5 najlepszych programów do zarządzania dokumentami finansowymi

Uporządkuj swoje dane finansowe za pomocą oprogramowania do zarządzania dokumentami finansowymi.

Wyobraź sobie taką sytuację: jesteś księgowym i każdego dnia spędzasz godziny na zarządzaniu sprawozdaniami finansowymi, bilansami i innymi dokumentami finansowymi. Ponieważ dokumenty te często zawierają poufne dane, należy je bezpiecznie przechowywać i organizować. Jeśli masz trudności ze znalezieniem najlepszego sposobu, aby to zrobić, możesz skorzystać z rozwiązania do zarządzania dokumentami.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia przechowywanie dokumentów finansowych w taki sposób, aby można je było łatwo organizować i wyszukiwać. Narzędzie umożliwia również zabezpieczenie danych hasłem oraz upoważnienie wybranych użytkowników do dostępu do nich.

W tym artykule wymieniono, w porządku alfabetycznym, pięć najlepszych programów do zarządzania dokumentami finansowymi na podstawie recenzji użytkowników. Dla każdego produktu uwzględniamy ogólne oceny użytkowników wraz z najwyżej ocenianym parametrem, fragmenty opinii profesjonalistów z branży oraz ceny produktów. Czytaj więcej.

1. Pudełko

Oto kilka fragmentów recenzji profesjonalistów z branży usług finansowych, którzy korzystali z usługi Box do zarządzania dokumentami:

„Zrezygnowaliśmy z wewnętrznego przechowywania dokumentów i informacji, a elastyczność i integracja były wspaniałym doświadczeniem. Uważam, że Box oferuje wystarczającą ilość miejsca, a dostosowane widoki ułatwiają przeglądanie i wybieranie najczęściej używanych miejsc. "

"Box jest łatwy w użyciu, a aplikacje na komputery i telefony działają płynnie. Ponadto interfejs online jest świetną alternatywą, jeśli pracujesz na komputerze bez preinstalowanego oprogramowania. Cena Boxa jest odpowiednia z 10 GB darmowej przestrzeni dyskowej do użytku prywatnego oraz rabaty dostępne za roczną przedpłatę.”

„Box Software to niezawodne i szyfrujące oprogramowanie do przechowywania w chmurze i zarządzania treścią, które umożliwia użytkownikom udostępnianie i przechowywanie dużych plików, centralizację wszystkich plików w centralnej lokalizacji w celu łatwego dostępu i synchronizacji plików”.

„To, co najbardziej podoba mi się w Boxie, to łatwość obsługi. Został zaprojektowany z myślą o wszystkich użytkownikach. Posiadanie wszystkich moich plików w jednym miejscu ułatwia dostęp do tego, czego szukam”.

„Najbardziej podoba mi się to, że to oprogramowanie jest bardzo łatwe w użyciu. Używałem innego produktu podobnego do box.com, który zasadniczo robi to samo i ma te same funkcje, ale Box.com jest o wiele bardziej intuicyjny i łatwiejszy do zrozumienia bez jakikolwiek kierunek."

Przeczytaj wszystkie recenzje Boxa tutaj.

2. Dropbox Business

Oto kilka fragmentów opinii specjalistów ds. usług finansowych, którzy używali Dropbox Business do zarządzania dokumentami:

„Najlepszą rzeczą w Dropbox jest łatwa integracja z naszymi istniejącymi urządzeniami. Po zainstalowaniu w systemie Windows 10 folder Dropbox pojawia się w Eksploratorze plików jako kolejny folder i jest tak samo łatwy w użyciu, jak gdyby był częścią dysku twardego. zintegrowane bezpośrednio z naszą drukarką/skanerem Epson i możemy skanować dokumenty bezpośrednio do Dropbox i natychmiast nad nimi pracować. Udostępnianie plików stronom trzecim jest tak proste, jak wysłanie linku e-mailem”.

„Dropbox to jedno z najlepszych rozwiązań do przechowywania w chmurze, które bardzo dobrze odpowiada potrzebom biznesowym, ponieważ posiada również funkcję podpisu elektronicznego, papieru Dropbox i dużych plików do przesyłania danych i dokumentów. Integracja ze Slack pozwala nam również na wysłanie pliku do aplikacji łatwiej.”

„Dropbox Business to jedno z moich ulubionych narzędzi internetowych, ponieważ ułatwia organizowanie spotkań online. Medium tego programu upraszcza przechowywanie plików, wyrafinowane udostępnianie i przeglądanie dokumentów. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​to narzędzie sprzyja współpracy zespołowej, zachowując jednocześnie bezpieczne środowisko.Dropbox Business jest używany do zapewnienia wielu poziomów bezpieczeństwa plików użytkownika, a procedury bezpieczeństwa aplikacji są ustawione zgodnie z wysokimi standardami, aby zapewnić bezpieczeństwo danych użytkownika."

„Dropbox Business zapewnił mi najlepsze doświadczenia w zarządzaniu plikami, oferując pojedynczą platformę, na której mogę z łatwością przesyłać, organizować, współpracować, udostępniać i przechowywać wszystkie pliki. Dostęp do przechowywanych plików jest łatwy z dowolnego miejsca io każdej porze”.

„To, co najbardziej podoba mi się w Dropbox, to to, że jest łatwy w użyciu i chroni Twoje pliki, a także odpowiednio je organizuje”.

Prawdziwe wszystkie recenzje Dropbox Business tutaj.

3. Dysk Google

Oto kilka fragmentów opinii specjalistów od usług finansowych, którzy używali Dysku Google do zarządzania dokumentami:

„Łatwy w użyciu, z możliwością bezpłatnego przechowywania do 15 GB.Płatne plany są niedrogie i zapewniają szeroką gamę dodatkowych funkcji.Świetne do udostępniania plików innym osobom za pośrednictwem łącza lub poczty e-mail.Zapewnia również bezproblemową integrację z Google Cloud Usługi platformy do przetwarzania i analizy danych."

"Funkcje, które najbardziej mi się podobają to: bezpłatna pamięć masowa; dostępność w trybie offline i online; opcja prywatności pliku. Tak, produkt/oprogramowanie jest rzeczywiście łatwy w użyciu i przyjazny dla użytkownika nawet dla użytkowników nietechnicznych. Tak, procesy integracji, jeśli chodzi o moją pracę lub inne zastosowania, takie jak dostęp do e-booków lub bezpłatnych dokumentów, są płynne i łatwe do opanowania”.

„Bardzo podoba mi się to, że Dysk Google jest kompatybilny ze wszystkimi urządzeniami, które posiadam, i mogę bardzo łatwo odzyskać wszystkie dane w chmurze za każdym razem, gdy ich potrzebuję, i przetwarza je bardzo szybko. Ma dwie opcje dla link do udostępniania, jeden do prywatnego dostępu, a drugi do publicznego dostępu, co czyni proces udostępniania bardziej elastycznym”.

„Dysk Google oferuje ogromną przestrzeń dyskową w chmurze, która jest w stanie przechowywać wszystkie pliki i dokumenty organizacji. Funkcje szyfrowania i ochrony plików, takie jak skanowanie antywirusowe, pomagają bardzo chronić wszystkie pliki i dokumenty przed wszelkimi naruszeniami bezpieczeństwa, w tym nieautoryzowanym dostępem, złośliwym oprogramowaniem, spamem , ransomware lub phishing. Posiada również bardzo przydatne funkcje tworzenia kopii zapasowych danych, dzięki którym odzyskiwanie danych jest bardzo proste. Oprócz uporządkowania plików i dokumentów, ułatwia ich udostępnianie."

„Dysk Google jest podobny do każdej innej platformy do przechowywania plików, ale masz również dodatkową korzyść w postaci bezpośredniej integracji narzędzi produktywności Google. Możesz zapisywać wszystkie typy plików na Dysku Google i możesz pobrać FileStream, który umożliwia interakcję z Dysk Google za pomocą eksploratora plików w systemie operacyjnym”.

Przeczytaj wszystkie recenzje Dysku Google tutaj .

4.Microsoft365

Oto kilka fragmentów recenzji profesjonalistów z branży usług finansowych, którzy korzystali z platformy Microsoft 365 do zarządzania dokumentami:

„Naprawdę wygodny program zwiększający produktywność, który ma wszystko, czego możesz potrzebować w szkole, firmie lub do użytku osobistego. Ma przyzwoitą ilość miejsca na dokumentację, dzięki czemu masz do niej dostęp w dowolnym miejscu. Ma wiele funkcji, które pozwalają nawet najbardziej podstawowemu użytkownikowi w stanie osiągnąć najlepsze wyniki, a także posiada wiele zaawansowanych funkcji dla tych, którzy chcą czegoś więcej.”

„Dzięki temu cała nasza firma może być bardziej wydajna, łatwiej współpracować i zaoszczędzić sporo pieniędzy na kosztach oprogramowania”.

„Office 365 oferuje szereg produktów, od poczty e-mail po przechowywanie w chmurze. Stale ulepszają produkty, aby były łatwiejsze w użyciu. Użytkownik może uzyskiwać dostęp do dokumentów i wiadomości e-mail z dowolnego miejsca Ceny są bardzo rozsądne Działa doskonale w małych i dużych firmach Produkty są uniwersalne, możesz współpracować z każdym z dowolnego miejsca na świecie. Możesz włączyć tysiące aplikacji do różnych produktów, jest przyjazny dla użytkownika"

„Office 365 to dla mnie sposób na życie, który pozwala mi wykonywać swoją pracę i uzyskiwać świetne wyniki. Łatwość obsługi pozwala mi być tak kreatywnym, jak chcę, a większość produktów zawiera szablony i pomysły projektowe, które są świetna pomoc. Jeśli potrzebujesz łatwych w użyciu produktów, których nie musisz poświęcać dużo czasu na naukę, platforma Microsoft 365 jest dla Ciebie idealna”.

„Łatwa i intuicyjna obsługa dzięki skrótom klawiaturowym. Pomocne są funkcje wyszukiwania, a scentralizowana lokalizacja konta ułatwia pobieranie oprogramowania”.

Prawdziwe wszystkie recenzje Microsoft 365 tutaj .

5. Pojęcie

* Analiza dokładna według stanu na grudzień 2022 r

Najwyżej oceniany parametr: Stosunek jakości do ceny - 4,87

Powszechnie używane przez: Małe firmy

Cena: 8 USD za użytkownika miesięcznie (rozliczane co roku)

Oto kilka fragmentów recenzji profesjonalistów z branży usług finansowych, którzy używali Notion do zarządzania dokumentami:

„GUI wygląda prosto, ale bardzo elegancko i nowocześnie. Wszystkie elementy są gładkie i łatwe do uporządkowania. Edycja była świetna”.

„Notion to ogromny krok naprzód w stosunku do tego, jak organizowałem swoją pracę… (wysyłanie wiadomości na Slacku lub używanie przylepnych kart na pulpicie). Uwielbiam to, jak można go dostosować, a jednocześnie jest niezwykle łatwy w użyciu. Podniosłem go w 5 minut i od razu moja praca była lepiej zorganizowana. Jeszcze nawet nie odkryłem w pełni możliwości Notion, ale jak dotąd uwielbiam możliwość tworzenia nowej strony i łączenia jej z oryginalną stroną”.

„Jest bardzo prosty w obsłudze, dopracowaniu i wdrożeniu w zakresie zarządzania zadaniami i projektami. Używam go głównie w pracy, ale uwielbiam go także do wyznaczania i śledzenia osobistych celów”.

„Przede wszystkim interfejs użytkownika jest bardzo przyjazny nie tylko dla samej nawigacji, ale także dla oczu, ponieważ jest minimalistyczny i nie rozprasza innych narzędzi, z których korzystałem. Bardzo podoba mi się to, że nie jest zbyt skomplikowany w użyciu jeśli chcesz tworzyć prostą dokumentację, a ostatecznie potrzebujesz bardziej złożonych funkcji, łatwo jest znaleźć samouczki. I zawsze jest przydatny szablon, który może pomóc. ”

„Mój zespół wykorzystuje Notion do wspólnej pracy i przechowywania całej naszej wspólnej pracy. Przechowujemy tam materiały szkoleniowe, a także pomagamy planować nowe projekty. Ma mnóstwo wbudowanych funkcji i jestem wielkim fanem tego, jak łatwo jest nawigować”.

Prawdziwe wszystkie recenzje Notion tutaj .

Jakie funkcje oferują narzędzia do zarządzania dokumentami?

Narzędzia do zarządzania dokumentami oferują podstawowe funkcje, takie jak:

• Przechwytywanie dokumentów : Skanuj i konwertuj dokumenty papierowe na pliki cyfrowe i przenoś je do oprogramowania.

• Przechowywanie dokumentów : Przechowuj dokumenty w scentralizowanej lokalizacji, aby mieć do nich łatwy dostęp.

• Wyszukiwanie pełnotekstowe : szukaj określonego tekstu w całym dokumencie, a nie tylko w sekcjach.

Wszystkie produkty wymienione w tym artykule obejmują funkcje wymienione powyżej.

Oprócz tych podstawowych funkcji, narzędzia do zarządzania dokumentami zwykle oferują również:

• Kontrola dostępu i uprawnienia

• Archiwizacja i przechowywanie

• Narzędzia współpracy

• Śledzenie zgodności

• Klasyfikacja dokumentów

• Konwersja plików

• Udostępnianie plików

• Optyczne rozpoznawanie znaków

• Kontrola wersji

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla swojej firmy finansowej

Inwestycja w nowe narzędzie może być wyzwaniem, jeśli nie wiesz, czego szukać. Aby pomóc Ci dokonać lepszego wyboru, oto kilka czynników, które powinieneś wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania dokumentami dla swojej firmy finansowej:

• Sprawdź opcje pobierania dokumentów : Może się zdarzyć, że w pewnym momencie będziesz musiał pobrać stary dokument, aby zweryfikować transakcje. Kiedy taki scenariusz nadejdzie, będziesz potrzebować opcji wyszukiwania usuniętych lub zarchiwizowanych plików. Zapytaj swojego dostawcę, czy jego oprogramowanie oferuje opcję, której możesz użyć do odzyskania plików w razie potrzeby.

• Analizuj funkcje organizacji dokumentów : Twoja instytucja finansowa musi przechowywać ogromną liczbę dokumentów. Jeśli chcesz mieć możliwość wyszukiwania konkretnego dokumentu, potrzebujesz narzędzia, które pozwoli Ci uporządkować dokumenty za pomocą indeksowania lub numerowania lub w formie folderów. Zapytaj swojego dostawcę, czy jego narzędzie do zarządzania dokumentami jest wyposażone w te funkcje.

• Poszukaj narzędzia z aplikacją mobilną : oprogramowanie do zarządzania dokumentami z aplikacją mobilną umożliwia dostęp do dokumentów w podróży. Aplikacja mobilna umożliwi także skanowanie dokumentów papierowych za pomocą urządzenia mobilnego oraz tworzenie kopii cyfrowych. Jeśli uważasz, że możesz skorzystać z tych funkcji, poszukaj rozwiązania do zarządzania dokumentami finansowymi z aplikacją mobilną.

Typowe pytania, które należy zadać sprzedawcom oprogramowania przed zakupem