.
• Wersja płatna : Integracja z dodatkowymi aplikacjami Odoo zaczyna się od 4 USD miesięcznie za aplikację.

Odoo to w pełni zintegrowane, wszechstronne oprogramowanie typu open source, dostosowane do różnych funkcji biznesowych. Jego moduł Odoo Events pomaga menedżerom wydarzeń zarządzać wszystkimi etapami procesu planowania wydarzeń.

Menedżerowie wydarzeń mogą planować i tworzyć strony internetowe wydarzeń i strony docelowe, planować wiele wydarzeń i zarządzać uczestnikami. Odoo integruje się również z platformami e-mail i mediów społecznościowych. Ponadto użytkownicy mogą zintegrować Odoo z narzędziami do optymalizacji wyszukiwarek (SEO) i Google Analytics, aby śledzić zaangażowanie i mierzyć działania marketingowe.

Odoo oferuje bezpłatne wdrożenie wyłącznie w chmurze, podczas gdy płatni użytkownicy mogą również zdecydować się na wdrożenie lokalne. Posiada również aplikacje mobilne na iOS i Androida.

Odoo oferuje wsparcie przez e-mail i telefon 24×7. Ich strona internetowa zawiera również centrum wiedzy i sekcję FAQ dla użytkowników.

• Darmowa wersja : zawiera wszystkie podstawowe funkcje i obsługuje wydarzenia z maksymalnie 100 zaproszonymi.
• Wersja płatna : plan premium zaczyna się od 19 USD miesięcznie lub 1,95% + 0,90 USD od sprzedanego biletu.

RSVPify to oparta na chmurze, kompleksowa platforma do zarządzania wydarzeniami dla wydarzeń osobistych i wirtualnych. Jego funkcje obejmują zarządzanie listą gości, sprzedaż biletów i osadzone formularze RSVP do rejestracji uczestników.

Oferuje również narzędzie do tworzenia wykresów miejsc siedzących metodą „przeciągnij i upuść”, które umożliwia planowanie optymalnych miejsc siedzących, opcje menu umożliwiające gościom dzielenie się wyborami posiłków i potrzebami żywieniowymi oraz weryfikację wieku w przypadku wydarzeń, w których obowiązują ograniczenia wiekowe.

Oprogramowanie oferuje funkcję zwaną zdarzeniami drugorzędnymi. Umożliwia menedżerom wydarzeń zapraszanie wybranych gości na wydarzenia drugorzędne, takie jak kolacje próbne lub lunche pokonferencyjne.

RSVPify oferuje bibliotekę wsparcia, samouczki wideo i całodobową obsługę klienta opartą na biletach dla użytkowników.

• Darmowa wersja : bezpłatna do użytku osobistego i okazjonalnych małych wydarzeń biznesowych.
• Wersja płatna : plan podstawowy kosztuje 9500 USD rocznie dla osób indywidualnych i małych zespołów.

Splash to rozwiązanie do zarządzania wydarzeniami i marketingu dla wydarzeń na żywo i wirtualnych. Użytkownicy Splash mogą tworzyć markowe szablony marketingu wydarzeń, strony rejestracji oraz spersonalizowane zaproszenia na wydarzenia, przypomnienia i aktualizacje dla uczestników.

Zawiera również wbudowaną analitykę zdarzeń, która pomaga menedżerom zdarzeń śledzić zdarzenia i ich wpływ. Pulpit nawigacyjny z danymi pomaga użytkownikom zrozumieć i podzielić uczestników na podstawie ich preferencji, lokalizacji i zaangażowania.

Splash oferuje również bezproblemową integrację z różnymi narzędziami do zarządzania projektami innych firm, importu danych i komunikacji.

Oprogramowanie działa w chmurze i oferuje użytkownikom szkolenia na żywo i osobiście. Ma aplikacje mobilne na iOS i Androida i oferuje wsparcie na żywo przez całą dobę, 7 dni w tygodniu za pośrednictwem czatu i poczty e-mail.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami dla swojej firmy?

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zdarzeniami może być skomplikowany. Przy tak wielu opcjach na rynku menedżerowie wydarzeń i organizatorzy powinni wziąć pod uwagę takie czynniki, jak wielkość uczestników, wymagania dotyczące funkcji i opcje hostingu. Czynniki te pomogą kupującym zawęzić opcje i podejmować świadome decyzje.

Niektóre ważne kwestie dotyczące inwestowania w narzędzie do zarządzania zdarzeniami to:

• Oceń rozmiar wydarzenia : podczas gdy niektóre bezpłatne produkty nie mają limitu liczby uczestników, inne mogą ograniczać go do 50 lub 100 uczestników. Dlatego przed wyborem narzędzia kupujący powinni upewnić się, że znają liczbę odbiorców, którym zamierzają się zająć, i czy obejmuje ją bezpłatne narzędzie.
• Sprawdź koszt aktualizacji : Kupujący powinni zapytać dostawcę oprogramowania o dodatkowe funkcje, które obejmuje aktualizacja. Powinni również zapytać o dodatkowe opłaty za usługi, takie jak priorytetowe wsparcie lub migracja danych.
• Poszukaj wsparcia w zakresie integracji : kupujący powinni sprawdzić u dostawcy, czy narzędzie oferuje integrację z innymi narzędziami programowymi. Powinni również ocenić, czy dostawca może zbudować interfejsy API do obsługi niestandardowych integracji z narzędziami do zarządzania projektami i komunikacji innych firm.

Często zadawane pytania przy wyborze bezpłatnego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami

Oto kilka pytań, które kupujący mogą zadać dostawcy oprogramowania przed rozpoczęciem z nim współpracy:

• Jakie są warunki subskrypcji? Kupujący powinni wcześniej wyjaśnić warunki subskrypcji. Pytanie, czy sprzedawca ma umowę o stałej cenie lub czy pobiera opłatę za uczestnika lub wydarzenie, pomoże porównać i sfinalizować najlepszą możliwą ofertę.
• Czy oprogramowanie pomaga w marketingu i promocji? Marketing internetowy to kluczowy element każdego wydarzenia. Jako kupujący należy zapytać, czy oprogramowanie ma wbudowane możliwości event marketingu, czy wspiera integrację z mediami społecznościowymi i innymi platformami marketingowymi.
• Czy można przedstawić studia przypadków i referencje? Kupujący mogą poprosić o referencje klientów i studia przypadków, aby zrozumieć, jak dobrze oprogramowanie sprawdza się w firmach zajmujących się zarządzaniem zdarzeniami. Pomoże to również wskazać typowe problemy, z którymi mogli się zmierzyć użytkownicy.

Ten artykuł został zaktualizowany 18 maja 2021 r. Produkty brane pod uwagę w tym artykule musiały:

• Oferuj bezpłatną, samodzielną wersję oprogramowania (nie wersję próbną oprogramowania, w przypadku której musisz kupić produkt po określonym czasie).
• Poznaj naszą definicję rynku oprogramowania do zarządzania zdarzeniami:
  Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami automatyzuje marketing, rejestrację, koordynację i planowanie wydarzeń. Planiści używają aplikacji do zarządzania wydarzeniami do zarządzania planowaniem i procesem spotkań i wydarzeń, w tym marketingiem, rejestracją uczestników, tworzeniem identyfikatorów, generowaniem kalendarzy i zarządzaniem przestrzenią lokalu. Aplikacje te oferują również różnorodne funkcje samoobsługowe dla uczestników wydarzeń, takie jak rejestracja online, dostarczanie treści i uiszczanie opłat.
• Oferuje podstawowe funkcje rozwiązań do zarządzania wydarzeniami: zarządzanie rejestracją, zarządzanie uczestnikami i planowanie wydarzeń.

Oprogramowanie, które spełniało definicję rynku, wymagało również co najmniej 20 recenzji przesłanych przez użytkowników i ogólnej oceny użytkowników powyżej 4.0 w porównaniu z innymi produktami w tej kategorii.