Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie: zapanuj nad chaosem w 5 prostych krokach!

Zarządzanie treścią wiedzy organizuje i zarządza treścią, a przez lata stało się znacznie bardziej popularne. Wyobraź sobie pliki Twojej firmy w niezorganizowanym bałaganie, porozrzucane tu i tam. Nie martw się; Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie przychodzi z pomocą i przekształca ten bałagan w zorganizowaną przestrzeń roboczą. A dzięki jego wyjątkowym funkcjom rynek zarządzania treścią dla przedsiębiorstw podwoił się — z 31,66 mld USD do 67,14 mld USD od 2017 roku.

Jeśli Twoja organizacja regularnie tworzy treści do udostępniania klientom, pracownikom, partnerom, liderom zespołów i nie tylko, musisz upewnić się, że wszystko jest na swoim miejscu, aby nie musieć stawiać czoła tej niezręcznej chwili: „Gdzie to położyłem?” Odkryj z nami tajemnice ECM w tym artykule!

Co to jest zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie (ECM)?

Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie, w skrócie ECM, to magiczny świat, w którym wszystkie informacje w postaci zasobów cyfrowych łączą się i znajdują właściwe miejsce. Jest to strategia, którą stosuje wiele dużych organizacji, aby spełnić każde życzenie związane z treścią, od przechwytywania, nagrywania i przechowywania po pobieranie ważnych treści.

Teraz wiem, jakie jest Twoje następne pytanie: „Dlaczego warto dbać o zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie?” Cóż, przyjacielu, pozwól mi wyjaśnić to zamieszanie za pomocą kilku statystyk. Czy wiesz, że nawet w tym zdigitalizowanym świecie firmy tracą 21% swojej produktywności z powodu złego zarządzania treścią? Czy to nie jest jak wyrzucanie cennego czasu przez okno? I nie tylko to, organizacje spędzają również średnio 15 godzin tygodniowo na poszukiwaniu zagubionych lub zagubionych dokumentów.

ECM obejmuje różne narzędzia i procesy potrzebne do zapewnienia, że ​​Twoja organizacja nadąża za przepływem informacji w całej firmie – i że nic istotnego nie zostanie utracone, zwłaszcza produktywność.

Najlepszą częścią korzystania z ECM jest to, że może wydajnie zarządzać ustrukturyzowanymi i nieustrukturyzowanymi informacjami. Dokument strukturalny odnosi się do danych w znormalizowanym formacie, takich jak arkusze kalkulacyjne, kontakty, formularze i bazy danych SQL. Podczas gdy dane nieustrukturyzowane występują we wszystkich formach, kształtach i rozmiarach i są niestandaryzowane, takie jak obrazy, multimedia, notatki ze spotkań i prezentacje PowerPoint.

Bez ECM ryzykujesz, że Twoja organizacja znajdzie się w pętli utraconych plików, niedotrzymanych terminów, zdezorganizowanych dokumentów i sfrustrowanych pracowników. A funkcje ECM, które mogą uratować Twoją organizację przed tym chaosem, wymieniono w następnej sekcji. Więc nie czekaj; Czytaj.

Dlaczego zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie jest ważne?

Dziś dane są królem i skrywają sekret wzrostu i sukcesu. Nie można przecenić znaczenia danych i treści, ponieważ dostarczają one informacji ułatwiających podejmowanie decyzji i napędzających innowacje.

Wraz ze wzrostem ilości danych wzrosły również przypadki naruszeń danych. Dlatego konieczne jest, aby te dane nie stały się chaotyczne, powodując utratę przewagi konkurencyjnej przez przedsiębiorstwa. Nie możesz polegać na wiadomościach e-mail i niezabezpieczonym przechowywaniu danych w przypadku cennych umów i plików.

Zamiast tego rozważ inwestycję w oprogramowanie ECM, które zarządza plikami w elastycznych folderach, dzięki czemu można uzyskać do nich łatwy i bezpieczny dostęp. Przygotuj się więc na podróż, w której poznasz sekrety mocy i kluczowych elementów ECM.

Kluczowe elementy zarządzania treścią w przedsiębiorstwie

System zarządzania treścią przedsiębiorstwa można podzielić na pięć podstawowych komponentów. Przygotowując strategię ECM, powinieneś mieć na swoim miejscu każdy element, aby nic nie zostało pominięte i wszystko działało płynnie. Wyobraź sobie swoją firmę jako skarbnicę cennych informacji. Ale skarb jest bezużyteczny, jeśli nie możesz go zdobyć, zarządzać nim i ostatecznie dostarczyć korzyści tym, którzy najbardziej go potrzebują. Rozpocznijmy więc tę ekscytującą podróż i poznajmy kluczowe elementy ECM!

1. Przechwytywanie

Pierwszym krokiem w kierunku uporządkowania plików i dokumentów jest przechwycenie i przeniesienie ich do nowego systemu zarządzania treścią przedsiębiorstwa. Jest to proces konwersji dokumentów papierowych, takich jak pdf, dokumenty Word, do formatu elektronicznego lub importowania już dostępnych plików elektronicznych, które muszą być przechowywane w ECM.

Może to obejmować dokumenty, takie jak umowy, oferty, faktury, zamówienia, raporty i akta pracowników.

Digitalizacja i przechowywanie wszystkich tych ważnych plików w jednej scentralizowanej lokalizacji może usprawnić procesy organizacyjne i sprawić, że dostęp do treści biznesowych będzie jeszcze łatwiejszy.

2. Zarządzaj

Następnym elementem po przechwyceniu treści jest zarządzanie nią. ECM to kurator treści, który klasyfikuje informacje w łatwo dostępnym formacie. Musisz sprawdzić interfejs narzędzia ECM, którego będziesz używać, pod kątem jego funkcji współpracy, łatwej dostępności i wyszukiwania. System zarządzania treścią przedsiębiorstwa działa jak osobisty asystent, który porządkuje wszystkie ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane dane w logiczny format.

3. Przechowuj

Wiosno, twoje dane są po prostu niewystarczające. Ważne jest, aby bezpiecznie przechowywać dane. System zarządzania treścią przedsiębiorstwa działa jak centralne repozytorium, zapewniając bezpieczeństwo wszystkich plików i ochronę przed nieautoryzowanym dostępem, utratą i uszkodzeniem. Powinien również zapewniać kopię zapasową danych i często zmieniających się informacji. Edycja powinna być uproszczona, aby użytkownicy mogli bezproblemowo edytować dokument i arkusz kalkulacyjny.

4. Zachowaj

System ECM chroni autentyczność i integralność treści na przestrzeni czasu. Komponent zachowania zarządza często zmieniającymi się treściami za pomocą zarządzania rekordami. Egzekwuje zasady przechowywania, oszczędza miejsce na pliki, które wymagają regularnego dostępu, archiwizuje niepotrzebne dokumenty i zarządza historią wersji w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Zachowane pliki również można wykorzystać, ale jest to świetny sposób na oddzielenie często zmieniających się i rzadziej używanych dokumentów.

5. Dostarcz

Ostatnim elementem zarządzania treścią w przedsiębiorstwie jest dostarczenie treści i informacji do osoby, która najbardziej ich potrzebuje. Może to być każdy, od członka zespołu po klienta, ale ten element zapewnia, że ​​informacje trafią we właściwe ręce. Poprawia współpracę i produktywność, dostarczając pliki wewnętrznie i zewnętrznie.

W tym miejscu kończymy naszą dyskusję na temat kluczowych elementów zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Mam nadzieję, że teraz masz jasność co do różnych komponentów i ich funkcji. A teraz nadszedł czas, aby dogłębnie zrozumieć korzyści płynące z ECM. W następnej sekcji omówimy szczegółowo różne korzyści, jakie oferuje zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie. Więc dołącz do nas.

Korzyści z zarządzania treścią w przedsiębiorstwie

Jeśli zastanawiasz się: „Dlaczego inwestowanie czasu i pieniędzy w systemy zarządzania treścią w przedsiębiorstwie jest ważne?” W takim razie ta sekcja rozwiąże wszystkie Twoje pytania. Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie (ECM) to miejsce, w którym znikają zagrożenia bezpieczeństwa i chaos, a dokumenty znajdują swoje właściwe miejsce. Zagłębmy się więc w jego zalety i dowiedzmy się więcej.

1. Organizuje dokumenty

Wszyscy spotkaliśmy się z tą niezręczną sytuacją, gdy nie byliśmy w stanie znaleźć tego jednego ważnego dokumentu, kiedy najbardziej go potrzebujemy. Ale dzięki zarządzaniu treścią w przedsiębiorstwie nie musisz się martwić takimi przypadkami, ponieważ łatwo tworzy łatwą w nawigacji strukturę do wyszukiwania i przechowywania dokumentów. To tak, jakby przydzielić dom wszystkim dokumentom, pomagając wszystkim cennym elementom treści bezpiecznie pozostać w jednym miejscu. Zapewnia, że ​​nie ma duplikatów, błędów ani zagubienia dokumentów.

2. Zmniejsz zagrożenia bezpieczeństwa

ECM zapewnia bezpieczeństwo dokumentu, zezwalając na dostęp tylko autoryzowanym osobom i zabezpieczając je hasłem. Jeśli masz bezsenne noce wypełnione obawami o naruszenia danych, nie musisz się martwić, ponieważ zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie jest po to, aby Ci pomóc. Przechowuje pliki w bezpiecznym repozytorium i pomaga w rozwiązywaniu problemów związanych z bezpieczeństwem i zgodnością, zapewniając jednocześnie łatwy dostęp uprawnionym.

3. Ułatw znajdowanie treści

Dzięki prostocie i wydajności zarządzania treścią w przedsiębiorstwie nikt nie powstrzyma Cię od produktywności. Posiada zaawansowane funkcje wyszukiwania, które umożliwiają dostęp do plików i dokumentów poprzez wprowadzanie słów kluczowych lub fraz. To tak, jakby mieć inteligentnego i szybkiego osobistego asystenta. Gdy wszyscy w Twoim zespole wiedzą, że potrzebne im treści są bezpiecznie przechowywane, łatwiej jest im zlokalizować pliki, arkusze kalkulacyjne, raporty i dokumenty wymagane do wykonywania codziennych zadań.

4. Zwiększ wydajność

W tym szybko zmieniającym się świecie ECM jest Twoim towarzyszem oszczędzającym czas. Może zautomatyzować pracę i procesy, redukując ręczne zadania. Zapewnia również bezproblemową współpracę, dostarczając im informacji potrzebnych do wykonania zadania. Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie zmniejsza potrzebę wykonywania powtarzających się zadań, takich jak ponowne tworzenie utraconych plików, poprawiając ogólną produktywność i wydajność.

Gdy dalej omawiamy ten niesamowity temat zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, pojawia się jedno pytanie: „Jak wdrożyć ten system w organizacji?” Cóż, trzeba odpowiedzieć na to pytanie, zanim zakończymy naszą dyskusję, więc przygotuj się, ponieważ następna sekcja przyniesie ci naprawdę interesujące spostrzeżenia. Po przeczytaniu kolejnej części z łatwością wdrożysz ECM w swojej organizacji. Więc bez dalszej zwłoki zaczynajmy.

Jak wdrożyć system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie?

Jeśli marzysz o świecie, w którym znalezienie plików zajmuje tylko kilka minut, nie bój się; wystarczy postępować zgodnie z tym przewodnikiem krok po kroku i wdrożyć magię korporacyjnego systemu zarządzania treścią w swojej organizacji. Tutaj omówimy sześć kluczowych kroków wdrażania ECM.

1. Przeprowadź audyt istniejącego procesu zarządzania treścią w Twojej organizacji

Przed wdrożeniem nowego systemu zarządzania treścią ważny jest audyt istniejącego. Dokładnie zbadaj obecny system i zrozum, jak działa oraz w jaki sposób dokumenty są przechowywane, udostępniane i uzyskiwane. Następnie przeanalizuj wady lub brak funkcji w bieżącym procesie, które negatywnie wpływają na produktywność.

Zadaj sobie pytania typu: „Czy używam przestarzałego systemu?” lub „Czy ten system jest wystarczająco bezpieczny?” Uzyskując dostęp do bieżącego procesu, poznasz wyzwania, które musisz pokonać w tej podróży. Zbierz również listę wszystkich dokumentów, takich jak pliki PDF, raporty, umowy, arkusze kalkulacyjne oraz informacje o lokalizacji, w której są aktualnie przechowywane. Pomoże Ci to być na bieżąco i znać wszystkie informacje, które należy przechwycić.

2. Zbierz razem kluczowych członków zespołu

Dobry system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie umożliwia współpracę i sprzyja pracy zespołowej. Zaplanuj wcześniej, komu chcesz przyznać dostęp do plików. Z każdego zespołu można również wydzielić lidera zespołu lub kierownika działu i skorzystać z ich pomocy przy wdrożeniu systemu ECM. Każdy członek wnosi do stołu unikalne umiejętności i procesy myślowe. Sprawia, że ​​różnorodność i innowacyjność rozkwitają, dzięki czemu możesz osiągnąć swoje cele organizacyjne.

3. Zdefiniuj swoje cele i zadania

Przed wyruszeniem w tę podróż określ cel podróży. Upewnij się, że masz jasne oczekiwania i cele, które chcesz osiągnąć za pomocą zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Czy chcesz zmniejszyć ryzyko związane z bezpieczeństwem? Zmniejszyć ilość odpadów papierowych? Chcesz zwiększyć współpracę i efektywność pracowników? Zadaj te pytania i określ swój cel. Możesz także zapisać swoje cele jako gwiazdę przewodnią w podróży.

4. Zbadaj i wybierz platformę ECM

Dostępne są różne platformy ECM. Musisz określić swoje cele i określić budżet, a następnie wybrać platformy, które całkowicie spełnią Twoje wymagania. W tym celu będziesz musiał przeprowadzić dokładne badania, przejrzeć recenzje i porównać różne platformy. Weź pod uwagę takie czynniki, jak łatwość dostępu, opcje dostosowywania i bezpieczeństwa. Możesz także przyjąć sugestie od swoich zespołów i pozwolić im aktywnie uczestniczyć w wyborze najlepszego oprogramowania ECM dla Twojej firmy.

Aby pomóc Ci zacząć, oto kilka opcji oprogramowania do rozważenia:

• Bit.ai
• Na świeżym powietrzu
• Hylanda
• Pliki M
• SharePoint
• Newgen
• Stwórz Strategię i Wdrażaj

Gdy już zdecydujesz się na najlepsze narzędzie ECM, następnym krokiem jest stworzenie strategii jego pomyślnego wdrożenia. Stwórz mapę drogową w celu alokacji zasobów, stwórz oś czasu i plan komunikacji. Ta mapa drogowa pomoże Twojemu zespołowi połączyć różne punkty i ostatecznie osiągnąć cel. Zaangażuj wszystkich interesariuszy i skonfiguruj nowy system i proces tak szybko, jak to możliwe. Ostatnim krokiem jest rejestracja, przechwytywanie, przechowywanie, nagrywanie i porządkowanie treści.

Teraz, gdy masz już plan na sukces, nadszedł czas, aby rozpocząć tę przygodę. Czekaj na następną sekcję, w której dowiemy się, dlaczego powinieneś używać Bit.ai jako korporacyjnego systemu zarządzania treścią.

Bit.ai Jako system zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM).

Bit.ai to wszechstronna platforma do zarządzania wiedzą i współpracy nad dokumentami, zaprojektowana z myślą o współczesnym miejscu pracy. Platforma Bit pomaga zespołom tworzyć, współpracować, udostępniać, śledzić i zarządzać wiedzą w jednym miejscu. Zanurzmy się w hipnotyzujące funkcje Bit.ai i dowiedzmy się, dlaczego jest zwycięzcą systemów zarządzania treścią.

1. Oszałamiające szablony

Bit sprawia, że ​​tworzenie dowolnego typu dokumentów jest szybkie, łatwe i przyjemne. Jak? Dzięki obszernej galerii szablonów Bit możesz wybierać spośród ponad 70 profesjonalnie zaprojektowanych szablonów, aby szybko tworzyć dokumenty. Wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić dostosowaną treść, a cały dokument będzie gotowy do szybkiego udostępnienia!

Nie musisz tracić czasu na poprawianie formatowania dokumentów, ponieważ Bit automatycznie sformatuje cały dokument. Wybieraj spośród kolekcji układów i motywów kolorystycznych, które zmienią wygląd całego dokumentu za pomocą jednego kliknięcia.

2. Inteligentne przestrzenie robocze

Jedną z głównych cech Bit jest to, że umożliwia tworzenie wielu obszarów roboczych, dokumentów i folderów w celu wydajnego przechowywania i zarządzania wszystkim, co masz. Oznacza to, że za pomocą Bit możesz tworzyć wiele obszarów roboczych wokół swojej pracy, pracowników, klientów, działów i nie tylko.

Jedną z rzeczy, na które należy zwrócić uwagę w przypadku Bit Workspaces, jest to, że możesz zdecydować, kto uzyska do nich dostęp. Możesz dodawać lub zapraszać innych współpracowników i zapewniać im dostęp tylko do odczytu, dostęp tylko do komentowania, a nawet pełne uprawnienia do edycji.

3. Biblioteka zawartości

Każdy obszar roboczy Bit ma bibliotekę treści, w której można dodawać różne zasoby cyfrowe lub multimedialne. Biblioteka zawartości jest połączona z Twoimi dokumentami Bit, dzięki czemu możesz szybko współpracować, wyszukiwać, wstawiać i tworzyć interaktywne dokumenty.

Biblioteka treści Bit to inteligentne miejsce dla Ciebie i Twojego zespołu do udostępniania zasobów we wszelkiego rodzaju treściach cyfrowych, takich jak obrazy, pliki, pliki PDF, Dokumenty Google, pliki Dropbox, SlideShares, filmy z YouTube, wizualne łącza internetowe, prezentacje i inne rodzaje multimediów , i więcej.

4. Współpraca w czasie rzeczywistym

Dzięki Bit Ty i Twój zespół możecie współpracować i pracować jednocześnie nad tym samym dokumentem w czasie rzeczywistym. Możesz wprowadzać zmiany, edytować w czasie rzeczywistym, wyróżniać sekcje, zostawiać komentarze, dodawać @wzmianki o osobach i nie tylko.

Możesz nawet zaprosić współpracowników lub menedżerów i przyznać im dostęp do edycji w celu otrzymywania komentarzy lub opinii. W zależności od udostępnianych materiałów możesz przyznawać dostęp tylko do odczytu, tylko do komentowania lub edycji do obszarów roboczych, których są częścią.

5. Integracja Rich Media / Dokumenty interaktywne

Dzięki Bit możesz tworzyć interaktywne dokumenty miejsca pracy i ożywiać je, korzystając z ponad 100 integracji multimedialnych. Bit pozwala dodawać obrazy, pliki PDF, pliki w chmurze, mapy, prezentacje, wykresy, filmy, GIF-y – w zasadzie każdy rodzaj multimediów – do dokumentów i automatycznie przekształcać je w interaktywne karty wizualne i bogate elementy osadzone w nich! Dzięki temu wszystkie Twoje dokumenty związane z pracą i dzieleniem się wiedzą będą o wiele bardziej wszechstronne i wciągające!

6. Inteligentna funkcja wyszukiwania

Organizacje mogą mieć wiele informacji i danych do zarządzania, a czasami trudno jest znaleźć fragment informacji wśród wszystkich dokumentów. Jednak solidna, inteligentna funkcja wyszukiwania Bit umożliwia przeszukiwanie folderów, dokumentów i treści w obszarach roboczych za pomocą wyszukiwania tekstu sformatowanego, tytułów i opisów, i szybko pojawi się przed tobą.

Kolejną fajną funkcją Bit jest to, że pozwala przypinać ważne dokumenty, do których często trzeba uzyskiwać dostęp w obszarze roboczym. Dzięki temu jest łatwo i szybko dostępny dla każdego.

7. Śledzenie dokumentów

Dzięki Bit możesz udostępniać swoje dokumenty innym osobom spoza świata za pośrednictwem łącza, które można śledzić. Ta funkcja śledzenia dokumentów umożliwia uzyskiwanie analiz na żywo i szczegółowych informacji na temat udostępnionych dokumentów, takich jak kto je przeglądał, ile czasu spędzili, jak często je odwiedzali itp. To świetny sposób, aby dowiedzieć się, w jaki sposób ludzie angażują się lub wchodzą w interakcje z Twoje dokumenty. Wybierz jedną z opcji, takich jak przechwytywanie potencjalnych klientów, ochrona hasłem, wygaśnięcie linku itp.

8. Zarządzaj uprawnieniami i dostępem do informacji

Bit umożliwia zarządzanie uprawnieniami i dostępem do informacji w celu dostosowania do unikalnych potrzeb Twojej organizacji. Każdy obszar roboczy umożliwia ustawienie uprawnień i poziomów dostępu dla współpracowników i gości. Możesz przypisać swoim użytkownikom pełny dostęp, edytor, komentowanie lub dostęp tylko do odczytu, a gościom można przyznać dostęp do komentowania lub tylko do odczytu. Tylko ci współpracownicy i goście, którzy zostali dodani do obszaru roboczego, mają dostęp do dokumentów w tym obszarze roboczym.

Możesz także ustawić ogólne role dla każdej osoby dodanej do Twojej organizacji, na przykład właściciela, menedżera, członka lub gościa. Każda rola ma różne poziomy dostępu umożliwiające zapraszanie użytkowników, zmianę ustawień subskrypcji itp.

Udostępniając swoje dokumenty Bit światu zewnętrznemu, możesz w dowolnym momencie dodać niestandardowe hasło, włączyć wygaśnięcie łącza lub wyłączyć łącze udostępniania.

9. Prosta i minimalna estetyka

Interesującą częścią Bit jest to, że pomimo ekscytujących i przydatnych funkcji ma prosty i przyjazny dla użytkownika interfejs. Oznacza to, że nawet jeśli jesteś nowicjuszem w dziedzinie technologii i nie masz pojęcia o kodowaniu – możesz łatwo rozpocząć pracę z platformą Bit.

Minimalistyczna estetyka Bita i doskonały UX sprawiają, że przepływ między dokumentami a cyfrowymi obszarami roboczymi jest czysty i szybki! Zapewnia po prostu systematyczne i profesjonalne podejście do całego procesu!

Podsumowując, Bit to wymarzone narzędzie dla całej Twojej firmy, ponieważ sprawia, że ​​zarządzanie treścią i usprawnienie procesu pracy jest o wiele łatwiejsze i bardziej interaktywne! Więc na co czekasz? Zrób sobie przysługę i zdobądź Bit już teraz!

A teraz przygotuj się na podsumowanie, podczas którego zainspirujesz się do działania i odkryjesz prawdziwą moc eliminowania chaosu w Twojej firmie. Czekać na dalsze informacje!

Podsumowanie

Gratulacje, zadowoleni bohaterowie! Omówiliśmy tę długą, ale interesującą podróż dotyczącą zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, odkrywając jego tajemnice, znaczenie, korzyści, komponenty i etapy wdrażania. Teraz, mając całą zgromadzoną wiedzę, nadszedł czas, aby przetestować siłę organizacji i wydajności w Twoich dokumentach.

Teraz skorzystaj z superbohatera zarządzania treścią – Bit.ai! Niech będzie Twoim zaufanym partnerem w walce z chaosem, zapewniając bezpieczeństwo Twoich dokumentów i bezproblemową współpracę. Pamiętaj, z Bit.ai; nie tylko zarządzasz treścią; przynosisz falę produktywności! Dlatego nie czekaj i zacznij działać już dziś.

Dalsze lektury:

Czym jest dystrybucja treści i wszystko, o czym musisz wiedzieć!

Czym jest marketing wirusowy i jakie są zalety i wady? (Przykłady)

Marketing w mediach społecznościowych 101: Ostateczny przewodnik po sukcesie!

Mikroinfluencerzy, aby zdobyć klientów i rozwinąć swój biznes!

Zmiana przeznaczenia treści: co to jest i jak to zrobić?