Jak agencje szacują koszt i czas projektu, aby zmaksymalizować przychody ze wszystkich projektów klientów

Nauczenie się szacowania kosztów i czasu projektu dla Twojej agencji jest niezbędne do wzrostu przychodów i zadowolenia klientów.

Określenie czasu i kosztów projektu może być trudne, zwłaszcza gdy bierze się pod uwagę zysk agencji i dostarczanie wartości klientom. Jak więc ustalić równowagę między nimi?

Jeśli Twoja agencja ma trudności z oszacowaniem kosztów i czasu realizacji projektu, oto kilka kwestii do rozważenia, w tym przykłady typu projektu i agencji:

Jak oszacować koszt projektu

Oszacowanie kosztów przed rozpoczęciem projektu jest niezbędne z kilku powodów:

• Możesz zrozumieć oczekiwania klientów, w tym ich budżet i cele biznesowe.
• Klient może zdecydować, czy chce zainwestować w Twoje usługi po podanej cenie.
• Możesz podać podział projektu na zadania do wykonania przez członków zespołu.
• Możesz zdefiniować swoje podejście i zasoby, których potrzebujesz użyć.

Przy szacowaniu kosztów projektu należy pamiętać, że opłata ta jest kalkulacją, a nie gwarancją ostatecznej ceny.

Możesz oszacować koszt projektu, dzieląc zadanie na mniejsze zadania lub kamienie milowe wymagane do ukończenia projektu. Pomyśl o tym, jakie mogą to być zadania i jakie zasoby są wymagane do wykonania każdego zadania. Na przykład:

• Jakich członków zespołu należy przypisać do projektu?
• Jakie oprogramowanie jest wymagane?
• Czy podróż jest wymagana?

Dodatkowo powinieneś wziąć pod uwagę czas potrzebny na wykonanie każdego zadania i to, co trzeba zrobić, aby zarobić, a nie tylko wyjść na zero.

Oto kilka metod, których możesz użyć do oszacowania czasu i kosztów…

1. Zasoby i podejście czasowe

Ta metoda jest idealna dla projektów, które są trudne do zmierzenia ze względu na duży rozmiar lub gdzie kamienie milowe mogą się zmieniać po drodze.

Uwzględnia szacunki czasu i liczbę wykorzystanych zasobów. Zaletą szacowania kosztów projektu przy użyciu tego podejścia jest to, że klient nadal płaci, nawet jeśli projekt trwa dłużej niż oczekiwano.

Istnieje jednak ryzyko, że jeśli projekt zakończy się wcześniej niż przewidywano, agencja będzie musiała zwrócić klientowi wszelkie niewykorzystane zasoby/czas.

2. Stała cena z mieszaną stawką

Oszacuj koszt projektu z ustaloną ceną i stawką mieszaną, a naliczysz klientom jedną ogólną opłatę, zamiast korzystać ze specjalistycznych stawek poszczególnych osób w zespole.

W metodzie tej zwykle uwzględnia się średni koszt całego zespołu (łącząc poszczególne stawki i dzieląc je przez liczbę członków zespołu).

Stała cena sprawdza się dobrze, gdy istnieje prosty projekt z mniejszą liczbą kamieni milowych. Na przykład projekt ulotki wydarzenia lub stworzenie konkretnej strony docelowej po kliknięciu.

Może to jednak stanowić ryzyko dla agencji, zwłaszcza jeśli wydasz budżet przed ukończeniem lub jeśli projekt potrwa dłużej niż oczekiwano.

3. Podejście do rozwoju budżetu

Podejście do opracowywania budżetu uwzględnia różne opcje, które można dodawać lub odrzucać na etapie opracowywania, w zależności od budżetu klienta na każdą część procesu. Ta metoda dobrze sprawdza się w przypadku kreatywnych projektów na dużą skalę, które obejmują wiele aspektów, takich jak produkcja wideo.

Ponieważ produkcja wideo może być obszernym projektem, zastosowanie tego podejścia pozwala zarówno agencji, jak i klientowi rozważyć budżet bazowy oprócz zwiększenia lub zmniejszenia elementów kreatywnych (takich jak wiele ustalonych lokalizacji, grafika komputerowa itp.).

Szacowanie kosztów i czasu według typu projektu

Przed oszacowaniem kosztów projektu pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, jest rodzaj projektu. Musisz zrozumieć cele klienta, aby określić typ wyników, jakich oczekuje.

Na przykład, czy projekt jest jednorazowym działaniem, takim jak napisanie indywidualnego artykułu na blogu, czy też wymaga ciągłej pracy, takiej jak opracowanie nowej strategii treści?

Oto kilka różnych typów projektów, które możesz zaoferować, aby zrozumieć, w jaki sposób obliczany jest koszt projektu…

projektowanie stron

Projekt strony internetowej może obejmować zarówno zadania na małą skalę, takie jak wdrożenie nowej nawigacji, jak i całkowite przeprojektowanie. Aby oszacować koszt projektu, możesz użyć jednego z podejść wymienionych powyżej.

Ale biorąc pod uwagę typ projektu, możesz chcieć zastosować metodę porównawczą — patrząc na poprzednie ukończone projekty i wykorzystując podobne projekty, aby określić szacunkowy koszt.

Przy szacowaniu kosztów projektu agencja vintage bierze pod uwagę rodzaj strony internetowej, której potrzebuje klient.

Agencja zauważa, że ​​różne rodzaje stron internetowych mają różne koszty i ramy czasowe. Na przykład stronę docelową po kliknięciu można zbudować szybciej niż pełną stronę internetową. Sugerują użycie narzędzia takiego jak Konigi, darmowego kalkulatora do szacowania kosztów i czasu projektu internetowego:

Projektowanie stron internetowych ogólnie obejmuje planowanie, projektowanie rozwiązań, rozwój front-end i back-end, wdrażanie treści i testowanie. Każdy etap można podzielić na mniejsze zadania.

Agencja Vintage sugeruje przeszacowanie szacowanego czasu projektu, oprócz uwzględnienia marginesu błędu.

Marketing treści

Podobnie jak projektowanie stron internetowych, zadania związane z treścią różnią się nieco. Rozległe kampanie content marketingowe wymagają czasu na ogólne planowanie strategii, badanie słów kluczowych, pomysły na treści, pisanie, edytowanie, publikowanie treści, promocję i analizę wskaźników.

Aby to zademonstrować, agencja marketingu treści, Jawfish Digital, szacuje koszty projektu, śledząc czas poświęcony na każde zadanie. Śledząc czas poświęcony na każde zadanie dla obecnych klientów, agencja może dokładniej oszacować czas i koszt przyszłych projektów:

Produkcja wideo

Produkcja wideo to często rozległy projekt. OC Creative szacuje koszty, stosując podejście do opracowywania budżetu.

Agencja podaje wstępny koszt projektu, informując klientów, że ostateczna cena może być wyższa lub niższa w zależności od rozwoju. Całkowity koszt będzie zależał od scenariusza i koncepcji wideo.

Korzystanie z podejścia do opracowywania budżetu pozwala klientom zwiększać lub zmniejszać określone koszty produkcji, jednocześnie pozwalając agencji na wykorzystanie ich kreatywności bez martwienia się o ograniczenia budżetowe. Na przykład podczas rozmów z klientami kreatywne opcje mogą być dodawane lub eliminowane w zależności od zakresu projektu, co prowadzi do zmian w kosztach.

Reklamy w mediach społecznościowych

Lyfe Marketing wykorzystuje model wyceny według stałej opłaty, aby oszacować koszt i czas projektu dla reklam w mediach społecznościowych:

Korzystanie z metody stałej opłaty zapewnia klientowi przejrzystość: dokładnie rozumie, za jakie usługi płaci z tą samą opłatą naliczaną co miesiąc.

SEO/SEM

Dagmar Marketing szacuje koszt i czas projektu, ustalając indywidualne wynagrodzenie dla każdego klienta:

Agencja uznaje, że SEO/SEM może obejmować szeroki zakres zadań, w tym tworzenie treści, optymalizację konwersji i doradztwo SEO. Podanie przedziału cenowego pozwala klientom określić, czy mają budżet na swoje usługi.

Dagmar Marketing wycenia swoje usługi na podstawie cen opartych zarówno na kosztach, jak i wartości: początkowe opłaty konfiguracyjne są stałe, podczas gdy koszty bieżące, takie jak zadania wymagane do osiągnięcia celów kampanii, są oparte na wartości.

Niestandardowa wycena oparta na opłatach pozwala agencji wziąć pod uwagę ogólny zakres projektu i potrzeby klienta. Na przykład klient 1 (duża firma lokalna) może wymagać tylko wstępnej konfiguracji usług SEO, podczas gdy klient 2 (nowa, mała firma lokalna) może wymagać konfiguracji oprócz usług SEM co miesiąc.

Marketing wydarzeń

Podobnie jak w przypadku innych typów projektów wymienionych w tym artykule, marketing wydarzeń może wymagać miesięcy planowania, począwszy od małych, lokalnych wydarzeń, a skończywszy na wydarzeniach krajowych. On The Avenue Marketing szacuje czas i koszt, pytając klientów, jaki jest ich budżet:

Wydarzenia mogą być kosztowne. Należy wziąć pod uwagę nie tylko marketing, ale także opłaty za hosting, ubezpieczenie, personel, podróże, materiały, catering i wiele innych do rozważenia. To jest przed obliczeniem jakichkolwiek opłat agencyjnych.

Strategia wydarzeń, opracowywanie koncepcji, badania i produkcja wydarzeń są czasochłonne i nie każde wydarzenie będzie takie samo.

Make Events wykorzystuje również niestandardowe wyceny dla potencjalnych klientów. Jednak agencja dzieli swoje ceny na cztery elementy: kreatywność i wstępne planowanie, zarządzanie wydarzeniami na miejscu, usługi związane z wydarzeniami zewnętrznymi oraz opłaty manipulacyjne:

Korzystanie z niestandardowego podejścia do wyceny uwzględnia wielkość wydarzenia, personel, elementy zewnętrzne, w tym podróże i wyżywienie, a także ubezpieczenie i zaopatrzenie. Przy takim poziomie przejrzystości klienci mogą lepiej zrozumieć, gdzie są przydzielane ich pieniądze.

Marketing e-mailowy

E-mail marketing to nie tylko wysyłanie wiadomości. Zamiast tego może to również obejmować wysyłanie biuletynów, tworzenie ścieżek e-mail i pielęgnowanie potencjalnych klientów. Te zadania są często wyceniane co miesiąc, chyba że początkowa konfiguracja jest jedynym wymaganym zadaniem.

Odnosząc się ponownie do Lyfe Marketing, używają modelu stałej ceny dla reklam w mediach społecznościowych, ale także usług marketingu e-mailowego:

Agencja zauważa, że ​​ich opłata jest oparta na liczbie wysłanych e-maili i zarządzanych kampaniach, a nie na konkretnej opłacie za wszystko. Takie podejście umożliwia Lyfe Marketing dostosowanie cen do potrzeb klienta; te, które wymagają mniejszej liczby e-maili i kampanii, zapłacą niższą opłatę.

Google Ads czy reklamy na Facebooku

Konfigurowanie reklam Google lub Facebook jest zwykle czynnością jednorazową, chyba że klient wymaga bieżącego zarządzania reklamami. W celu konfiguracji i zarządzania zwracamy się do agencji Everest, która oferuje oba jako przykład tutaj:

Agencja wykorzystuje metodę opłat godzinowych do oszacowania kosztów założenia reklam. Takie podejście pozwala im obciążyć klienta całkowitym czasem potrzebnym na skonfigurowanie reklam. Ponadto agencja prawdopodobnie korzysta z usług wewnętrznych ekspertów do konfigurowania reklam. Dzięki temu mogą oszacować koszt na podstawie stawki godzinowej członka zespołu plus zysk.

Tworzenie ebooka

Opracowanie ebooka jest zwykle rozliczane jako indywidualny projekt, niezależny od innych usług. Jednak Big Ideas Machine stosuje podejście cenowe oparte na kredytach do rozliczania swoich klientów:

Korzystając z modelu wyceny opartego na kredytach, agencja działa w oparciu o podejście oparte na wynikach, a nie w oparciu o czas, dzięki czemu klienci czują, że płacą za wartość, a nie za robociznę:

Dokładniej oszacuj koszt i czas projektu

Szacowanie kosztów i czasu projektu to wyzwanie, ale szczere informowanie klientów o sposobie ustalania cen buduje przejrzystość i zaufanie.

Twoja struktura cen będzie zależała od rodzaju projektu i skali całego projektu. Błędy w szacunkach mogą być kosztowne, dlatego należy dokładnie obliczać prognozy i uwzględniać ukryte koszty, takie jak dodatkowi pracownicy lub zasoby osób trzecich, które mogą być wymagane.

Zrozum dokładnie, jakie są cele Twojego klienta, ponieważ przekraczanie oczekiwań klientów w zakresie realizacji udanego i rentownego projektu jest kluczem do rozwoju agencji.

Zamień więcej kliknięć reklam w konwersje dzięki Instapage Advertising Conversion Cloud. Żadne inne rozwiązanie nie może się równać z AdMap, personalizacją 1:1, wbudowaną funkcją współpracy, projektami z perfekcją co do piksela i nie tylko. Zarejestruj się już dziś, aby skorzystać z demonstracji Instapage Enterprise.