Dlaczego komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna muszą ze sobą współpracować

Skuteczna komunikacja jest niezbędna dla produktywności w miejscu pracy i rozwoju firmy. Te kanały komunikacji można podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne: pierwszy obejmuje komunikację między pracownikami w firmie, drugi natomiast dotyczy informacji udostępnianych interesariuszom spoza organizacji. Obie formy komunikacji odgrywają ważną rolę w sprawnym funkcjonowaniu organizacji.

Otwarte kanały komunikacji wewnętrznej są ważne zarówno dla pracowników biurowych, jak i zdalnych zespołów programistycznych, ponieważ wszyscy członkowie zespołu muszą znajdować się na tej samej stronie. Gdy załamuje się komunikacja wewnętrzna, oznacza to zdezorientowanych pracowników i niską produktywność. Utrudniłoby to również ogólny wzrost, ponieważ pracownicy czuliby się wyobcowani względem siebie i organizacji.

Niezbędne jest również posiadanie silnych kanałów komunikacji zewnętrznej, aby Twoja firma mogła cieszyć się znakomitą reputacją wśród osób z zewnątrz. Parasol komunikacji zewnętrznej obejmuje klientów, partnerów, innych interesariuszy i większą populację. Zewnętrzne kanały komunikacyjne dyktują również kwestie fiskalne, takie jak ceny akcji i finansowanie, co czyni te kanały ważną metodą wymiany informacji.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna powinny współpracować, aby stworzyć płynny kanał przepływu informacji. Chociaż prawdą jest, że wewnętrzni członkowie zespołu komunikują się ze sobą inaczej niż komunikują się z klientami za pomocą, powiedzmy , VoIP lub poczty e-mail dla małych firm , nadal ważne jest, aby firma miała spójny wizerunek i przekaz.

Źródło: Raport Ragana dotyczący wynagrodzeń i kultury w miejscu pracy za rok 2022

Ale ważne jest, aby pamiętać, że może się to zdarzyć tylko wtedy, gdy obie te formy komunikacji międzyludzkiej są używane w harmonii. W tym artykule zamierzamy dokładniej zbadać, dlaczego ważne jest, aby komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna współpracowały ze sobą.

Komunikacja wewnętrzna a komunikacja zewnętrzna

Zanim zagłębimy się w to, jak i dlaczego te metody komunikacji lepiej ze sobą współpracują, przyjrzyjmy się dokładniej, co one oznaczają:

Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna to przepływ informacji między członkami organizacji. Istnieją różne narzędzia – zarówno w chmurze, jak i on-premise – które można wykorzystać do zwiększenia tego przepływu i uczynienia go tak wydajnym, jak to tylko możliwe. Komunikacja wewnętrzna obejmuje e-maile wysyłane do pracowników, listy celów i celów, standardowe procedury operacyjne (SOP), wytyczne i inne.

Istnieją cztery rodzaje komunikacji wewnętrznej:

1. Pionowo : członkowie zespołu na różnych poziomach hierarchii rozmawiają ze sobą

2. W dół : pracownik na wyższym stanowisku kierowniczym komunikuje się z członkiem zespołu znajdującym się niżej w hierarchii

3. W górę : pracownicy rozmawiają ze swoimi menedżerami lub przełożonymi

4. Poziomo : członkowie na tym samym poziomie hierarchicznym omawiają pracę

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna to informacje, które firma udostępnia osobom spoza niej. Pomyśl o organizacji publikującej ważny komunikat prasowy o imprezie charytatywnej lub przesyłającej PSA dla ogółu społeczeństwa. Wszystko, co jest komunikowane interesariuszowi spoza firmy, liczy się jako komunikacja zewnętrzna, w tym działania związane z rzecznictwem pracowników. Mogą to być zarówno formalne, jak i nieformalne.

Formalnie zewnętrzne kanały komunikacyjne służą do budowania świadomości marki, wizerunku marki i reputacji. Firmy chcą, aby klienci mieli określony ich wizerunek. Dlatego tworzą reklamy, udoskonalają programy promocji marki pracowniczej i wydają raporty podkreślające ich produkt lub usługę. Niektóre organizacje tworzą również centra obsługi telefonicznej, aby dotrzeć do interesariuszy, podczas gdy inne korzystają z rozwiązań PBX w chmurze. Chodzi o stworzenie przejrzystego przepływu komunikacji z partnerami zewnętrznymi.

Dlaczego komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna muszą ze sobą współpracować

Według SmallBizGenius, 82% konsumentów bardziej pozytywnie ocenia markę po przeczytaniu spersonalizowanych treści. Oznacza to, że ludzie są bardziej skłonni zaufać firmie, która rozmawia z nimi w znaczący sposób i nie spamuje ich bezużytecznymi informacjami. Spójna komunikacja zewnętrzna może mieć miejsce tylko w firmie, która ma silne wewnętrzne kanały komunikacyjne.

Pracownicy, którzy wiedzą, czym jest ich marka, mogą przekazać tę podstawową wiadomość szerszej publiczności. Powinni być konsekwentnie informowani o tym, jakie informacje mogą przekazywać, jakim tonem głosu powinni używać i jaki wizerunek marki stara się budować. Organizacja może się rozpaść jak luźno ułożony domek z kart, jeśli oba te kanały komunikacji nie działają w tandemie.

Przyjrzyjmy się bliżej temu, co dzieje się, gdy komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna współpracują ze sobą:

1. Zwiększony zwrot z inwestycji (ROI)

Chociaż prawdą jest, że firmy ustalają różne kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) dla różnych działów, prawdziwym celem jest osiągnięcie zysku. Nikt nie wchodzi do biznesu tylko po to, by tworzyć estetyczne posty w mediach społecznościowych i nazywać to dniem. Ostatecznie chodzi o to, ile sprzedajesz i jak dobrze to robisz.

Marki, które dostosowują swoją komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, cieszą się wyższym zwrotem z inwestycji w porównaniu z markami, które tego nie robią. Dzieje się tak dzięki spójnej komunikacji we wszystkich punktach styku wewnątrz i na zewnątrz Twojej organizacji, co prowadzi do standaryzacji usług i/lub jakości. Twoi klienci będą mogli liczyć na to, że Twoja firma będzie stale dostarczać to, co najlepsze, zapewniając Ci lojalność i nowych potencjalnych klientów.

Źródło: Przewodnik dotyczący zrozumienia i doskonalenia komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie

2. Pobudza rozwój biznesu

Firmy odnoszące sukcesy szybko się rozwijają. Meta kupiła Instagram, aby ułatwić rozwój, a Google przejął YouTube. Szybko rozwijające się marki często angażują się w przejęcia i fuzje, ale te posunięcia nie powinny być zaskoczeniem dla osób, które dla nich pracują.

Pracownicy powinni być jak najszybciej informowani o zmianach w ich firmie i nie powinni dowiadywać się o tym ze źródeł zewnętrznych. To nie tylko zmniejsza zaufanie i produktywność pracowników, ale może również opóźniać wprowadzanie produktów na rynek i wdrażanie narzędzi integracyjnych oraz innych inicjatyw wewnętrznych. Jeśli Twoi pracownicy nie zostali poinformowani lub przeszkoleni, nie mogą przekazywać tych informacji klientom, partnerom lub dostawcom, co prowadzi do komunikowania niejasnego pozycjonowania.

Kiedy pracownicy są informowani (komunikacja wewnętrzna), mogą rozpowszechniać informacje w znaczący sposób (komunikacja zewnętrzna), zapewniając lepszą reputację i lepszy wizerunek marki. Pomoże to również przyspieszyć rozwój Twojej firmy, ponieważ nie wystąpią awarie we wdrażaniu nowych technologii lub narzędzi programowych.

3. Tworzy wielu ambasadorów marki

Skuteczna komunikacja wewnętrzna prowadzi do rzecznictwa pracowników, które następnie tworzy ambasadorów marki dla Twojej firmy. Niezwykle przydatne jest posiadanie rzeczników pracowników z marki, którzy naprawdę wierzą w podstawowe przesłanie organizacji. Mogą wtedy udzielać przydatnych informacji, angażować się w rozmowy lepszej jakości i zapewniać większą pulę talentów do zatrudnienia.

Ambasadorzy marki pracowniczej mogą się przydać, jeśli potrzebujesz więcej marketingu szeptanego. Weźmy na przykład osoby, które pracują w technologii, w której firma zajmuje się modernizacją mainframe dla transakcji internetowych firmy. To dość specyficzna nisza, ale w bezpośrednim zasięgu społecznościowym pracowników firmy mogą być ludzie, którzy interesują się technologią. Ukierunkowanie na tę grupę demograficzną może pobudzić zainteresowanie produktem firmy, niezależnie od jego specyfiki. Ostatecznie może to spowodować, że więcej osób odwiedzi stronę docelową firmy i wypróbuje nową funkcję.

Entuzjastyczni wewnętrzni ambasadorzy marki będą również chętnie informować szerszą publiczność o wszelkich usprawnieniach w biznesie. Zapewnią, że udostępniane informacje są spójne z wizerunkiem marki i napiszą świecącą kopię, która pomoże Ci przyciągnąć więcej klientów.

4. Pozwala pracownikom uczyć się nowych umiejętności

Co się dzieje, gdy musisz zatrudnić kogoś, kto zajmuje się Twoimi ogólnymi kanałami komunikacji? Czy wybierasz kogoś, kto jest ekspertem w komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej wymianie informacji? Prawidłowa odpowiedź jest taka, że ​​nie musisz wybierać. Idealnym pracownikiem do tej roli jest ktoś, kto rozumie, jak wykonać jedno i drugie.

Dopasowując komunikację wewnętrzną i zewnętrzną, dajesz obecnym pracownikom różne czapki i podnosisz ich umiejętności. Na przykład ktoś w roli IT może dowiedzieć się o mikrousługach do rozwoju, co skutkuje przydatną rolą pracy hybrydowej. Mogą stosować te same strategie, które stosują wobec zewnętrznych interesariuszy, aby utrzymać motywację również wewnętrznych członków zespołu.

Dotyczy to zarówno pracowników zdalnych, jak i pracujących na miejscu. Specjalista ds. marketingu może zbadać „co to jest komunikacja w chmurze” i wykorzystać swoje oprogramowanie do komunikacji wewnętrznej do przekazywania ważnych informacji wewnętrznych. Nie tylko zbudują spójny wizerunek marki wewnętrznie, ale także dostosują wszystkich do tego, jak ją prezentować na zewnątrz, oszczędzając firmie kłopotu z zatrudnieniem dwóch osób tam, gdzie mogliby skorzystać z jednej.

Czy istnieje ryzyko?

Podobnie jak w przypadku każdej strategii, połączenie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej wiąże się z pewnym ryzykiem:

Kanibalizacja wysiłków komunikacyjnych

Istnieje szansa, że ​​komunikacja zewnętrzna może nadpisać kanały wewnętrzne i kanibalizować twoje wysiłki. Dzieje się tak, ponieważ komunikacja zewnętrzna jest często traktowana priorytetowo, ponieważ bezpośrednio pomaga firmom osiągać zyski.

Wewnętrzne kanały komunikacyjne mają pośredni wpływ, a właściciele firm skupionych na sprzedaży mogą odsunąć je na bok. Połączenie tych dwóch może spowodować, że zewnętrzne przejmie wewnętrzne kanały komunikacyjne, co może sprawić, że pracownicy poczują się zdewaluowani lub odizolowani.

Zagrożenia bezpieczeństwa

Podobnie jak w przypadku zbyt wielu kucharzy mieszających przysłowiowy garnek, zbyt wielu hybrydowych profesjonalistów może powodować pewne zagrożenia bezpieczeństwa. Nie można pominąć błędu ludzkiego, gdy ta sama osoba sprawdza zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne kanały komunikacji. Mogą przypadkowo opublikować coś, co nie jest przeznaczone dla zewnętrznych interesariuszy na stronie firmy w mediach społecznościowych.

Istnieje również szansa, że ​​mogą oni błędnie udostępnić pracownikom lub członkom zespołu poufne informacje dotyczące dostawców. Może to prowadzić do trudnych sytuacji, takich jak naruszenie danych lub utrata zaufania w zespole.

Właściciele firm powinni być ostrożni przy łączeniu komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, ponieważ może się zdarzyć, że ktoś żonglujący różnymi rolami się pomyli lub się pomyli. Warto więc poświęcić swój czas na integrację działań w zakresie komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej.