4 podstawowe wskazówki dotyczące księgowości dla małych firm
Opublikowany: 2022-05-07Twoje pieniądze są siłą napędową Twojego biznesu. Postępuj zgodnie z tymi podstawowymi wskazówkami dotyczącymi księgowości dla małych firm, aby zachować puls.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz sklep z butikami w małym miasteczku, czy futurystyczną wypożyczalnię dronów, założyłeś swoją małą firmę, ponieważ lubisz swoją niszę lub dostrzegłeś okazję — nie dlatego, że chciałeś mieć wymówkę, by nie spać do późna, sprawdzając liczby i równoważąc księgi rachunkowe .
Jeśli jednak nie odniesiesz wystarczającego sukcesu, aby zatrudnić własny etatowy CPA, musisz znać przynajmniej podstawy księgowości w małych firmach i jak korzystać z podstawowych narzędzi księgowych, aby utrzymać się na powierzchni. (A nawet jeśli masz CPA, nadal powinieneś wiedzieć wystarczająco dużo, aby upewnić się, że nie próbują Cię oszukać).
Nie martw się, mamy cię w zasięgu ręki. Postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, a będziesz w stanie utrzymać się na szczycie księgowości w swojej małej firmie, bez względu na niszę.
4 podstawowe zasady księgowości dla liderów małych firm
Na szczęście prowadzenie ksiąg prosto nie wymaga tytułu magistra. Po prostu zajmuje to trochę czasu, odpowiednie narzędzia i dbałość o szczegóły.
Wykonaj te cztery kroki, aby szybko i dokładnie prowadzić księgowość, aby wiedzieć, gdzie są Twoje pieniądze, i być gotowym do złożenia wniosku bez obaw, gdy nadejdzie czas podatkowy.
Zainwestuj w oprogramowanie księgowe i korzystaj z niego
Zanim wpłacisz swój pierwszy czek biznesowy lub zarejestrujesz swój pierwszy wydatek, zrób sobie wielką przysługę i skonfiguruj oprogramowanie księgowe dla swojej firmy (możesz nawet znaleźć kilka bezpłatnych opcji).
Na dłuższą metę zaoszczędzi ci to niezliczonych godzin pracy i przeróbek, a wszystkie te godziny przekładają się na czas, który powinieneś zainwestować w rozwój swojej firmy.
Oprogramowanie księgowe może śledzić faktury, płacić rachunki i uzgadniać rachunki (między innymi). Jeśli kiedykolwiek robiłeś którąkolwiek (lub wszystkie) z tych rzeczy ręcznie, wiesz, jak długo może to potrwać.
Oprócz oszczędności czasu, oprogramowanie księgowe jest również niezbędne do przechowywania dokładnych danych w jednym miejscu, dzięki czemu można łatwo i poprawnie rozliczać podatki na koniec roku.
Nie wiesz, od czego zacząć przeglądać niezliczone opcje oprogramowania?
Oddziel wydatki biznesowe i osobiste
Po skonfigurowaniu oprogramowania księgowego upewnij się, że podajesz mu tylko istotne informacje, uzyskując osobną kartę kredytową/debetową dla swojej firmy i używając jej wyłącznie do wydatków biznesowych.
Konsensus wśród CPA jest taki, że zaniedbanie oddzielenia wydatków osobistych i biznesowych jest jednym z największych i najczęstszych błędów popełnianych przez właścicieli małych firm.
Dlaczego to takie kosztowne? W najlepszym przypadku będziesz musiał spędzić niezliczone godziny w czasie podatkowym, skrupulatnie przeglądając strony transakcji bankowych i próbując zapamiętać, które wydatki były związane z działalnością, a które były osobiste. W najgorszym przypadku dopuścisz się oszustwa podatkowego, zgłaszając wydatki osobiste jako biznesowe i dzwoniąc z IRS.
Z drugiej strony możesz stracić cenne ulgi podatkowe i odliczenia, ponieważ zapomniałeś odebrać coś, co kupiłeś dla swojej firmy na własną rękę.
Nie ma też potrzeby (ani usprawiedliwienia) dla tego błędu. Zdobądź firmową kartę kredytową, używaj jej do wydatków związanych z działalnością i zawsze trzymaj ją oddzielnie od kart osobistych.
Bilansuj księgi pod koniec każdego miesiąca
Mając zainstalowane oprogramowanie księgowe i transakcje biznesowe dostarczające dane, możesz sprawdzić, czy nie ma wycieków pieniędzy. Na szczęście oprogramowanie księgowe sprawia, że uzgadnianie kont jest bardzo proste.
Twój bilans (który zasadniczo pokazuje wszystkie aktywa Twojej firmy i wszystkie jej zobowiązania) jest ostatecznym źródłem prawdy, które informuje o wszystkich finansach Twojej firmy.
Po upewnieniu się, że cały dochód Twojej firmy znajduje odzwierciedlenie w Twoim systemie księgowym (jeśli jesteś wystarczająco mały, możesz to zrobić ręcznie, ale łatwiej jest korzystać z systemu fakturowania, który jest standardowo wyposażony we wszystkie programy księgowe) wraz ze wszystkimi wydatków (podłącz firmowe konto bankowe i zintegruj listę płac, aby było to łatwiejsze), zbilansowanie ksiąg będzie tak proste, jak uruchomienie raportu uzgodnienia.
Oto krótki, dwuminutowy przewodnik od QuickBooks na temat uzgadniania kont:
Jak pogodzić swoje konta w QuickBooks (źródło)
Twoje oprogramowanie księgowe powinno również przypominać Ci o tym co miesiąc, abyś mógł skupić się na prowadzeniu firmy i zarabianiu pieniędzy, o których będzie Ci informował oprogramowanie.
Śledź swoje najważniejsze raporty
Świetna wiadomość: jeśli dotarłeś tak daleko, ta część będzie łatwa i satysfakcjonująca. Masz skonfigurowane oprogramowanie księgowe, oddzielasz wydatki biznesowe od wydatków osobistych i upewniasz się, że wszystko jest zbilansowane na koniec każdego miesiąca.
Teraz możesz używać swojego oprogramowania do tworzenia raportów księgowych, które poinformują Cię, jak radzi sobie Twoja firma.
Na początek oto trzy podstawowe informacje i to, czego możesz się z nich nauczyć:
- Bilans. Jak widzieliśmy w powyższej sekcji, ten raport pokazuje wszystko, co masz, w porównaniu do wszystkiego, co jesteś winien. Oto przykład, jeśli go potrzebujesz.
- Rachunek dochodów. Ten raport, znany również jako rachunek zysków i strat, pokazuje wszystkie aktywa, które wpłynęły (przychody) i wyszły z Twojej firmy (wydatki) w okresie (miesiąc, kwartał lub rok).
- Sprawozdanie z przepływów pieniężnych. Podobnie jak rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych pokazuje pieniądze przychodzące i wychodzące z Twojej firmy przez pewien czas. Różnica polega na tym, że rachunek przepływów pieniężnych to tylko pieniądze, podczas gdy rachunek zysków i strat obejmuje rachunkowość bezgotówkową, taką jak wartość nieruchomości i amortyzacja sprzętu.
Przykład bilansu (Źródło)
Skorzystaj z tych trzech raportów, aby śledzić kondycję finansową firmy i podejmować decyzje, kiedy ograniczać wydatki, a kiedy inwestować we wzrost.
Bądź na bieżąco z księgowością małej firmy
Gratulacje! Znasz podstawy księgowości w małych firmach. Ale wraz z rozwojem firmy będzie się to stawać coraz bardziej skomplikowane i w końcu będziesz potrzebować pomocy.
Jedną z najmądrzejszych rzeczy, jakie możesz zrobić jako właściciel firmy, jest przyznanie się do tego, że masz wszystko w głowie i wezwanie pomocy od profesjonalisty. Oto przewodnik, jak dowiedzieć się, kiedy należy wezwać eksperta.
Więcej wskazówek dotyczących księgowości dla małych firm znajdziesz na naszym blogu. Oto kilka istotnych artykułów na początek:
|