6 niezawodnych kroków do oceny odpowiedniego oprogramowania dla Twojej firmy

Wszystko, co właściciel firmy musi wiedzieć przed podjęciem decyzji o zakupie

W miarę jak firmy zwracają się ku bardziej zrównoważonym, długoterminowym rozwiązaniom do pracy z domu, narzędzia takie jak Flock stają się coraz ważniejsze, aby zapewnić pracownikom łączność, jednocześnie spełniając codzienne wymagania firmy.

Ostatnio zaobserwowaliśmy, jak ogromna liczba firm zwraca się do nas o pomoc w komunikacji wewnętrznej. Dla wielu jest to wciąż niezbadane terytorium. Wybór odpowiedniego narzędzia do współpracy biznesowej pozostaje głównym problemem dla dużych organizacji, które chcą szybko rozwiązywać problemy i minimalizować zakłócenia.

Ale to również wymaga od kierownictwa przyjęcia zupełnie nowej perspektywy zdalnego zarządzania zespołami, zwłaszcza w przypadku rozwijających się firm z zespołami wielofunkcyjnymi. Organizacje takie jak Twitter i Shopify przewodziły opłatę za przejście na pracę zdalną na stałe, podczas gdy inni giganci, tacy jak Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal i Salesforce również rozszerzyli swoją pracę z… możliwości domu.

Pytanie za milion dolarów brzmi: w jaki sposób organizacje oceniają oprogramowanie, aby wspierać efektywną współpracę w całej organizacji? Jak wygląda proces oceny oprogramowania dla przedsiębiorstw? Jest to powtarzające się wyzwanie, które zidentyfikowaliśmy z naszymi klientami podczas ich drogi do znalezienia odpowiedniego oprogramowania dla ich firmy. Chcieliśmy więc zająć się tym szeroko – krok po kroku – dla każdego, kto porusza się w tym procesie.

Krok 1. Zdefiniuj swoje cele i oczekiwania

Czy Twoim celem jest poprawa komunikacji wewnętrznej lub usprawnienie zarządzania projektami? Określ dokładnie, co chcesz osiągnąć i jaki problem chcesz rozwiązać.

Yuliya Pavlova, COO popularnej sieci kawiarni Tasty Coffee w Rosji podzieliła się z nami swoim procesem, mówiąc: „Korzystanie z bezpłatnych programów wiąże się z kilkoma ograniczeniami: liczbą użytkowników, brakiem aplikacji mobilnej, niemożnością przesyłania plików itp. Ponadto z tych aplikacji komunikacyjnych korzystali wyłącznie pracownicy biurowi. Dla nas to się nie udało, ponieważ większość naszej firmy to pracownicy z produkcji. Z biegiem czasu otworzyliśmy dwie kolejne kawiarnie i sklep internetowy, więc potrzeba ujednolicenia wszystkich naszych działań komunikacyjnych stała się jeszcze bardziej krytyczna”.

Zespół Smacznej Kawy, Rosja

Pavlova mówi, że brali również pod uwagę kilka ważnych czynników podczas przyjmowania nowego narzędzia dla wszystkich swoich interesariuszy:

Wygoda i prostota interfejsu użytkownika
Intuicyjny interfejs i funkcjonalność
Dobre natychmiastowe wsparcie

Następnie, gdy już zdobędziesz punkty bólu, zanurkuj głębiej i zadawaj trudne pytania, aż wyczerpasz wszystkie opcje:

Czy nasze istniejące narzędzie już udostępnia tę funkcję, czy jest to tylko dodatek?
Jaką wartość chcesz naprawdę prowadzić?
Jakie narzędzia mogą rozwiązać ten problem lepiej niż te, których używamy?

Krok 2. Wejdź w chwasty swoich procesów organizacyjnych

Procesy organizacyjne każdej firmy mogą wydawać się nieuporządkowane, gdy próbuje się je zintegrować z nowym oprogramowaniem. Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest utrzymywanie szczegółowej listy priorytetów ze wszystkimi wymaganiami i kwestiami niepodlegającymi negocjacjom, a także sprawdzenie jej przez eksperta z Twojego zespołu.

Jeśli naprawdę chcesz przenieść dane do domu, możesz ustalić priorytety swoich wymagań za pomocą systemu punktowego, takiego jak model punktacji RICE, i odpowiednio je ocenić. Ostatecznie Twój wybór będzie oparty na wielu czynnikach, ale dane pomocnicze będą najbardziej przydatne, gdy przedstawisz swoje opcje decydentowi lub zespołowi zakupowemu.

Po dokonaniu oceny i wdrożeniu wielu narzędzi, Gaurang Sinha, szef GTM firmy Flock, dostrzega wartość w zmianie perspektywy. „Utrzymuj wewnętrznych interesariuszy na bieżąco”, mówi. „Ważne jest, aby pamiętać, że będąc nabywcą w tym procesie, jednocześnie sprzedajesz wewnętrznie swoim liderom zespołów, w tym swojemu dyrektorowi finansowemu — ostatecznie uzasadniając koszty w porównaniu z Twoimi możliwość uzyskania przychodów. Ponieważ pozostaną zaangażowani w proces, pomoże Ci to szybciej uzyskać zatwierdzenia i finansowanie, niż gdybyś miał zakończyć proces i spróbować sprzedać go wewnętrznie w jednej ogromnej prezentacji”.

Krok 3. Podbij swoje badania

Wyszukiwanie rozwiązań może wydawać się, że idziesz do króliczej nory, ale nadal możesz zwyciężyć, stosując mądrzejsze podejście.

Google mądrze. Na pierwszy rzut oka Google może przytłoczyć wynikami. Jak przesiać linki pompowane przez SEO w porównaniu z pomocną, oryginalną treścią? Wewnętrzny ekspert Flock ds. SEO, Rohit Chavane , zaleca łatwy sposób poruszania się po terenie wyszukiwania poprzez wyszukiwanie podstawowych rzeczy, takich jak zaufane adresy URL, fragmenty i podgląd treści. Dowiesz się, czy musisz dostosować swoje zapytanie na podstawie wyników.

Witryny porównujące oprogramowanie. Są to dobre miejsca, aby sprawdzić recenzje i uzyskać realistyczny obraz tego, jak narzędzie wypadłoby na tle konkurencji. Witryny takie jak G2Crowd i Capterra robią to naprawdę dobrze. Możesz nawet porównać i zestawić specyfikacje oprogramowania wraz z opiniami użytkowników.

Plotka. Poproś współpracowników lub zespół o rekomendacje i wykorzystaj je jako punkt wyjścia. Zaryzykuj, a nawet pozyskuj pomysły, umieszczając je w mediach społecznościowych. Heck, otaguj influencera, aby uzyskać odpowiedzi! Zdziwiłbyś się, jak ludzie chętnie udzielają informacji zwrotnych.

Pamiętasz tę listę wymagań, które utrzymywałeś? Dodaj sekcję za i przeciw i śledź funkcje, które odpowiadają Twoim wymaganiom. Po prostu możesz zauważyć trend. Następnie zawęź swoje najczęstsze preferencje.

Krok 4. Wypróbuj przed zakupem

Przetestuj oprogramowanie samodzielnie. Co więcej, zaproś członków zespołu i współpracowników, aby wypróbowali to razem z Tobą. Opracuj problemy ze swoim zespołem, aby lepiej przygotować się na kluczowe pytania podczas dyskusji ze sprzedawcą.

POA Internet Team, Kenia

Marundu Muturi, szef działu doskonalenia biznesu w POA Internet (wymawiane Poh-Ah; w slangu suahili oznacza „dobry”), dał nam wspaniały wgląd w to, jak ten proces działał w ich przypadku. Jako jedna z najszybciej rozwijających się firm oferujących szerokopasmowy dostęp do Internetu w Kenii, obsługujących niedostatecznie obsługiwane społeczności, POA szukała alternatywy dla Whatsapp, aby poprawić komunikację, równowagę między życiem zawodowym i prywatnym oraz dostęp do informacji (z dowolnego urządzenia). Kluczową kwestią, poza funkcjami i cenami, była jakość i szybkość obsługi klienta, aby pomóc im przyspieszyć te ulepszenia.

„Potrzebowaliśmy wsparcia, aby być tak szybkim, jak to tylko możliwe, abyśmy mogli zacząć działać z Flokiem” – powiedział. Niektóre z innych testowanych narzędzi komunikacyjnych miały bardzo powolne wsparcie, co nie było dla nich skuteczne, zwłaszcza podczas przechodzenia do nowego środowiska pracy z domu.

Takie punkty mają kluczowe znaczenie dla każdej firmy, która przyjmie nowe oprogramowanie biznesowe, więc nie odpoczywaj, dopóki nie przetestujesz.

Krok 5. Rozmowa demonstracyjna

Gdy już udało Ci się porozmawiać z ekspertem, zechcesz zarezerwować demo na żywo. Aby korzystanie z wersji demonstracyjnej było bardziej efektywne dla Twojej firmy, zaangażuj kierownika działu IT lub starszego menedżera i przygotuj zestaw pytań i wątpliwości.

Zacznij od przedstawienia swojej firmy i swojej roli, a następnie przejdź do konkretnego przypadku użycia lub problemów podczas rozmowy. Nadszedł czas, aby zadać wszystkie dobre i złe pytania, które odnoszą się do konkretnych potrzeb biznesowych.

„Każdy sprzedawca śmiertelnie boi się jednej rzeczy: martwego powietrza. Zadawanie pytań to świetny sposób na osiągnięcie więcej [niż mniej] w rozmowie demonstracyjnej.”
—Gaurang Sinha, szef GTM w firmie Flock

Rozmowa z dostawcą rozwiązań da Ci wgląd w to, co działa w Twojej firmie, a co nie. A nawet jeśli to nie zadziała, będziesz mieć tę naukę, aby przejść do kolejnego demo, które może okazać się bezcenne.

Krok 6. Wielkie P: Ceny

Ostatnią, ale z pewnością nie najmniej ważną, jest wycena. „Czy mieści się w moim budżecie?” to z pewnością jedno z najbardziej oczywistych pytań, jakie zadasz w procesie podejmowania decyzji. Ale kilka równie ważnych pytań, które powinieneś zadać, to:

Czy otrzymujesz prawdziwą wartość za to, za co płacisz?
Czy to narzędzie rozwiązuje wszystkie problemy?
Jeśli nie, jakie inne narzędzia są dostępne w Twoim budżecie?
Czy możesz pilotować narzędzie przez kilka tygodni, zanim zdecydujesz się na to na dłuższą metę?

Jeśli po przeprowadzeniu badań nadal masz problem ze znalezieniem narzędzia, które rozwiąże każdy problem, ustal, które priorytety nie podlegają negocjacjom i wybierz to, które jako pierwsze je rozwiązuje.

Dobrą praktyczną zasadą jest uzyskanie terenu z niewielkim podzbiorem swojej organizacji, aby sprawdzić, czy oprogramowanie naprawdę pasuje do wymagań na dużą skalę. Jeśli zauważysz, że w Twojej organizacji występują sprzeczne potrzeby, wybierz narzędzie, które jest najbardziej sensowne dla Twojej podstawowej działalności.

Pamiętaj, że starasz się zapewnić swoim pracownikom jak najlepsze wrażenia z pracy z domu, więc zaangażuj ich na wczesnym etapie tego procesu i poproś ich o opinie. Wspólny wysiłek w celu oceny jest najlepszym, najbardziej skutecznym sposobem na to.

---

Potrzebujesz więcej pomocy w ocenie narzędzi dla Twojej firmy? Kliknij „Czat na żywo” po prawej stronie tego artykułu, aby się z nami połączyć. Nie możemy się doczekać rozmowy z Tobą!