Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO): Co powinieneś wiedzieć, jeśli pracujesz w PR

W maju mogłeś zauważyć napływ e-maili od firm z prośbą o zgodę lub zgodę na dalsze otrzymywanie wiadomości. Jeśli nie słyszeliście, winę za to ponosi nowe ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych (RODO). Jest to również powód, dla którego wiele firm musiało usunąć mnóstwo danych osobowych użytkowników. Groźba potencjalnej grzywny w wysokości do 20 milionów euro jest czynnikiem napędzającym fakt, że firmy krzyczą z dachów, aby zwrócić twoją uwagę, próbując ocenić, kogo dane mogą zachować, zmodyfikować lub wyeliminować.

Być może zadajesz sobie pytanie, w jaki sposób wpływa to bezpośrednio na Twoje codzienne działania w zakresie PR lub komunikacji . W tym artykule chcielibyśmy poruszyć ten temat, abyś jako profesjonalista w PR odszedł z jasnym zrozumieniem ograniczeń prawnych dotyczących e-maili, zaproszeń itp. oraz znaczenia prawidłowego zarządzania kontaktami, w tym prasy, VIP-ów czy influencerów.

E-mailing w PR: Czy RODO ma również wpływ na mnie?

Prawo RODO ma wpływ na każdą działalność gospodarczą, która zajmuje się danymi osobowymi należącymi do obywateli Europy . Oznacza to, że niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, czy to w USA, Japonii czy Argentynie, musisz pamiętać o ograniczeniach nałożonych przez to prawo. W wielu przypadkach nie mamy historii, skąd pochodzą nasze dane, co oznacza, że ​​mamy szczęście, nawet jeśli wiemy, jakim językiem mówi kontakt. Jeśli masz dość dużą bazę danych, musisz zmierzyć się z faktem, że nie da się kontrolować 100% informacji, które posiadasz na temat swoich kontaktów.

Dlatego jeśli Twój dział marketingu i komunikacji obsługuje długą listę kontaktów dziennikarzy, influencerów lub partnerów – ale nie ma informacji o tym, jak zdobyłeś te kontakty lub skąd one pochodzą – musisz przestrzegać ograniczeń RODO, nawet jeśli nie jesteś w UE .

Jednym z wymagań stawianych przedsiębiorstwom przez nowe prawo jest „kontrola” danych osobowych. Innymi słowy, jako firmy oczekuje się od nas, że będziemy wiedzieć, jakie dane przechowujemy, jak, kiedy i dlaczego to robimy, a także gwarantujemy, że dane te w żaden sposób nie zostaną odfiltrowane ani utracone. Oznacza to, że podczas pracy z arkuszami Excela, arkuszami kalkulacyjnymi na Dysku Google, listami w programie Word itp. muszą być bardzo dobrze kontrolowane; zwłaszcza, że ​​są to delikatne systemy, w których łatwo można zgubić lub zdezorganizować informacje.

Skoro już o tym wiesz, jesteśmy pewni, że zrozumiesz, dlaczego odpowiedź na powyższe pytanie brzmi „tak” – nawet jeśli pracujesz w PR, a Twoja codzienna działalność nie ma nic wspólnego z prawem lub działy e-mail marketingu. Pamiętaj o tych ograniczeniach i wymaganiach, aby postępować zgodnie z przepisami RODO przy przetwarzaniu danych osobowych i komunikacji z Twoimi kontaktami.

Wysyłanie e-maili jako dziennikarz: czy mogę się z nimi kontaktować i przechowywać ich dane w naszym dziale komunikacji modowej lub lifestylowej ?

Baza danych dziennikarza oczywiście wiąże się z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych należących do innych specjalistów z dziedziny, na którą również wpływa prawo RODO. Nie zaszkodzi wysłanie e-maila na adres grupy, taki jak [email protected] , ponieważ w tym przypadku zwracasz się do zespołu medialnego, a nie do osoby. Jednak w przypadku kontaktu w Twojej bazie danych z imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail (nawet jeśli jest to ich służbowy adres e-mail), w grę wchodzi prawo RODO.

Istnieją trzy opcje lub alternatywy, które Twoja firma może rozważyć w takiej sytuacji:

• Korzystaj z zewnętrznej bazy danych: istnieją zewnętrzni dostawcy baz danych, którzy mogą uwolnić Cię od wszelkich potencjalnych problemów związanych z uzyskaniem zgody Twoich kontaktów. Współpraca z jednym z tych dostawców usług oznacza, że ​​będziesz grał bezpiecznie, ponieważ to oni byliby odpowiedzialni za wszelkie niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych. Z drugiej strony korzystanie z narzędzi powiązanych z profesjonalną społecznością dziennikarzy (takich jak GPS Radar) może być również świetnym sposobem na zapewnienie zgodności z RODO podczas kontaktowania się z innymi dziennikarzami – korespondencja na takiej platformie również wydaje się bardziej naturalna.
  .
• Opracuj strategię uzyskania zgody : Najlepszą rzeczą do zrobienia – jeśli masz własną bazę danych – aby mieć 100% pewności, że przestrzegasz ograniczeń RODO, jest uzyskanie zgody od swoich kontaktów, aby móc nadal przechowywać ich dane osobowe i wyślij im komunikaty. Rozważ progresywną strategię, w ramach której wysyłasz e-maile do wszystkich swoich kontaktów dziennikarzy indywidualnie, prosząc ich o zgodę , lub kierując ich na stronę, na której mogą wyrazić zgodę jednym kliknięciem, jak na przykładach Stradivariusa lub Bershka, które zobaczysz poniżej.
  .
  .
• Skorzystaj z podstawy prawnej „uzasadnionego interesu” : Wiele firm korzysta obecnie z wyjątku „uzasadnionego interesu”, aby uzasadnić interakcje, na przykład między działami komunikacji a dziennikarzami. Wyjątek dotyczący „uzasadnionych interesów” nie wymaga, aby Twoje kontakty wyrażały zgodę na przechowywanie ich danych lub wysyłanie im wiadomości, o ile komunikacja obejmuje „przesyłanie informacji w zakresie biznesowym” i jest to interesujące dla odbiorcy, jeśli chodzi o ich życie zawodowe . Ten wyjątek jest dość niejednoznaczny i to Twoja firma decyduje, czy warto go wykorzystać, na podstawie rodzajów wiadomości, które planujesz wysłać. Tylko upewnij się, że jeśli skończysz skakać na modę „uzasadnionych interesów”, wyślesz TYLKO swoje dane kontaktowe, które przyniosą im korzyści, jeśli chodzi o ich pracę związaną z dziennikarstwem i że nie mają one żadnego komercyjnego zainteresowania.

Zarządzanie kontaktami: 3 zasady, które pomogą Ci się zorganizować

Nowe rozporządzenie wymaga nie tylko, aby firmy zarządzały komunikacją w sposób odpowiedzialny i z szacunkiem, ale także aby miały ścisłą kontrolę nad danymi osobowymi . Oznacza to, że dokładnie wiesz, jaki rodzaj danych osobowych przechowujesz, posiadasz rejestr zgód od swoich kontaktów oraz stale aktualizujesz i kontrolujesz swoją bazę danych.

Dlatego posiadanie narzędzia cyfrowego, które pomaga scentralizować wszystkie dane osobowe (w tym dziennikarzy, influencerów, kontaktów VIP itp.) , jest od teraz konieczne, aby pomóc Ci spełnić wymagania prawa RODO.

Zastanawiasz się, jak od teraz uporządkować swoje kontakty? Oto trzy sposoby:

1. Na podstawie ich zgody : natkniesz się na kontakty tymczasowe (osoby, które zaprosisz na wydarzenie, a po tym wydarzeniu usuwasz, ponieważ nie masz ich zgody na przechowywanie ich danych) lub stałe (osoby, które wyraziły zgodę lub są kontaktami objętymi wyjątkiem „uzasadnionych interesów”).
2. Na podstawie ich działalności: Rozporządzenie RODO ustanawia obowiązek, który do tej pory był ignorowany przez wiele firm. Wymaga ciągłego kontrolowania Twojej bazy danych, a to właśnie wtedy, gdy posiadanie przejrzystego rejestru aktywności Twoich kontaktów ma podstawowe znaczenie . W kontaktach z prasą dość często zdarzają się duże obroty w firmach medialnych (dziennikarze, którzy odchodzą lub przenoszą się do innego działu itp.), dlatego warto korzystać z systemu bazodanowego, w którym można zastosować filtry „aktywności” (np. niezależnie od tego, czy kliknęli którąkolwiek z Twoich wiadomości w ciągu ostatnich kilku lat), będzie kluczem do wyprzedzenia gry o RODO.
3. Na podstawie typologii: uważaj na rodzaj przechowywanych danych osobowych, ponieważ musi to być uzasadnione . Oznacza to, że musisz unikać przechowywania szczegółów, takich jak rozmiary, chyba że Twoja relacja z tym kontaktem obejmuje wysyłanie im próbek odzieży lub akcesoriów, które będą nosić. Uważaj na wszelkie notatki dotyczące ich stanu cywilnego, potrzeb żywieniowych, a nawet urodzin , ponieważ na razie muszą być one uzasadnione, a jeśli tak, to skorzystanie ze spersonalizowanych pól w narzędziu do zarządzania kontaktami pomoże Ci szybko znaleźć tego typu informacje.

Ułatw użytkownikom rezygnację z subskrypcji, modyfikację danych lub zapoznanie się z polityką prywatności.

To nowe rozporządzenie UE obejmuje również specyfikacje dotyczące informowania o prawie do „wypisania się” lub usunięcia z bazy danych firmy. Musi to być obecne w każdym komunikacie wysyłanym od teraz przez zespoły ds. marketingu i komunikacji z zakresu mody, luksusu lub kosmetyków. Dlatego tak ważne jest, aby wysyłając masowe wiadomości e-mail – dotyczące prasy, zaproszeń na wydarzenia, zapowiedzi wprowadzenia produktów itp. – za pośrednictwem zautomatyzowanego narzędzia (CRM, platformy e-mail marketingu itp.) zamieszczać linki do swojej polityki prywatności, strony rezygnacji z subskrypcji i „modyfikowania danych”.

Istnieją narzędzia do wysyłania e-maili, które automatycznie udostępniają strony docelowe, na których użytkownicy mogą łatwo poprosić o usunięcie lub modyfikację swoich danych.

Pamiętaj o umieszczeniu dostępu do tych stron docelowych na dole wiadomości e-mail lub skorzystaj z systemu, który automatycznie integruje te linki.

Jeśli chodzi o e-maile w PR lub komunikacji, zawsze pojawia się wątpliwość: czy mogę wysyłać e-maile z mojego osobistego adresu e-mail? Odpowiedź brzmi „tak”, o ile mają one charakter osobisty, a nawet zawodowy, nie są częścią masowej wysyłki i nie wiążą się z przechowywaniem danych osobowych; w takim przypadku nie potrzebujesz wyraźnej zgody.

Ustanów protokół usuwania danych

Kolejnym punktem, który dotyczy RODO, jest prawo użytkownika do dostępu do wszystkich danych osobowych przechowywanych przez firmę . Gdybyś miał otrzymać tego typu prośbę od kontaktu, musiałbyś działać jak najszybciej, ponieważ prawo przewiduje 72-godzinny czas na dostarczenie tego typu informacji.

W każdym razie, jeśli otrzymasz od kontaktu prośbę o usunięcie z Twojej bazy danych, masz do 72 godzin na usunięcie wszystkich informacji związanych z tym użytkownikiem. Pamiętaj, jak wspomnieliśmy wcześniej, wysoce zalecane jest scentralizowanie wszystkich danych kontaktów w systemie, który jest w stanie zapewnić Ci elastyczność niezbędną do zajmowania się danymi osobowymi .

Zachęcamy do zapoznania się z poniższym udostępnianiem slajdów , które zawiera punkty, o których należy pamiętać, korzystając z narzędzi do zarządzania kontaktami, które ułatwiają życie dzięki nowym przepisom RODO.

Jak widać, RODO nie jest czymś, co dotyczy tylko Twoich działów prawnych lub działów marketingu e-mailowego, ale czymś, o czym wszyscy specjaliści PR muszą być świadomi podczas wykonywania codziennych zadań . Jeśli nadal masz wątpliwości co do e-mailingu w PR, polecamy zapoznanie się z naszym poradnikiem: PRLike a Pro: Emailing Do's & Dont's for Fashion, Luxury & Cosmetic Brands. I nie wahaj się zostawić komentarza poniżej!

* Chociaż treść tego artykułu ma na celu pomóc zespołom PR w zrozumieniu wpływu RODO na ich codzienną działalność biznesową, informacje w nim zawarte nie mogą być interpretowane jako porady prawne i należy skonsultować się z własnym radcą prawnym w sprawie interpretacji Twoje unikalne obowiązki wynikające z przepisów RODO oraz wykorzystanie produktów i usług firmy do przetwarzania danych osobowych.