Jak nawiązać współpracę w mediach społecznościowych: przewodnik dla przedsiębiorstw

Opublikowany: 2022-06-12

Najpierw najważniejsze: zespół

Budowanie i zarządzanie skutecznym zespołem ds. mediów społecznościowych może być zniechęcającą perspektywą.

Czemu?

Zespół musi być wystarczająco duży, aby zarządzać całą tożsamością w mediach społecznościowych Twojej firmy, ale nie tak duży, aby stał się nieefektywny.

Kluczem do utrzymania zespołu na dobrej drodze jest utrzymywanie skoncentrowanej obecności w mediach społecznościowych. Oczywiście, możesz utworzyć konto dla każdego podmiotu zależnego lub wprowadzanego produktu, ale to tylko rozdęłoby twoje zespoły, utrudniłoby komunikację i zwiększyło koszty.

Zamiast tego spróbuj zastosować scentralizowane podejście do organizowania zespołów ds. mediów społecznościowych. Zespół w Twojej centrali powinien być głównym ośrodkiem odpowiedzialnym za ogólną strategię i przekaz.

Zespoły z biur regionalnych powinny postępować zgodnie z planem zespołu centralnego i dostosowywać go do specyfiki danego regionu – na przykład przeprowadzając lokalne akcje świąteczne.

Takie podejście usprawni proces współpracy w mediach społecznościowych w Twoich zespołach i pomoże im utrzymać szybkość.

Aby pokazać, że scentralizowanie przepływu pracy w zarządzaniu mediami społecznościowymi przynosi korzyści, oto przykład z życia wzięty:

Reebok, firma zajmująca się obuwiem i odzieżą sportową, postanowiła skonsolidować swoje 200 stron na Facebooku , 100 kanałów YouTube i 30 kont na Twitterze. Na przykład na Facebooku zostawili tylko 3 aktywne strony.

Pomimo tych pozornie drastycznych cięć, firmie udało się zwiększyć liczbę obserwujących na Twitterze o 17% i twierdziła, że jest w stanie bardziej skupić się na zaangażowaniu klientów, a nie na marketingu produktów.

Morał historii? Duża, nadmiernie złożona obecność w mediach społecznościowych nie zawsze się opłaca. Z drugiej strony utrzymywanie mniejszej liczby profili w mediach społecznościowych uprości proces współpracy społecznościowej i pomoże Twoim zespołom skupić się na tym, co najważniejsze – na odbiorcach.

Ułatwianie współpracy w mediach społecznościowych za pomocą odpowiednich narzędzi

Zarządzanie obecnością firmy w mediach społecznościowych jest kosztowne i czasochłonne, jeśli zespoły nie współpracują prawidłowo.

Dobrą wiadomością jest to, że możesz pomóc im pracować wydajniej (i oszczędzać zasoby!), korzystając z narzędzi zaprojektowanych w celu usprawnienia przepływu pracy w zarządzaniu mediami społecznościowymi w Twojej firmie.

Oto niektóre z najlepszych narzędzi do współpracy, które przydadzą się Twoim zespołom:

Slack – jeśli chodzi o efektywną współpracę między zespołami i działami, bezproblemowa komunikacja jest koniecznością. Slack umożliwia członkom zespołu łatwe wysyłanie wiadomości grupowych do większych projektów lub czatowanie w kanałach specyficznych dla zadania.
Trello — Trello to świetne narzędzie do uzyskania szerszego obrazu bieżących projektów Twojego zespołu. Jest wysoce wizualny, w pełni konfigurowalny i oferuje świetną opcję dołączania plików, dzięki czemu możesz mieć oko na wszystkie zadania i zasoby jednocześnie.
Dropbox – jeśli Twoje zespoły muszą przechowywać duże ilości obrazów i filmów z mediów społecznościowych, pokochają Dropbox. Ta łatwa w użyciu aplikacja umożliwia użytkownikom bezpłatne przechowywanie do 2 GB plików i jest łatwo dostępna dla wszystkich członków zespołu.

Narzędzia takie jak Slack, Trello i Dropbox pomogą Ci zmniejszyć nieefektywność w procesie zarządzania projektami Twojego zespołu.

Ale co z Twoją współpracą w mediach społecznościowych i zadaniami związanymi konkretnie z zarządzaniem obecnością w mediach społecznościowych – takimi jak publikowanie treści lub mierzenie wydajności? Jak upewnić się, że te zadania są skutecznie wykonywane w całym zespole i na skalę globalną?

Odpowiedzią jest zapewnienie Twojemu zespołowi odpowiedniego narzędzia marketingu w mediach społecznościowych, które pozwoli Ci osiągnąć następujące cele:

Wyposaż swój zespół w zintegrowane rozwiązanie – użycie jednego narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi znacznie poprawi szybkość przepływu pracy w Twojej firmie. Dzieje się tak, ponieważ posiadanie wszystkich narzędzi w jednym miejscu i łatwy dostęp do nich bez konieczności przełączania się między aplikacjami i platformami to duża oszczędność czasu.
Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu mają natychmiastowy dostęp do narzędzia – wiele zespołów ma problemy z efektywnym wykorzystaniem dostarczonych narzędzi z powodu wielu używanych loginów i haseł. Aby uniknąć tego problemu i zapewnić każdemu członkowi zespołu szybki dostęp do narzędzia, udostępnij im rozwiązanie, do którego można uzyskać dostęp za pomocą jednego loginu i hasła. Innymi słowy, szukaj oprogramowania wyposażonego w funkcję jednokrotnego logowania .
Zweryfikuj, czy Twoje zespoły współpracują ze sobą bezproblemowo — aby mieć pewność, że wszystkie zadania zostaną wykonane na czas, a cele osiągnięte, bardzo ważne jest, aby wszystkie zespoły współpracowały ramię w ramię przy użyciu tego samego oprogramowania. Posiadanie wspólnego dostępu do kalendarza redakcyjnego , pulpitów nawigacyjnych danych i raportów wydajności jest kluczem do wydajnej współpracy między zespołami i działami na całym świecie.
Twórz zoptymalizowane przepływy pracy dostosowane do potrzeb Twojej firmy — kolejnym ważnym elementem skutecznej pracy zespołowej jest znajomość dokładnego zakresu obowiązków. Możliwość jasnego przypisania ról i obowiązków w zespołach poprawi sposób, w jaki organizują i ustalają priorytety swoich zadań.
Przyspiesz komunikację między zespołami i działami — chociaż Slack świetnie nadaje się do szerszych dyskusji o projektach, Twoje zespoły powinny również być w stanie komunikować się za pomocą narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi , z którego korzystają. Czemu? Wymiana wiadomości bezpośrednio w obszarze zadań przyspieszy pętlę informacji zwrotnych i sprawi, że będzie ona dokładniejsza.

Posiadanie rozwiązania, które pozwala osiągnąć wszystkie pięć z tych celów, pomoże Twoim zespołom współpracować łatwiej i szybciej. W rezultacie będziesz w stanie skutecznie osiągnąć swoje cele marketingowe w mediach społecznościowych.

Przyjrzyjmy się teraz niektórym procesom, które możesz wprowadzić, aby jeszcze bardziej usprawnić proces współpracy w mediach społecznościowych w Twojej organizacji.

Wejście do obiegu: efektywny proces współpracy

Masz zespół, masz narzędzia.

Teraz nadszedł czas na opracowanie skutecznego planu przepływu pracy w mediach społecznościowych. Oczywiście nie połączy się to magicznie; wciąż jest praca do zrobienia. Ale w tym momencie masz wszystko, czego potrzebujesz, aby skonfigurować zoptymalizowany proces współpracy.

Przejdź do swojego zupełnie nowego narzędzia do współpracy w mediach społecznościowych, ponieważ istnieją trzy rzeczy, które chcesz ustalić, aby Twój zespół lub zespoły działały wydajnie:

Skonfiguruj procesy swojego zespołu, aby ułatwić współpracę.

Zacznij od przypisywania ról w zespole , obowiązków, uprawnień i opracowywania przepływów pracy zatwierdzania.

To ćwiczenie pomoże każdemu w zespole zrozumieć dokładny zakres obowiązków. W rezultacie zmniejszą się bariery komunikacyjne między zespołami a biurami, a przepływ pracy będzie działał płynnie.

Określanie ról i obowiązków to również sprawdzony sposób na zabezpieczenie reputacji Twojej marki. Dzięki temu możesz mieć pewność, że wszystkie zadania są wykonywane tylko przez upoważnionych członków zespołu i że żadna wiadomość ani post nie zostanie wysłana bez zgody właściwej osoby.

Ponieważ struktura każdej firmy jest wyjątkowa, ważne jest, aby skonfigurować niestandardową strukturę zatwierdzania, która jest dostosowana do potrzeb Twojej firmy — i którą można łatwo dostosować lub skalować. Opracowywanie niestandardowego przepływu pracy to świetny sposób na ułatwienie współpracy między zespołami i biurami — nawet jeśli są od siebie oddalone o tysiąc mil.

Twórz niestandardowe pulpity nawigacyjne, aby szybko śledzić wskaźniki KPI dla swojej firmy.

Udostępniane pulpity nawigacyjne pozwolą całemu zespołowi na łatwe śledzenie danych i zrozumienie, co musi zrobić, aby osiągnąć swoje cele.

Korzystając z udostępnionych pulpitów nawigacyjnych, Twój zespół będzie mógł uzyskać przegląd wyników Twojej firmy w mediach społecznościowych , zrozumieć, na czym stoisz, i podejmować szybsze, bardziej świadome decyzje o tym, jak wspólnie iść naprzód.

Zautomatyzuj raportowanie, aby wszyscy byli na bieżąco.

Jedną z przesłanek efektywnej komunikacji między zespołami jest dostęp do tych samych danych i spostrzeżeń.

Aby mieć pewność, że wszystkie Twoje zespoły i biura są na tej samej stronie, aktualizuj je za pomocą automatycznych raportów . W ten sposób będziesz mógł przyspieszyć przepływ informacji i zapewnić wszystkim dostęp do identycznego przeglądu kluczowych wskaźników wydajności, co ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego kontynuowania projektów.

Jednocześnie raporty pomogą Ci uzyskać nadzór nad działaniami marketingowymi Twoich zespołów i monitorować ich postępy. A dzięki automatyzacji możesz regularnie otrzymywać raporty , nie zastanawiając się nad tym — jedna rzecz, aby skreślić swoją zajętą listę rzeczy do zrobienia.

5 najczęstszych błędów związanych ze współpracą w mediach społecznościowych (i jak ich uniknąć)

1. Błąd: tworzenie za dużo lub za mało treści

Wydobycie odpowiedniej ilości treści może być trudnym zadaniem – nie chcesz zagłodzić swoich odbiorców, ale nie chcesz też zalewać ich treścią.

Jak tego uniknąć: niezależnie od tego, czy chodzi o niedotrzymanie terminów, zły wybór terminów publikacji, czy przesuszenie treści, błędy publikowania zdarzają się, gdy Twój zespół nie pracuje zsynchronizowany.

Uniknij tego powszechnego błędu, korzystając z rozbudowanego kalendarza redakcyjnego , do którego ma dostęp cały zespół. Będziesz w stanie utrzymać się na szczycie harmonogramu publikacji, dzięki czemu odpowiednia ilość treści będzie zawsze trafiać do odbiorców przez cały czas.

2. Błąd: utrata prędkości w oczekiwaniu na zatwierdzenia

Wszyscy tam byliśmy – chcesz mieć pewność, że wszystko, co publikujesz, jest zgodne ze standardami, a to oznacza podwójne sprawdzanie każdego posta. Ale Twoja kolejka może szybko się powiększać, a członkowie zespołu czekają na zatwierdzenia i zmiany.

Jak tego uniknąć: skorzystaj z rozwiązania, które pozwala zarządzać treścią w ruchu, aby ograniczyć opóźnienia i utratę komunikacji, które mogą powstać między zespołami pracującymi w różnych lokalizacjach na całym świecie. Dzięki wygodnym zatwierdzeniom mobilnym możesz dać zielone światło i dodawać wewnętrzne komentarze do postów z dowolnego miejsca, aby Twój zespół nie musiał czekać.

3. Błąd: publikowanie w niewłaściwym czasie

Publikowanie w niewłaściwym czasie może ograniczyć Twój zasięg i spowodować kłopotliwe błędy , które mogą zaszkodzić reputacji i wiarygodności Twojej marki.

Jak tego uniknąć: Bez względu na to, czy chodzi o zmiany stref czasowych, czy po prostu niejasne terminy publikacji, lepsza komunikacja w zespole pomoże Ci uniknąć tego poważnego faux pas. Zanurz się w swoich analizach, aby zobaczyć, kiedy Twoi odbiorcy są najbardziej aktywni w mediach społecznościowych i udostępnij je swojemu zespołowi, aby zwiększyć zasięg i zaangażowanie.

Co więcej, zautomatyzuj proces dzięki precyzyjnym rekomendacjom dotyczącym najlepszych czasów publikacji dostosowanych do każdej z Twoich stron, dzięki czemu nigdy więcej nie przegapisz tego najlepszego czasu.

4. Błąd: pozostawienie pytań i komentarzy klientów bez odpowiedzi

To jeden z najszybszych sposobów na utratę klientów. Jeśli Twoja marka jest odległa i niekomunikatywna, drobne problemy i frustracje, jakie mogą mieć Twoi klienci, będą się narastać. Wtedy, zanim się zorientujesz, klienci przeniosą swoją firmę do jednego z Twoich konkurentów. Indywidualne zarządzanie kontami w mediach społecznościowych to najprostszy sposób na popełnienie tego błędu.

Jak tego uniknąć: szczególnie w przypadku większych zespołów zajmujących się mediami społecznościowymi ważne jest, abyś korzystał z narzędzia do zarządzania społecznością, które łączy Twój zespół i wszystkie kanały mediów społecznościowych na jednej platformie.

Pomoże Ci to uniknąć wielu pułapek, które możesz napotkać, gdy wiele osób zarządza indywidualnie społecznościami w różnych kanałach. Szablonowe odpowiedzi na często zadawane pytania pomogą Ci zaoszczędzić jeszcze więcej czasu i zachować spójność tonu i odpowiedzi.

5. Błąd: wpadnięcie w kryzys w mediach społecznościowych

Istnieje wiele powodów, dla których marki angażują się w kryzysy w mediach społecznościowych. Czasami jest to zła odpowiedź na pytanie klienta, nierozważna kampania reklamowa lub coś tak nieprzewidywalnego jak błąd techniczny.

Bez względu na przyczynę, burze ognia w mediach społecznościowych wokół wpadki mogą wyrządzić poważne szkody Twojej firmie, jeśli nie zostaną odpowiednio potraktowane.

Jak tego uniknąć: trzymaj rękę na pulsie swoich odbiorców w mediach społecznościowych i śledź nastroje w rozmowach na temat Twojej marki, które prowadzą. Ważne jest również, aby Twój zespół miał dostęp do tych informacji, aby mogli wspólnie koordynować odpowiedzi. Pomoże to nie tylko radzić sobie z ewentualnymi kryzysami, jeśli się pojawią, ale przede wszystkim pomoże ci ich uniknąć.

Na wynos

Skuteczny proces współpracy w mediach społecznościowych jest koniecznością dla każdej firmy – ale szczególnie dla marek korporacyjnych, których zespoły muszą współpracować ponad granicami.

Chociaż może się to wydawać zniechęcającym zadaniem, opracowanie zoptymalizowanego planu współpracy jest łatwe przy użyciu odpowiednich narzędzi. Zapewnienie, że każdy członek zespołu zna zadania, za które jest odpowiedzialny, ma dostęp do pulpitów nawigacyjnych z kluczowymi punktami danych i jest na bieżąco z regularnymi raportami – niezależnie od regionu świata, w którym się znajduje – znacznie poprawi Twój przepływu pracy i pomóc w osiągnięciu celów marketingowych w mediach społecznościowych.