Świst. Masz nową wiadomość. Nie możesz się rozpraszać — jesteś w połowie zadania z napiętym terminem. Świst. Strajki FOMO — to może być pilna wiadomość. Przerywasz pracę, aby sprawdzić wiadomości. W tej chwili nic nie wymaga działania, więc wracasz do swoich zadań. Świst. Świst. Więcej powiadomień. Ten promocyjny e-mail znowu cię rozprasza! Teraz chcesz wyciszyć wszystkie powiadomienia, ale możesz przegapić coś ważnego...

Brzmi znajomo? Dzieje się tak cały czas, niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy pracujesz w domu. Nowoczesne technologie współpracy, takie jak czat zespołowy i wideokonferencje, ułatwiają współpracę w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca na świecie, a niedawne globalne przejście na pracę zdalną tylko zwiększyło naszą zależność od nich.

To dobrze, dopóki nie utoniesz w nieprzeczytanych powiadomieniach i spotkaniach wideo. Zwłaszcza w zespołach rozproszonych i zdalnych domyślna komunikacja w czasie rzeczywistym zmusza ludzi do pracy w nietypowych godzinach w celu współpracy, co prowadzi do złej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i wypalenia zawodowego.

Rozwiązanie? Komunikacja asynchroniczna .

Co to jest komunikacja asynchroniczna?

Komunikacja asynchroniczna (asynchroniczna) ma miejsce, gdy Twój zespół nie musi być razem w trybie online, więc nie ma oczekiwania na odpowiedź w czasie rzeczywistym. Wysyłanie wiadomości e-mail bez oczekiwania na natychmiastową odpowiedź, pozostawianie wiadomości w kanale Flocka, aby informować współpracowników na bieżąco, oraz udostępnianie notatek głosowych to formy komunikacji asynchronicznej.

Korzyści z komunikacji asynchronicznej

Komunikacja asynchroniczna zapewnia pracownikom większą kontrolę nad swoim czasem, większą autonomię i mniej rozpraszaczy, dzięki czemu mogą skupić się na wykonywaniu świetnej pracy. Jest to idealne rozwiązanie zarówno dla zespołów zdalnych, rozproszonych, jak i w biurze. Od zwiększonej produktywności po szczęśliwszych pracowników, oto kluczowe korzyści płynące z komunikacji asynchronicznej:

Pracownicy pozostają skoncentrowani, produktywni

Komunikacja synchroniczna (w czasie rzeczywistym) wymaga natychmiastowego działania — wstrzymujesz wszystko, nad czym pracujesz, aby odpowiedzieć na wiadomość, odebrać połączenie lub wziąć udział w spotkaniu. To natychmiast niszczy Twój przepływ, sprawiając, że praca w skupieniu jest prawie niemożliwa.

Gloria Mark, która studiuje cyfrowe rozpraszanie uwagi na Uniwersytecie Kalifornijskim w Irvine, mówi, że po przerwie powrót do pierwotnego zadania zajmuje nam około 25 minut . Tak więc nawet w przypadku zwykłych zadań przerwanie pół tuzina razy dziennie prowadzi do znacznej utraty produktywności.

Dzięki komunikacji asynchronicznej masz kontrolę nad swoim czasem i koncentracją. Ty decydujesz, kiedy chcesz sprawdzić swoją skrzynkę odbiorczą, na przykład uruchomić funkcję „Nie przeszkadzać” w usłudze Flock lub wyłączyć wyciszenie powiadomień z innych aplikacji. Oznacza to, że Ty i Twoi współpracownicy możecie współpracować bez przerywania sobie nawzajem i znaleźć czas na skoncentrowaną pracę. Wszystkie wiadomości nadal otrzymują odpowiedź, ale w czasie, który działa dla każdego członka zespołu. Zapisujesz spotkania na nakładające się godziny (lub określone godziny każdego dnia dla zespołów w biurze), dzięki czemu wszyscy pozostają skoncentrowani na swojej pracy.

Współpraca niezależna od strefy czasowej

Komunikacja asynchroniczna zapewnia, że ​​różnice w strefach czasowych nie przeszkadzają w pracy. W odległym miejscu pracy nie możesz po prostu wpaść do czyjegoś biurka, aby omówić pomysł. Tak więc, gdy praca jest koordynowana w różnych strefach czasowych/elastycznych godzinach pracy, oczekiwanie odpowiedzi w czasie rzeczywistym lub proszenie pracowników o wskoczenie na wirtualne spotkania poza godzinami pracy przynosi efekt przeciwny do zamierzonego.

Komunikacja asynchroniczna usuwa bariery w dzieleniu się wiedzą, umożliwiając pracownikom meldowanie się, omawianie pomysłów i dzielenie się postępami w wolnym czasie. Co więcej, oznacza to, że Twój zespół może zaoszczędzić cenne godziny nakładania się na naprawdę ważne rzeczy — spotkania zespołu, spotkania 1:1, codzienne kawiarnie itp.

Szczęśliwsi i zdrowsi pracownicy

Komunikacja asynchroniczna umożliwia pracownikom reagowanie we własnym czasie — nie wymaga FOMO, dzięki czemu współpraca zdalna jest mniej stresująca. Nadmierne poleganie na komunikacji w czasie rzeczywistym sprzyja również kulturze „zawsze aktywnej” w pracy. Ta stresująca rutyna sprawia, że ​​wypalenie jest prawie nieuniknione.

Większość pracowników zdalnych faktycznie ustala godziny kontaktu, aby współpracownicy wiedzieli, kiedy będą dostępni na rozmowy i spotkania w czasie rzeczywistym. Wynik? Szczęśliwsze, zdrowsze i bardziej produktywne zespoły.

Zachęca do przemyślanej komunikacji

Komunikowanie się asynchronicznie za pośrednictwem poczty e-mail, zadań asan, a nawet komentarzy w Dokumentach Google pomaga ograniczyć odruchowe odpowiedzi i zachęca do refleksji przed reakcją. Daje to Twojemu zespołowi czas na przetworzenie wszystkich potrzebnych informacji przed sformułowaniem przemyślanych, racjonalnych i bardziej wnikliwych odpowiedzi.

Jak pisze założyciel i dyrektor generalny Basecamp, Jason Fried: „Większość rzeczy, które warto omówić szczegółowo, z czasem warto szczegółowo omówić”. Czat zespołowy — w czasie rzeczywistym lub w inny sposób — nie zawsze jest najlepszym miejscem do takich rozmów. Jednoliniowy charakter czatu może utrudniać pełne przedstawienie pomysłu bez przerywania odpowiedzi współpracownika. Jason najlepiej to ujął: „Wyobraź sobie, że jesteś na spotkaniu, na którym wszyscy mówili tylko jedną linijkę na raz, a ludzie ciągle ci przerywali, gdy próbowałeś przedstawić swój punkt widzenia. Czy kiedykolwiek dotrzesz gdziekolwiek? I czy nie potrwa to wiecznie?

Poprawia dokumentację i przejrzystość

To, co dzieje się na spotkaniu, prawie zawsze zostaje na spotkaniu, chyba że ktoś robi notatki. Natomiast komunikacja asynchroniczna jest domyślnie dokumentowana. Kiedy zostawisz komentarz do zadania Asany, rekord istnieje i można się do niego odwołać kilka miesięcy później. Komunikując się asynchronicznie, członkowie zespołu tworzą pisemny zapis, który można łatwo przeszukiwać, udostępniać i odwoływać się we własnym tempie. Na przykład całą komunikację w programie Flock można łatwo przeszukiwać, a członkowie zespołu mogą przypinać kluczowe pliki/wiadomości w celu późniejszego wykorzystania. Wreszcie, posiadanie podręcznej dokumentacji może poprawić przejrzystość w całej organizacji, zapobiegając awariom komunikacji i ułatwiając synchronizację wszystkich.

Używanie Flocka do komunikacji asynchronicznej

Wiele korzyści płynących z komunikacji asynchronicznej z wykorzystaniem Flocka można podsumować jednym słowem: dostępność . Flock skupia całą Twoją firmę pod jednym dachem, oferując bezpośredni wgląd w ludzi, projekty i postępy Twojej firmy. Dzięki temu starsi liderzy mogą uważnie obserwować pracę wszystkich osób bez konieczności mikrozarządzania. Umożliwia także pracownikom współpracę międzyfunkcyjną bez konieczności synchronizowania co pięć minut.

Dzięki kilku poprawkom sposobu, w jaki Twoja firma codziennie korzysta z Flocka, Twoi pracownicy mogą łączyć to, co najlepsze w komunikacji w czasie rzeczywistym i komunikacji asynchronicznej, aby wykonywać swoją pracę z dowolnego miejsca.

Ustaw właściwe oczekiwania

Daj swojemu zespołowi przestrzeń do oddychania i wykonywania swojej najlepszej pracy. Aktualizacje mogą napływać asynchronicznie — stwórz prywatny kanał Flocka dla asynchronicznych aktualizacji statusu — a otrzymasz natychmiastowe powiadomienie, więc nie musisz oddychać. Ustaw właściwe oczekiwania w zakresie komunikacji — ograniczając wydarzenia w czasie rzeczywistym, takie jak sesje burzy mózgów, spotkania, spotkania 1:1 i ratusze firmowe do kilku godzin dziennie, a do końca domyślnie przestawiaj się na komunikację asynchroniczną. W przypadku zespołów rozproszonych oznacza to zarezerwowanie godzin nakładania się na ważne rzeczy. Resztę dnia pracy można poświęcić na pracę w skupieniu, bez presji na pracę w nietypowych godzinach.

Domyślnie nadmierna komunikacja

Flock ułatwia komunikację, ale to nie powód do lenistwa. Komunikacja asynchroniczna oznacza, że ​​kontynuacje trwają godziny, a nie minuty. Podawanie jak największej ilości informacji z góry oznacza mniej dalszych działań, a odbiorcy otrzymują wszystko, czego potrzebują, gdy przyjdą do pracy i przeczytają Twoją wiadomość. Tak więc domyśl się nadmiernej komunikacji i upewnij się, że asynchroniczne wiadomości są jasne i szczegółowe, a tam, gdzie ma to zastosowanie, uwzględnione zostaną terminy.

Śledź pracę z udostępnionymi zadaniami

Korzystaj z udostępnionych zadań do wykonania Flocka na spotkaniach, aby przypisywać czynności do wykonania swojemu zespołowi, ustalać terminy i śledzić postępy. Wszyscy członkowie kanału są powiadamiani, gdy udostępnione zadanie zostanie zaktualizowane lub oznaczone jako ukończone, dzięki czemu wszyscy pozostaną zsynchronizowani bez kolejnego spotkania „aktualizacji”. Udostępniony bot zadań do wykonania Flock wysyła nawet przypomnienia osobom przypisanym w dniu, w którym zadanie ma się odbyć, dzięki czemu nie można przegapić terminu.

Użyj notatek głosowych, aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienia

Wiadomości tekstowe są świetne, ale czasami mówienie na głos działa lepiej, nie tylko w celu zaoszczędzenia czasu, ale także w celu przekazania intencji. Notatki głosowe są idealne, gdy chcesz podzielić się szczegółowym wyjaśnieniem lub wystawić opinię bez szorstkości. Wystarczy dotknąć przycisku, aby podzielić się tym, co myślisz, a odbiorcy mogą tego słuchać w swoim czasie. Może to również pomóc wyciąć kilka z tych doraźnych spotkań „Mam małe pytanie” z twoich dni.

Ustaw przypomnienia o wszystkim

Dzięki interakcjom asynchronicznym, kontynuacja wiąże się z oczekiwaniem, że odbiorcy odpowiedzą w swoim czasie. Czasami coś się załamuje i rozmowa się gubi. Unikaj tego, ustawiając przypomnienia o zadaniach i kontynuacjach bezpośrednio w kanałach Flocka lub w swojej osobistej przestrzeni.