Franczyzowe systemy telefoniczne: 10 niezbędnych funkcji VoIP, których potrzebujesz

Cechą charakterystyczną udanej franczyzy jest zrównoważone działanie oparte na skutecznej komunikacji. Aby osiągnąć jedno i drugie, potrzebujesz wydajnego systemu telefonicznego .

Ale nie jest to tak proste, jak wybranie dowolnej usługi telefonicznej dla firm. Współpraca z liderem w zakresie obsługi klienta i wiedzy branżowej sprawi, że będzie to idealne rozwiązanie dla Twojej franczyzy.

Właśnie tu z pomocą przychodzi protokół Voice over Internet Protocol (VoIP). To znacznie więcej niż firmowy numer telefonu. VoIP to nowoczesna alternatywa dla tradycyjnych linii telefonicznych, które kosztują nawet o 60% mniej .

Jeśli jesteś gotowy zapewnić klientom pierwszorzędną obsługę, wybór jest łatwy.

Przyjrzyjmy się najważniejszym funkcjom telefonu VoIP, bez których franczyzodawcy i franczyzobiorcy nie mogą działać.

Prowadzenie franczyzy jest trudne

Jako właściciel franczyzy zawsze balansujesz pomiędzy różnymi obowiązkami.

W jednej chwili zastanawiasz się nad strategiami budowania solidnej reputacji marki . Następnie pilnie negocjujesz z dostawcami, organizujesz dostawy i zatrudniasz pracowników. A popołudniami? To właśnie wtedy dostosowujesz się do stale zmieniających się trendów na lokalnym rynku.

Twoja platforma komunikacyjna powinna pracować tak samo ciężko jak Ty. Niezależnie od tego, czy kierujesz przychodzącymi połączeniami telefonicznymi w godzinach pracy i po nich, czy zarządzasz połączeniami konferencyjnymi z dostawcami, hostowana centrala PBX ( Private Branch Exchange ) pomoże Ci być tam dla swojego zespołu i klientów.

Kiedy więc rozważasz kompleksowy system telefoniczny dla firm, które funkcje mają największe znaczenie? Jako lider biznesowego VoIP, Nextiva zapewnia funkcje systemu telefonicznego, które pomagają franczyzodawcy odnieść sukces.

Funkcje systemu telefonicznego potrzebne operatorowi franczyzowemu

1. Zarządzanie wieloma lokalizacjami

Zarządzanie funkcjami systemu telefonicznego w wielu lokalizacjach franczyzowych nie musi być uciążliwe. I nie będziesz potrzebować kreatora IT, aby to skonfigurować!

Centrala PBX hostowana w chmurze stanowi centralną lokalizację do zarządzania ustawieniami usług telefonicznych i identyfikatorem dzwoniącego. Oprogramowanie telefonów biurowych obsługujących wiele lokalizacji zapewnia spójność obsługi klienta i standardów marki.

2. Nielimitowane rozmowy ogólnokrajowe

Jeśli chodzi o rozmowy z potencjalnymi pracownikami, pomaganie klientom lub synchronizację z partnerami, nie chcesz się martwić o liczenie minut. Ciesz się nieograniczonymi połączeniami z dowolnym numerem telefonu w USA i Kanadzie.

3. Automatyczne sekretarki

Interaktywna odpowiedź głosowa ( IVR ), zwana także automatyczną sekretarką, umożliwia właścicielom franczyzy automatyczne odbieranie połączeń, prezentowanie dzwoniącym automatycznego menu opcji, a następnie przekazywanie ich właściwej osobie. To jak posiadanie wirtualnej recepcjonistki.

Dzięki temu przepływowi połączeń nie musisz zatrudniać personelu zajmującego się odbieraniem połączeń przychodzących (w godzinach pracy i poza nimi). Ta funkcja telefonu może również ignorować kilka rodzajów pytań do obsługi klienta, takich jak lokalizacja, godziny otwarcia i często zadawane pytania.

Studium przypadku: Firma Aqua-Tots wybrała firmę Nextiva ze względu na wielokrotnie nagradzane wsparcie i skalowalność

4. Przekazywanie połączeń

Jest kilka sytuacji, gdy chcesz otrzymać telefon w środku nocy w sprawie Twojej firmy. W tym przypadku możesz przekazywać połączenia po godzinach pracy na swój telefon komórkowy, zachowując jednocześnie prywatność.

Innym popularnym wyborem w przypadku franczyzy biznesowej jest przekazywanie połączeń po godzinach pracy do sekretarki lub centrum obsługi klienta.

Choć pozornie proste, przekazywanie połączeń jest istotną funkcją telefonu, szczególnie cenną dla właścicieli firm, którzy są w ciągłym ruchu lub mają różne witryny.

5. Biznesowe wiadomości tekstowe

Konsumenci doceniają szybkość i prostotę przesyłania wiadomości tekstowych. Przygotowanie tekstu firmy do tekstu jest łatwe dzięki platformie takiej jak Nextiva. W ten sposób możesz wysyłać kupony, oferty specjalne i ankiety dla klientów oraz otrzymywać powiadomienia, gdy klienci przyjdą po odbiór zamówień.

Pamiętaj, aby ukończyć rejestrację 10DLC swoich numerów lokalnych, aby zapewnić niezawodną komunikację tekstową między operatorami komórkowymi. Nasz przewodnik wyjaśni wszystko, co musisz wiedzieć.

6. Nagrywanie rozmów

Właściciele franczyz korzystają z nagrywania rozmów biznesowych w celu oceny połączeń przychodzących i zapewnienia możliwości coachingu swoim pracownikom. Istnieje wiele powodów, dla których warto słuchać rozmów, w tym powitania dotyczące połączeń przychodzących, informacje o produkcie i oświadczenia prawne, takie jak gwarancja zwrotu pieniędzy.

Nagrane rozmowy pomagają franczyzodawcom zaprezentować prawdziwe obawy klientów i wyjątkową obsługę klienta. Dokładnie takie podejście zastosował trener biznesu franczyzowego Kieran Scott, aby zwiększyć sprzedaż Buzz Franchise Brands .

7. Łączność z telefonem programowym

Softphoney umożliwiają pracownikom wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych oraz wysyłania wiadomości tekstowych za pomocą telefonu komórkowego, komputera lub tabletu. Aplikacje te zapewniają połączenia głosowe, wiadomości tekstowe, czaty zespołowe i funkcje wideokonferencji przy użyciu dowolnego połączenia internetowego.

Softphone jest ekonomiczną alternatywą dla tradycyjnych linii telefonicznych i telefonów IP.

8. Transkrypcja poczty głosowej

Konwersja poczty głosowej na wiadomości e-mail lub SMS oszczędza czas właścicieli franczyz. Koniec z wybieraniem numeru, zapamiętywaniem PIN-ów i odtwarzaniem ich jeden po drugim.

Transkrypcja wiadomości głosowych pozwala menedżerom zobaczyć, kto dzwoni, i oddzwonić lub przekazać je zaufanemu współpracownikowi. Transkrypcje wiadomości głosowych są zadziwiająco dokładne, ponieważ umożliwiają konwersję głosu na tekst w czasie rzeczywistym dzięki mocy sztucznej inteligencji.

9. Skalowalna administracja

Jeśli obecnie masz jedną lokalizację, ale planujesz dodać więcej, wybierz skalowalny system telefoniczny i spraw, aby konfigurowanie nowych lokalizacji było prostym procesem.

W ten sposób możesz używać jednego bezpłatnego numeru we wszystkich lokalizacjach i przekierowywać połączenia do dyrektora generalnego każdej lokalizacji lub skonfigurować numer wirtualny dla każdej lokalizacji z dowolnym numerem kierunkowym.

10. Integracja z CRM

Koniec z szukaniem ważnego numeru telefonu na zagubionej karteczce Post-It. Dzięki oprogramowaniu CRM możesz wskazać i kliknąć, aby zadzwonić do dowolnego ze swoich kontaktów.

Dzięki technologii CTI możesz dotrzeć do każdego na żądanie, bez konieczności posiadania większego sprzętu niż telefon komórkowy lub komputer stacjonarny.

Korzyści franczyzowe z systemu telefonicznego VoIP

• Niższe koszty: systemy VoIP kosztują mniej niż tradycyjne telefony, zarówno pod względem początkowej konfiguracji, jak i bieżących wydatków. W modelu franczyzowym małej firmy, gdzie oszczędności mogą znacząco wpłynąć na przyszłą strategię ekspansji, jest to ważny czynnik.
• Elastyczność: systemy VoIP dostosowują się do Twoich rosnących potrzeb jako franczyzy. Niezależnie od tego, czy masz szybkie, czy bardziej zrównoważone plany ekspansji, ten typ systemu telefonicznego jest gotowy do rozbudowy lub zmniejszenia, kiedy tylko tego potrzebujesz. Ponadto VoIP umożliwia łatwe przekierowywanie połączeń przychodzących do Twojego zespołu lub kierowanie ich do automatycznych wiadomości.
• Łatwe zarządzanie lokalizacjami: Właściciele franczyz często mają trudności z utrzymaniem spójnej komunikacji pomiędzy różnymi lokalizacjami i biurem firmy. Jeśli trudno jest Ci utrzymać otwartą komunikację z franczyzobiorcami, często jest to postrzegane jako czerwona flaga . VoIP ułatwia zarządzanie wieloma lokalizacjami i pozwala zachować spójny głos marki. Dzięki odpowiednim narzędziom możesz ujednolicić system telefoniczny w całej sieci lokalizacji i ułatwić komunikację.
• Zmniejszone koszty IT: Systemy VoIP nie wymagają drogiej infrastruktury IT i wsparcia, co dodatkowo uwalnia właścicieli franczyz od kosztów związanych z tradycyjnymi sieciami telefonicznymi.
• Proste wdrożenie: wdrażanie nowej technologii może być skomplikowane i czasochłonne. To powód, dla którego wielu właścicieli franczyz niechętnych technologiom waha się przed dokonaniem zmiany. Jednak dzięki prostemu onboardingowi konfiguracja systemu VoIP jest przyjemnym doświadczeniem. A z partnerem takim jak Nextiva, który zna Twoje wyjątkowe wyzwania, jesteś w dobrych rękach.
• Szybciej otwieraj drzwi: szybka konfiguracja VoIP oznacza, że ​​możesz szybciej otwierać lokalizacje i przyspieszyć swoją drogę do rentowności, ułatwiając plany szybkiego rozwoju.

Studium przypadku: Franczyza Nothing Bundt Cakes nazwała Nextiva preferowanym dostawcą telefonów franczyzowych

Najlepszy system telefoniczny dla franczyzy

Wybór systemu telefonicznego VoIP to mądra decyzja dla właścicieli franczyz, którzy chcą usprawnić operacje, obniżyć koszty i zapewnić światowej klasy obsługę klienta.

Jeśli jesteś zapracowanym właścicielem franczyzy i chcesz szybko skalować swoją działalność, systemy VoIP oparte na chmurze zapewniają elastyczność, skalowalność i efektywność kosztową, którą trudno dorównać.

Integracja zaawansowanej technologii w ramach franczyzy jest często skomplikowanym zadaniem dla właścicieli, ale nie musi tak być. Nextiva to przyjazna dla użytkownika opcja, która ułatwia wdrożenie VoIP.

Wybierając Nextiva, zyskujesz partnera, który rozumie wyjątkowe potrzeby Twojej działalności franczyzowej i chce patrzeć, jak się rozwijasz.

Czy jesteś gotowy, aby przenieść swoją franczyzę na wyższy poziom? Sprawdź, co system VoIP firmy Nextiva może zrobić dla Ciebie i Twojego zespołu.

Często zadawane pytania